Raadsvoorstel 'Toetreding gemeente Oudewater tot U10' - Bijlage 2 (Bestuursconvenant).pdf

Bestuursconvenant samenwerking U10 gemeenten

Convenant de gemeente Bunnik te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer R. van Bennekom, d.d. … ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders Bunnik d.d. 19 mei 2020, …

R. van Bennekom op 22-10-2020

de gemeente De Bilt, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer S.C.C.M. Potters, d.d. … ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders De Bilt d.d. 16 juni 2020, …

S.C.C.M. Potters op 22-10-2020

de gemeente Houten, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer G.P. Isabella, d.d. … ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders Houten d.d. 2 juni 2020, …

G.P. Isabella op 15-10-2020

de gemeente IJsselstein, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer P.J.M. van Domburg, d.d. … ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders IJsselstein d.d. 23 juni 2020, …

P.J.M. van Domburg op 19-10-2020

de gemeente Nieuwegein, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer F. Th.J.M. Backhuijs, d.d. … ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders Nieuwegein d.d. 23 juni 2020, …

F.Th.J.M. Backhuijs op 18-10-2020

de gemeente Stichtse Vecht, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer A.J.H.T.H. Reinders, d.d. … ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders Stichtse Vecht d.d. 19 mei 2020, …

A.J.H.T.H. Reinders op 14-10-2020

de gemeente Utrecht, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer P.E.J. den Oudsten, d.d. … ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders Utrecht d.d. 16 juni 2020, …

P.E.J. den Oudsten op 27-10-2020

de gemeente Utrechtse Heuvelrug, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer G.F. Naafs, d.d. … ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders Utrechtse Heuvelrug d.d. 23 juni 2020, …

G.F. Naafs op 13-10-2020

de gemeente Vijfheerenlanden, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer S. Fröhlich, d.d. … ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders Vijfheerenlanden d.d. 16 juni 2020, …

S. Fröhlich op 13-10-2020

de gemeente Wijk bij Duurstede, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, mevrouw I.P. Meerts, d.d. … ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders Wijk bij Duurstede d.d. 23 juni 2020, …

I.P. Meerts op 13-10-2020

de gemeente Woerden, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer V.J.H. Molkenboer, d.d. … ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders Woerden d.d. 23 juni 2020, …

V.J.H. Molkenboer op 16-10-2020

de gemeente Zeist, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer J.J.L.M. Janssen, d.d. … ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders Zeist d.d. 12 mei 2020, …

J.J.L.M. Janssen op 16-10-2020

overwegende dat ▪

de wens is een optimale netwerksamenwerking op regionaal niveau te bewerkstelligen tussen de deelnemende gemeenten, waarin uiteenlopende grote maatschappelijke opgaven worden opgepakt; de deelnemende gemeenten via zowel het netwerk als de allianties onder meer een democratische borging en intrinsieke motivatie nastreven; de deelnemende gemeenten sinds oprichting in 2014 samenwerken binnen een netwerksamenwerking en dit netwerk zich gedurende jaren organisch heeft ontwikkeld, waarbij het aantal deelnemers is toegenomen en het langzaam van een verkennende samenwerking verandert in een meer realiserende samenwerking; er naar aanleiding van een nieuwe governance dit nieuwe bestuursconvenant is opgesteld en daarmee het voormalig geldend bestuursconvenant komt te vervallen; de deelnemende gemeenten wensen dat het een lichte vorm van samenwerking blijft, maar er behoefte is aan een fundament onder de samenwerking en deze te bestendigen met dit bestuursconvenant, waarin nadere gezamenlijke afspraken worden vastgelegd; de kern van de samenwerking in de bestuurstafels zit en er sprake is van een lerende netwerksamenwerking, waarbij de deelnemende gemeenten, naast de vijfjaarlijkse evaluatie, ten minste één keer per jaar in de daartoe betreffende overleggremia expliciet de vraag agenderen in hoeverre de nu gemaakte afspraken het gewenste effect hebben en of de governance nadere

bijstelling behoeft; in het governance besluit, dat als bijlage bij dit bestuursconvenant integraal onderdeel uitmaakt van dit bestuursconvenant, expliciet is ingegaan op de zachte kant van de governance van de samenwerking U10-gemeenten; en de deelnemende gemeenten waarde hechten aan de relationele aspecten binnen de netwerksamenwerking, waarbij onder meer de onderlinge verhoudingen, het commitment om samen te werken en het vertrouwen in elkaar centraal staan.

▪ ▪

▪ ▪

▪

▪

▪

komen overeen de volgende:

Bestuursconvenant samenwerking U10-gemeenten Hoofdstuk 1: Artikel 1:

Algemene bepalingen

Begripsbepalingen

In deze overeenkomst wordt verstaan onder: a.

bestuursconvenant:

deze overeenkomst, inclusief bijlage governance besluit;

b.

deelnemende gemeenten:

de gemeenten Bunnik, De Bilt, Houten, IJsselstein, Nieuwegein, Stichtse Vecht, Utrecht, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden, Wijk bij Duurstede, Woerden en Zeist;

c.

centrumgemeente:

de gemeente Utrecht;

d.

daily urban system:

het gebied rond de gemeente Utrecht waarbinnen de belangrijkste dagelijkse woon-werkverplaatsingen plaatsvinden;

e.

colleges:

de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten;

f.

directeur:

de directeur van de U10-organisatie, als bedoeld in artikel 12, en

g.

U10-organisatie:

het organisatieonderdeel binnen de centrumgemeente dat ten behoeve van de samenwerking werkt en onder leiding van de directeur staat.

Hoofdstuk 2: Artikel 2:

Samenwerking

Doel

Het doel van de samenwerking is het leggen van een fundament onder de samenwerking tussen de deelnemende gemeenten op visievorming, strategievorming en het realiseren van gemeenschappelijke opgaven en belangen die bovenregionale aspecten hebben.

Artikel 3:

Netwerksamenwerking

1. Dit bestuursconvenant is van toepassing op en beperkt tot het grondgebied van de deelnemende gemeenten. 2. De gemeenten committeren zich aan de Ruimtelijke Economische Koers 2017, of een later door de colleges vastgestelde nieuwe koers ter vervanging of concretisering van deze koers. 3. De gemeenten committeren zich jaarlijks een vaste bijdrage te doen, als bedoeld in artikel 19, tweede lid van dit convenant. 4. De gemeenten verplichten zich actief in te zetten voor de samenwerking door de inzet van bestuurders, medewerkers en middelen. Daarbij wordt het regionaal belang van de U10 nagestreefd, met ook oog voor de lokale belangen.

Artikel 4:

Taken

1. De samenwerking heeft betrekking op de ontwikkeling van de economische, ruimtelijke, sociale en duurzame domeinen. Deelnemende gemeenten besluiten gezamenlijk of er binnen de samenwerking beleidsdomeinen kunnen worden toegevoegd. 2. De samenwerking richt zich in elk geval op: a. het vormen van een gezamenlijke visie; b. het ontwikkelen van een strategie op de gemeenschappelijke opgaven en belangen; en c. het afstemmen en realiseren van de bij of krachtens dit bestuursconvenant afgesproken acties. 3. Met dit bestuursconvenant worden geen bevoegdheden van de gemeenteraden, colleges of burgemeesters overgedragen aan de samenwerking. 4. De deelnemende gemeenten werken (boven)regionaal samen op de domeinen, bedoeld in het eerste lid, conform de afspraken in dit bestuursconvenant.

Hoofdstuk 3: Netwerksamenwerking Artikel 5:

Governance

Het netwerk bestaat uit de volgende gremia: a. b. c. d. e. f.

Artikel 6:

de bestuurstafels; de opgaveteams; het trekkersoverleg; het regieoverleg; het burgemeestersoverleg; en de netwerkdirectie.

Bestuurstafels

1. Het regieoverleg kan bestuurstafels instellen en opheffen. 2. Een bestuurstafel wordt ingesteld ten behoeve van bestuurlijke samenwerking op inhoudelijke thema’s binnen dit bestuursconvenant. Onder deze rol valt ook een visie op aansluiting bij andere bestuurlijke overleggen of samenwerking met andere partners. 3. Een bestuurstafel bestaat uit één vertegenwoordiger per college. Per lid van de bestuurstafel kan ook een plaatsvervangend lid worden aangewezen vanuit hetzelfde college. 4. Het regieoverleg wijst de trekker van de bestuurstafel aan, die als voorzitter van de bestuurstafel functioneert. Het regieoverleg kan ook een plaatsvervangend trekker aanwijzen. 5. De bestuurstafel regelt zelf zijn werkwijze en stelt jaarlijks een werkplan vast. De bestuurstafel kan ook andere stakeholders uitnodigen om deel te nemen aan de beraadslaging. 6. De bestuurstafel wordt ondersteund door een of meerdere procesmanagers, die hiertoe door de directeur worden aangewezen.

Artikel 7:

Opgaveteams

1. Het regieoverleg kan opgaveteams instellen en opheffen. 2. In het plan van aanpak, dat door de colleges wordt vastgesteld, wordt de opgave vastgelegd voor het opgaveteam. Daarbij worden tevens de kaders meegegeven waaronder de opdracht moet worden uitgevoerd en wordt de samenstelling van het opgaveteam geregeld. Het team bestaat in elk geval uit bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgevers en een of meerdere opgavemanager. 3. Het regieoverleg wijst de trekkers van een opgaveteam aan.

Artikel 8:

Trekkersoverleg

1. Het trekkersoverleg bestaat uit: a. de trekkers van de bestuurstafels; b. de trekkers van de opgaveteams; en c. een burgemeester, niet zijnde de burgemeester van de centrumgemeente.

2. Het trekkersoverleg weegt alle bij zijn beslissingen betrokken belangen af en houdt daarbij specifiek de belangen van de verschillende deelnemende gemeenten alsmede het regionale belang in het oog. De voor een of meer deelnemende gemeenten nadelige gevolgen van een beslissing mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot de met de beslissing te dienen doelen. 3. De burgemeester, bedoeld in het eerste lid onder c, is voorzitter van het trekkersoverleg. 4. Het trekkersoverleg komt zo vaak bijeen als de voorzitter dit nodig acht, of wanneer tenminste twee trekkers hierom verzoeken. 5. Het trekkersoverleg heeft tot taak: a. het coördineren en stimuleren van de inhoudelijke voortgang in de bestuurstafels en opgaveteams, met name waar onderwerpen van bestuurstafels of opgaveteams elkaar raken; b. het coördineren en stimuleren van eenduidigheid in de procesrichting en van de werkzaamheden van de bestuurstafels en opgaveteams; c. het coördineren en stimuleren dat voorstellen die bestuurstafels aan de colleges doen niet met elkaar conflicteren; d. het signaleren van inhoudelijke ontwikkelingen die voor de samenwerking van strategisch belang zijn; 6. De directeur is secretaris van het trekkersoverleg.

Artikel 9:

Regieoverleg

1. Het regieoverleg bestaat uit: a. de burgemeester van de centrumgemeente; b. de voorzitter van het trekkersoverleg; c. twee trekkers uit het trekkersoverleg; en d. de voorzitter van de netwerkdirectie. 2. Het regieoverleg weegt alle bij zijn beslissingen betrokken belangen af en houdt daarbij specifiek de belangen van de verschillende deelnemende gemeenten alsmede het regionale belang in het oog. De voor een of meer deelnemende gemeenten nadelige gevolgen van een beslissing mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot de met de beslissing te dienen doelen. 3. De burgemeester van de centrumgemeente is voorzitter van het regieoverleg. 4. Het regieoverleg komt zo vaak bijeen als de voorzitter dit nodig acht, of wanneer tenminste twee andere leden hierom verzoeken. 5. Het regieoverleg heeft tot taak: a. het toezien op de doeltreffendheid, doelmatigheid en democratische legitimatie van de samenwerking; b. het instellen en opheffen van bestuurstafels en opgaveteams; c. het toezien op zorgvuldige en transparante alliantievorming; d. het vaststellen van de begroting en de jaarrekening van de samenwerking;

e. het jaarlijks doen van een voorstel aan de colleges met betrekking tot de bijdrage bedoeld in artikel 19, eerste en tweede lid; f. het aanwijzen van de trekkers van de bestuurstafels en opgaveteams; g. het doen van voorstellen aan de colleges met betrekking tot toetreding van nieuwe deelnemers of uittreding van bestaande deelnemers; h. het doen van voorstellen aan de colleges met betrekking tot wijziging van dit bestuursconvenant; i. het bemiddelen en adviseren in geschillen tussen gemeenten onderling en tussen een deelnemende gemeente en het netwerk, bedoeld in artikel 5; j. het organiseren van de collegedag; en k. het benoemen, schorsen en ontslaan van de directeur van de U10-organisatie. 6. De directeur is secretaris van het regieoverleg. In een vergadering waarin over de benoeming, schorsing of het ontslag van de directeur wordt gesproken treedt de voorzitter van de werkgeverscommissie, bedoeld in artikel 11, vijfde lid, op als secretaris van het regieoverleg.

Artikel 10:

Burgemeestersoverleg

1. Het burgemeestersoverleg bestaat uit de burgemeesters van de deelnemende gemeenten. 2. De burgemeester van de centrumgemeente zit de vergaderingen van het burgemeestersoverleg voor. 3. Het burgemeestersoverleg wijst uit zijn midden een burgemeester aan die participeert in het trekkersoverleg, niet zijnde de burgemeester van de centrumgemeente. 4. Het burgemeestersoverleg komt tweemaal per jaar bijeen. 5. Het burgemeestersoverleg heeft tot taak het signaleren en stimuleren van ontwikkelingen omtrent de doeltreffendheid, doelmatigheid en democratische legitimatie van de samenwerking; 6. De directeur is secretaris van het burgemeestersoverleg.

Artikel 11:

Netwerkdirectie

1. De netwerkdirectie bestaat uit: a. de secretarissen van de deelnemende gemeenten; en b. de directeur. 2. De netwerkdirectie wijst uit zijn midden een voorzitter aan. De directeur kan niet worden aangewezen als voorzitter. 3. De netwerkdirectie komt zo vaak bijeen als de voorzitter of directeur dit nodig acht of wanneer tenminste twee andere secretarissen hierom verzoeken. 4. De netwerkdirectie heeft tot taak: a. het coördineren van eenduidigheid in de bestuurlijke en politieke besluitvormingsprocessen;

b. het in kaart brengen van benodigde functies en inzetten van medewerkers en middelen die nodig zijn voor een kwalitatief hoogwaardige manier van werken van de bestuurstafels en de opgaveteams op voorstel van de trekker van de betreffende bestuurstafel onderscheidenlijk opgaveteam en na advies van de directeur; c. het salderen van de inzet, als bedoeld onder b, aan het eind van het jaar; d. het monitoren en aansturen van de inzet van ambtenaren van de deelnemende gemeenten en van de U10-organisatie aan bestuurstafels en in opgaveteams; en e. het positioneren en faciliteren van de leden van de gemeentelijke directie- en managementteams ten behoeve van een zichtbare verbinding tussen beleid en uitvoering en tussen individueel-gemeentelijke en regionale verantwoordelijkheden. 5. De netwerkdirectie wijst uit zijn midden een werkgeverscommissie aan. De werkgeverscommissie adviseert het regieoverleg over de benoeming, schorsing en ontslag van de directeur, bedoeld in artikel 9, lid 5, sub k. De werkgeverscommissie is verantwoordelijk voor de personele aansturing van de directeur en voert daartoe met hem voortgangsgesprekken. De werkgeverscommissie kan het regieoverleg hiertoe adviseren. De werkgeverscommissie wordt bijgestaan door een HRM-adviseur van de centrumgemeente, die tevens als secretaris van de commissie optreedt. 6.

De deelnemende gemeenten stellen zich garant voor schade die voortvloeit uit arbeidsovereenkomsten met betrekking tot de U10-organisatie of handelingen van de directeur en de door of namens de directeur aangewezen medewerkers die ten behoeve van de U10organisatie werken.

Artikel 12:

Directeur

1. Het regieoverleg benoemt de directeur van de U10-organisatie. De directeur heeft de leiding over de U10-organisatie en verzorgt de inhoudelijke en personele aansturing van de medewerkers van de U10-organisatie. Dit met uitzondering van de medewerkers van de U10-organisatie die werken in een opgaveteam: zij worden inhoudelijk aangestuurd door de ambtelijk opdrachtgevers van het opgaveteam, terwijl de directeur van de U10-organisatie de personele aansturing verzorgt. 2. De directeur is tevens secretaris van het trekkersoverleg, het regieoverleg en het burgemeestersoverleg. In die hoedanigheid is hij bij de betreffende overleggen aanwezig en staat hij deze overleggen bij de uitoefening van hun taak terzijde. 3. De directeur heeft voorts tot taak: a. het in overeenstemming met de centrumgemeente regelen van het werkgeverschap en de bedrijfsvoering van de U10-organisatie; b. het aanwijzen van een of meerdere procesmanagers ter ondersteuning van een bestuurstafel; c. het adviseren over een voorstel van de trekker van een bestuurstafel of opgaveteam over het in kaart brengen van benodigde functies en inzetten van medewerkers en middelen die nodig zijn voor een kwalitatief hoogwaardige manier van werken van de bestuurstafels en de opgaveteams; en

d. het coördineren van de organisatie van een raadsledenbijeenkomst, als bedoeld in artikel 15. 4. De directeur spreekt met het regieoverleg af wie de directeur vervangt bij diens afwezigheid.

Hoofdstuk 4: Artikel 13:

Allianties

Alliantievorming

1. Onder alliantie in de zin van dit artikel wordt verstaan: een samenwerking tussen twee of meerdere deelnemende gemeenten en eventuele andere partijen waarbinnen deze partijen een concrete opgave in samenwerking uitvoeren. 2. Een college bepaalt zelf of het participeert in een alliantie. Bij een besluit tot deelneming committeert het college zich aan de uitgangspunten van de betreffende alliantie en aan het komen tot een gezamenlijk resultaat. 3. Aan een alliantie kunnen ook partijen deelnemen die geen partij zijn bij dit bestuursconvenant, indien deze partijen zich vooraf schriftelijk committeren aan de uitgangspunten van de betreffende alliantie en aan het komen tot een gezamenlijk resultaat. 4. Colleges die een alliantie wensen te vormen doen hiervan mededeling aan het regieoverleg. 5. Bij het aangaan van de alliantie worden tussen de participerende colleges in elk geval afspraken gemaakt over: a. de opgaven van de alliantie; b. inhoudelijke en financiële voorwaarden voor deelneming; c. de door de participerende colleges te verlenen mandaten, zodat de alliantie effectief en doelmatig kan werken; d. voorwaarden waaronder partijen kunnen toe- of uittreden uit de alliantie; en e. de betrokkenheid van colleges en gemeenteraden bij besluitvorming. 6.

De deelnemende gemeenten verplichten zich actief in te zetten voor alliantievorming en de participatie in een of meerdere allianties.

Hoofdstuk 5: Artikel 14:

Betrokkenheid colleges en raden

Collegedag

1. Ten minste eenmaal per jaar wordt door het regieoverleg een collegedag georganiseerd. 2. Tijdens een collegedag worden alle leden van de colleges uitgenodigd ten behoeve van beeldvorming en oordeelsvorming over de inhoud of voortgang van de samenwerking.

Artikel 15:

Gemeenteraden

1. De colleges verplichten zich de gemeenteraden actief betrokken te houden bij de samenwerking. Zij spannen zich daarbij in om de gemeenteraden vroegtijdig een oordeel te laten geven over voorgenomen beleid en activiteiten op regionaal niveau.

2. Colleges spannen zich in om regionale voorstellen en beslispunten uniform en gelijktijdig voor te leggen aan de gemeenteraden. Dit laat onverlet dat de binnen de betreffende gemeenten geldende procedures gevolgd worden en de mogelijkheid om een eigen lokale motivatie aan het voorstel of beslispunt toe te voegen rekening houdend met de eigen gemeentelijke kaders en ambities. Een college of gemeenteraad kan een vertegenwoordiging van de U10-organisatie ter ondersteuning uitnodigen. 3. Een bestuurstafel of een opgaveteam kan voorstellen een gezamenlijke raadsledenbijeenkomst te organiseren, zodat raadsleden gezamenlijk geïnformeerd kunnen worden. De directeur coördineert de organisatie van de bijeenkomst. 4. De colleges maken, op voorstel van een bestuurstafel of een opgaveteam, voorafgaand aan de start van een besluitvormingsproces duidelijk op welke manieren en welke tijdstippen de gemeenteraden betrokken worden in de besluitvorming. 5. De verplichtingen die het college onder gevolg van de Gemeentewet of enige andere wet heeft jegens de gemeenteraad blijven onverminderd van kracht.

Hoofdstuk 6: Artikel 16:

Toetreding, wijziging en uittreding

Toetreding

1. Aan dit bestuursconvenant kunnen uitsluitend gemeenten deelnemen die behoren tot de provincie Utrecht en in het daily urban system van de gemeente Utrecht liggen. 2. Het regieoverleg doet voorstellen aan de colleges met betrekking tot de toetreding van nieuwe gemeenten. 3. Een toetredende gemeente onderschrijft de uitgangspunten als genoemd in artikel 3 en accepteert door ondertekening van dit bestuursconvenant de overige voorwaarden die gelden voor de samenwerking. Een toetredende gemeente gaat eveneens akkoord met de geldende begroting, werkplannen en andere relevante beleidsdocumenten.

Artikel 17:

Wijziging

1. Het regieoverleg doet voorstellen tot wijziging van dit bestuursconvenant. 2. Dit bestuursconvenant wordt gewijzigd door ondertekening van de burgemeesters namens de gemeenten. De burgemeesters tekenen niet dan nadat de daartoe in de betreffende gemeente van toepassing zijnde regels zijn nagekomen, onverminderd het bepaalde in artikel 160, eerste lid aanhef en onder e, artikel 169, vierde lid, en artikel 171 van de Gemeentewet.

Artikel 18:

Uittreding

1. Ieder college kan besluiten tot uittreding uit de samenwerking en het opzeggen van dit bestuursconvenant. Het college neemt daartoe eerst een principebesluit en deelt dit besluit mee aan het regieoverleg. 2. Het regieoverleg doet voorstellen met betrekking tot de beoogde uittreding. Het regieoverleg doet deze voorstellen binnen drie maanden nadat het college zijn kennisgeving, als bedoeld in het eerste lid, heeft gedaan. Uitgangspunt is dat een uittredende gemeente de reeds aangegane financiële verplichtingen, met een bepaalde afbouw in de bijdrage, nog drie jaren volgend op de uittreding doorbetaalt.

3. De doorbetaling van de aangegane financiële verplichting, bedoeld in het tweede lid, als volgt wordt afgebouwd: a. het eerste jaar na uittreding 100% doorbetaling; b. het tweede jaar na uittreding 50% doorbetaling; c. het derde jaar na uittreding 25% doorbetaling. 4. Het college dat wenst uit te treden neemt binnen zes maanden na het voorstel van het regieoverleg een definitief besluit omtrent de uittreding. 5. De uittreding gaat in op 1 januari van het kalenderjaar volgend op het besluit tot uittreding, als bedoeld in het derde lid. 6. De uittreding als bedoeld in dit artikel heeft geen gevolgen voor de participatie van de betreffende gemeente in een alliantie. De participatie aan een alliantie kan beëindigd worden overeenkomstig de voorwaarden zoals die bij het starten van de alliantie zijn aangegaan.

Hoofdstuk 7: Artikel 19:

Financiën

Begroting en jaarrekening

1. Het regieoverleg stelt jaarlijks, uiterlijk in het laatste kwartaal voorafgaand aan het daaropvolgende kalenderjaar, de begroting vast voor de kosten die verbonden zijn aan de samenwerking. 2. Iedere gemeente betaalt per inwoner een bijdrage van € 1,10 per jaar. Artikel 1 Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. De colleges kunnen unaniem besluiten dit bedrag jaarlijks te indexeren of dit bedrag anderszins te verminderen of te vermeerderen. 3. De deelnemende gemeenten betalen voor 1 juli van het kalenderjaar waar de begroting betrekking op heeft hun bijdrage, bedoeld in het tweede lid, aan de centrumgemeente. De centrumgemeente voldoet de facturen die worden ingediend met betrekking tot kosten voor de samenwerking. 4. Het regieoverleg stelt uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar de jaarrekening vast.

Hoofdstuk 8: Artikel 20:

Slotbepalingen

Evaluatie

1. In 2025 vindt een evaluatie plaats van dit bestuursconvenant. Opvolgend wordt er iedere vijf jaar een evaluatie van de samenwerking op basis van dit bestuursconvenant uitgevoerd. 2. De evaluatie richt zich onder meer op: a. de bestuurlijke samenwerking; b. de behaalde resultaten; c. de organisatorische ondersteuning, en d. de benodigde financiële bijdrage.

Artikel 21:

Geschillen

1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 2. Eventuele nietigheid of vernietigbaarheid van een van de bepalingen van deze overeenkomst tast de rechtsgeldigheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst niet aan.

3. Een geschil over deze overeenkomst wordt geacht aanwezig te zijn indien een van de deelnemende gemeente dit in een aangetekende brief aan een andere deelnemende gemeente kenbaar maakt. Alsdan verrichten de deelnemende gemeenten naar redelijkheid en billijkheid alle inspanning om het geschil minnelijk op te lossen. 4. Geschillen die voortvloeien uit dit bestuursconvenant worden zoveel mogelijk in onderling overleg opgelost. Het regieoverleg neemt hierbij het voortouw.

Artikel 22:

Inwerkingtreding en looptijd

Dit bestuursconvenant treedt in werking op de eerste dag van de kalendermaand volgend op de ondertekening van de laatste gemeente en geldt voor onbepaalde tijd. Dit bestuursconvenant vervangt het Bestuursconvenant samenwerking U10-gemeenten zoals dat op 1 januari 2016 in werking is getreden.

Besluit governance Addendum vanaf pagina 11 Governance 2020 - 2025 De U10 is bij de oprichting in 2014, als reactie op de toenmalige BRU, ingericht als een open en licht netwerk, zonder al te veel nadere afspraken over sturing en besluitvorming. Het netwerk heeft zich door de jaren heen organisch ontwikkeld. Het aantal leden is toegenomen en het verandert langzamerhand van een verkennende samenwerking waarin vooral afstemming plaatsvindt, naar een meer realiserend netwerk. De totstandkoming en uitvoering van de Regionale Energie Strategie (RES) is daarvan een voorbeeld. In de huidige bestuurlijke organisatievorm lopen we daarom tegen diverse problemen aan. Daarom is in de U10 gestart met het onderzoeken van de vraag welke bestuurlijke organisatie het best past bij een realiserend en uitvoeringsgericht netwerk. Aanpak Begin 2019 is in het U10 netwerk de opdracht opgehaald om met de governance aan de slag te gaan. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen een korte termijn advies, gericht op de verduidelijking van processen en besluitvorming binnen de bestaande governance. En een advies voor de langere termijn, gericht op vernieuwing van de governance, passend bij een perspectief waarin de U10 steeds meer gezamenlijk programma’s wil realiseren.

Het korte termijn advies is voor de zomer opgeleverd, daarna is het adviesteam gestart met het lange termijn advies in overleg met de U10 boegbeelden Van Zanen en Backhuijs. Het adviesteam bestaat uit : -

Gabrielle Haanen (secretaris Utrecht)

-

Ellie Liebregts (secretaris Nieuwegein)

-

René Grotens (secretaris Zeist)

-

Nanette van Ameijde (secretaris Vijfheerenlanden)

-

Walter Hooghiemstra (griffier Utrechtse Heuvelrug)

-

Maurits Hoeve (directeur U10)

-

Sharief Gulzar (adviseur Utrecht)

Een van de eerste stappen voor de lange termijn betrof het opstellen van een uitgangspuntennotitie, richtinggevend bij de inventarisatie en analyse, onderschreven in het burgemeestersoverleg. We vinden het wiel niet onnodig opnieuw uit en kunnen gelukkig leren van de ervaringen en inzichten van vergelijkbare regio’s met vergelijkbare opgaven. Op basis van de uitgangspunten is een selectie gemaakt van regio’s die het meest hieraan voldoen. Er is gesproken met de regio’s: Metropoolregio Amsterdam (MRA), Regio Zwolle, Regio Hart van Brabant, Regio Arnhem Nijmegen en Verstedelijkingsalliantie Zuid-Holland. In de volgende stap zijn een aantal experts op het gebied van intergemeentelijke samenwerking om advies gevraagd, te weten -

Tamara Metze: Hoofddocent Openbaar Bestuur Wageningen Universiteit

-

Rob de Greef: Docent/Onderzoeker Staats- en Bestuursrecht Vrije Universiteit

-

Jan-Herman de Baas: Docent Bestuurskunde Radboud Universiteit Nijmegen tot 2016

-

Geert Teisman: Hoogleraar Bestuurskunde Erasmus Universiteit Rotterdam

-

Gido ten Dolle: Directeur Ruimte & Economie gemeente Delft 1

Samen met de experts ontstond een eerste gemeenschappelijk beeld van de denkrichting voor het lange termijn advies, het adviesteam heeft dit verwerkt tot concrete aanbevelingen. In de verdiepingssessie van de netwerkdirectie en het daaropvolgende netwerkoverleg zijn deze aanbevelingen getoetst en aangescherpt. Voor u ligt het eindadvies. Dilemma’s In beginsel is de U10 een open netwerk. Inmiddels zijn 12 gemeenten lid van de U10 en hebben nog eens 4 gemeenten aangegeven lid te willen worden. Zij nemen op dit moment als gast deel aan de vergaderingen. Dat betekent dat 16 van de 26 gemeenten in de provincie deelnemen aan de U10. Deze groei heeft gevolgen voor de verhouding naar de provincie, besluitvorming en onderlinge samenwerking in het netwerk. Sommige regio’s werken daarom met sub regio’s en een getrapte vertegenwoordiging. De vraag is hoe we zowel het open karakter als de slagvaardigheid kunnen behouden. En de vraag is wat eigenlijk de basis is voor deelname aan de U10: als we gemeenten toelaten op basis van welke voorwaarden doen we dat dan? . In de huidige governance werken alle gemeenten op alle onderwerpen met elkaar samen. Dit geeft aan dat er veel energie zit in de samenwerking en we er voor moeten zorgen om dat vooral vast te houden.

Met de grote opgaven moeten we ons wel afvragen of alle raden het altijd eens moeten zijn over alle integrale keuzes die over alle pijlers wonen, bereikbaarheid, energie, economie, groen en gezondheid. Is het wellicht mogelijk om met coalities te werken, en zo ja hoe kunnen deze coalities dan ontstaan. En stel dat er een raad is die geen akkoord geeft, wat betekent dat dan voor de anderen. In formelere regelingen kan dit worden afgevangen, door het overhevelen van bevoegdheden naar een gemeenschappelijk orgaan die voor de regio besluiten neemt. De uitdaging in een lichte samenwerking is vasthouden aan de positie van colleges en raden en tegelijkertijd te zorgen voor efficiënte en effectieve besluitvorming. Maar hoe zorgen we in de besluitvorming voor een effectievere betrokkenheid van de raden, afzonderlijk dan wel gezamenlijk, zodanig dat hun kaderstellende, controlerende en volks vertegenwoordigende rol vervuld kan worden. Het uitgangspunt van de U10 blijft dat we een lichte organisatievorm willen blijven, waarin het leeuwendeel van het werk gedaan wordt met bestuurders en medewerkers van de deelnemende gemeenten. Dit staat op gespannen voet met de beweging naar een meer realiserend netwerk met een veelheid aan projecten en programma’s.

Een belangrijk vraagstuk is hoe we onze realisatiekracht kunnen vergroten, zónder dat we vervallen in zwaardere constructies met bijbehorende ondersteuning. En hoe zorgen we voor een grotere betrokkenheid vanuit de ambtelijke organisaties om onze regionale ambities te realiseren, waarin voldoende capaciteit wordt geleverd. Verder zoeken we naar duidelijke en transparante processen. Met duidelijk wordt bedoeld dat processen helder en ondubbelzinnig zijn ingericht. En transparant dat de mensen die in of met de U10 werken deze processen kennen en begrijpen. Zo is het voor colleges en raden van belang te weten welke besluiten ze met welk doel voorgelegd krijgen en wat hun rol daarin is. Maar hoe zorgen we in de sturing er voor dat in de praktijk voortvarend en effectief samenwerkingsprocessen worden doorlopen. Voorwaarde is een duidelijke rolinvulling van de diverse gremia en bewustwording van ieders taken en verantwoordelijkheden. 2

Context Vooropgesteld: welke inrichting of sturing ook gekozen wordt: regionale samenwerking staat of valt met de wil om samen te werken om opgaven te kunnen realiseren. Deze zogenaamde ‘zachte’ kanten zijn bepalend voor de slaagkans van de samenwerking, of dat nu in een GR is of in een informeel netwerk. We komen hier aan het eind van dit voorstel nog op terug. In regionale samenwerkingen wordt vaak getracht één organisatiestructuur te bedenken die een oplossing moet bieden voor alle dilemma’s. In de regionale samenwerkingen zie je daarbij grofweg twee uiterste denkmodellen: -

Het klassieke bestuurslaag denken waarbij er een regiobestuur is dat de beslissingen neemt. Waar een aantal bevoegdheden is overgedragen, met een uitvoeringsorganisatie. Risico hiervan is dat na verloop van tijd bestuur en organisatie afdrijven van de gemeenten, waarbij raden steeds minder het gevoel hebben dat de besluiten democratisch gelegitimeerd zijn. Dit was een veelgehoorde kritiek op het oude BRU. De lichte samenwerking van de U10 is een reactie hierop.

-

Het tegenovergestelde model is geen apart bestuur maar een permanente conferentie van gemeenten. Hier zijn alle besluiten een uitkomst van onderhandeling en gestoeld op consensus. En er is geen of een minimale uitvoeringsorganisatie. Het risico van dit model is een gebrek aan slagkracht.

Afhankelijk van het doel van de samenwerking wordt voor een van bovenstaande of voor een hybride model gekozen. Het eerste model kan een uitstekende oplossing bieden voor uitvoerende taken zoals een omgevingsdienst, archief, groenbeheer, enz. De U10 daarentegen is een netwerk waarin we uiteenlopende grote maatschappelijke opgaven willen oppakken en dat vraagt op uiteenlopende beleidsterreinen een gezamenlijke strategie én uitvoeringskracht. Vooral dat eerste raakt direct aan de bevoegdheden van raden. Dat is de belangrijkste reden waarom we voorstellen niet te kiezen voor een Gemeenschappelijke Regeling voor de hele U10, waarin bevoegdheden worden overgedragen aan een regionaal bestuur. Lokale belangen blijven in een regionaal samenwerkingsverband nogal eens onbesproken. Dat is niet bevorderlijk voor zorgvuldige besluitvorming. Het naar voren brengen en bespreken van lokale belangen is legitiem. De samenwerking in een regio vraagt om een proces waarin het regionaal belang en de lokale belangen evenwichtig in beeld en op tafel zijn. Uiteindelijk is het –bij besluitvorming- een afweging van gemeenten of het ‘de moeite waard’ is om deel te nemen aan een opgave of in te stemmen met een voorgelegd besluit. Dat vraagt om een andere houding m.b.t. besluitvorming.

Dan is er nog het misverstand dat in regionaal verband alle opgaven in elke fase met alle deelnemers moeten worden opgepakt. In een open netwerk als de U10 zijn er echter ook opgaven die vooral van betekenis zijn voor een deel van de gemeenten, soms met andere partners en soms buiten de grenzen van het netwerk. Dit kan ondersteund worden door de samenwerking op 2 niveaus te organiseren: 1.

Het Netwerk, een basis die als platform kan dienen voor een brede groep deelnemers in een bepaald gebied vanuit een gezamenlijke lange termijn strategie;

2.

Allianties, waar gemeenten elkaar op concrete opgaven vinden.

3

Inrichten

Het Netwerk De U10 is en blijft een open netwerk. Formele deelname aan de U10 staat in beginsel open voor gemeenten in de regio Utrecht. Het open netwerk is geborgd op dit niveau. Hoewel we het netwerk graag ‘open’ houden, voelt iedereen wel aan dat de omvang niet oneindig is. Aan deelname zijn daarom een aantal voorwaarden verbonden. Formele deelname aan het netwerk is voorbehouden aan gemeenten die: -

Onderdeel zijn van het Daily Urban System: De U10 is één samenhangend gebied van stedelijke en landelijke gemeenten, waarbinnen zich het leeuwendeel afspeelt van de dagelijkse bewegingen van onze inwoners.

-

Zich committeren aan de Ruimtelijke Economische Koers 2017 (REK) of de dan geldende visie: De U10 deelnemers vinden elkaar in de ambitie van Gezond Stedelijk Leven, zoals verwoord in de REK 2017. We doen dat samen omdat per saldo de regio als geheel deze ambities door samenwerking beter kan realiseren dan elke gemeente afzonderlijk. We werken dan ook vooral samen aan die opgaven die bijdragen aan deze ambitie. Ondertussen werken wij de REK 2017 verder uit in een integraal ruimtelijk perspectief. Daarna kan dit de basis zijn die door de (nieuwe) deelnemers aan het netwerk onderschreven wordt.

-

Jaarlijks de vaste inwonerbijdrage voldoen en een actieve bijdrage leveren: Een actieve bijdrage leveren aan het realiseren van opgaven door de inzet van bestuurders, medewerkers en middelen. Met een bijdrage per inwoner is gekozen voor een gelijke verdeelsleutel voor alle gemeenten.

-

Meedoen in het belang van de regio: Dat vergt een andere blik dan alleen maar te kijken wat goed is voor mijn gemeente of dat er niets schadelijks voor mijn gemeente wordt besloten. Of meeliften met allianties zonder inzet te plegen (free riders) of alleen maar meedoen wat voor mij goed is (cherry picking). Op deze wijze ben je met elkaar aan het concurreren.

De U10 is gebaseerd op het collegemodel. Het zwaartepunt van de bestuurlijke samenwerking ligt in het collegemodel bij de wethouders en de besluitvorming ligt primair bij de afzonderlijke colleges en raden. In het Netwerk werken de wethouders met elkaar samen aan diverse integrale bestuurstafels, waar alle gemeenten zijn vertegenwoordigd die deelnemen. Stakeholders (bv provincie) kunnen ook uitgenodigd worden voor bestuurstafels waar de agenda daartoe aanleiding geeft, het blijft echter een netwerk van gemeenten.

Allianties Een netwerk waar het realiserend vermogen steeds meer voorop staat vraagt om een organisatie die flexibel, daadkrachtig, effectief en wendbaar is. In de huidige samenwerking is het gebruikelijk dat alle gemeenten op alle onderwerpen of projecten met elkaar samenwerken. Dit is goed te verklaren in een fase waarin de focus lag op gezamenlijke verkenning. In een meer realiserende samenwerking zullen er steeds meer allianties ontstaan rondom opgaven en projecten. Dit vergroot de slagkracht van het netwerk.

4

In de praktijk zullen er verschillende projecten en programma’s ontstaan met gemeenten en stakeholders die dit van belang achten. Neem als voorbeeld de Verstedelijkingsalliantie Zuid-Holland binnen de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH). Niet alle gemeenten binnen de MRDH hebben dezelfde verstedelijkingsopgave. De acht grootste gemeenten hebben zich gevormd in een stedelijke alliantie. Een soortgelijke alliantievorming zou kunnen ontstaan binnen een U10 programma zoals het Ruimtelijk Economisch Perspectief. Andere stakeholders zoals de provincie, corporaties, waterschappen en bedrijven, bijvoorbeeld energiemaatschappijen, kunnen desgewenst aansluiten, waar dat bijdraagt aan de realisatie van de opgave. Een bijkomend voordeel van allianties is dat je lokaal eerder commitment kunt krijgen, gelet op de urgentie van concrete opgaven en projecten, met als resultaat dat daar de energie op wordt gericht. Voorts zorgen we er hiermee voor dat partijen die wel willen ook door kunnen zonder hinder te ervaren van degenen die niet willen of juist willen inzetten op andere projecten. Denkbare allianties zijn bijvoorbeeld: gemeenten rond de A12, gemeenten die te maken hebben met bodemdaling, gemeenten die samen met rijk en provincie de schaalsprong mobiliteit gaan uitvoeren, gemeenten die een regiodeal uitvoeren.

Besluitvorming Zowel de raden als de colleges dragen, gezien het fundamentele karakter van de onderwerpen van de U10-samenwerking, geen van hun bevoegdheden over aan een regionaal gremium zoals een Gemeenschappelijke Regeling. Om ervoor te zorgen dat de besluitvorming niet stagneert (bv door een stapeling van amenderingen aan het eind van een proces), is het van belang om de besluitvorming anders in te richten. Allereerst door bij belangrijke strategische opgaven in twee fasen te laten besluiten, zodat gemeenten aan de voorkant van een proces invloed hebben op de kaderstelling. Dit gebeurt nu binnen de U10 ook al. En verder door gemeenten te vragen vanuit een ander perspectief over samenwerking te besluiten. We willen stimuleren dat de besluitvorming over regionale voorstellen primair plaats vindt op basis van consent (toestemmen). In elke gemeente is het aan het college om te borgen dat de gevraagde besluiten passen binnen de door de raad vastgestelde of opnieuw vast te stellen kaders. Daarover dient in een voorstel duidelijkheid te bestaan. Ook bieden voorstellen inzicht in eventuele spanning tussen lokale en regionale belangen. Dit betekent dus ook dat een regionaal voorstel altijd wordt voorzien van een lokale toelichting. College en/of raad wegen deze eventuele belangenverschillen. Bij de besluitvorming is zoeken naar consent vervolgens behulpzaam.

De vraag is niet of een college of raad het volledig eens is met een voorstel, maar of er nog beargumenteerde bezwaren zijn om het ‘goed genoeg’ te vinden, om te kunnen toestemmen. Dit perspectief vergroot de slaagkans van regionale besluitvorming, zonder dat bevoegdheden worden overgedragen. Wanneer een of meerdere deelnemers aan het netwerk geen toestemming geven, betekent dat niet het einde van de besluitvorming. De indiener van het voorstel (zoals een bestuurs- of opgave tafel) dient zich dan te buigen over de bezwaren van de betreffende gemeente(n) en na te gaan of daaraan tegemoet gekomen kan worden. Dit is uiteraard mede afhankelijk van de fase waarin dit gebeurt. Als dit zich voordoet helemaal aan het einde van een proces, waarin al vele gespreksrondes hebben plaatsgevonden, kan het Regieoverleg hierin een rol spelen. Niet door inhoudelijk een knoop door te 5

hakken, maar door een volgende fase in het proces in gang te zetten. ‘De regio’ kan nooit voor een van de gemeenten beslissen. Wél kan het onthouden van toestemming ultiem betekenen dat een of meer gemeenten aan een bepaalde opgave niet (verder) deelnemen. Allianties ontstaan waar mensen samen aan het werk zijn, in of aan de grenzen van het netwerk en worden gemeld aan het netwerk. Daarmee hebben anderen altijd de mogelijkheid na te gaan of aansluiting relevant is en de kans om zich te melden. Bij de start van allianties is het van belang om de opgaven helder te hebben en op basis daarvan concrete voorstellen te maken, waarbij gemeenten zich eraan verbinden om gezamenlijk een ambitie na te streven en te realiseren. Daarbij is de afweging of de inzet van een gemeente opweegt tegen hetgeen het oplevert. Als dat zo is dan committeert een gemeente zich aan de opgave, de voorwaarden en aan het komen tot een gezamenlijk resultaat. Bij de uitvoering van allianties biedt het opgavegericht denken en werken flexibiliteit en slagvaardigheid. De randvoorwaarden en kaders kunnen de besturen aan de voorkant kwijt in bijvoorbeeld een startnotitie. De bestuurlijke opdrachtgever overweegt, in overleg met de direct in de alliantie betrokken bestuurders, wanneer resultaten rijp zijn om ter besluitvorming voor te leggen aan de bevoegde besturen.

Daar kan dan vervolgens weer besloten worden op basis van consent.

De Raden We hechten aan onze filosofie dat de U10 een netwerk is van colleges met de raden als besluitvormend orgaan. De lichtvoetige collegeregeling van de U10 is een reactie op het BRU als formele regeling en de wens van de gemeenten om in positie te blijven als het gaat om besluiten over hun eigen grondgebied. Maar hoe zorgen we voor een effectievere betrokkenheid van de raden, afzonderlijk dan wel gezamenlijk, zodanig dat hun kaderstellende, controlerende en volks vertegenwoordigende rol vervuld kan worden. De primaire rol van elke raad is de rol in de eigen gemeente. In die rol krijgen de U10 raden besluiten voorgelegd door hun eigen college. Soms aan het begin van een proces (kaderstellend) en soms aan het eind. In deze rol worden raden geïnformeerd door hun eigen college en vindt besluitvorming plaats volgens de eigen procedures. Desgewenst kan een vertegenwoordiging van de U10 worden uitgenodigd ter ondersteuning. De tweede manier waarop raden in de U10 een rol kunnen nemen, is als U10 raden gezamenlijk. Dat kan bijvoorbeeld als een bestuurstafel van de U10 de raden graag wil informeren over een belangrijke regionale opgave of –proces. Dergelijke bijeenkomsten zijn uitsluitend informatief.

Natuurlijk kunnen raadsleden hier al dan niet gezamenlijk van gedachten wisselen of zich zelfs een mening vormen, maar dat kan niet in de plaats komen van de informatievoorziening vanuit elk college aan elke raad noch in de plaats van meningsvorming in de eigen raad.

6

Voor alle besluiten is het bij raadsvoorstellen verstandig om: -

de momenten en de wijze te benoemen waarop raden besluiten moeten nemen;

-

heldere voorstellen te formuleren met oog voor ieders rol en verantwoordelijkheden;

-

tijdig de voorstellen in roulatie te brengen, zodat raden hun eigen agenda kunnen plannen;

-

te werken met uniformiteit in besluitvorming (een besluit vragen is overal een besluit krijgen) en af te stappen van het concept couleur locale (onverlet de noodzaak van duiding van regionale voorstellen door elk college m.b.t. de gemeentelijke kaders en ambities).

In andere regio’s van het land zijn er interessante voorbeelden van raden die in gezamenlijkheid komen tot oordeelsvorming of beïnvloeding van de koers van de colleges. Denk hierbij aan de Verenigde Vergadering van Raden in regio Hart van Brabant. Een openbare bijeenkomst van alle raden, waarvan het initiatief bij de raden (!) ligt en men in gezamenlijkheid zwaarwegende adviezen kan aannemen. Een ander voorbeeld is de onderlinge afstemming tussen gemeenteraadsleden in de ‘Twenteraad’, waar men op hoofdlijnen het werkprogramma bespreekt en in gezamenlijkheid richtinggevende resoluties kan indienen. Een dergelijke rol van raden gezamenlijk is onlangs ook beschreven door prof. Marcel Boogers in zijn essay “Energie en Democratie”. Dit essay schreef hij In opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, op zoek naar de democratische legitimatie bij de totstandkoming van de RES in de regio’s. Los van de vraag of dit de oplossing is voor het RES-proces in onze regio: interessant is dat hij hierin zoekt naar het samenspel tussen enkelvoudige democratie en meervoudig besturen. Hij doet onder meer een voorstel voor regiocommissies van regionale volksvertegenwoordigers die, op basis van gezamenlijke beeld- en oordeelsvorming advies uitbrengen aan de afzonderlijke gemeenteraden.

In onze relatief jonge netwerkorganisatie zien wij dergelijke vormen van gezamenlijke oordeelsvorming en beïnvloeding als een mogelijk volgende stap, maar wegen wij vanuit het perspectief van rolzuiverheid af dat initiatief hiertoe expliciet door de raden genomen zouden moeten worden. Vooralsnog stellen we dus 2 rollen van de raden voor: - de raad in zijn eigen gemeente – de raden gezamenlijk, met uitsluitend het doel gezamenlijk geïnformeerd te worden.

7

Organiseren en Sturen In onze manier van organiseren borgen we dat we voortvarend en zorgvuldig komen van visievorming en strategieontwikkeling naar het creëren van allianties en het realiseren van opgaven. Dit met werkprocessen die duidelijk, voorspelbaar en transparant de verbinding leggen tussen wat een ieder lokaal doet en wat we regionaal doen. Dit vraagt om het versterken van onze ambtelijk-bestuurlijke slagkracht. De inrichting van en samenwerking tussen het trekkersoverleg, regieoverleg en netwerkdirectie geven we met meer focus vorm, zodat dit ons in de dagelijkse praktijk beter faciliteert om daadkrachtig te handelen. Op deze manier stimuleren we dat de kerngremia zoals opgaveteams en bestuurstafels zich kunnen richten op de eigen rolvervulling en een gecoördineerde en vruchtbare samenwerking met elkaar en onze partners. Onderstaand staan de rollen van het trekkersoverleg, regieoverleg en netwerkdirectie centraal. Bovenal geldt dat we iedere bestuurder en ambtenaar hard nodig hebben om van de U10 een verdergaand en betekenisvol succes te maken. We moedigen een ieder van harte aan om de volgende bijdragen te leveren:

▪ ▪ ▪

Niet denken en handelen in instituties en structuren, maar in processen en rollen; Vervullen van de ambassadeursrol namens de U10; Vervullen van loketfunctie van U10 voor externe partners en delen van relevante kansen en signalen met de secretaris van het trekkersoverleg, regieoverleg en netwerkdirectie (de directeur van de U10).

Het Trekkersoverleg Het trekkersoverleg is als volgt samengesteld:

▪ ▪ ▪

Uit hoofde van de bestuurstafels: de trekker van elk van de bestuurstafels; Uit hoofde van de opgaveteams: de trekker van elk van de opgaveteams; Uit hoofde van het regieoverleg, in de rol van voorzitter van het trekkersoverleg: een van de burgemeesters, niet zijnde de burgemeester van de centrumgemeente;

▪

In de rol van secretaris de directeur van de U10.

Het trekkersoverleg heeft als taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden:

▪ ▪

Coördineren en stimuleren inhoudelijke voortgang en bestuurstafels en opgaveteams; Coördineren en stimuleren van eenduidigheid in procesinrichting en werkwijzen bestuurstafels en opgaveteams;

▪

Voorbereiden en voorleggen van voorstellen, passend binnen de doelstelling en reikwijdte van de bestuurstafels en opgaveteams, aan colleges van B&W;

▪ ▪ ▪

Signaleren van inhoudelijke ontwikkelingen die voor de U10 van strategisch belang zijn; Jaarlijks opstellen van werkplannen voor elk van de bestuurstafels; Opstellen van werkplannen voor de opgaveteams, in ieder geval bij de start van het opgaveteam en waar opportuun bij de overgang naar een volgende fase in de opgave;

▪

Monitoren en waar nodig aanvullend bijdragen aan de realisatie van de werkplannen van de bestuurstafels en opgaveteams. 8

Bij doorontwikkeling van de U10 van primair ‘verkennend’ naar primair ‘realiserend’, en vanuit de behoefte om de bestuurlijke drukte zo laag mogelijk te houden, valt te verwachten dat de frequentie van opgaveteam-bijeenkomsten (zoals REP en RES) zal toenemen en die van bestuurstafeldagen kan afnemen.

Het Regieoverleg De samenstelling van het regieoverleg is als volgt:

▪

Uit hoofde van het trekkersoverleg: de voorzitter van het trekkersoverleg, een trekker van een van de bestuurstafels en een trekker van een van de opgaveteams;

▪

Uit hoofde van het burgemeestersoverleg, en in de rol van voorzitter van het regieoverleg: de burgemeester van de centrumgemeente Utrecht;

▪ ▪

Uit hoofde van de netwerkdirectie: de voorzitter van de netwerkdirectie; In de rol van secretaris: de directeur van de U10.

Het regieoverleg heeft de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden:

▪ ▪ ▪ ▪

Toezien op de doeltreffendheid, doelmatigheid en democratische legitimatie van het U10-netwerk; Vaststellen van vorming dan wel opheffing van bestuurstafels; Toezien op zorgvuldige en transparante manier van alliantievorming; Vaststellen jaarrekening en begroting samenwerkingsconvenant en jaarlijks doen van voorstel aan de colleges voor financiële bijdrage van de deelnemers;

▪ ▪ ▪ ▪

Vaststellen van de bemensing van de rol van trekkers van de bestuurstafels en opgaveteams; Doen van voorstel aan colleges over toe-en uittreding deelnemers U10-netwerk; Doen van voorstel aan colleges voor wijzigen governance en convenant; Organiseren van de collegedag, minimaal eenmaal per jaar.

De Netwerkdirectie De netwerkdirectie bestaat uit de gemeentesecretarissen van de U10-gemeenten en de directeur van de gezamenlijke U10-organisatie. Uit haar midden kiest de netwerkdirectie wie de rol van ambtelijk opdrachtgever van de opgaveteams verzorgt. In het vervullen van hun rol kunnen de gemeentesecretarissen zich in de eigen organisatie laten ondersteunen door een intern adviseur. Wanneer deze adviseurs (tot dusver contactfunctionarissen geheten en verenigd in het CFO) bij het stroomlijnen van de politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen behoefte hebben aan onderling overleg, dan zoeken zij elkaar op. Het CFO heeft geen formele status als gremium van de U10. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de netwerkdirectie zijn:

▪ ▪

Coördineren van eenduidigheid in bestuurlijke en politieke besluitvorming; Identificeren en inzetten van de mensen en middelen die nodig zijn voor een kwalitatief hoogwaardige manier van werken aan de bestuurstafels en in de opgaveteams en aan het eind van ieder jaar salderen van deze inzet.

▪ ▪

Monitoren en aansturen van de ambtelijke inzet aan de bestuurstafels en in de opgaveteams; Positioneren en faciliteren van de relevante leden van de directie- en management teams in de eigen organisaties om zichtbaar de verbinding te organiseren tussen enerzijds beleid en

9

uitvoering en anderzijds wat een iedere gemeente individueel doet en wat we in gezamenlijkheid als regio doen;

▪

Inrichten, monitoren en aansturen van de manier waarop en de voorwaarden waaronder de gemeente Utrecht in haar rol als gastheerorganisatie bijdraagt aan een aantrekkelijk en eenduidig werkgeverschap, huisvesting en financiële bedrijfsvoering van de gezamenlijke U10-organisatie.

De zachte kant van samenwerken Bij de governance denken mensen al snel aan de ‘harde’ kant van samenwerken. Het succes van samenwerking wordt echter voor een groot deel bepaald door de ‘zachte’ kant. Als netwerk hebben we beide hard nodig. De ‘zachte’ kant van samenwerking gaat over de relationele aspecten. Bij relaties heb je met waarden en belangen te maken die we met elkaar moeten delen. Zaken die we naar elkaar uitspreken en expliciet maken. Wie zijn we als regio, wat vinden we van elkaar, hoe zien onze onderlinge verhoudingen eruit, maar ook commitment om samen te werken en vertrouwen in elkaar staat hierin centraal. Dit betekent dat we hard en zacht omdraaien. Vanuit de zachte kant met elkaar werken, ondersteund door wat harde structuren, is heel anders werken dan vanuit de harde kant met ook wat oog voor zachtere kanten. Het lijkt een subtiel verschil, maar het is een fundamenteel verschil. De zachte kant van samenwerken gaat vast niet van de ene op de andere dag optimaal. Op dit moment doen veel deelnemers in het netwerk hun best om ook aandacht te hebben voor deze kant. Goede samenwerking is het alternatief voor alles dichtregelen met nog meer procesafspraken. Hoe beter we zijn in de zachte kant, des te meer profijt we hebben van de harde kant. Proces Na positieve besluitvorming in de colleges zal dit voorstel verder worden uitgewerkt in een convenant.

Het bestaande U10 convenant dient daarvoor als basis. In het convenant worden afspraken vastgelegd op het gebied van : -

doel, prioritering en reikwijdte van de samenwerking;

-

rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de diverse gremia;

-

de betrokkenheid van colleges, raden;

-

toetreding, wijziging en uittreding;

-

financiering, begroting, jaarverslag en jaarrekening.

Door de werkafspraken in dit convenant wordt samenwerking in de regio Utrecht wendbaar, integraal, transparant en voorspelbaar georganiseerd. De deelnemende partijen gaan geen juridisch afdwingbare verplichtingen aan met de ondertekening van dit convenant, maar vormt het fundament van de samenwerking. Elke gemeente die wil deelnemen aan het U10 netwerk committeert zich door het ondertekenen van dit convenant.

10

Addendum besluit governance 1

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

1.1 Ook consent bij het aangaan van allianties: in het document [besluit governance] wordt voorgesteld om bij regionale voorstellen, besluitvorming primair plaats te laten vinden op basis van consent. Ons voorstel is om ook bij het vormen van allianties de consent-methode toe te passen. Door bij het initiëren van een alliantie andere leden van de U10 om consent te vragen, kunnen (mogelijke) tegengestelde belangen in de regio vroegtijdig gesignaleerd worden. Aanvullend hierop is ons voorstel om (tussen)resultaten van een alliantie te delen met de bestuurstafels. Op deze wijze kan ook bij de uitvoering getoetst worden of de (tussen)resultaten overeenstemmen met het indertijd gegeven consent.

1.1 Met de keuze voor deze governance handhaven wij onze overtuiging dat wij niet toe willen naar iets als een regionaal bestuur (zoals in een Gemeenschappelijke Regeling), dat beslissingen neemt over de hoofden van de gemeenten heen. De consent-methode zien wij als geschikt voor te nemen gezamenlijke besluiten, niet voor keuzes die gemeenten individueel maken zoals over het vormen van een alliantie. Het melden van een mogelijke alliantievorming aan het netwerk (i.c. aan de directeur U10) doen we dus niet vanuit het idee dat het U10-netwerk het aangaan van deze alliantie kan verbieden of hier eisen aan gaat stellen, maar vanuit het perspectief dat gemeenten in het netwerk kunnen bepalen of zij zich wellicht ook willen aanmelden voor mogelijke deelname aan de alliantie. 1.2 Het trekkersoverleg heeft een coördinerende rol: onzes inziens heeft het trekkersoverleg een procesmatige en coördinerende rol. Uitvoerende en inhoudelijke taken zoals het opstellen van werkplannen voor de bestuurstafels, net zoals het opstellen van werkplannen voor de opgaveteams, passen hier niet bij. Deze uitvoerende en inhoudelijke taken zouden belegd moeten worden bij de betreffende bestuurstafel of opgaveteam.

1.2 Geheel eens: de bestuurstafels, opgaveteams en allianties vormen het kloppend hart van onze samenwerking. Het trekkersoverleg, regieoverleg en de netwerkdirectie vormen hierbij een faciliterende en coördinerende rol. Wij herkennen dat de op pagina 8 als derde genoemde en de op pagina 8 drie laatstgenoemde taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden thuishoren bij de bestuurstafels en de opgaveteams. Wij hebben deze dan ook in het hernieuwde bestuursconvenant artikel 8 lid 5 niet opgenomen als taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor het trekkersoverleg.

2

Gemeente Vijfheerenlanden

2.1 De samenstelling van het regieoverleg dient zodanig te zijn dat: ▪

er maximaal één vertegenwoordiger per gemeente deelneemt;

▪

er vertegenwoordigers vanuit stedelijke en landelijke gemeenten deelnemen.

2.1 Het trekkersoverleg bepaalt wie uit haar midden zitting nemen in het regieoverleg. Dit doen de leden van het trekkersoverleg op basis van hun trekkersrol van de bestuurstafels en opgaveteams. Wij stimuleren een ieder dan ook om dergelijke voorkeuren kenbaar te maken aan de leden van het trekkersoverleg. 11

Voorts hebben wij het uitgangspunt heroverwogen dat vanuit het trekkersoverleg altijd één trekker van een bestuurstafel en één trekker van een opgaveteam zitting zou nemen in het regieoverleg. Wij concluderen dat een dergelijke verbijzondering de keuzevrijheid van het trekkersoverleg onnodig en onwenselijk zou beperken. In het hernieuwde bestuursconvenant bepalen wij in artikel 9 lid 1 nu meer veralgemeniseerd dat in het regieoverleg twee trekkers deelnemen. 2.2 Ten aanzien van de rolinvulling van de raden verzoeken wij een nadere uitwerking op te nemen in het convenant. Binnenkort vindt er griffie overleg plaats in U10 verband, waar o.a. dit onderwerp op de agenda staat. We verzoeken u de resultaten van dit overleg te betrekken bij de uitwerking van het convenant. 2.2 In artikel 15 van het hernieuwde bestuursconvenant beschrijven wij de betrokkenheid van de

raden. Dit als uitwerking van het uitgangspunt dat oordeelsvorming en besluitvorming van een voorstel altijd plaatsvindt binnen de eigen raad. Het initiatief ligt bij de raden om het aan te geven wanneer zij behoefte zouden hebben aan gezamenlijke besluitvorming dan wel oordeelsvorming en daarmee aan het wijzigen van het bestuursconvenant. Het verdergaand verbeteren van de informatievoorziening aan de raden, passend binnen de uitgangspunten in het governance besluit en hernieuwde bestuursconvenant, vraagt blijvend om onze aandacht. Primair is het aan ieder college om zijn raad adequaat op de hoogte te brengen en te houden van de voor de raad relevante ontwikkelingen in de regio. Ondersteunend hieraan en aanvullend hierop verwachten wij met de aangescherpte rolverdeling tussen trekkersoverleg, regieoverleg en netwerkdirectie de gezamenlijke informatievoorziening en procescoördinatie op een meer inzichtelijke en voorspelbare manier te kunnen gaan verzorgen. Het overleg met de griffiers op 4 februari 2020 was wat ons betreft geen sluitstuk van dit verbeterproces, maar is een van de vele stappen die wij willen zetten om de raden beter in staat te stellen hun kader stellende, controlerende en volk vertegenwoordigende rollen te vervullen.