Raadsvoorstel 'Griffieplan 2021' - Bijlage 2 (Griffieplan 2021).pdf

Griffieplan 2021

Gemeenteraad Oudewater

Arjen van der Lugt Raadgriffier

Inhoudsopgave

Inleiding

3

Werkomschrijving griffier Oudewater

4

Terugblik 2019 en 2020

6

Doelstellingen 2021

9

2/10

Inleiding

In 2017 heeft uw raad voor de eerste keer een griffieplan vastgesteld. De jaren hierna is tevens een griffieplan voorgelegd. Hierin staan de doelstellingen voor de griffier voor een jaar benoemd. In 2020 is, vanwege de bijzondere situatie rondom corona en de selectie en benoeming van een nieuwe burgemeester, geen griffieplan aan de gemeenteraad aangeboden. Voor 2021 is dit dus wel weer het geval. In het griffieplan staat allereerst de functieomschrijving van de griffier. Ter aanzien van deze functieomschrijving dient opgemerkt te worden dat de griffie sinds augustus 2019 geen secretaris van de bezwaarschriftencommissie meer is, maar de volledige 36 uur in dienst is als griffier. Na de functieomschrijving volgen een terugblik op 2020 en een vooruitblik op 2021, met hierin de doelstellingen voor de griffier voor het nieuwe jaar.

3/10

Werkomschrijving griffier Oudewater

Bij het openstellen van de functie van griffier, is de onderstaande vacaturetekst meegestuurd:

De gemeenteraad van Oudewater zoekt een raadsgriffier voor 36 uur per week (inclusief 6 uur secretaris Bezwaarschriften). Gemeente Oudewater Oudewater is het oudste stadje in het Groene Hart. Het is internationaal vermaard om de sfeervolle, monumentale binnenstad met de beroemde Heksenwaag. Oudewater ligt midden in een open weideen rivierenlandschap. Inwoners en bezoekers beleven Oudewater als 'een groene oase', waar ze ruimte en rust vinden. De gemeente Oudewater werkt vanuit bestuurlijke zelfstandigheid. Sinds 1 januari 2015 heeft de gemeente Oudewater zelf geen ambtenaren in dienst, met uitzondering van de griffier en de gemeentesecretaris. De gemeente Woerden levert diensten en producten aan de gemeente Oudewater. De gemeenteraad De gemeenteraad telt 13 zetels, verdeeld over vier fracties (De Onafhankelijken, CDA, VVD/D66 en ChristenUnie/SGP). De gemeenteraad heeft een presidium, twee raadsfora (Samenleving en Ruimte) en een auditcommissie. Griffie De gemeenteraad wordt ondersteund door een griffier.

Het adviseren en ondersteunen van de Gemeenteraad en Fora • Adviseert en ondersteunt van de gemeenteraad bij de invulling van zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol en neemt daartoe de nodige initiatieven; • Verleent gevraagd en ongevraagd advies en bijstand aan de gemeenteraad, het presidium, de fracties ,individuele leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde fora en commissies; • Adviseert en draagt bij aan het toegankelijk maken van relevante informatie voor de raad; • Adviseert ten aanzien van en bewaakt de budgetten van de raad; • Ondersteunt ten aanzien van de instrumenten van de raad • Draagt zorg voor het bewaken van vragen van de leden van de gemeenteraad en de fora en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college; • Draagt zorg voor de kwaliteit, de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van vergaderingen van de gemeenteraad, presidium, fora en commissies. • Kent de reglementen, verordeningen, evenals relevante wet- en regelgeving; • Adviseert en ondersteunt de voorzitter(s) van zowel de gemeenteraad, het presidium, de fora en overige commissies vóór en tijdens de vergaderingen. • Treed op als verbinder van politieke, bestuurlijke en ambtelijke processen; • Neemt deel aan de driehoek (griffier –burgemeester – secretaris).

Binnen de driehoek behartigt de griffier de belangen van de gemeenteraad en is hij een goede sparringpartner voor de burgemeester en secretaris. Secretaris Bezwaarschriftencommissie De griffier is tevens secretaris van de onafhankelijke vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften van de gemeente Oudewater. Hij levert juridische ondersteuning over de bezwaarschriften aan de commissie, maakt verslagen van de hoorzittingen en stelt de (concept) adviezen op. Dit is een bijzondere taak binnen het takenpakket van de griffier. Het niet in kunnen vullen van deze taak heeft gevolgen voor het aantal uren griffier per week, geen 36 maar 30 uur per week.

4/10

Contacten • Participeert in netwerken binnen en buiten de gemeente, in belang van de gemeenteraad; • Onderhoudt contacten op bestuurlijk en ambtelijk niveau. Competenties • Samenwerkingsgericht • Verbindend vermogen • Omgevingsbewust • Resultaatgericht • Overtuigingskracht • Besluitvaardig • Flexibel ingesteld • Integer Jouw profiel • Grondige kennis van staats- en bestuursrecht is een pré; • Minimaal een relevante afgeronde juridische HBO/HBO+ opleiding en vakkennis t.b.v. het specialistische vakgebied, dan wel een vergelijkbaar werk- en denkniveau; • Aantoonbare ervaring in het openbaar bestuur en affiniteit en bekendheid met het functioneren in een politiek/bestuurlijke omgeving. Ervaring met het werken binnen een griffie is een pré; • Affiniteit en ervaring met digitaal werken en digitale informatieverwerking en in staat om voorstellen ter verbetering te doen; • Heeft een duidelijke visie op het openbaar bestuur en schroomt niet vernieuwende voorstellen te doen over de bestuurlijke processen; • Geen 9 tot 5 mentaliteit. Over de werkzaamheden als griffier legt deze in eerste instantie verantwoording af aan de werkgeverscommissie.

5/10

Terugblik 2019 en 2020

In oktober 2019 werd bekend dat burgemeester Pieter Verhoeve de overstap ging maken naar de gemeente Gouda. Medio november 2019 is Wim Groeneweg geïnstalleerd als waarnemend burgemeester van de gemeente Oudewater. Begin 2020 volgde de coronacrisis; tegelijkertijd liep de zoektocht naar een nieuwe burgemeester. Deze zaken hebben ervoor gezorgd dat in 2020 ‘hands on’ gewerkt is door de griffier en niet conform een griffieplan. In dit hoofdstuk wordt daarom niet alleen teruggeblikt op het vorige jaar, maar wordt ook kort het jaar 2019 meegenomen in de – zoveel mogelijk chronische - terugblik.

Training voorzitters Onder leiding van John Bijl heeft een training plaatsgevonden van de (plaatsvervangend) voorzitters van de gemeenteraad, het Forum Samenleving en het Forum Ruimte. Er heeft een trainingsmiddag plaatsgevonden, waarna de trainers zijn geobserveerd door John Bijl. Op basis van deze observatie hebben de trainers een terugkoppeling gekregen met tips tot verbetering van het voorzitterschap.

Evaluatie Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Begin 2019 heeft de gemeenteraad een commissie samengesteld om de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Woerden te evalueren. De commissie, bestaande uit de fractievoorzitters en ondersteund door de griffier, is in haar werkzaamheden mede ondersteund door bureau Common Eye. Na een aantal bijeenkomsten is besloten om het samenwerkingsmodel met de gemeente Woerden te continueren. De nieuwe dienstverleningsovereenkomst is in 2020 aan de gemeenteraad voorgelegd. De rol van de griffier was het adviseren van commissie en raad, samenwerking met bureau Common Eye en het schrijven van de drie bij het onderwerp behorende raadsvoorstellen (instelling commissie, samenwerking met Common Eye en continuering samenwerkingsovereenkomst).

Vernieuwing verordeningen Diverse nieuwe verordeningen rondom de werkzaamheden van de gemeenteraad zijn aan de gemeenteraad voorgelegd: -

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019; Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2019; Verordening op de Auditcommissie 2020; Controleverordening gemeente Oudewater 2019; Financiële beleids- en beheersverordening gemeente Oudewater 2020.

De eerste drie verordeningen zijn door de griffier geschreven. De twee laatste verordeningen zijn vanuit de financiële afdeling van de gemeentelijke organisatie aangeleverd, in overleg met de griffier.

Aanbesteding accountant Nadat accountant Mazars de samenwerking in 2018 opzegde, diende met spoed een nieuwe accountant gezocht te worden. De gemeente heeft toen, net als de gemeente Woerden, een overeenkomst gesloten met Publieke Sector Accountants (PSA), voor de duur van twee jaar. Medio 2020 moest de gemeenteraad formeel gezien een nieuwe aanbesteding starten. Hierbij is, na overleg met de inkoopadviseurs van de gemeentelijke organisatie, gekozen voor een enkelvoudige inkoopprocedure. De gemeenteraad heeft vervolgens besloten om de overeenkomst met PSA met drie jaar te verlengen, wat inhoudt dat PSA tot en met de jaarrekeningcontrole van 2022 de accountant van de gemeente Oudewater is. 6/10

Gemeentelijke tekstschrijver Eind 2019 is mevrouw Rietje Krijnen benoemd als tekstschrijver van de gemeenteraad van Oudewater. Dit vloeit voort uit het coalitieakkoord. Wim Knol, Dolf Wildeman en Ronald Gabriels vormden de selectiecommissie, ondersteund door de griffier. In totaal waren er tien sollicitanten en uiteindelijk is gesproken met vier van de sollicitanten. De selectiecommissie is vervolgens tevens belast met het bespreken van de voortgang van de werkzaamheden van de tekstschrijver. In de praktijk verzorgde de griffier het dagelijkse contact met de tekstschrijver, bijvoorbeeld over de selectie van onderwerpen en communicatie richting de gemeentelijke organisatie (communicatieadviseur) en IJsselbode. Eind 2020 heeft door de commissie een evaluatie plaatsgevonden over de werkzaamheden van de tekstschrijver. Voordat deze evaluatie besproken kon worden, heeft de gemeenteraad echter besloten om na een jaar te stoppen met de gemeentelijke tekstschrijver.

Regionale samenwerking In 2019 hebben diverse bijeenkomsten plaatsgevonden om te komen tot een regionale omgevingsvisie voor de Lopikerwaard. Raadsleden zijn uitgenodigd om tijdens diverse bijeenkomsten aanwezig te zijn en maakten hier ook gebruik van. Helaas hebben in 2020 geen bijeenkomsten meer plaatsgevonden vanwege het coronavirus. Wel is in juni 2020 uiteindelijk de ‘Regionale omgevingsvisie Lopikerwaard’ vastgesteld, als resultaat van de gezamenlijke bijeenkomsten.

Opstellen profielschets burgemeester Na het vertrek van burgemeester Verhoeve is door de gemeenteraad snel een ‘Verordening op de vertrouwenscommissie’ vastgesteld. Hierin staan de regels rondom de commissie beschreven. Tegelijkertijd zijn de commissieleden benoemd. Hierna is snel aan de slag gegaan met het opstellen van een profielschets voor de nieuwe burgemeester. Met ondersteuning van John Bijl van het Perikles Instituut (verkozen uit een drietal offertes) is op basis van twee bijeenkomsten – eentje met alleen de commissie en eentje met de gehele gemeenteraad – een profielschets opgesteld. Deze profielschets is begin februari, net voor de start van de coronamaatregelen, door de gemeenteraad vastgesteld tijdens een openbare raadsvergadering.

Andere wijze van vergaderen Vanwege de coronamaatregelen, die begin maart 2020 zijn aangekondigd, heeft het presidium van de gemeenteraad gekeken naar een andere manier van vergaderen. Omdat in april met spoed een aantal besluiten moest worden genomen, is toen de werkwijze toegepast om eerst een raadsvergadering uit te schrijven waarbij geen raadsleden op kwamen dagen. Vervolgens was de volgende dag een raadsvergadering met slechts één raadslid, die op basis van de Gemeentewet in zijn eentje kon besluiten over de besluiten die genomen dienden te worden. Vervolgens heeft de gemeenteraad in de raadscyclus van mei 2020 digitaal vergaderd. Hiervoor moest een goed werkend videosysteem worden aangeschaft dat aan alle wettelijke vereisten voldoet (Pexip), diende het raadsinformatiesysteem te worden aangepast en moesten afspraken worden gemaakt om het digitaal vergaderen zo goed mogelijk te laten verlopen. Kortom: veel extra (uitzoek)werk voor de griffier. Na deze cyclus is besloten om weer fysiek te gaan vergaderen, wat ook ‘naar buiten toe’ goed te verklaren was aangezien de maatregelen minder streng werden. Om altijd voldoende afstand te waarborgen, is er wel voor gekomen om raadsvergaderingen plaats te laten vinden in De Klepper.

Om deze vergaderingen op goede wijze plaats te kunnen laten vinden, zijn afspraken gemaakt met De Klaproos om voor goed geluid te zorgen en met GemeenteOplossingen om de vergaderingen zo goed mogelijk te streamen. Forumvergaderingen hebben wel in het stadhuis plaatsgevonden. 7/10

Selectie burgemeester Na de vaststelling van de profielschets zou conform de planning voor de zomer van 2020 een nieuwe burgemeester benoemd moeten zijn. Corona gooide echter roet in het eten. Hierdoor is de procedure tijdelijk opgeschort en na het zomerreces van 2020 hervat. Vervolgens startte de voor een griffier een van de leukste periodes: de selectieprocedure van de nieuwe burgemeester. De rol van de griffier was hier om alle zaken procedureel goed te regelen (onder meer bij het opstellen van documenten en onderhouden van contact met de provincie), de (voorzitter van de) vertrouwenscommissie zo goed mogelijk te ondersteunen en te zorgen dat alles qua faciliteiten zo goed mogelijk op orde was. Daarnaast is met het Perikles Instituut van John Bijl een trainingsdag voor de vertrouwenscommissie georganiseerd, waarbij de commissie is voorbereid op alle werkzaamheden.

Organisatie installatieraad Op 16 november 2020 heeft de installatie van Danny de Vries als nieuwe burgemeester van Oudewater plaatsgevonden. De installatieraad heeft vooraf veel voorbereiding gevergd, zeker gezien het feit dat rekening gehouden diende te worden met de coronamaatregelen. In eerste instantie was het de bedoeling om de vergadering in het oude stadhuis te houden, maar gezien de relatief kleine ruimte is uitgeweken naar de Sint-Franciscuskerk. Vanwege het feit dat slechts een zeer beperkt aantal personen aanwezig kon zijn, is de vergadering in samenwerking met De Klaproos live gestreamd. Door diverse betrokkenen vooraf een filmpje op te laten nemen, is toch zoveel mogelijk (gezien de maatregelen) een persoonlijke tint aan de vergadering gegeven.

Afronding masterclass In overleg met de werkgeverscommissie heeft de griffier medio 2020 de masterclass ‘Management voor overheid en non-profit’ bij NCOI gevolgd. Dit om verdere kennis op te doen over de gang van zaken binnen de publieke sector. De masterclass is door de griffier met succes afgerond en heeft derhalve een diploma opgeleverd.

Reguliere werkzaamheden Naast de hierboven benoemde zaken, bestond het grootste deel van de werkzaamheden van de griffier uiteraard uit reguliere werkzaamheden. Denk daarbij aan advisering van raads- en foraleden, het up-to-date houden van het raadsinformatiesysteem, houden van driehoeksoverleg met burgemeester en gemeentesecretaris en dergelijke.

8/10

Doelstellingen 2021

Hieronder worden de doelstellingen van de griffier voor 2021 weergeven. Deze doelstellingen zijn een meetinstrument voor de gemeenteraad en werkgeverscommissie. Deze doelstellingen gelden naast de reguliere werkzaamheden van de griffier, waarop hierboven ook al in is gegaan. Uiteraard kunnen extra accenten worden aangegeven door de gemeenteraad en/of de werkgeverscommissie.

Updaten Reglement van Orde In de zomer van 2020 is met een aantal raadsleden (van iedere fractie eentje) een start gemaakt met het tegen het licht houden van het Reglement van Orde van de gemeenteraad. Hieruit is een aanbeveling aan het presidium gekomen, met een aantal verbeterpunten. Belangrijk punt is dat niet wordt voorgesteld om tot een stelselwijziging te komen, maar tot een verbetering van het huidige stelsel. Het presidium heeft naar aanleiding van het advies besloten om het definitief opstellen van een vernieuwde versie van het Reglement van Orde aan te houden tot de komst van de nieuwe burgemeester, zodat hij hier ook actief in kan meedenken. Verwachte oplevering: Q1 2021.

Behandelwijze Voorjaarsnota en Programmabegroting In 2020 is voor de eerste keer gewerkt met algemene beschouwingen bij de behandeling van de kadernota, aangezien het zwaartepunt in de P&C-cyclus steeds meer naar dit moment verplaatst. Daarnaast wordt nog steeds geconstateerd – ondanks enkele maatregelen – dat de behandeling van de Kadernota en Programmabegroting erg lang duurt. Aan de gemeenteraad zal dan ook een voorstel worden gedaan over de behandeling van de Kaderbrief en Programmabegroting in 2021. Denk hierbij aan spreektijd per fractie, specifieke instructies aan het college van B&W voor hun beschouwingen en focus op bepaalde onderwerpen om te behandelen. Verwachte oplevering: Q2 2021.

Vervolgstappen Rekenkamer In 2019 is besloten om de rekenkamerfunctie nieuw leven in te blazen, zij het op dit moment nog ‘slapend’. De leden van de Auditcommissie zijn hierbij benoemd tot leden van de Rekenkamercommissie. Het was de bedoeling om vorig jaar over te gaan tot een ‘levende’ Rekenkamer dan wel rekenkamercommissie, maar hier is het vanwege de drukke werkzaamheden rondom corona en de benoeming van de nieuwe burgemeester niet van gekomen. Doelstelling is om dit in 2021 wél op te pakken. Verwachte oplevering: Q3 2021.

Contacten binnen gemeenteraad Op de actielijst van het presidium staat al enige tijd om een excursie voor de gemeenteraad te organiseren, alsmede een heidag. Door de coronamaatregelen is een ingepland bezoek aan NIOO in Wageningen niet doorgegaan. Wanneer de coronamaatregelen versoepeld worden, is het voornemen om de excursie wel plaats te laten vinden, alsmede een heidag om het ‘laatste jaar’ van de huidige gemeenteraad te bespreken. Met name het laatste gebeurt uiteraard in nauw overleg met de nieuwe burgemeester. Verwachte oplevering: Q2 2021 (afhankelijk van coronamaatregelen). 9/10

Grip op verbonden partijen Bijna iedere raadsvergadering komt er wel een voorstel voorbij rondom een verbonden partij. Als het geen kaderbrief of begroting is, dan gaat het wel om een statutenwijziging. Veelgestelde vraag is hoe de gemeenteraad beter grip kan krijgen op de omgang met deze verbonden partijen, anders dan hierover praten binnen de gemeenteraad. Een bijna gereed voorstel waarin wordt beschreven hoe de gemeente omgaat met verbonden partijen is aangehouden tot de komst van de nieuwe burgemeester. In 2021 zal dit voorstel aan de gemeenteraad voorgelegd worden. Verwachte oplevering: Q1 2021.

Communicatie en participatie Nu de gemeentelijke tekstschrijver niet meer actief is en er een nieuwe burgemeester is met een communicatieachtergrond, is dit hét moment om het onderwerp communicatie weer actief op te pakken. Door dit onderwerp actiever op te pakken, kan de gemeenteraad beter in beeld komen, wat de uitstraling ‘naar buiten’ ten goede zou moeten komen. Hetzelfde geldt voor het onderwerp participatie. Hier is uiteraard al aandacht voor (denk aan het opstellen van een nieuw parkeerbeleid), maar ook dit kan verder verbeterd worden. Verwachte oplevering: Q3 2021.

Voorbereiding gemeenteraadsverkiezingen In maart 2022 vinden alweer de volgende gemeenteraadsverkiezingen plaats. Een goede voorbereiding hierop is essentieel. In 2017 is hier in de zomer mee gestart, bijvoorbeeld door middel van het aanbieden van een training aan aspirant-gemeenteraadsleden door de griffies (van Montfoort, Lopik, IJsselstein en Oudewater gezamenlijk), het uitnodigen van de partijvoorzitters om hun mee te nemen in regels rondom onder meer kandidaatstelling en het vormgeven van een inwerkprogramma voor de nieuwe gemeenteraad. In 2018 is tevens gestart met een andere wijze van coalitievorming. Tijdens de informatieperiode was hier een rol voor de griffier en tijdens de formatieperiode voor de gemeentesecretaris. Hierbij is gewerkt conform het coalitie – oppositiesysteem. Steeds meer gemeenten werken door midden van een raadsprogramma. Dit zou voorafgaand aan de verkiezingen ook besproken kunnen worden door de deelnemende partijen aan de verkiezingen in Oudewater. De griffier zal hiervoor voorstellen doen. Verwachte oplevering: Q4 2021 / Q1 2022.

Aanbesteding raadsinformatiesysteem Formeel gezien loopt de overeenkomst met GemeenteOplossingen voor het raadsinformatiesysteem af. Bezien moet worden of een aanbesteding benodigd is en zo ja, op welke wijze deze aanbesteding plaats dient te vinden. Mocht dit niet het geval zijn, dient nagedacht te worden of de overeenkomst met GemeenteOplossingen al dan niet verlengd kan worden. De griffier zal hierover voorstellen doen aan het presidium / de gemeenteraad. Verwachte oplevering: Q4 2021.

10/10