Raadsvoorstel 'Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021'.pdf

Raadsvoorstel Opsteller Steens, Janneke Vergadering van 15 juni 2021 Kenmerk Z/21/017903 / D/21/023531 Portefeuillehouder Danny de Vries Portefeuille Evenementenbeleid Onderwerp Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021

Inleiding Oudewater is een bruisende gemeenschap. Met oog voor de prachtige historie van de stad organiseren vrijwilligers en lokale ondernemers – vaak hand in hand – mooie evenementen. Evenementen dragen bij aan een levendige gemeente voor zowel de inwoners als de vele toeristen die Oudewater jaarrond bezoeken. Daarnaast dragen ze bij aan de economie en een sterker imago. In Oudewater worden evenementen samen (organisatoren, gemeente, inwoners, ondernemers etc.) mogelijk gemaakt. Het vaststellen van het beleid is een bevoegdheid van de burgemeester. Vanwege betrokkenheid van de gemeenteraad en de actualiteit van het thema leeft de wens om de gemeenteraad hierbij actief laten besluiten. Waarom wordt het Evenementenbeleid aangepast? Veel evenementen in Oudewater staan al jaren op de kaart. Er komen echter elk jaar weer nieuwe evenementen bij en ontwikkelen bestaande evenementen zich verder. Het huidige evenementenbeleid dateert van 2012, het is beknopt en gaat enkel over de belangrijkste regels. De evenementenwereld is echter flink veranderd sinds 2012 en vooral op het gebied van evenementenveiligheid zijn de laatste jaren grote stappen gemaakt. Naar aanleiding van enkele ongelukken tijdens evenementen, zoals het Monstertruck-drama in Haaksbergen, is de werkwijze rond evenementen gewijzigd.

Zo is bijvoorbeeld een risico-classificering voor evenementen landelijk doorgevoerd, en is een veiligheidsplan inmiddels een vast onderdeel van de in te dienen documenten bij vergunningaanvragen voor risicovollere evenementen. Deze ontwikkelingen vragen om toelichting in een evenementenbeleid. Vanuit zowel inwoners, organisatoren als vergunningverleners is daarom behoefte aan verduidelijking van het beleid uit 2012. Het Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 sluit aan bij de actuele wet- en regelgeving, de werkwijze in de evenementenbranche en geeft helderheid over wat de gemeente van organisatoren verwacht. Anderzijds beschrijft het beleid uit 2021 ook hoe de gemeente organisatoren kan ondersteunen, óók als het aankomt op het begrijpen van de regels in het evenementenbeleid. Context Het evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 heeft gevolgen voor de gehele gemeente Oudewater. In dit document is te lezen binnen welke kaders evenementen in de gemeente Oudewater mogen plaatsvinden. Door duidelijkheid te creëren voor alle betrokken partijen, dragen we gezamenlijk bij aan het realiseren van evenementen met een meerwaarde voor Oudewater.

De gemeente Oudewater ziet met dit nieuwe evenementenbeleid kans de (geactualiseerde) regels en procedures enerzijds en de ondersteuning aan organisatoren anderzijds, zo in te richten dat het – ook in het contact met de gemeente - plezierig is om evenementen te organiseren. Er is ruimte voor bestaande en nieuwe evenementen met oog voor leefbaarheid, openbare orde en veiligheid. Met het nieuwe evenementenbeleid hebben we een begrijpelijk, overzichtelijk en compleet document gemaakt. Het document is tot stand gekomen door de inbreng van verschillende organisatoren, inwoners, adviezen van hulpdiensten / partners en ambtelijke experts. Uitgangspunt is dat de gemeente evenementen omarmt, maar dat deze wel veilig, verantwoord en vergund moeten zijn. Zo kan iedereen blijven genieten van de prachtige evenementen die de gemeente rijk is en kan het aanbod - indien gewenst - verantwoord verder groeien. Ontwikkelingen

Veiligheid bij evenementen is een onderwerp dat al enige jaren onder een vergrootglas ligt. Tegelijkertijd worden evenementen steeds professioneler en stellen bezoekers aan evenementen op lokaal niveau steeds hogere eisen. Bezoekers besteden hun beperkt beschikbare vrije tijd het liefst zo optimaal mogelijk. Het maakt dat de evenementenwereld continu in beweging is. Partners, zoals politie, brandweer en de GHOR, bewegen mee, maar zijn ook kritisch. Er ligt een steeds grotere verantwoordelijkheid bij de organisator, die in Oudewater veelal een vrijwilliger is. Het Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 is gebaseerd op de uitgangspunten van het Nederlands Handboek Evenement Veiligheid 2020, dat in de afgelopen jaren samengesteld is door de evenementenbranche en een groot aantal gemeenten. Hierdoor zijn voor organisatoren de verwachtingen en randvoorwaarden vooraf helder. Er zijn vele hulpmiddelen en formats beschikbaar, omdat het beleid aansluit bij de ‘standaard’. Dit helpt de organisatoren om beter en wellicht zelfs wat gemakkelijker de juiste voorbereidingen te treffen. Wederom met als doel iets moois neer te zetten voor Oudewater. Voornaamste wijzigingen Er zijn veel verschillen tussen het oude evenementenbeleid van de gemeente Oudewater uit 2012, en het nieuwe evenementenbeleid.

Het nieuwe evenementenbeleid is completer dan het oude beleid, en beschrijft de procedures en regels die passen bij evenementen anno 2021. Een kort overzicht van enkele van de voornaamste beleidswijzigingen ten opzichte van 2012: Het document ‘Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021’ bestaat uit drie delen, die afzonderlijk van elkaar kunnen worden gelezen. Op die manier krijgen organisatoren snel een goed beeld wat mogelijk is en waarvoor gezorgd moet worden: Deel A - Totstandkoming en leeswijzer Deel B – Beknopt handboek voor (nieuwe) organisatoren Deel C – Naslagwerk - details, achtergronden en regels Het werkproces is aangepast. Bij het organiseren van een evenement moet weliswaar een en ander (wettelijk) goed geregeld worden, tegelijkertijd willen we organisatoren enthousiasmeren en niet afschrikken. Er is een evenementen-coördinator die vanaf het allereerste begin - dus nog voor het indienen van een vergunningaanvraag of indiening van de melding - al kan ondersteunen en organisatoren van de juiste informatie kan voorzien. Zo blijft het behapbaar, overzichtelijk en verantwoord. Er is een dB(C) geluidsnorm toegevoegd waaraan evenementen moeten voldoen. Deze norm biedt de mogelijkheid de geluidsgrenzen van basgeluid te meten en is een aanvulling op de al bestaande dB(A) norm die al langer bestond.

(De aanloop naar) het vergunningenproces is nauwkeurig omschreven, inclusief overlegmomenten, indieningsen behandeltermijnen. In een stroomschema is vervolgens het proces helder weergegeven. De behandelclassificaties zijn toegevoegd, in 2012 was er nog geen sprake van het indelen van evenementen in risicoklassen (de A-, B-, en C-evenementen). Het nieuwe evenementenbeleid kent specifieke regels voor de meest gebruikte evenementenlocaties. Het nieuwe evenementenbeleid heeft een aantal bijlagen die het invullen van een vergunningaanvraag vereenvoudigen. Zo kent het beleid een checklist voor het opstellen van een veiligheidsplan, en kan een organisator zelf zien welke bijlagen wanneer moet worden gevraagd. Het stimuleren van evenementen die iets bijdragen voor (de inwoners en ondernemers van) de gemeente is een nieuw beleidsonderdeel. Het gaat hier bijvoorbeeld om evenementen die economische spin-off genereren doordat zo'n evenement meer bezoekers naar de stad trekt. Er zijn specifieke regels ontwikkeld voor specifieke evenementen zoals circussen en kermissen, onder andere op het gebied van maximale aantallen en eintijden. Tot slot zijn ook enkele discussiepunten - t.o.v. het beleidsstuk zoals dat eruitzag op 5 november 2020 (laatste raadsvergadering over dit stuk)- verder uitgewerkt.

Zo is er bijvoorbeeld meer aandacht besteed aan het verschil tussen evenementenmeldingen en evenementenvergunningen. Participatieproces Begin 2020 is begonnen met de herijking van het evenementenbeleid. In februari vonden gesprekken plaats met teams die intern betrokken zijn bij evenementen, alsmede met externe betrokkenen: - de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) met betrekking tot geluidsnormen; - Politie de Copen en de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) met betrekking tot uiteenlopende eisen op het gebied van veiligheid; - Interne juristen ter vaststelling van het wettelijk kader en ter controle op juistheid; - Diverse medewerkers van de gemeente met betrekking tot het delen van praktijkervaring en vakinhoudelijke kennis. In navolging hierop heeft begin maart 2020 een inloopbijeenkomst plaats gevonden waar inwoners, organisatoren, winkeliers, ondernemers en horeca-ondernemers hun wensen hebben geuit, inhoudelijk hebben meegedacht en gepraat

over het nieuwe beleid. Alle input is zoveel mogelijk meegenomen in het nieuwe evenementenbeleid. Via een digitale inspraakronde heeft iedereen de gelegenheid gehad te reageren. Na november 2020 zijn enkele partijen (opnieuw) benaderd voor nadere duiding en toelichting. Dit heeft geleid tot een definitief document.

De raad besluit Wij stellen de gemeenteraad van Oudewater voor te besluiten: 1. Het Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 vast te stellen

De bevoegdheid van de raad komt voort uit de volgende wet- en/of regelgeving De uitvoering van de in de APV omschreven regelgeving rond evenementen, behelzen een aan de burgemeester toegekende bevoegdheid. Dit staat omschreven in artikel 2:25 APV gemeente Oudewater. Echter is de wens om het beleid vast te laten stellen door de gemeenteraad, zodat de kaders die hiermee worden vastgesteld, breed gedragen zijn. De algemene bevoegdheid van de gemeenteraad hiertoe komt voort uit artikel 147 van de Gemeentewet.

Beoogd effect Na vaststelling van het Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 worden de volgende zaken bereikt: Realisatie van een evenementenbeleid dat past binnen huidige wet- en regelgeving én wensen van nu. Evenementen vinden plaats binnen de in het evenementenbeleid gestelde kaders. Evenementenvergunningen worden verleend binnen de gestelde kaders. Duidelijkheid voor alle betrokken partijen inzake de uitgangspunten en de regelgeving voor evenementen. Duidelijkheid inzake de rollen en verantwoordelijkheden van evenementenorganisatoren enerzijds en de gemeente Oudewater anderzijds. Duidelijkheid in de wijze waarop de gemeente Oudewater evenementen ondersteunt.

Argumenten 1.1 Het Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 is geactualiseerd en past daardoor in de manier waarop we anno 2021 met evenementen in Oudewater willen omgaan. De informatie in het beleid is gecontroleerd op juistheid, volledigheid en daarmee actualiteit. Processen die in de praktijk al worden gehanteerd, zijn in het Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 omschreven zodat het beleid de werkelijkheid ondersteunt. 1.2 Het Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 is afgestemd met belanghebbenden en daarmee breed gedragen. Voorafgaand, gedurende en na afloop van het schrijven van het Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021, is er inbreng geleverd door belanghebbenden. Het evenementenbeleid is daardoor een optimale balans geworden van alle visies gecombineerd. 1.3 Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 bevat alle kaders en enkele nieuwe regels Het nieuwe evenementenbeleid is geactualiseerd qua regelgeving en bevat een volledig overzicht van de kaders en aandachtspunten voor organisatoren en vergunningverleners teneinde een succesvol evenement te organiseren voor Oudewater. Bestaande evenementen kunnen met deze nieuwe regels gewoon doorgang vinden. 1.4 Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 bevat duidelijkheid voor omwonenden Het nieuwe evenementenbeleid kent een schema met regels per evenementenlocatie.

Kanttekeningen 1.1 Het evenementenbeleid is een balans van verschillende meningen en belangen Op het Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 zijn in de loop van het proces diverse visies ingediend door allerlei belanghebbenden. Dit betreffen uiteenlopende visies, waarvan een zo goed mogelijke balans is vastgelegd in het beleidsstuk. Er kan niet aan ieders persoonlijke wensen worden voldaan, maar met het beleid is getracht alle visies zo goed mogelijk te combineren. Daar waar iets niet in het beleid thuis hoorde, is dit wel gedocumenteerd en gedeeld met de betreffende verantwoordelijken om ook op die vlakken voortgang te realiseren voor belanghebbenden. 1.2 Het beleid kent een uitzondering in ondersteuning voor Sinterklaasintochten en Koningsdag Het Evenementenbeleid kent regels ten aanzien van de ondersteuning van evenementen door de gemeente met materialen, zoals bijvoorbeeld dranghekken. Deze materialen kunnen worden opgehaald op het Stadserf in Oudewater. Uitsluitend voor de Sinterklaasintochten en de vieringen van Koningsdag wordt een uitzondering gemaakt en wordt het transport van materialen door de gemeente gratis verzorgd. Reden voor deze uitzondering is dat beide evenementen breed gedragen volksfeesten zijn, waarvoor deze service vanuit de historie is gegroeid.

1.3 Het Evenementenbeleid bevat een aantal specifieke regels voor elk van de meest gebruikte evenementenlocaties Zo beschrijft het beleid voor de binnenstad een maximum van in totaal 12 evenementen per jaar. Momenteel vinden jaarlijks zo’n 8 vergunningplichtige evenementen plaats in de binnenstad per jaar. Het aantal van 12 evenementen biedt dus mogelijkheid tot verruiming. Anderzijds is het een beperking ten aanzien van het oude beleid, dat elke dag van het jaar een groot evenement toestond. 1.4 Met een correcte implementatie van dit Evenementenbeleid zijn extra kosten gemoeid Het Evenementenbeleid kent een aantal nieuwe onderdelen, waarvoor extra ambtelijke inzet benodigd is. Voor deze extra inzet is jaarlijks een extra bedrag nodig, dat nu niet beschikbaar is gesteld. Meer info onder het kopje Financiën.

Financiën Al jaren ondersteunt de gemeente Oudewater diverse evenementen in de vorm van het uitlenen van dranghekken, afvalcontainers, etc. Kosten zijn hiervoor niet eerder in rekening gebracht. Voor evenementen passend binnen de afwegingskaders opgenomen in het evenementenbeleid blijft dit nog steeds gratis aangeboden. Dit brengt geen nieuwe kosten met zich mee voor de organisatoren. Uit het Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 komen enkele acties voort, zoals het organiseren van een jaarlijkse evenementenbijeenkomst. Deze acties moeten worden uitgevoerd om het nieuwe beleid juist en volledig uit te kunnen voeren. Met het uitvoeren van deze acties, is extra inzet gemoeid van diverse medewerkers van gemeente Oudewater. Voor Team Vergunningen Toezicht en Handhaving, is voor implementatie en uitvoering van dit beleid structureel jaarlijks 36 extra uur aan inzet nodig à €3.500,- per jaar.

Uitvoering Het Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 is een handleiding voor eenieder die in de gemeente Oudewater te maken krijgt met evenementen. Het stuk biedt handvatten die bij een correcte naleving ervan, duidelijkheid creëren voor organisatoren, inwoners, ondernemers en vergunningverleners. Zodra het beleid is vastgesteld, fungeert het als handboek voor inwoners van de gemeente, en als regelgevende leidraad voor vergunningverleners van de gemeente. Vergunningverleners verlenen dan vergunningen binnen de regels zoals gesteld in het Evenementenbeleid.

Communicatie Het Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 wordt middels publicatie in het digitaal Gemeenteblad bekendgemaakt. Daarnaast wordt het Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2020 gedeeld op internet en op verzoek desgewenst persoonlijk digitaal verstrekt.

Samenhang met eerdere besluitvorming

Het evenementenbeleid uit 2012 is in corsa geregistreerd onder nummer DCS.007203

Bijlagen 1- Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 deel A, in Join: D/21/023520 2- Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 deel B, in Join: D/21/023522 3- Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021 deel C, in Join: D/21/023525 4- Raadsbesluit, in Join: D/21/023537 5- Collegevoorstel, in Join: D/21/023515