Raadsvoorstel 'Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021' - Bijlage 4 (Deel C - Naslagwerk, achtergronden en regels.pdf

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater

Deel C – Naslagwerk - details, achtergronden en regels

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C

Inhoudsopgave Hoofdstukken 1.

Evenementen in Oudewater ......................................................................................................................... 2

2.

Alles over de evenementenvergunning-aanvraag....................................................................................... 7

3.

Regels voor evenementen ......................................................................................................................... 18

Bijlagen ................................................................................................................................................................. 29 A. Menukaart ondersteuning ............................................................................................................................... 30 B. Standaardvoorschriften evenementenvergunning .......................................................................................... 31 C. Toelichting en checklist draaiboek en veiligheidsplan ............................................................................... 33 D. Minimale inrichting evenemententerrein ....................................................................................................... 36 E. Checklist afwegingskader type evenement .................................................................................................. 37 Oplegger implementatie Evenementenbeleid 2021 ........................................................................................... 39

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 1

1. Evenementen in Oudewater Evenementen in de gemeente Oudewater komen tot stand door en voor inwoners, met de inzet van

vrijwilligers, ondernemers, verenigingen en stichtingen. Het doel van de gemeente is dan ook om (initiatieven tot) evenementen mogelijk te kunnen maken. De inwoners houden van (enige) reuring en gezelligheid, maar genieten ook van de rust en ruimte. Belangrijk is de juiste balans tussen levendigheid en leefbaarheid. Oudewater hanteert de volgende uitgangspunten: • • •

De Openbare Orde en Veiligheid voor alle inwoners en bezoekers is gegarandeerd. Ofwel het uitgangspunt is een veilig, verantwoord en vergund evenement. Er is blijvend aandacht voor de leefbaarheid (overlastbeperking) in Oudewater De gezondheid en het milieu in de stad mogen niet te veel worden belast.

In hoofdstuk 3 van dit document zijn deze uitgangspunten vertaalt in regels, afspraken en aandachtspunten voor organisatoren. Een organisator van een evenement heeft vanaf het indienen van de vergunningaanvraag, één vast contactpersoon bij de gemeente. Dit houdt de lijnen kort en zorgt voor een open, snelle en heldere communicatie. De regels in dit naslagwerk gaan vrijwel geheel over evenementen waarvoor een vergunning nodig is. Voor kleinschalige evenementen zoals bijvoorbeeld een buurtbarbecue, kan een organisator vaak volstaan met het indienen van een melding. (Zie subparagraaf 2.1.1)

1.1 Wat is een evenement? Een evenement is ‘Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. Dit betekent onder meer dat evenementen die op eigen terrein plaatsvinden maar wel voor publiek toegankelijk zijn, ook als evenement kunnen worden aangemerkt. Een privéfeest (zoals verjaardag of trouwerij) zal niet als

evenement worden bestempeld. De APV omschrijft in artikel 2.24 de exacte begripsbepaling van een evenement. Een ‘evenement’ omvat zowel de opbouwperiode, de uitvoering als de afbouwperiode. 1.2 Wie zijn betrokken bij evenementen? Niet alleen de organisator van het evenement en de gemeente spelen een rol bij (de besluitvorming rond) evenementen. Een overzicht: •

De organisator van een evenement plant het evenement en voert het evenement uit. De organisator is primair verantwoordelijk voor een veilig en ordelijk verloop van een evenement,

zowel in de voorbereidingsfase, realisatiefase als afbouwfase. De organisator doet de vergunningsaanvraag, is daarmee contactpersoon voor de gemeente, en stemt af en/of informeert • •

betrokkenen. De burgemeester verleent de vergunning en is verantwoordelijk voor het toezicht op c.q. de handhaving van de Openbare Orde en Veiligheid bij evenementen. Vanuit de Gemeente Oudewater is Team VTH verantwoordelijk voor het coördineren van de

vergunningenprocedure en het opmaken van het uiteindelijke besluit met eventuele aanvullende maatregelen die de organisator moet nemen. De gemeente fungeert als spil tussen evenementenorganisatoren en hulpdiensten. Daarnaast is de gemeente verantwoordelijk voor het waar nodig samenbrengen van de relevante partijen en het zonodig initiëren van overleg, tussentijdse afstemming (in aanloop naar en tijdens het evenement), schouw en evaluatie.

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 2

•

De politie heeft een adviesrol op het gebied van preventieve maatregelen ter voorkoming van openbare-orde-verstoring, aspecten van crowd management en crowd control en mogelijke verstoringen op het gebied van mobiliteit/verkeer. Tijdens evenementen is de organisator

•

•

• •

verantwoordelijk voor alle maatregelen die nodig zijn voor een veilig en ordelijk verloop van het evenement. De politie heeft een rol wanneer de openbare orde en veiligheid in het geding komt. De Veiligheidsregio Utrecht (VRU) (brandweer, GHOR) heeft een adviesrol op het gebied van brandveiligheid en gezondheid(risico’s). Hierbij wordt onder andere gekeken naar (brand)preventie, bereikbaarheid voor hulpdiensten, vluchtroutes voor het publiek en de inzet van EHBO’ers en hulpverleners.

De Buitengewoon Opsporingsambtenaren (BOA’s) en cluster Toezicht van de gemeente Oudewater zijn betrokken bij het toezicht op het naleven van de vergunningsvoorwaarden tijdens het evenement en bijvoorbeeld het wegslepen van auto’s bij een wegsleepregeling. De Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) is eventueel betrokken bij de advisering omtrent

geluidsnormen en metingen van het geluid tijdens evenementen. Particuliere diensten voor onder andere beveiliging, verkeersregelaars en medische zorg die

worden ingezet door de organisator zijn eventueel betrokken bij de planvorming en werken in de uitvoering van het evenement samen met alle betrokken partijen, waarbij de organisator het •

aanspreekpunt is. (Eventueel) de eigenaar van de evenementenlocatie (gebouw of grond), waarmee de organisator afspraken maakt over het gebruik, beheer en oplevering. Organisator is aanspreekpunt.

1.3 Stimuleren evenementen De gemeente Oudewater stimuleert in het algemeen evenementen: •

die een positieve bijdrage leveren aan het imago van Oudewater op het gebied van de volgende drie kernpunten: natuur (buitengebied), rijke historie, kleurrijke bevolking (levendigheid & diversiteit). o die toerisme en recreatie stimuleren door gebruik te maken van de tastbare en rijke o

•

geschiedenis van Oudewater en de unieke groene omgeving.

die qua omvang passen bij Oudewater en de maatschappelijke samenhang en levendigheid in de stad vergroten; er is zowel diversiteit op inhoud, locatie en doelgroep

als in continuïteit en vernieuwing. met economische spin-off voor ondernemers en inwoners van de gemeente. Bijvoorbeeld omdat een evenement een extra toestroom aan bezoekers veroorzaakt.

1.4 Afwegingskader evenementen Op basis van twee typen evenementen bepaalt de gemeente Oudewater vervolgens op welke manier evenementen (kunnen) worden ondersteund. De twee typen evenementen zijn:

1.4.1 Oudewaterse evenementen Evenementen die zich primair richten op onze eigen inwoners en de directe regio, georganiseerd door vrijwilligers en lokale ondernemers. De evenementen zijn kleinschalig en zijn er voor alle doelgroepen, van gezinnen met jonge kinderen tot ouderen. De evenementen ondersteunen de identiteit van de stad, zijn veelal terugkerend en vinden verspreid plaats, zowel in tijd als locatie (zie ook subparagraaf 2.4.1 over de evenementenkalender). De evenementen zijn uniek en kenmerkend in hun soort qua inhoud. Oudewaterse evenementen hebben meerwaarde voor maatschappelijke samenhang en levendigheid, imago, identiteit en/of economie. De organisatie heeft géén winstoogmerk; een

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 3

commercieel evenement is daarmee geen Oudewaters evenement en dient zelfvoorzienend te zijn, tenzij het een beeldbepalend evenement als beschreven onder subparagraaf 1.4.2 is.

1.4.2 Beeldbepalende evenementen Evenementen die een bijdrage leveren aan het versterken van het imago van Oudewater door

optimaal gebruik te maken van de Oudewaterse identiteit. De identiteit karakteriseert zich in: historie (bijv: touwindustrie, heksenvrijstad, monumenten), natuur (bijv: water, het Groene Hart, streekproducten). Dat kan op twee manieren: 1.

2.

Het evenement belicht de historie van de evenementenlocatie en/of de stad/gemeente in het algemeen. Hierbij kunnen ook de geschiedenis van de touwindustrie en het thema ‘heksenvrijstad’ een rol spelen. Het geven van een doorkijk naar de toekomst van de gemeente Oudewater, wordt aangemoedigd.

Het unieke groene landschap e.d. in en rondom Oudewater is onderdeel van het evenement door recreatieve (programma)onderdelen.

Deze evenementen zijn uitnodigend voor iedereen uit Oudewater, maar vormen ook een reden om

Oudewater te bezoeken en trekken ook bovenregionaal publiek aan. De evenementen kunnen zowel terugkerend als eenmalig worden georganiseerd. Evenementen die niet in voldoende mate aansluiten bij subparagraaf 1.4.1 en 1.4.2, doorlopen

weliswaar hetzelfde (vergunningen)proces, maar dienen verder zelfvoorzienend te zijn. In bijlage E is een checklist opgenomen die kan worden gebruikt bij het toetsen van een evenement aan bovengenoemd afwegingskader.

1.5 Extra gemeentelijke ondersteuning evenementen Alle Oudewaterse evenementen en alle niet-commerciële Beeldbepalende evenementen, kunnen gratis gebruik maken materialen als vermeld in de menukaart in bijlage A. Voor deze evenementen geldt dat aanvullend de volgende ondersteuning kan worden geboden: •

•

Indien gewenst, kan de gemeente overleg faciliteren tussen organisatoren in brede zin, om elkaar te versterken en van elkaar te leren, maar ook tussen de directe organisator en betrokken instanties om zo te komen tot een kwalitatief sterker en veilig evenement. Indien gewenst, kan de gemeente deze evenementen te ondersteunen met extra promotie door inzet van communicatiekanalen van de gemeente. Ofwel: Oudewaterse evenementen en Beeldbepalende evenementen kunnen gratis (extra) onder de aandacht worden gebracht via de

•

social-mediakanalen van de gemeente Oudewater en de gemeentepagina in de IJsselbode. De gemeente kan niet-commerciële evenementen eventueel vrijstellen van leges en belastingen, wanneer dit mogelijk is volgens de legesverordening. De legesverordening is te vinden via www.overheid.nl, of klik hier voor een directe link naar de legesverordening van 2021.

Overige evenementen en commerciële beeldbepalende evenementen kunnen tegen vergoeding gebruik maken van materialen / diensten.

1.5.1 Palen binnenstad In de binnenstad staan palen die met behulp van een palensleutel in de straat kunnen zakken dan wel gebruikt kunnen worden om een wegafsluiting te creëren. Bij geheel verwijderbare palen dienen

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 4

de lege gaten te worden gedicht, zodat dit veilig is voor bezoekers. De palen dienen door de

organisatie veilig te worden opgeslagen en na afloop van het evenement terug te worden geplaatst. Schade of vermissing wordt doorberekend aan de organisator. 1.5.2 Transport

De gemeente Oudewater verzorgt geen transport van de materialen voor evenementen. Evenementen kunnen de materialen op afspraak ophalen op het stadserf in Oudewater. De gegevens van een contactpersoon worden gedeeld in de evenementenvergunning. Er geldt een uitzondering voor de Sinterklaasintochten en de vieringen van Koningsdag in alle kernen van de gemeente Oudewater.

Reden voor deze uitzondering is dat beide evenementen breed gedragen volksfeesten zijn, waarvoor deze service vanuit de historie is gegroeid. Voor deze evenementen wordt het transport van de benodigde materialen gratis verzorgd door de gemeente. 1.6 Beperkingen specifieke evenementen 1.6.1 Verboden evenementen

Een vergunningaanvraag zal worden geweigerd wanneer er sprake is van: • Evenementen waarbij dieren ter vermaak worden gebruikt en waarbij de gezondheid van dieren

gevaar kan lopen. Een uitzondering vormt een circus mits deze is aangesloten bij de Vereniging van Nederlandse Circus-ondernemingen. De Wet dieren is van toepassing.

1.6.2 Circussen, kermissen, braderieën en vlooienmarkten

Circussen, kermissen, braderieën en vlooienmarkten zijn in de basis geen evenementen die aangemerkt kunnen worden als ‘Oudewaters evenement’ of ‘beeldbepalend evenement’. Een beperking van het aantal evenementen in deze categorieën is op zijn plaats, om deze groep evenementen aantrekkelijk te houden voor de inwoners van de gemeente Oudewater. Categorie

Kaders

Circus 1 per jaar

• • • •

Circussen die onderdeel uitmaken van een evenement worden in deze telling ook meegenomen. Eén klein circus met een terreingebruik van maximaal 2200 m2 en een tent van 25x35 meter dat plaats vindt op het parkeerterrein aan de Waardsedijk. Vindt niet gelijktijdig met andere evenementen plaats in dezelfde kern. Eindtijd: zondag t/m donderdag 23.00 uur, zaterdag 24.00 uur. Maximaal 4 aaneengesloten dagen.

Kermis 1 per jaar

• • •

Kermissen die onderdeel uitmaken van een evenement worden in deze telling ook meegenomen. Vindt niet gelijktijdig met andere evenementen plaats in dezelfde kern. Eindtijd: zondag t/m donderdag 23.00 uur, zaterdag 24.00 uur. Maximaal 4 aaneengesloten dagen.

Braderie 1 per jaar

•

Een braderie is een evenement in de openlucht waar verkoop van goederen centraal staat met als doel het maken van winst. Een themamarkt, zoals een kerstmarkt of boekenmarkt, valt niet onder de noemer braderie. De maximale aantallen gelden niet voor een braderie die onderdeel is van een evenement.

Vlooienmarkt 3 per jaar

•

• •

•

Een vlooienmarkt is een markt in de open lucht waar hoofdzakelijk tweedehands en/of incourante goederen worden verhandeld. Een rommelmarkt of kofferbakmarkt vallen hier ook onder. De maximale aantallen gelden niet voor een vlooienmarkt die onderdeel is van een evenement, zoals tijdens Koningsdag.

1.6.2.1 Keuzeprocedure circussen, kermissen, braderieën en vlooienmarkten

Circussen, kermissen, braderieën en vlooienmarkten melden zich aan conform de afspraken omtrent de evenementenkalender. Bij de keuze worden uniciteit en ervaringen van voorgaande jaren Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 5

afgewogen, zoals klachten, nakomen van afspraken en overlast. Ervaringen van andere gemeenten worden ingewonnen en afgewogen. De selectie vindt plaats bij het vaststellen van de evenementenkalender, uiterlijk in week 3 (zie paragraaf 2.4.1). Na de selectie ontvangen de

aangemelde circussen, kermissen, braderieën en vlooienmarkten een aanwijzing dan wel een afwijzing. Indien aangewezen, mag een evenementenvergunning worden aangevraagd. Er wordt met de aanvraag voldaan aan de gestelde kaders en regelgeving in dit evenementenbeleid. Wanneer de maximale aantallen nog niet bereikt zijn in de evenementenkalender kan een verzoek worden ingediend in het lopende jaar.

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 6

2. Alles over de evenementenvergunning-aanvraag De gemeente Oudewater houdt van een bruisende gemeente en omarmt evenementen die daaraan een positieve bijdrage leveren. Uitgangspunt is dat deze evenementen wel veilig, verantwoord en vergund moeten zijn. Samen met u als organisator van een evenement willen we dat mogelijk

maken. Wanneer u een idee heeft voor het organiseren van een (nieuw) evenement in onze gemeente, dan is het leggen van contact met onze evenementen-coördinator uw eerste stap. De

evenementen-coördinator kan al vanaf het allereerste begin - op basis van uw plannen - vertellen waar u rekening mee moet houden en hoe de vergunningaanvraag of indiening van de melding eruit moet gaan zien. Zo blijft het voor u behapbaar, overzichtelijk en verantwoord.

2.1 Is een vergunning wel nodig? In gemeente Oudewater wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten evenementen. •

Evenementen met een meldingsplicht

Dit betreft kleinschalige evenementen, die binnen een vaste set voorwaarden passen. •

Evenementen met een vergunningsplicht Dit betreft grootschaliger evenementen, waarvoor maatwerk noodzakelijk is.

De evenementen-coördinator kan op basis van de eerste plannen voor een evenement, vaak een goede inschatting voor de organisator maken of een evenement onder een meldingsplicht of een vergunningsplicht komt te vallen. Is een activiteit volgens de begripsbepaling in de APV geen

evenement? Dan hoeft voor deze activiteit geen melding te worden gedaan of een vergunning te worden aangevraagd. We spreken dan ook niet over ‘evenementen’. 2.1.1 Evenementen met een meldingsplicht

Een melding1 voor een evenement volstaat als: • • •

• •

Het aantal gelijktijdig aanwezigen minder dan 200 personen bedraagt.

Het plaatsvindt tussen 09.00 en 24.00 uur (op zon- en feestdagen tussen 13.00 en 22.00 uur) en duurt maximaal één dag.

Er enkel ‘achtergrondmuziek’ is. Het muziekniveau bedraagt maximaal 77 dB(A)/87 dB(C), gemeten op de dichtstbijzijnde gevel van derden. Buiten de genoemde tijden mag geen muziek ten gehore worden gebracht. Er geen (alcoholhoudende) drank en/of etenswaren tegen (commerciële) betaling worden verstrekt. Er alleen enkele kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van maximaal 25m2 per object. Bij een tent of overkapping wordt deze door minder dan 150 personen tegelijkertijd gebruikt. Het evenement vindt dus plaats in de open lucht met bijvoorbeeld enkele kleine partytenten.

Wanneer een evenement niet binnen bovengenoemde regels past, is een vergunning nodig.

1

De voorwaarden als genoemd in APV afdeling 7 art. 2:25. Bij een wijziging van de APV kunnen deze voorwaarden veranderen.

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 7

Termijn en aan te leveren informatie

Een melding kan uiterlijk 10 werkdagen vóór het evenement worden gedaan via het digitale loket van de gemeente Oudewater. Hierbij wordt door de organisator een situatieschets aangeleverd. Dat is een digitale plattegrond met schaalaanduiding, waarop het evenemententerrein ten opzichte van de directe omgeving wordt weergegeven. Voor het evenement moet een organisator worden aangewezen als contactpersoon, die bereikbaar is voor de hulpdiensten.

Bevestiging

Na het doen van een melding ontvangt de organisator automatisch een ontvangstbevestiging van de

melding. Het evenement kan plaatsvinden zodra de organisator aanvullend het bericht heeft ontvangen dat de melding (onder bepaalde voorwaarden) is geaccepteerd. Mochten er naar aanleiding van de aanvraag toch aanvullende vragen of bezwaren zijn, dan ontvangt de organisator hiervan uiterlijk binnen 5 werkdagen na het doen van de aanvraag bericht. De gemeente stuurt een akkoord op een melding door naar toezichthouders, politie en de veiligheidsregio. 2.1.2 Evenementen met een vergunningsplicht

Vaak zal voor een evenement van enige omvang een vergunning nodig zijn. Dit evenementenbeleid bevat verder regels die gelden voor de vergunningplichtige evenementen. 2.2 Waarom een vergunning?

Een vergunning wordt door de burgemeester aan de organisator verleend. Een vergunning is bedoeld om de veiligheid van de bezoekers van het evenement én de omgeving (zowel de mens als de

openbare ruimte) zoveel mogelijk te waarborgen. Het is van belang om voorafgaand aan het indienen van een vergunningsaanvraag, goed over de organisatie, de risico’s en de te nemen maatregelen om deze risico’s te beperken, na te denken. De evenementen-coördinator kan hier al in een vroeg stadium over meedenken en adviseren. Afhankelijk van het evenement worden in het vergunningentraject vervolgens verschillende diensten betrokken. Denk bijvoorbeeld aan de Veiligheidsregio Utrecht (VRU), de politie, en de Omgevingsdienst. Zij toetsen niet alleen de

vergunningsaanvraag en de bijbehorende plannen op hun vakgebied, maar geven de gemeente ook advies. De burgemeester verleent in principe een vergunning voor alle evenementen waarvoor geen weigeringsgrond is op basis van de APV. De verleende vergunning bevat de voorwaarden en beperkingen waaronder het evenement mag plaatsvinden. Op basis van de vergunning kan gehandhaafd worden, hoofdstuk 3.5 gaat hier verder op in.

2.3 Wettelijk kader De basis aan wet- en regelgeving voor de organisatie van alle evenementen, en in het bijzonder de veiligheid daarvan, wordt gevormd door: 1. De Gemeentewet, waarin in art. 174 is bepaald dat de burgemeester belast is met toezicht op 2.

evenementen. De Algemene Plaatselijke Verordening (APV) die bepaalt wanneer een activiteit een evenement

3.

APV zoals geldig in 2021. De Algemene wet bestuursrecht, waarin onder andere is bepaald hoe omgegaan wordt met

4.

is en vormt de juridische grondslag voor de vergunningverlening. De evenementenvergunning is dan ook een ‘APV-vergunning’. De APV is te vinden op www.overheid.nl, of klik hier voor de

vergunningsaanvragen en bezwaren. De Wet veiligheidsregio’s, die de rol beschrijft van de brandweer en geneeskundige hulpverlening bij het adviseren van de burgemeester over het verlenen van een evenementenvergunning. Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 8

5.

Het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (bgbop), die de

6.

(BB). Naar verwachting wordt in 2021 de Omgevingswet van kracht, waarin sprake is van

brandveiligheidsvoorschriften voor evenementenlocaties anders dan een gebouw beschrijft. Voor evenementen die gehouden worden in gebouwen staat dit beschreven in het Bouwbesluit 2012

omgevingsplannen in plaats van bestemmingsplannen. Tevens vervalt hiermee het Bouwbesluit. Vanaf dan geldt voor evenementen in gebouwen het bepaalde in de Omgevingswet. De

Omgevingswet is daarnaast van invloed op overige randvoorwaarden die gesteld kunnen worden aan evenementenlocaties anders dan gebouwen (in het kader van de omgevingsplannen). Het

7.

uitgangspunt van de wet is namelijk het vinden van een goede balans tussen het beschermen en benutten van de fysieke leefomgeving (bijvoorbeeld voor het houden van een evenement).

Overige wetten die van toepassing kunnen zijn: a. Drank- en horecawet, waarin is bepaald dat een ontheffing nodig is voor het schenken

van zwak alcoholische dranken tijdens een evenement (een bijzondere gelegenheid van tijdelijke aard, met een duur van maximaal 12 aaneengesloten dagen). Voor sterke drank

b.

is geen ontheffing mogelijk. De Warenwet is gericht op de veiligheid van levensmiddelen en andere producten voor

c.

tatoeëren en piercen. Zondagswet, waarin is bepaald dat het op zon- en feestdagen niet is toegestaan

d.

verlenen. Wanneer een organisator een loterij of ander kansspel, zoals een bingo, wil organiseren

de consument. Diverse uitvoeringsbesluiten hebben een relatie tot evenementen, waaronder de besluiten omtrent attracties- en speeltoestellen, hygiëne van levensmiddelen en het

evenementen te organiseren voor 13.00 uur. Ook mag geen geluid geproduceerd worden dat op 200 meter afstand hoorbaar is. De burgemeester kan hierop een ontheffing

is de Wet op de Kansspelen van toepassing en geldt een vergunnings- of meldingsplicht.

2.4 Van aanvraag evenementenvergunning tot evaluatie

De organisator is verantwoordelijk voor het tijdig en compleet indienen van de vergunningaanvraag inclusief de benodigde bijlagen. De vergunningaanvraag vindt plaats via het digitale loket van de

gemeente Oudewater (www.oudewater.nl/balie). Hier kan een organisator desgewenst ook eerst een vergunningencheck doen, om te bepalen welke vergunningen nodig zijn voor zijn of haar evenement.

Uiteraard kan een organisator deze informatie ook opvragen bij de evenementen-coördinator. Wanneer de aanvrager éénmaal een vergunningaanvraag heeft ingediend via dit systeem, kan de aanvraag worden opgeslagen. Bij een volgende editie van het evenement, kan de eerder ingevulde informatie worden geladen, en hoeven alleen de noodzakelijke wijzigingen te worden aangepast. Nadat de aanvraag is ontvangen bij de gemeente, maakt de gemeente met behulp van de Behandelingsclassificatie-scan van de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) een risico-inschatting. Deze

inschatting geeft aan of een evenement qua procedure in de vergunningaanvraag als A-, B-, of Cevenement wordt behandeld.

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 9

A-evenement

Regulier-evenement waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer hulpdiensten niet noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

B-evenement

Aandacht-evenement waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer hulpdiensten voorstelbaar worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

C-evenement

Risicovol-evenement waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer hulpdiensten noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

Zie voor een verdere toelichting van deze classificaties en bijbehorende vergunningstermijnen en aan te leveren stukken, hoofdstuk 2.7.

2.4.1 Stap 1: De evenementenkalender De gemeente Oudewater stelt elk jaar een evenementenkalender voor het komende jaar vast. De

kalender heeft als doel om aan de ene kant een goed overzicht te hebben op het aantal evenementen voor het komende jaar en om de planning (beschikbare capaciteit) daarvan goed te kunnen regelen. Aan de andere kant geeft het ook inwoners een goed overzicht van wat op de planning staat. Organisatoren moeten hun plannen voor evenementen melden bij de gemeente.

De evenementenkalender wordt samen met de organisatoren opgesteld in een jaarlijkse bijeenkomst om zo met elkaar ideeën uit te wisselen, samenwerking op te zoeken en elkaar te versterken. Tevens kunnen gemeenten en betrokken partijen organisatoren hier informeren over de laatste ontwikkelingen op het gebied van evenementen.

Met behulp van de evenementenkalender kunnen politie, brandweer en andere overheidsdiensten anticiperen op de inzet van mensen en middelen ten behoeve van de diverse evenementen in de

regio. Organisatoren die hun evenement hebben aangemeld, weten dat de door hun geplande locaties en tijdstippen niet door een ander evenement worden ingenomen. Daarnaast helpt de kalender om evenementen zo goed mogelijk te spreiden over het jaar en de beschikbare locaties, zie tevens hoofdstuk 3.7 over locatie-profielen. Als een evenement niet is opgenomen in de evenementenkalender, is de kans groter dat een

vergunning voor het evenement moet worden geweigerd; bijvoorbeeld omdat de inzet van voldoende politie op dat moment niet mogelijk is en de openbare orde en veiligheid daardoor in het geding komt.

Als een evenement is opgenomen op de evenementenkalender, geeft de gemeente aan dat ze het voornemen heeft om voor deze evenementen een vergunning te verlenen. Dat betekent echter niet dat een evenement per definitie een vergunning krijgt en doorgang vindt. Er dient altijd tijdig een vergunning te worden aangevraagd.

Gelijktijdige evenementen

Wanneer twee evenementen-organisatoren een evenement op dezelfde datum, tijd en locatie willen organiseren en/of wanneer er onvoldoende tijd tussen twee evenementen op één locatie zit (zie hoofdstuk 3.7), dan brengt de gemeente Oudewater beide organisatoren met elkaar in contact.

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 10

Wanneer betrokken partijen niet samen tot een compromis komen, beslist de gemeente welk evenement doorgang kan vinden. In volgordelijkheid: I.

Bij het samenstellen van de evenementenkalender op basis van het afwegingskader (zie hoofdstuk 1.3 en bijlage E) in volgordelijkheid: 1. Oudewaterse evenementen, 2. Beeldbepalende evenementen, en 3. Overige evenementen. Bij B- en C- evenementen (zie hoofdstuk 2.7) kunnen ook belasting op locatie, omgeving en risico’s in het kader

II.

III.

van de openbare orde en veiligheid als overweging worden meegenomen in de motivatie; Wanneer één van beide evenementen niet is aangemeld voor de evenementenkalender kan het evenement dat wel is aangemeld voor de evenementenkalender doorgang vinden (en het niet gemelde evenement dus niet). Wanneer beide evenementen niet zijn aangemeld voor de evenementenkalender wordt alsnog een toets gedaan op basis van het afwegingskader (zie hoofdstuk 1.4). Komen beide evenementen in aanmerking, dan beslist de gemeente in het voordeel van het evenement waarvoor de vergunning het eerst is aangevraagd.

Aan te leveren informatie voor de evenementenkalender

Op de kalender worden evenementen eenduidig opgenomen. Binnen - een door gemeente genoemde tijdsperiode - levert de organisator de volgende informatie aan: • • • • • •

Naam van het evenement. Naam van de organisator en contactgegevens. Datum en/of tijdvak van het evenement. Locatie(s) van het evenement. Doel/soort evenement. Verwachte omvang van het publiek.

De gemeente vult de informatie op de kalender aan met: •

Een eerste inschatting voor de risicoclassificatie (Meldingsplichtig, A-, B-, of C-evenement), op basis van ervaring van eerdere edities van het evenement. Zo kan een organisator in de planvorming en voorbereiding al rekening houden met de bij de classificatie behorende maatregelen. Voor nieuwe evenementen is dit niet altijd mogelijk en is een

• •

Behandelingsclassificatie-scan op basis van de vergunningaanvraag nodig. In alle gevallen geldt dat na de definitieve aanvraag de classificatie kan wijzigen. Afwegingskader (Oudewaterse evenementen, beeldbepalende evenementen, overige evenementen) (zie checklist in bijlage E). Behandelingsstatus (kalender, in aanvraag/behandeling, vergund).

Periode en termijnen

De evenementenkalender wordt jaarlijks opgesteld en uiterlijk in week 3 van het nieuwe jaar

vastgesteld en gepubliceerd. Organisatoren kunnen in november evenementen aanmelden voor de kalender. Na indienen van de evenementen vindt het gezamenlijk, jaarlijks overleg met organisatoren

en gemeente plaats. Indien er overleg plaats moet vinden tussen organisatoren die een evenement hebben aangemeld en dat evenement op dezelfde datum/locatie willen organiseren, geldt een termijn van 14 dagen waarop het besluit van de beide organisatoren moet worden medegedeeld aan de gemeente. Organisatoren die zich na vaststelling van de kalender melden, dienen hun evenement in de bestaande kalender in te passen qua datum en beschikbaarheid van de betreffende locatie. Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 11

Communicatie

De evenementenkalender wordt direct na vaststelling gepubliceerd via de website van de gemeente

Oudewater. Ten minste ieder kwartaal, of vaker indien noodzakelijk door wijzigingen, wordt een update van de kalender gepubliceerd. Bij de gemeente bekende organisatoren ontvangen uiterlijk op 1 november van elk jaar een e-mail met een uitnodiging om hun evenement aan te melden voor de nieuwe evenementenkalender. Op de gemeentepagina wordt in de eerste uitgave na 1 november een algemene oproep geplaatst tot het aanmelden van de evenementen voor de evenementenkalender.

Meerjarenvergunning niet mogelijk

Sommige evenementen vinden jaarlijks op vrijwel dezelfde wijze en in dezelfde periode plaats. Het is

niet mogelijk om hiervoor een meerjarenvergunning aan te vragen. Doordat voor iedere editie opnieuw een vergunning moet worden aangevraagd, blijven zowel de organisator als de gemeente kritisch kijken naar het evenement en de risico’s. Ook kunnen ervaringen naar aanleiding van de vorige editie als verbetering worden doorgevoerd. In het digitale loket kan de eerder gedane

vergunningaanvraag wel opnieuw worden geladen. Hierdoor hoeft de organisator alleen de wijzigingen door te voeren in de nieuwe aanvraag en niet alle basisinformatie of bijbehorende documentatie opnieuw in te voeren.

2.4.2 Stap 2: De vergunningaanvraag Van ieder evenement wordt afzonderlijk de vergunningaanvraag beoordeeld tijdens het vergunning-

verleningstraject. Op basis van deze beoordeling neemt de burgemeester het besluit tot het wel of niet afgeven van een evenementenvergunning. Hoelang van tevoren een vergunning moet worden aangevraagd, hangt af van de risicocategorie waarin het evenement valt. In het schema van hoofdstuk 2.7, zijn de termijnen toegelicht. Als het evenement risicovoller is, neemt de procedure meer tijd in beslag. Dat soort evenementen vraagt meer afstemming en voorbereiding tussen de gemeente, betrokken partijen zoals de hulpdiensten en de organisator. Op basis van de Behandelingsclassificatie-scan van de VRU, die door de gemeente wordt ingevuld, wordt een

behandelingsclassificatie vastgesteld: de te volgen procedure voor een A-, B-, of C-evenement. Deze classificatie is gebaseerd op vier profielen: • Organisatieprofiel (o.a. de organisator en ervaring). • • •

Publieksprofiel (o.a. aantal en type bezoekers). Activiteitenprofiel (o.a. tijdstip, muzieksoort en soort evenement).

Omgevingsprofiel (o.a. ingeschatte geluidsoverlast, parkeeroverlast).

Bij het invullen van de Behandelingsclassificatie-scan door de gemeente, is het belangrijk een juiste inschatting te maken van het evenement om de juiste classificatie vast te stellen. Daarmee wordt een te grote (regel)druk op alle partijen voorkomen. De scan wordt gedaan nadat de aanvraag volledig is ontvangen. Mocht een aanvraag onvoldoende informatie bevatten om een juist en compleet beeld schetsen van het evenement om deze inschatting goed te kunnen maken, dan neemt de contactpersoon van de gemeente contact op met de aanvrager. Op basis van deze informatie, kan

eventueel maatwerk worden toegepast in het laatste deel van de scan. Hiermee kan de classificatie naar boven of beneden worden bijgesteld. Zo wordt de meest passende classificatie bepaald.

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 12

Hoe weet een organisator welke termijn moet worden aangehouden?

De evenementen-coördinator kan een organisator een inschatting geven van de behandelingsclassificatie en bijbehorende termijnen. Ook kan de organisator het desgewenst zelf

opzoeken met de informatie uit dit beleidsstuk. In de evenementenkalender kan de organisator de voorlopige behandelingsclassificatie zien. Dit betreft een inschatting op basis van de beschikbare informatie bij het maken van de evenementenkalender en gegevens uit het verleden. Zo weet de organisator op hoofdlijnen welke voorbereidingen getroffen dienen te worden en wanneer stukken ingediend moeten worden.

Het schema in hoofdstuk 2.7 geeft de termijnen weer per behandelingsclassificatie. Na het vaststellen van de evenementenkalender ontvangen organisatoren van B- en C-evenementen tevens de uiterste data van indiening en een uitnodiging voor vooroverleg en evaluatie per e-mail.

De definitieve behandelingsclassificatie wordt echter pas bepaald op basis van de ingestuurde vergunningaanvraag en kan afwijken van de inschatting. Voor nieuwe evenementen is dit niet altijd

mogelijk. Dat geldt ook voor bestaande evenementen waarin bijvoorbeeld vernieuwingen worden doorgevoerd. Hiervoor geldt het dringende advies ten minste uit te gaan van de langste termijn en de aanvraag ruim op tijd in te dienen.

Tijdens een vergunningentraject kan op basis van kennis, ervaring en/of informatie het evenement in een andere categorie ingedeeld worden, als blijkt dat de impact of het risico groter of kleiner is dan ingeschat. Bijvoorbeeld door gewijzigde plannen of omstandigheden.

Termijnen

Voor iedere categorie aanvraag gelden termijnen, als vermeld onder hoofdstuk 2.7. De termijnen zijn erop gericht om evenementenvergunningen enerzijds tijdig te verstrekken, zodat een organisator voldoende tijd heeft eventuele maatregelen te nemen die voortvloeien uit de vergunning. Anderzijds

zijn de termijnen erop gericht om ruimte te hebben om op basis van de ingestuurde aanvraag en plannen met elkaar in gesprek te gaan om samen met de organisator, gemeente en betrokken partijen te komen tot een optimale planvorming voor een goed en veilig evenement.

Essentieel is dat een aanvraag compleet wordt ingediend. Dat wil zeggen dat alle benodigde stukken aanwezig zijn én inhoudelijk volledig zijn. Hoofdstuk 2.6 beschrijft welke bijlagen er eventueel kunnen worden gevraagd, en in het schema van hoofdstuk 2.7 staat welke bijlagen bij welk soort (classificatie) evenement moeten worden ingediend. Alleen op deze manier kan er door de betrokken partijen een gedegen advies gegeven worden aan de gemeente. Deze adviezen worden vertaald in voorwaarden vanuit de gemeente aan de organisator. Is de aanvraag incompleet, dan wordt de aanvrager volgens de regels in de Algemene wet bestuursrecht, door de gemeente verzocht de

aanvraag compleet te maken. Als de aanvraag niet of niet tijdig compleet wordt gemaakt, dan kan de gemeente de vergunningaanvraag buiten behandeling stellen. Bij het te laat indienen van een vergunningaanvraag, kan de gemeente de keuze maken om de

aanvraag niet in behandeling te nemen. In de praktijk gebeurt dit vooral wanneer de gemeente geen mogelijkheid ziet om het evenement in de resterende tijdsperiode voldoende te kunnen begeleiden en zodanig te kunnen vergunnen dat een veilig evenement wordt bewerkstelligd. Dit kan ook gebeuren wanneer er onvoldoende capaciteit is bij betrokken partijen zoals de politie, waardoor de openbare orde en veiligheid niet voldoende kan worden nagestreefd.

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 13

2.4.3 Stap 3: Samenwerkingsafspraak (overleg) Nadat de aanvraag officieel is ontvangen, komt er een samenwerkingsafspraak tussen de gemeente en met de organisator. Bij A-evenementen alleen wanneer één van de partijen hier aanleiding toe ziet. Bij B-evenementen in principe altijd, tenzij dit om gemotiveerde redenen niet nodig is. Bij C-

evenementen vindt altijd overleg plaats. Bij het overleg zijn alle relevante partijen als vermeld onder hoofdstuk 1.2 aanwezig. De planvorming dient uiterlijk twee weken voorafgaand aan het overleg door de gemeente naar de betrokkenen te worden toegezonden. Om dit te bewerkstelligen, volgt de organisator de gestelde termijnen als vermeld onder 2.7. In het overleg licht de organisator van het evenement op basis van de opgestelde stukken de plannen toe en bespreken de aanwezige betrokkenen de risico’s, knelpunten en mogelijke oplossingen. De inzet van de verschillende

(hulp)diensten en de organisator worden op elkaar afgestemd. De uitkomsten worden indien nodig in een update van de planvorming verwerkt door de organisator, wat leidt tot definitieve stukken. Ook wordt in gezamenlijkheid de termijn afgesproken wanneer de organisator de definitieve plannen aanlevert. Indien de definitieve stukken correct en compleet zijn, kan worden overgegaan tot

vergunningverlening. De afspraken als gemaakt worden door de gemeente vastgelegd in notulen, die worden gedeeld met alle aanwezigen. Een bijzondere vorm van ‘overleg' is een schouw. Vlak vóór of tijdens het evenement kan een

schouw plaatsvinden waarbij gecontroleerd wordt of de (veiligheids)voorzieningen uit de vergunning getroffen zijn en nageleefd worden. Hierbij zijn alle relevante partijen uitgenodigd. Een schouw vindt doorgaans alleen plaats bij C-evenementen.

De gemeente spant zich in om overlegmomenten met organisatoren van evenementen van vrijwilligersorganisaties, zoveel mogelijk plaats te laten vinden aan het einde van de middag. Deze

overlegmomenten vinden plaats in Oudewater of wanneer mogelijk telefonisch of in een online bespreking. Op deze manier wordt efficiënt omgegaan met de beschikbaarheid van zowel vrijwilligers van de organisatie als de betrokken partijen.

2.4.4 Stap 4: Het toekennen of weigeren van de vergunning

Na het (eventuele) vooroverleg levert de organisator de definitieve stukken aan bij de gemeente. De hulpdiensten schrijven daarop hun definitieve adviezen voor de gemeente. De gemeente is vervolgens verantwoordelijk voor het opmaken van het uiteindelijke besluit, dat genomen wordt door de burgemeester, mede op basis van de verkregen adviezen. Bij een positief besluit ontvangt de

aanvrager een vergunning per beveiligde e-mail. Tevens wordt het besluit gepubliceerd. Aan een positief besluit worden voorschriften en beperkingen verbonden. De belangrijkste regels voor evenementen waar vooraf rekening mee gehouden moet worden in planvorming en in de voorbereiding door organisatoren, staan vermeld in hoofdstuk 3. Ter illustratie zijn de

standaardvoorschriften, die van toepassing zijn op een evenementenvergunning, opgenomen in bijlage B. Zowel bij een positief als bij een negatief besluit, wordt de aanvrager in kennis gesteld via een

besluit in briefvorm. In artikel 1:8 van de APV is bepaald dat een vergunning kan worden geweigerd in het belang van de openbare orde en veiligheid, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu. Ook kan een vergunning geweigerd worden als er onevenredig veel beslag wordt gelegd op de hulpdiensten of gemeentelijke diensten of als de aard van het evenement zich niet verdraagt met het karakter of de bescherming van de gevraagde locatie (APV art. 2:25). Het uitgangspunt is dat

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 14

met behulp van extra maatregelen, veelal een weigering van de evenementenvergunning kan worden voorkomen.

2.4.5 Legeskosten De gemeente berekent kosten om de vergunning in behandeling te nemen (legeskosten). De hoogte

van de legeskosten verschilt per categorie evenement. De legeskosten staan vermeld in de legesverordening van de gemeente Oudewater. De aanvrager is deze legeskosten ook verschuldigd als de vergunning niet wordt verleend. De legesverordening is te vinden via www.overheid.nl, of klik hier voor een directe link naar de legesverordening van 2021. 2.4.6 Stap 5: Evaluatie

Bij A-evenementen wordt geëvalueerd indien één van de betrokkenen dit nodig acht. Bij B- en Cevenementen wordt in principe altijd geëvalueerd met de organisator en de betrokken adviserende partijen, tenzij er om gemotiveerde redenen geen aanleiding is voor een evaluatie. Het streven is deze evaluatie binnen 4 weken na het evenement te houden. De gemeente neemt hiertoe het

initiatief. Tijdens de evaluatie wordt samen beoordeeld of de getroffen maatregelen effectief waren. Ook worden afspraken gemaakt voor verbeteringen bij een komende editie van het evenement. In sommige gevallen zijn nieuwe maatregelen en/of voorwaarden nodig vanuit de gemeente. Bij de evaluatie worden ook berichten uit Oudewater die betrekking hebben op het evenement, van bijvoorbeeld inwoners, besproken. De uitkomsten van de evaluatie worden door de gemeente vastgelegd in notulen, die worden gedeeld met alle aanwezigen. 2.5 Adhoc en specifieke evenementen

Actuele, onverwachte, niet in te plannen gebeurtenissen, zoals een huldiging, een schaatswedstrijd op natuurijs of een WK-finale, vragen om meer flexibiliteit. Er moet sprake zijn van een bijzondere

omstandigheid om een last-minute evenement mogelijk te maken. Voorwaarde is dat de organisator een goed plan heeft en een complete aanvraag indient. Voor het doen van deze aanvraag neemt de organisator contact op met evenementen-coördinator om de mogelijkheden en aanpak te bespreken. 2.6 Bijlagen bij de vergunningaanvraag

In het schema van hoofdstuk 2.7 is benoemd welke bijlagen moeten worden ingeleverd bij welke evenementen. Een nadere toelichting: 2.6.1 Draaiboek en veiligheidsplan

Om een goed beeld te krijgen van het evenement, het tijdsverloop en het programma stelt de organisator een draaiboek op. Een checklist voor het opstellen van een draaiboek is opgenomen in bijlage C. Om een veilig en ordentelijk verloop van het evenement te waarborgen, moet de organisator van een B- en een C-evenement een veiligheidsplan opstellen. Hierin staan de risico’s

beschreven die van toepassing zijn op het evenement, inclusief de maatregelen die de organisator neemt om de risico’s te beperken (preventie) en welke actie de organisator neemt in geval van een incident. Daarnaast staat beschreven hoe de beveiliging is geregeld en welke taken deze uitvoert, hoe het weer gemonitord wordt en hoe medische zorg is geregeld. Een checklist voor het opstellen

van het veiligheidsplan is opgenomen in bijlage C. Bij A-evenementen volstaat het opstellen van een draaiboek met een (beknopte) veiligheidsparagraaf.

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 15

2.6.2 Situatieschets en plattegrond

Door een situatieschets en een plattegrond te maken, laat de organisator zien hoe de locatie is ingedeeld en hoe deze gebruikt wordt. Er wordt getekend op schaal, zodat de werkelijke afmetingen duidelijk worden. Er is sprake van twee verschillende soorten tekeningen. De situatieschets en de plattegrond (onder andere voor het aangeven van de situatie voor brandveilig gebruik). Voor het maken van de tekeningen kan gebruik gemaakt worden van het Geoportaal.

De situatieschets bevat in ieder geval: een noordpijl en schaalaanduiding in de tekening, het evenemententerrein ten opzichte van de directe omgeving en de directe omgeving, eventuele

afsluitingen van wegen, de aanvoerroute van hulpdiensten, de locatie van de nooduitgangen, de locatie van de EHBO. De plattegrond van het evenemententerrein of de evenementenlocatie bevat in ieder geval: een

schaalaanduiding, bouwwerken op het evenement, eventuele marktkramen en andere objecten die op het terrein worden geplaatst, bij verblijfsruimtes voor meer dan 150 personen de hoogste bezetting in aantal personen van die ruimte en de opstelling van inventaris/inrichting van die ruimtes, draairichting van doorgangen, nooduitgangen en vluchtroutes met breedte-aanduiding, noodverlichting, blusvoorzieningen, ingang voor hulpdiensten.

2.6.3 Mobiliteits-/verkeersplan, hekken en bebording

De maatregelen die de organisator neemt in het kader van de risico’s omtrent verkeersveiligheid en mobiliteit, worden belicht in het verkeersplan en/of mobiliteitsplan. Een verkeersplan is een plattegrond

waarop relevante wegafsluitingen en bijbehorende omleidingen ten behoeve van het evenement worden weergegeven. Dit plan is alleen van toepassing op evenementen met wegafsluitingen die ingrijpende gevolgen hebben voor de omgeving en zo’n plan wordt doorgaans opgesteld door een professionele partij. Een mobiliteitsplan is een uitgeschreven plan waarin mobiliteits- en verkeersrisico’s met bijbehorende maatregelen in tekst nader worden toegelicht. Dit plan wordt doorgaans alleen opgesteld bij evenementen met erg veel verkeersstromen. De evenementen-coördinator kan bij het eerste contact

aangeven of een organisator een verkeers- en/of mobiliteitsplan moet opstellen. Op de menukaart in bijlage A is te vinden welke materialen, zoals hekken ten behoeve van een afsluiting, aan organisatoren ter beschikking kunnen worden gesteld door de gemeente Oudewater.

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 16

2.7 Schema vergunningaanvraag en termijnen

Deze tabel bevat per classificatie een toelichting op het type evenement, de geldende termijnen, de bijeenkomsten en de aan te leveren stukken voor een complete aanvraag. De behandelingsclassificatie komt voort uit de ingeschatte risico’s op basis van de door de gemeente ingevulde Behandelingsclassificatie-scan. Classificatie

Type-evenement

Termijnen *

Bijeenkomsten

Aan te leveren voor complete aanvraag

A-evenement

Regulier-evenement waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer hulpdiensten niet noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

Minimaal 8 weken voorafgaand aan het evenement een complete aanvraag.

Optioneel een vooroverleg en/of evaluatie wanneer de gemeente, de organisator of één van de betrokkenen hier aanleiding voor ziet.

• • •

Gegevens organisator/organisatie Gegevens evenement Bijlagen: o Plattegrond incl. omliggend gebied o Draaiboek met paragraaf veiligheid o Gegevens bouwwerken

Aandacht-evenement waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer hulpdiensten voorstelbaar worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

Minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement een complete aanvraag.

Een overleg en evaluatie met organisator en relevante partijen zoals vermeld. Afspraak over termijn aanleveren definitieve stukken.

• • •

Gegevens organisator/organisatie Gegevens evenement Bijlagen: o Situatieschets en Plattegrond o Draaiboek o Veiligheidsplan o Gegevens bouwwerken o Verkeersplan/mobiliteitsplan (evt)

Risicovol-evenement waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer hulpdiensten noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

Minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement een complete aanvraag.

• • •

Gegevens organisator/organisatie Gegevens evenement Bijlagen: o Situatieschets en plattegrond o Draaiboek o Veiligheidsplan o Gegevens bouwwerken o Verkeersplan/mobiliteitsplan (evt)

B-evenement

C-evenement

Het streven is minimaal 4 weken voorafgaand aan het evenement en binnen 6 weken na ontvangst aanvraag, afgifte vergunning.

Het streven is minimaal 4 weken voorafgaand aan het evenement en binnen 8 weken na ontvangst aanvraag, afgifte vergunning.

Optioneel een schouw voorafgaand aan het evenement. Optioneel operationele afstemming gedurende het evenement (‘veiligheidsoverleg’)**.

Het streven is minimaal 4 weken voorafgaand aan het evenement en binnen 8 weken na ontvangst aanvraag, afgifte vergunning.

Een overleg en evaluatie met organisator en relevante partijen zoals vermeld onder 2.4. Afspraak over termijn aanleveren definitieve stukken. Een schouw voorafgaand aan het evenement vindt altijd plaats. Optioneel operationele afstemming gedurende het evenement (‘veiligheidsoverleg’)**.

*De gemeente heeft de mogelijkheid de behandelingstermijn met 8 weken te verlengen bij zeer complexe aanvragen. Indien van toepassing wordt de organisator hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld. **Het houden van een (optionele) schouw of een (optioneel) veiligheidsoverleg wordt in het vooroverleg besproken en het moment / de momenten worden vastgelegd.

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 17

3. Regels voor evenementen Een aantal voorschriften of beperkingen die in lijn zijn met de APV, zijn altijd van toepassing op de evenementen. Daarnaast kan de burgemeester aanvullende voorschriften opnemen als hij een vergunning verleent. De organisator zorgt ervoor dat hij voldoet aan de gestelde voorschriften zoals

die zijn opgenomen in de vergunning en de daarbij behorende plannen. De definitieve plannen van de organisator zijn daarom ook onderdeel van de vergunning. 3.1 Leefbaarheid

3.1.1 Informeren omwonenden De organisator heeft de verplichting om omwonenden en andere belanghebbenden voorafgaand aan

het evenement te informeren over de geplande activiteiten. De organisator stuurt hierover uiterlijk 14 dagen voor de start van de opbouw een bewonersbrief. In elk geval staat in de brief aangegeven

wie de contactpersoon namens de organisatie is en op welk telefoonnummer de organisator bereikbaar is in geval van onduidelijkheden en/of overlast in aanloop naar en tijdens het evenement.

Tevens worden data en tijden, verkeersomleidingen, eventuele parkeerdruk en geluidsbelasting vermeld. De gemeente ondersteunt de evenementen door een aankondiging te publiceren, zie tevens hoofdstuk 1.

3.1.2 Richtlijnen op- en afbouw Om de overlast voor en na een evenement te beperken, dient de op- en afbouwperiode zo kort

mogelijk te zijn. Voor A-evenementen is de richtlijn voor de op- en afbouwtijd maximaal 4 dagen (exclusief dag(en) van het evenement). Voor B-/C-evenementen is de richtlijn voor de op- en

afbouwtijd maximaal 7 dagen (exclusief dag(en) van het evenement). Tijdens de op- en afbouwperiode dient het gebruik van de openbare ruimte in de directe omgeving zo lang mogelijk en veilig toegankelijk te blijven voor het publiek. 3.1.3 Locaties voor evenementen

Veel evenementen vinden plaats op buitenlocaties, ook wel ‘evenemententerreinen’. De voor evenementen beschikbare locaties in de openbare ruimte staan vermeld in het locatie-overzicht van

hoofdstuk 3.7. Hierin zijn ook beschikbare binnenlocaties vermeld. Beperkende maatregelen die locatie specifiek zijn, zijn daar tevens vermeld. Voor alle locaties in de gemeente Oudewater geldt, dat voldaan moet worden aan datgene dat in het bestemmingsplan staat. Wanneer er sprake is van strijdig gebruik met deze regel, dan beoordeelt de gemeente Oudewater of een omgevingsvergunning kan worden verleend door het afwijkend gebruik ten behoeve van het evenement.

3.1.4 Gebruik openbare ruimte Het uitgangspunt is dat er geen wijzigingen plaatsvinden aan de openbare ruimte. Indien er voor een evenement (de opbouw, afbouw, dan wel het evenement zelf) wijzigingen aan de openbare ruimte noodzakelijk zijn, wordt dit door de organisator vooraf in de planvorming meegenomen. Denk hierbij

aan zaken als het verwijderen van paaltjes of het leggen van een tijdelijke brug. De organisator is, na goedkeuring van de gemeente, zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze werkzaamheden. Voor en na de op- en afbouw van een evenement vindt een schouw plaats van het terrein, waarin het terrein samen met de organisator wordt nagelopen. Deze vindt uiterlijk 2 dagen na het evenement plaats. Er wordt bekeken of het terrein schoon en schadevrij is opgeleverd. Eventuele

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 18

kosten die de gemeente heeft gemaakt voor het herstellen van schade of het schoonmaken van het terrein na afloop, worden op de organisator verhaald.

3.1.5 Horeca Voor horecabedrijven in het centrum van Oudewater is in de voor hen geldende exploitatievergunning vastgelegd dat zij een terras mogen exploiteren. Wanneer een evenement gebruik wil maken van de terrasruimte van een horecabedrijf, dan dient de organisator van dat evenement hierover zelf tot een overeenkomst te komen met de betreffende ondernemer.

De organisator kan met de Oudewaterse horeca contact opnemen ten behoeve van het faciliteren van diverse horeca- en evenementenvoorzieningen. Door samen te werken worden de krachten en ervaringen gebundeld. Bij een eerste contact tussen de organisator en de evenementen-coördinator kan de coördinator desgewenst méér vertellen over de relevante horecabedrijven op de beoogde locatie. Zie ook hoofdstuk 3.7: locatieprofielen.

3.1.6 Weekmarkt De weekmarkt vindt elke woensdag plaats op de Markt, Korte Havenstraat, Leeuweringerstraat en

Donkere Gaard. De weekmarkt heeft voorrang boven evenementen. Het organiseren van een evenement op woensdagen op bovengenoemde locatie(s), is alleen mogelijk wanneer de organisator

tot overeenstemming is gekomen met de marktmeester (de gemeente) over de indeling van de locatie in combinatie met de weekmarkt. 3.1.7 Standplaatsen

Oudewater kent diverse standplaatshouders in het centrum van Oudewater. Indien een organisator van deze ruimte gebruik wenst te maken op een dag(deel) waarop de ondernemer recht heeft op het

gebruik van deze standplaats, dient de organisator van dat evenement hierover zelf tot een overeenkomst te komen met de betreffende standplaatshouder. De evenementen-coördinator kan bij het eerste contact met de organisator aangeven of er sprake is van standplaatshouders op de beoogde evenementenlocatie, én welke standplaatshouders dat dan eventueel zijn.

3.1.8 Dagen en tijden Afhankelijk van de locatie zijn de geldende eindtijden opgenomen in de locatie-profielen in hoofdstuk 3.6. De burgemeester kan, indien hij hier noodzaak toe ziet, gemotiveerd van de genoemde tijden afwijken. Voor evenementen die plaatsvinden op andere locaties dan genoemd, besluit de

burgemeester welke eindtijden voor dat specifieke evenement van toepassing zijn. Het besluit wordt gebaseerd op de te verwachten belasting ten aanzien van geluid en overige overlast en wordt

genomen naar aanleiding van advies van politie, ODRU en eventuele andere relevante adviseurs. Op zon- en feestdagen is de Zondagswet van toepassing (zie ook hoofdstuk 2.3). Op basis van de geldende eindtijden in de locatie-profielen (hoofdstuk 3.7) kan de burgemeester ontheffing verlenen.

Cooling down

Bij evenementen waarbij het ten gehore brengen van muziek de voornaamste activiteit is, wordt een

‘cooling down’ periode in acht genomen. Dit houdt in dat een half uur vanaf de eindtijd van het evenement zoals genoemd in de locatie-profielen (zie hoofdstuk 3.7), de bar sluit en het geluid wordt

teruggebracht naar het niveau van achtergrondmuziek. Na dit halfuur stopt de muziek en gaat het licht - indien mogelijk - aan. Het schema in hoofdstuk 3.7 met de locatie-profielen bevat bijbehorende geluidsnormen voor deze achtergrondmuziek.

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel C 19

3.1.9 Geluidsnormen Het geluidsniveau is één van de elementen die in hoge mate de overlast van evenementen bepaalt.

In de evenementenvergunning wordt het maximale geluidsniveau aangegeven, samen met de tijden tot wanneer muziek en ander geluid te horen mag zijn. Bij het bepalen van de normeringen wordt ook rekening gehouden met gehouden met niet-akoestische factoren zoals: • de duur en het tijdstip van het evenement; • • • •

bekendheid en acceptatie van het evenement; soort muziek; persoonlijke beleving; preventiemaatregelen door de organisatie

Voor de normeringen en meetwijze wordt verwezen naar de locatie-profielen in hoofdstuk 3.7. Voor

evenementen op locaties anders dan genoemd in de locatie-profielen vragen de vergunningverleners een advies bij de ODRU over de te hanteren geluidsnormen bij het betreffende evenement. De organisator kan voor het beheersen van het geluidsniveau denken aan de optimale indeling van het evenemententerrein en de afstemming hiervan met de gemeente. Daarnaast spelen het ontwerp van de geluidsinstallatie, het plaatsen van de luidsprekers (afstand, richten) en het plaatsen van zogenaamde ‘delays’ voor het geluid, dichtbij het publiek, een rol.

In het belang van overlast-beperking kan de gemeente Oudewater in overleg met de ODRU beslissen dat een geluidsbron op een aangewezen locatie moet worden geplaatst. Bij twijfel over de correctheid van de toepassing van de genoemde geluidswaarden op een evenement, vragen de vergunningverleners een maatwerk-advies op bij de ODRU. Aan het overschrijden van de geluidsnorm kan de gemeente sancties verbinden. Het college van B&W kan, indien zij hier aanleiding toe zien, gemotiveerd van alle in dit evenementenbeleid genoemde geluidsnormen afwijken. 3.2 Gezondheid 3.2.1 Convenant preventie gehoorschade versterkte muziek

Op evenementen staat muziek vaak hard. Dit evenementenbeleid geeft de maximale geluidsniveaus weer. Organisatoren wordt daarnaast gevraagd geluid zo optimaal mogelijk te laten zijn, zodat het

publiek alles zo goed mogelijk hoort, maar dat het zo min mogelijk de oren irriteert en/of beschadigt. Bij geluidsdrukken hoger dan 80 dB(A) is het verstandig om oordoppen te gebruiken. Met organisatoren wordt besproken dat zij zich kunnen conformeren aan het convenant preventie gehoorschade versterkte muziek. Hierbij informeren zij bezoekers over geluid en geeft men ze de mogelijkheid oordoppen (bij voorkeur met muziekfilter) te kopen, bijvoorbeeld bij de bar of muntverkoop. Zie www.ilovemyears.nl. 3.2.2 Hygiëne

Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid (RIVM) stelt hygiëne-richtlijnen voor evenementen. Organisatoren van evenementen zijn verantwoordelijk voor een zo gezond mogelijke omgeving voor bezoekers. De inzet van voldoende toiletten, wasbakken en de beschikbaarheid van drinkwater is hier onderdeel van. De VRU (GHOR) adviseert de gemeente over de maatregelen die de organisator heeft voorgesteld