Raadsvoorstel 'Evenementenbeleid gemeente Oudewater 2021' - Bijlage 3 (Deel B - Beknopt handboek voor organisatoren).pdf

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater

Deel B – Beknopt handboek voor (nieuwe) organisatoren

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel B 1

Voor u verder leest

De gemeente Oudewater houdt van een bruisende gemeente en omarmt evenementen die daaraan een positieve bijdrage leveren. Uitgangspunt is dat deze evenementen wel veilig, verantwoord en vergund moeten zijn. Samen met u als organisator van een evenement willen we dat mogelijk maken. Wanneer u een idee heeft voor het organiseren van een (nieuw) evenement in onze

gemeente, dan is het leggen van contact met onze evenementen-coördinator uw eerste stap. De evenementen-coördinator kan al vanaf het allereerste begin - op basis van uw plannen - vertellen

waar u rekening mee moet houden en hoe de vergunningaanvraag of indiening van de melding eruit moet gaan zien. Zo blijft het voor u behapbaar, overzichtelijk en verantwoord. Wanneer een vergunning aanvragen?

In de gemeente Oudewater wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten evenementen. •

Evenementen met een meldingsplicht Dit betreft kleinschalige evenementen, die binnen een vaste set voorwaarden passen. Zie voor nadere informatie deel C (naslagwerk) subparagraaf 2.1.1.

•

Evenementen met een vergunningsplicht Dit betreft grootschaliger evenementen, waarvoor maatwerk noodzakelijk is. Wanneer een

evenement niet binnen de genoemde regels - zie deel C (naslagwerk) subparagraaf 2.1.1. - past, is een vergunning nodig. De evenementen-coördinator maakt op basis van de ideeën / plannen een inschatting of een

evenement onder een meldingsplicht of onder een vergunningsplicht komt te vallen. Is een activiteit volgens de begripsbepaling in de APV geen evenement? Dan hoeft voor deze activiteit geen melding te worden gedaan of een vergunning te worden aangevraagd. We spreken dan ook niet over ‘evenementen’. De informatie die verder volgt in dit document (deel B), gaat enkel over de vergunningplichtige evenementen.

Adhoc en Specifieke evenementen Actuele, onverwachte, niet in te plannen gebeurtenissen, zoals een huldiging, een schaatswedstrijd op

natuurijs of een WK-finale, vragen soms om een snelle viering en dus een snel geregeld evenement. Bel bij plannen voor dit soort evenementen altijd direct de evenementen-coördinator. Evenementenkalender

De gemeente Oudewater stelt elk jaar een evenementenkalender voor het komende jaar vast. De kalender heeft als doel om aan de ene kant een goed overzicht te hebben op het aantal

evenementen voor het komende jaar en om de planning (beschikbare capaciteit) daarvan goed te kunnen regelen. Aan de andere kant geeft het ook inwoners een goed overzicht van wat op de planning staat. Meer over de evenementenkalender in deel C, subparagraaf 2.4.1. Organisatoren moeten hun plannen voor evenementen melden bij de gemeente. Binnen - een door gemeente genoemde tijdsperiode - levert de organisator de volgende informatie aan: • • •

Naam van het evenement. Naam van de organisator en contactgegevens. Datum en/of tijdvak van het evenement.

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel B 2

• • •

Locatie(s) van het evenement.

Doel/soort evenement. Verwachte omvang van het publiek.

Classificatie vergunningplichtig evenement

Binnen de evenementen die vergunningsplichtig zijn, gaat de gemeente vervolgens bepalen hoe groot en risicovol uw evenement is. Dit wordt gedaan met behulp van de zogenoemde behandelclassificatiescan van de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). De uitkomst van deze scan bepaalt of uw evenement onder klasse A, B of C valt. De evenementen-coördinator kan al vóór indiening van de

vergunningaanvraag een inschatting maken van de behandelclassificatie die van toepassing zal zijn op uw evenement. De indienings- en behandeltermijnen van uw vergunningaanvraag zijn afhankelijk de classificatie van uw evenement. Als het evenement risicovoller is, neemt de procedure namelijk meer tijd in beslag. Meer informatie over de behandelclassificatie-scan in deel C, paragraaf 2.4. A-evenement

Regulier-evenement waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer hulpdiensten niet noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

B-evenement

Aandacht-evenement waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer hulpdiensten voorstelbaar worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

C-evenement

Risicovol-evenement waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer hulpdiensten noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

Vergunningaanvraag Als organisator bent u verantwoordelijk voor het tijdig en compleet indienen van de

vergunningaanvraag inclusief de benodigde bijlagen. De vergunningaanvraag vindt plaats via het digitale loket van de gemeente Oudewater. Wanneer de aanvrager éénmaal een aanvraag heeft

ingediend via dit systeem, kan de aanvraag worden opgeslagen. Bij een volgende editie van het evenement, kan de eerder ingevulde informatie worden geladen en hoeven alleen de noodzakelijke wijzigingen te worden aangepast om de vergunningaanvraag voor die editie in te dienen.

De evenementen-coördinator kan u vertellen hoe lang vóór het evenement de vergunningaanvraag ingediend moet worden en hoe lang de behandeling van uw aanvraag ongeveer zal duren. De

behandelclassificatie speelt hierin een grote rol. In het schema deel B, bladzijde 4 ziet u welke termijnen er gelden voor de A, B en C-evenementen. Meer details hierover in deel C, paragraaf 2.7. Ook staat in het genoemde schema beschreven welke stukken u moet aanleveren bij welk type evenement. Meer achtergrond in deel C, paragraaf 2.7.

Samenwerkingsafspraak Nadat de aanvraag officieel is ontvangen, komt er een samenwerkingsafspraak tussen de gemeente en met de organisator. Bij A-evenementen alleen wanneer één van de partijen hier aanleiding toe ziet. Bij B-evenementen in principe altijd, tenzij dit om gemotiveerde redenen niet nodig is. Bij C-

evenementen vindt altijd overleg plaats. Bij het overleg zijn diverse partijen aanwezig, zoals politie en de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Eventuele knelpunten en uitdagingen worden besproken. Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel B 3

Toekennen of weigeren van de vergunning Na het (eventuele) overleg worden - indien nodig op aanwijzen van gemeente - de oorspronkelijke

stukken aangepast door u als organisator en opnieuw aangeleverd bij de gemeente. De betrokken partijen zoals de politie en de VRU brengen hierop hun definitieve advies uit aan de gemeente, ieder vanuit hun eigen verantwoordelijkheid en expertise. De gemeente is vervolgens verantwoordelijk voor het opmaken van het uiteindelijke besluit, dat genomen wordt door de burgemeester. Een besluit

wordt per beveiligde e-mail toegestuurd aan de organisator van het evenement en ook gepubliceerd. Aan een positief besluit worden voorschriften en beperkingen verbonden. Uitgangspunt is dat, met behulp van extra maatregelen, vaak een weigering van de vergunning kan worden voorkomen. Meer informatie over de besluitvorming in deel C, subparagraaf 2.4.4. Legeskosten

De gemeente berekent kosten om de vergunning in behandeling te nemen (legeskosten). De hoogte

van de legeskosten verschilt per categorie evenement. De legeskosten staan in de legesverordening. De legesverordening is te vinden via www.overheid.nl, of klik hier voor een directe link naar de legesverordening van 2021.

Regels en informeren Als organisator heeft u te maken met regels ten aanzien van de Openbare Orde en Veiligheid,

Leefbaarheid voor Omwonenden en Gezondheid en Milieu. Uitgebreide info in deel C, hoofdstuk 3. Verder heeft u als organisator de verplichting om omwonenden en andere belanghebbenden

voorafgaand aan het evenement te informeren over de geplande activiteiten. Hierover stuurt u uiterlijk 14 dagen voor de start van de opbouw een bewonersbrief rond met daarin een beschrijving van de te verwachten overlast en naam en telefoonnummer van de contactpersoon namens de organisatie. Evaluatie Bij A-evenementen wordt geëvalueerd indien één van de betrokkenen dit nodig acht. Bij B- en C-

evenementen wordt in principe altijd geëvalueerd met de organisator en de betrokken adviseurs van de gemeente zoals de politie en de VRU. Het streven is deze evaluatie binnen 4 weken na het evenement te houden. De gemeente neemt het initiatief. Meer in deel C, subparagraaf 2.4.6.

Contactpersoon Als organisator van een evenement, krijgt u- nadat de vergunningsaanvraag officieel is ingediend een eigen vast contactpersoon van de gemeente. Met deze contactpersoon kunt gedurende het proces, alle zaken binnen de gemeente en met betrokken diensten afstemmen. De contactpersoon

zorgt voor de afstemming binnen de gemeentelijke organisatie. Na het indienen van de vergunningaanvraag ontvangt u als organisator een e-mail met de gegevens van de contactpersoon en een toelichting op de rol van de contactpersoon.

Evenementenbeleid 2021 Gemeente Oudewater – Deel B 4

Overzicht vergunningaanvraag

In de volgende tabel staat per classificatie een toelichting op het type evenement, de geldende termijnen, de bijeenkomsten en de aan te leveren stukken voor een complete aanvraag. De behandelingsclassificatie komt voort uit de ingeschatte risico’s op basis van de door de gemeente ingevulde behandelingsclassificatie-scan. De behandelingsclassificatie (of een schatting daarvan) kan worden opgevraagd bij de evenementen-coördinator. Classificatie

Type-evenement

Termijnen *

Bijeenkomsten

Aan te leveren voor complete aanvraag

A-evenement

Regulier-evenement waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer hulpdiensten niet noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

Minimaal 8 weken voorafgaand aan het evenement een complete aanvraag.

Optioneel een vooroverleg en/of evaluatie wanneer de gemeente, de organisator of één van de betrokkenen hier aanleiding voor ziet.

• • •

Gegevens organisator/organisatie Gegevens evenement Bijlagen: o Plattegrond incl. omliggend gebied o Draaiboek met veiligheidsparagraaf o Gegevens bouwsels

Aandacht-evenement waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer hulpdiensten voorstelbaar worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

Minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement een complete aanvraag.

Een vooroverleg en evaluatie met organisator en relevante partijen. Afspraak over termijn aanleveren definitieve stukken. Optioneel een schouw voorafgaand aan het evenement. Optioneel operationele afstemming gedurende het evenement (‘veiligheidsoverleg’)**.

• • •

Gegevens organisator/organisatie Gegevens evenement Bijlagen: o Situatieschets en Plattegrond o Draaiboek o Veiligheidsplan o Gegevens bouwwerken

Risicovol-evenement waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer hulpdiensten noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.

Minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement een complete aanvraag.

Een vooroverleg en evaluatie met organisator en relevante partijen zoals vermeld onder 2.4. Afspraak over termijn aanleveren definitieve stukken. Een schouw voorafgaand aan het evenement vindt altijd plaats. Optioneel operationele afstemming gedurende het evenement (‘veiligheidsoverleg’)**.

• • •

Gegevens organisator/organisatie Gegevens evenement Bijlagen: o Situatieschets en plattegrond o Draaiboek o Veiligheidsplan o Gegevens bouwwerken o Mobiliteitsplan

B-evenement

C-evenement

Het streven is minimaal 4 weken voorafgaand aan het evenement en binnen 6 weken na ontvangst aanvraag, afgifte vergunning.

Het streven is minimaal 4 weken voorafgaand aan het evenement en binnen 8 weken na ontvangst aanvraag, afgifte vergunning.

Het streven is minimaal 4 weken voorafgaand aan het evenement en binnen 8 weken na ontvangst aanvraag, afgifte vergunning.

*De gemeente heeft de mogelijkheid de behandelingstermijn met 8 weken te verlengen bij zeer complexe aanvragen. Indien van toepassing wordt de organisator hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

**Het eventueel houden van een schouw of een veiligheidsoverleg wordt in het vooroverleg besproken en het moment / de momenten worden vastgelegd. Meer informatie in deel C.