Raadsvoorstel 'Actualisatie Meerjarenonderhoudsplan gemeentelijk vastgoed 2021-2030'.pdf

Raadsvoorstel Opsteller Vries, Tijmen de Vergadering van 16 november 2021 Kenmerk Z/21/024380 / D/21/037109 Portefeuillehouder Bob Duindam Portefeuille Vastgoed Onderwerp Actualisatie Meerjarenonderhoudsplan gemeentelijk vastgoed Oudewater 2021-2030

Inleiding In de managementletter van de accountant uit 2019 is het college geadviseerd de bestaande beheersplannen ten behoeve van de instandhouding van het gemeentelijk vastgoed te actualiseren. Dit om vervolgens de gemeenteraad te verzoeken deze geactualiseerde beheerplannen vast te stellen en een onderhoudsvoorziening te vormen ten behoeve van het groot onderhoud van het gemeentelijk vastgoed. In de notitie Materiële Vaste Activa (MVA) van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt het volgende omschreven ten aanzien van het beheer en onderhoud van gemeentelijk vastgoed: "Materiële vaste activa dienen zo lang mogelijk een bijdrage te leveren aan het doel waarvoor zij zijn aangeschaft of vervaardigd. Over het algemeen vertegenwoordigen materiële vaste activa het grootste kapitaal van de gemeente. Het beheer en onderhoud kost de gemeente jaarlijks veel geld. Verantwoord omgaan met de materiële vaste activa is daarom belangrijk." Een gangbaar middel om hier op verantwoorde wijze invulling aan het te geven is volgens de notitie Materiële Vaste Activa (MVA) een beheersplan, ook wel het meerjarenonderhoudsplan genoemd. Deze plannen geven inzicht in de onderhoudsbehoefte en risico's ten aanzien van de instandhouding van het gemeentelijk vastgoed en de financiële consequenties die daarmee gepaard gaan.

Het college is middels een themabijeenkomst in juli 2021 geïnformeerd over de actualisatie van het meerjarenonderhoudsplan. Het college heeft op basis van deze bijeenkomst een richting aangegeven met betrekking tot het vast te stellen plan. Om een sluitende onderhoudsbegroting te realiseren dient divers gemeentelijk vastgoed afgestoten te worden. Dit is tevens conform besluitvorming ten aanzien van de Financiële Heroriëntatie. De objecten die in aanmerking komen om gefaseerd afgestoten te worden, zijn: -Stadskantoor -Tjonkie -Eiber -Weeghuisje -Woning Hekendorp Het voorliggende geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan heeft een sluitende begroting voor een periode van 10 jaar door een combinatie van het afstoten van vastgoed en het in stand houden van de huidige totale begrotingslast ter dekking van het onderhoud gemeentelijk vastgoed.

De raad besluit 1. Besluit het geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan gemeentelijk vastgoed 2021-2030 vast te stellen; 2. Besluit een bedrag van € 158.715,-- in de reserve "Onderhoud gemeentelijk vastgoed" te houden; 3. Besluit het restant van de reserve "Onderhoud gemeentelijk vastgoed" over te hevelen naar de nieuw te vormen voorziening "Groot onderhoud gemeentelijk vastgoed"; 4. Besluit de huidige totale begrotingslast over de gehele looptijd van het geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan in stand te houden ten behoeve van de gevormde onderhoudsvoorziening.

De bevoegdheid van de raad komt voort uit de volgende wet- en/of regelgeving Artikel 147, tweede lid Gemeentewet

Beoogd effect 1.1 De actuele onderhoudsraming wordt via een begrotingswijziging vastgelegd; 1.2 De uitvoering van het meerjarenonderhoudsplan wordt in gang gezet; 2. Het noodzakelijke instandhoudingsonderhoud aan het af te stoten vastgoed kan plaatsvinden; 3. Het advies van de accountant aan het college ten aanzien van het vormen van een voorziening wordt opgevolgd; 4. De dekking voor een sluitend meerjarenonderhoudsplan in meerjarenperspectief wordt geborgd, wat een voorwaarde is voor het vormen van een voorziening.

Argumenten 1. Besluit het geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan gemeentelijk vastgoed 2021-2030 vast te stellen; 1.1 Het huidige meerjarenonderhoudsplan dateert uit 2017 en is daarmee onvolledig en inaccuraat. Het geactualiseerde plan is opgesteld op basis van de landelijk erkende onderhoudsnormering NEN2767, waarbij als algemeen geaccepteerde ondergrens het kwaliteits- c.q. conditieniveau 3 op elementniveau wordt aangehouden. Dit conditieniveau wordt doorgaans als grenswaarde beschouwd van acceptabele conditieniveaus (1 t/m 3). Vanaf conditieniveau 4 is in de regel (direct) onderhoud noodzakelijk om het juiste functioneren te kunnen waarborgen. Door middel van vaststellen van het geactualiseerde plan ontstaat een gedegen inzicht in de onderhoudsbehoefte en kwaliteit van het gemeentelijk vastgoed alsmede een juiste onderbouwing van het benodigde onderhoudsbudget. 2. Besluit een bedrag van € 158.715,-- in de reserve "Onderhoud gemeentelijk vastgoed" te houden; 2.1 Het bedrag dat in de reserve onderhoud gemeentelijk vastgoed blijft is noodzakelijk om het onderhoud aan de af te stoten gemeentelijke panden te dekken. Het gaat hier om de objecten: Stadskantoor, Tjonkie, Sporthal de Eiber, Weeghuisje en woning Hekendorp. 3.

Besluit het restant van de reserve "Onderhoud gemeentelijk vastgoed" over te hevelen naar de nieuw te vormen voorziening "Groot onderhoud gemeentelijk vastgoed"; 3.1 Het advies van de accountant aan het college ten aanzien van het vormen van een voorziening wordt hiermee opgevolgd. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) biedt de gemeenteraad de mogelijkheid een onderhoudsvoorziening te vormen met als doel de onderhoudslasten van kapitaalgoederen structureel over meerdere begrotingsjaren te egaliseren. Door middel van het egaliseren van onderhoudslasten ontstaat een stabiele begrotingsdruk. Daarnaast is jaarlijkse besluitvorming door de raad ten aanzien van het uit te voeren groot onderhoud en de financiële verantwoording daarvan niet meer noodzakelijk, wat tevens de administratieve last verkleint. Dit is wenselijk, omdat bij uitvoering van groot onderhoud vaak sprake is van een overlap en/of clustering van werkzaamheden vanuit verschillende jaarschijven. Het groot onderhoud kan op deze wijze, op basis van het vastgestelde geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan, efficiënt over meerdere begrotingsjaren ten laste van de onderhoudsvoorziening worden gebracht; 4.

Besluit de huidige totale begrotingslast over de gehele looptijd van het geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan in stand te houden ten behoeve van de gevormde onderhoudsvoorziening; 4.1 Door het afstoten van vastgoed, zoals is opgenomen in het geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan, en het in stand houden van de begrotingslast ten behoeve van de gevormde onderhoudsvoorziening wordt een sluitende onderhoudsbegroting in meerjarenperspectief geborgd. Dit is een voorwaarde voor het vormen van een onderhoudsvoorziening.

Kanttekeningen Advies is gegeven door: Team Vastgoed 3.1 De gemiddelde benodigde middelen voor onderhoud zijn structureel hoger dan de beschikbare begrotingslast (storting) voor onderhoud Er is dekking voor de onderhoudsbegroting over de periode waarover het plan dient te worden vastgesteld. Dit onder de voorwaarde dat divers vastgoed wordt afgestoten en de totale begrotingslast beschikbaar blijft ten behoeve van het onderhouden van het gemeentelijk vastgoed. Omdat de gemiddelde benodigde middelen (uitgaven) structureel hoger zijn dan de begrotingslast (beschikbare middelen) wordt er structureel meer uit de bestemmingsreserve/onderhoudsvoorziening onttrokken dan toegevoegd. Dit kan bij ongewijzigd beleid op termijn leiden tot uitputting van de onderhoudsvoorziening. 3.2 Indien het afstoten van vastgoed (deels) stagneert en het noodzakelijk is onderhoud aan dit vastgoed uit te voeren, dan kan dit een negatief effect hebben op de dekking van de onderhoudsbegroting. In het geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan is geanticipeerd op besluitvorming uit de Financiële Heroriëntatie ten aanzien van het afstoten van vastgoed. Het afstoten van vastgoed is, net als het in stand houden van de begrotingslast, essentieel om een sluitende onderhoudsbegroting te borgen.

In het geval bepaalde verkopen niet haalbaar blijken te zijn, kan dit een negatief effect hebben op dekking van de vastgestelde onderhoudsbegroting in meerjarenperspectief.

Financiën De huidige begrotingslast ter dekking van het onderhoud gemeentelijk vastgoed bedraagt € 157.017,--. Op basis van het nieuw vast te stellen plan is hiervoor € 75.013 voor klein onderhoud van het gemeentelijk vastgoed. Dit is een jaarlijks terugkerende exploitatielast. Het restant van € 82.004,-- (157.017 -/- 75.013) wordt gestort in de nieuw te vormen voorziening "Groot onderhoud gemeentelijks vastgoed". De jaarlijkse storting is voldoende, omdat er een beginstand van de voorziening is die al is opgebouwd. Het nu vast te stellen onderhoudsplan sluit na 10 jaar met een positieve voorziening van € 10.230,--. Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn dat divers vastgoed wordt afgestoten in de komende jaren en de huidige begrotingslast in stand wordt gehouden ten behoeve van de te vormen onderhoudsvoorziening. Eens per 4 jaar wordt de onderbouwing van de voorziening geactualiseerd. Bepaald wordt dan of de storting voor groot onderhoud nog voldoende is om het groot onderhoud meerjarig te dekken. In bijlage D/21/032883 is de managementsamenvatting van het meerjarenonderhoudsplan met een overzicht van de begrotingseffecten in meerjarenperspectief 2021-2030 opgenomen.

Uitvoering 1.1 De actuele onderhoudsraming wordt via een begrotingswijziging vastgelegd; 1.2 De uitvoering van het meerjarenonderhoudsplan wordt in gang gezet; 2. Het noodzakelijke instandhoudingsonderhoud aan het af te stoten vastgoed kan plaatsvinden; 3. De accountant wordt geïnformeerd ten aanzien van de actualisatie van het meerjarenonderhoudsplan en het vormen van een voorziening; 4. De dekking voor een sluitend meerjarenonderhoudsplan in meerjarenperspectief wordt geborgd, wat een voorwaarde is voor het vormen van een voorziening.

Communicatie N.V.T.

Samenhang met eerdere besluitvorming Kadernota 2022 - Financiële Heroriëntatie (D/21/023824)

Bijlagen D/21/041747 - Raadbesluit actualisatie meerjarenonderhoudsplan gemeentelijk vastgoed Oudewater 2021-2030 D/21/032883 - Managementsamenvatting actualisatie meerjarenonderhoudsplan met begrotingseffecten Oudewater 2021-2030