Raadsvoorstel aanbesteding accountant Oudewater 2023-2025.pdf

Raadsvoorstel Opsteller A. Strijers/M. Bosma Vergadering van 17 november 2022 Kenmerk 2022-10.01 Portefeuillehouder Bas Lont Portefeuille Financiën Onderwerp Europese aanbesteding accountant

Samenvatting De raad wordt gevraagd in te stemmen met het aanbestedingsdocument Europese Openbare Aanbesteding Accountantsdiensten en de aanbesteding volgens de in dit document beschreven procedure te starten.

Gevraagd besluit De raad wordt voorgesteld om: 1. in te stemmen met het aanbestedingsdocument Europese Openbare Aanbesteding Accountantsdiensten; 2. de aanbesteding volgens de in dit document beschreven procedure te starten

Inleiding In verband met het aflopen van de huidige overeenkomsten ten aanzien van accountantsdiensten willen de gemeenten Woerden en Oudewater nieuwe overeenkomsten afsluiten met een accountant met de beste prijs-kwaliteitverhouding voor accountantsdiensten. Op deze manier wordt de continuïteit van de dienstverlening van de accountant gewaarborgd. In de verordeningen van de auditcommissie is in artikel 2 opgenomen dat de aanwijzing van de accountant, op de wijze zoals omschreven in artikel 2 van de Controleverordening, tot één van de taken van de auditcommissie behoort. De afgelopen maanden hebben de auditcommissies de aanbestedingsstrategie en het daaruit volgende aanbestedingsdocument met het programma van eisen besproken. De auditcommissies hebben ingestemd met het

instellen van een beoordelingscommissie, bestaande uit vier leden van de auditcommissie van de gemeente Woerden, twee leden van de auditcommissie van de gemeente Oudewater, de concern controller, de interne auditor en teammanager Strategie Financiën en Control. De Portefeuillehouders Financiën Woerden en Oudewater hebben een adviserende rol, de griffier van Oudewater en een raadsadviseur van de gemeente Woerden zullen ondersteunen. De beoordeling wordt begeleid door een inkoopadviseur. De Europese aanbesteding wordt gevolgd gelet op de hoogte van het bedrag op basis van de Europese Richtlijn 2014/24/EU voor de coördinatie van overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken, conform hoofdstuk 2 van de Aanbestedingswet 2012, zoals laatstelijk gewijzigd en gepubliceerd in het Staatsblad op 30 juni 2016. Voor beide gemeenteraden is een gelijkluidend raadsvoorstel geschreven.

Participatieproces N.v.t.

Wat willen we bereiken Het beoogd resultaat is dat de gemeenteraden van Woerden en Oudewater voor een nieuwe periode een gezamenlijke geschikte accountant aan kunnen wijzen. De accountant zal in opdracht werken van en zijn bevindingen rapporteren aan de gemeenteraden. De af te sluiten overeenkomst heeft een looptijd van drie (3) jaren voor de controlejaren 2023 tot en met 2025, met een optie tot eenzijdige verlenging door de Gemeente, onder dezelfde condities en voorwaarden, van maximaal twee maal één jaar. Het voorstel tot gunning wordt na afloop van de hele procedure voorgelegd aan de raad. Ook dan zal de auditcommissie een advies uitbrengen.

Wat gaan we daarvoor doen Een Europese aanbesteding uitschrijven.

Argumenten 1.1 Door de aanbesteding verwacht de Gemeente een accountant te vinden die kan instaan voor hoge kwaliteit van dienstverlening en die zich inleeft in de specifieke context van de Gemeente. 1.2 De auditcommissie heeft het aanbestedingsdocument beoordeeld en heeft het vertrouwen uitgesproken dat deze kan leiden tot een overeenkomst met de meest geschikte accountant in de specifieke context van de gemeente.

Kanttekeningen, risico's en alternatieven Geen

Financiële gevolgen van het voorgestelde besluit

Voor het aanbestedingstraject en voor de controle op de jaarrekening zijn voldoende middelen in de begroting opgenomen.

Communicatie - De aankondiging van een opdracht wordt via Tenderned gepubliceerd. - De aankondiging van de gegunde opdracht wordt via Tenderned gepubliceerd.

Vervolgproces 18 november 2022 Januari 2023 Februari 2023 Februari 2023 Maart

Start aanbesteding (publicatie Tenderned) Beoordeling offertes Opstellen gunningsadvies Besluitvorming gunning in raad Opstellen en verzenden gunningsbrief

Inkoop Beoordelingscommissie Auditcommissie Raad Controller

Bevoegdheid raad Artikel 2 van de controleverordening gemeente Oudewater stelt dat de accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

Bijlagen -

Aanbestedingsdocument Europese Openbare Aanbesteding accountantsdiensten (Geheim tot publicatie op Tendernet 18 november 2022)