Gemeente Oudewater Accountantsverslag 2021 WG (312018010.22.235).pdf

Accountantsverslag 2021 Gemeente Oudewater

Aan de raad van de gemeente Oudewater Postbus 100 3420 DC OUDEWATER

Geachte leden van de raad,

Onderwerp Accountantsverslag 2021

Bij de jaarrekening 2021 hebben wij op 4 juli 2022 een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor de getrouwheid en rechtmatigheid.

Datum 4 juli 2022

Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2021. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole.

Kenmerk 312018010.22.235

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2021 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van de gemeente Oudewater is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 22 jun 2022 hebben wij onze bevindingen besproken met de auditcommissie.

Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (de was getekend-versie) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. Was getekend: A. Booij RA

ValidSigned door A. Booij RA op 04-07-2022 Op alle opdrachten verricht door Publieke Sector Accountants B.V. zijn de ‘Algemene Voorwaarden Publieke Sector Accountants’, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69411409, van toepassing. Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ....................... 2 De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag: Arie Booij

2. Financiële positie en resultaat ................................................. 7 3. Bevindingen eindejaarscontrole ............................................. 11

Tel: 06 – 1509 2689

4. Interne beheersing ................................................................ 21

Gert Scheele

5. Overige aangelegenheden ..................................................... 27

Tel: 06 – 1098 0213

6. Verplichte tabel SiSa .............................................................. 35

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312018010.22.235 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 5 november 2021 (kenmerk 312018010.21.244) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2021. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Oudewater. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de Regeling Controleprotocol WNT 2021. Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2021 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op de door de gemeenteraad op 22 april 2021 vastgestelde “Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2020 van de gemeente Oudewater”. Dit controleprotocol is meerjarig vastgesteld en dus ook nog van toepassing op controlejaar 2021. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). In uw controleprotocol heeft u geen lagere marges vastgesteld. De bij onze controle van de jaarrekening 2021 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: jaarrekening 2021 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 271.000

€ 813.000

De gemeenteraad heeft in het accountantsprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op 25% van materialiteit, derhalve € 67.750.

312018010.22.235 - 2

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2021 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. ▪ ▪ ▪

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

▪ ▪

▪ ▪ ▪

Uw samenwerking met de uitvoeringsorganisatie gemeente Woerden en uw grip daarop. Voortgang investeringsplanning en beheersing van investeringskredieten, mede in verband met de overschrijding van investeringskredieten in 2020 voor een bedrag van € 944.000; De voortgang en waardering met betrekking tot lopende grondexploitaties: • Is afsluiting De Noort Syde II in 2021 mogelijk? • De voortgang van Tappersheul III: zijn de in voorgaande jaren opgelopen achterstanden ingehaald en loopt 2021 volgens planning? Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels, mede in relatie tot afwijkingen in 2020 voor een bedrag van € 395.000, waarvan € 85.000 betrekking had op 2021. De status van het actualiseren van beheerplannen voor het onderhoud aan uw kapitaalgoederen. De verwerking van begrotingswijzigingen 2021. De verwerking van lasten: investeringen versus exploitatie en juiste boekjaar. De juiste toerekening van baten aan de verslagjaren. Management override of controls. Dit betreft de mogelijkheid die het college en management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor de gemeente Oudewater.

Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de afwikkeling van de over boekjaar 2020 gerapporteerde onzekerheden rondom de prestatielevering Wmo en Jeugd ad € 469.500. Uw afhankelijkheid van derden: Sociaal Domein (Jeugd en Wmo) Uitkeringen (Ferm Werk) De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse. De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (over boekjaar 2022).

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘belangrijke bevindingen’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’. 312018010.22.235 - 3

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw controleprotocol en het normenkader 2021 (wat ter kennisgeving aan de raad is voorgelegd met de raadsinformatiebrief van 25 januari 2022 met kenmerk Z/22/036660/D/22/049026) hebben wij de naleving van het financieel balansmutaties, zijn in rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij is de volgende afwijking geconstateerd: materiële zin rechtmatig ▪

Begrotingsonrechtmatigheid op programma 5 Sport en Onderwijs voor een bedrag van € 71.522.

De totale rechtmatigheidsfout bedraagt daarmee € 71.522. Deze afwijking blijft binnen onze materialiteit, waardoor wij een goedkeurend oordeel geven voor rechtmatigheid.

De jaarrekening voldoet aan Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de gemeente Oudewater. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen het BBV van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn.

De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Oudewater zijn uiteengezet in de jaarstukken 2021 in de jaarrekening in onderdeel II “Waarderingsgrondslagen balans”. In de jaarrekening 2021 hebben zich ten opzichte van 2020 geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van de Gemeente Oudewater. Wij hebben het door het college toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

312018010.22.235 - 4

Geen overige geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen overige van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden voor de getrouwheid. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2021 van de gemeente Oudewater een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2021 en het resultaat over 2021. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader, wat ter kennisgeving aan de raad is voorgelegd met de raadsinformatiebrief van 25 januari 2022 met kenmerk Z/22/036660/D/22/049026. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312018010.22.235 - 5

2.

Financiële positie en resultaat

312018010.22.235 - 6

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin licht toe, maar neemt in relatieve zin af

In het Bbv, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten 2021 bedraagt € 116.000 voordelig. Per saldo is tussentijds € 1.321.000 aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2021 € 1.437.000 voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen.

Eigen vermogen (in € 1.000)

2021

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

5.227

5.456

6.197

6.662

-/- 1.321

-/- 368

-/- 445

-/- 1.786

1.437

139

-/- 296

1.321

116

-/- 228

-/- 741

-/- 465

5.343

5.227

5.456

6.197

Tussentijdse resultaatbestemming Gerealiseerd resultaat (-/- = voordelig) Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’) Eigen vermogen per 31 december

NB: door afronding op € 1.000 kunnen geringe afrondingsverschillen of afwijkingen van de jaarstukken ontstaan.

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2021 15,6% van het balanstotaal (2020: 17,2% van het balanstotaal). In relatieve zin is het eigen vermogen gedaald in 2021, ondanks een lichte absolute stijging in 2021. Door een toename van de materiële vaste activa aan de activazijde van de balans, en de voorziening en vaste schulden aan de passivazijde van de balans, is de

312018010.22.235 - 7

toename van balanstotaal relatief gezien hoger dan die van het eigen vermogen. In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2021. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

Resultaat 2021 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente Oudewater ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1.000)

Begroting na wijziging 2021

Realisatie 2021

Totale baten

27.044

26.892

Totale lasten

26.928

29.325

Gerealiseerde saldo van baten en lasten

116

-/- 2.433

Af: stortingen in reserves

-/- 241

-/-241

Bij: onttrekkingen aan reserves

1.562

1.921

Saldo mutaties reserves

1.321

1.680

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

1.437

-/- 753

NB: door afronden op €1.000 kunnen kleine afrondingsverschillen ontstaan.

De exploitatie over 2021 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 116.000 zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) saldo van € 2.433.000 nadelig. Dit is derhalve € 2.549.000 voordelig. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 1.437.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u hiervoor naar

312018010.22.235 - 8

hoofdstuk II. Voor de verschillenanalyse verwijzen wij u tevens naar de toelichting op de programmaverantwoording (onderdeel “Financiële analyse” per thema) waarin per thema de belangrijkste verschillen nader zijn geanalyseerd. Het voordelige exploitatieresultaat 2021 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

Het college van burgemeester en wethouders geeft aan dat het beschikbare weerstandsvermogen past binnen het kaders zoals dit door de raad is vastgesteld

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit (voor de samenstelling, zie de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing) heeft het college bepaald op € 2.186.000. In 2020 bedroeg deze € 2.193.000. De beschikbare weerstandscapaciteit is dus ten opzichte van 2020 vrijwel gelijk gebleven. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het college een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. Deze cumuleren voor 2021 tot een bedrag van € 3.185.000 (2020: € 2.270.000). Op basis van deze kwantificering is de weerstandsratio voor 2021, zo schrijft het college, afgerond 0,7 en voldoet deze daarmee niet aan het minimumniveau zoals u heeft vastgelegd in de Nota Financiële Sturing. In 2020 was deze ratio nog 1,0. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing constateert het college dat “er onvoldoende dekking is voor de risico’s vanuit de beschikbare weerstandscapaciteit, gemeten naar de huidige afspraken omtrent de bandbreedte. Het weerstandsvermogen bedraagt 0,3 (begroting 2022). Dit voldoet niet aan het minimumniveau zoals vastgelegd in de nota Financiële Sturing. De komende jaren komt het weerstandsvermogen verder onder druk te staan, doordat in de jaren 2023-2025 een fors negatief resultaat begroot wordt.

Hierdoor wordt de Algemene Reserve negatief en verslechtert de weerstandsratio naar -0,5 in 2025”. Ten opzichte van 2020 is sprake van stijging van de gekwantificeerde risico’s terwijl de beschikbare weerstandcapaciteit nagenoeg gelijk blijft, wat leidt tot een daling van de ratio weerstandsvermogen ten opzichte van 2020. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312018010.22.235 - 9

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312018010.22.235 - 10

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering was niet voldoende, wij zullen het jaarrekeningtraject met de direct betrokken medewerkers evalueren

Bij de start van de controle waren de concept-jaarstukken grotendeels gereed en konden wij grotendeels beschikken over een achterliggend opsteldossier. De kwaliteit van het opsteldossier was niet voor elk van de jaarrekeningposten van het gewenste niveau en is gedurende de controle, op basis van vragen onzerzijds, aangevuld. Wij hebben op basis daarvan onze controle in een langere doorlooptijd moeten uitvoeren. Overigens zagen wij wel dat de voorzichtige positieve ontwikkeling die zich in 2020 heeft ingezet, is doorgetrokken naar 2021. De onderbouwing van de cijfers die nodig is om snel tot oordeelvorming te kunnen komen behoeft aandacht. Dit is ook onder de aandacht van de concerncontroller. Net als vorig jaar (zie ook elders in ons verslag) was wel de verantwoording van de cijfers van FermWerk een aandachtspunt. Deze kwamen laat en boden niet voldoende inzicht om makkelijk in uw administratie en jaarrekening te verwerken. Daarnaast was een verstorende factor het aantal SiSa-regelingen wat in 2021 is toegenomen. In voorgaande rapportages is nadrukkelijk aandacht gevraagd voor proces en kwaliteit bij de uitvoeringsorganisatie. Dit is opgepakt, maar heeft tijd nodig.

Daarnaast is een belangrijke constatering dat door de ingezette verbeterslag bij de uitvoeringsorganisatie er intern wel meer en op een eerder moment is geconstateerd, wat heeft geleid tot diverse (noodzakelijke) aanpassingen en daarmee ook een intensief opstel-en controleproces. Wij zullen het jaarrekeningtraject op een later moment wederom met uw college en medewerkers evalueren om samen scherp te krijgen waar nog (aan beide kanten) ruimte voor verbetering mogelijk is.

Voorbereidingskosten geactiveerd

Er is in 2021 een post Immateriële vaste activa gevormd voor € 127.000 voor (voorbereidings-) kosten die gemaakt zijn ten behoeve van een drietal te ontwikkelen grondexploitaties. Het Bbv staat het activeren van voorbereidingskosten toe, wanneer voldaan wordt aan de volgende voorwaarden uit de notitie grondexploitatie van de commissie Bbv: 1. 2.

de kosten moeten passen binnen specifieke (wettelijke) definities; en de kosten mogen maximaal 5 jaar geactiveerd blijven staan onder de immateriële vaste activa; na maximaal 5 jaar moeten de kosten hebben geleid tot een actieve grondexploitatie en kunnen dan daarin worden ingebracht, dan wel worden afgeboekt ten laste van het jaarresultaat; en 3. plannen tot ontwikkeling van de grond waarvoor de voorbereidingskosten worden gemaakt, moeten bestuurlijke instemming hebben, blijkend uit een raadsbesluit. De geactiveerde kosten voldoen vooralsnog aan deze criteria. Wanneer dit niet het geval is (of wanneer in de periode ervoor blijkt dat alsnog geen grondexploitatie zal worden geopend) dienen de kosten alsnog en direct ten laste van het resultaat gebracht te worden. 312018010.22.235 - 11

Wij adviseren u de tijdige afwikkeling van deze post (lees inbreng in de grondexploitaties) te bewaken.

Foutieve boekingen kosten en investeringen zijn gecorrigeerd

Uit de interne controle en onze interimcontrole is gebleken dat investeringen onterecht waren geboekt als kosten in de staat van baten en lasten. Hierop heeft de gemeente een uitgebreide analyse uitgevoerd dit voorjaar. Hieruit is gebleken dat voor een totaalbedrag van € 221.000 moest worden overgeboekt naar de balans (materiële vaste activa). Het college heeft dit gecorrigeerd waardoor de investeringen en kosten juist zijn verantwoord in de jaarrekening 2021. Wij adviseren u alert te blijven op de juiste verantwoording van de kosten. Naar onze mening moet dit vooral in het proces geborgd worden, waarmee de betrouwbaarheid van de tussentijdse informatievoorziening groter wordt en het tijdrovende herstelwerk achteraf kan worden beperkt.

Uw grondexploitaties zijn geactualiseerd

Een belangrijk risico dat wij onderkennen in het kader van de jaarrekeningcontrole is de waardering van de grondexploitaties. De grondexploitaties hebben ultimo 2021 een (netto) boekwaarde van circa € 3.733.000 en zijn daarmee ten opzichte van 2020 circa € 872.000 toegenomen. De toename van de boekwaarde (mutatie onderhanden werk) betreft het saldo van de gemaakte kosten in 2021 (€ 1.036.000; toename boekwaarde), de gerealiseerde baten (€ 337.200; afname boekwaarde) en de winstneming als gevolg van het afsluiten van De Noort Syde II (€ 337.000; toename boekwaarde). De grondexploitatie is één van de posten die het meest gevoelig is voor de economische ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld een stagnerende vraag of dalende prijzen. Hierdoor kan het verwachte resultaat van een project (fors) afnemen of zelfs omslaan in een verwacht verlies, maar bij een voorspoedige realisatie van verkopen (voorlopen op plan) is juist weer sprake van een voordelig effect. Voor een nadere onderbouwing van de ontwikkelingen met betrekking tot de grondexploitaties verwijzen wij naar de paragraaf “Grondbeleid” in het jaarverslag. Daarin worden ontwikkelingen in de complexen, de prognoses voor de komende jaren en de mogelijke risico’s nader toegelicht.

De controle van de grondexploitatie vraagt veel aandacht, vanwege de (hoge mate van) schattingsonzekerheid die met de (waardering van de) jaarrekeningpost samenhangt. Wijzigingen in de uitgangspunten die bij het doorrekenen van grondexploitaties gehanteerd zijn veelal van (substantiële) invloed op de financiële uitkomst van de grondexploitatie. Ook hebben (op projectniveau) de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten, inclusief de timing daarvan, mogelijk invloed op de waardering. Op basis van onze controle brengen wij het volgende onder uw aandacht: De Noort Syde II is afgesloten In 2021 is de laatste vrije kavel verkocht en zijn de laatste uitgaven voor woonrijpmaken gedaan. Door de verkoop van deze laatste kavel is het complex in de jaarrekening 2021 daarmee afgesloten en is een uiteindelijk voordelig resultaat gerealiseerd van € 173.000. Het stelt voor om het positieve resultaat, op basis van uw beleid, bij de resultaatbestemming 2021 toe te voegen aan de algemene reserve. Industrieterrein Tappersheul III

312018010.22.235 - 12

In 2018 is de grondexploitatie Tappersheul III geopend en zijn de (eerste) investeringen gedaan. Ultimo 2021 bedraagt het geïnvesteerd vermogen € 3.733.000. Ten behoeve van de jaarrekening 2021 heeft het college de grondexploitatie geactualiseerd. Daaruit is gebleken dat het verwachte voordelig saldo uitkomt op € 1,9 mln. Dit is lager geworden ten opzichte van 2020 door prijsstijgingen in 2021 en hogere geraamde kostenstijgingen in de komende jaren. Bij de actualisatie zijn zowel de nog te maken kosten als de nog te realiseren opbrengsten hoger ingeschat dan bij de vorige actualisatie het geval was. De gerealiseerde kosten blijven overigens vooralsnog achter op de begroting (jaarschijven) en ook de opbrengsten worden later gerealiseerd dat eerst was voorzien. Het achterblijven van zowel de kosten als de opbrengsten komt omdat sprake is van enige vertraging in de uitvoering. In de paragraaf grondbeleid geeft het college hier ook inzicht in en noemt zij vertraging ook als risico voor de financiële (verwachte) uitkomsten. U heeft een bedrag van € 2 miljoen gereserveerd uit de toekomstige winsten voor de revitalisering van Tappersheul I en II. De resterende winst dient als buffer voor eventuele risico’s en zal in de komende jaren onderdeel uitmaken van uw (te bestemmen) resultaat.

Met een verwacht resultaat van € 1,9 miljoen komt de bijdrage die ten behoeve van de revitalisering zou moeten worden ingezet, onder druk te staan. Gelet op de door het college onderkende risico’s die verdere vertraging met zich mee kunnen brengen en gelet op de afspraken die u heeft gemaakt met de provincie om een deel van het resultaat te bestemmen voor de revitalisering van Tappersheul I en II, is het van belang te blijven sturen op de voortgang en financiële ontwikkelingen van deze exploitatie. Gehanteerde parameters Wij hebben bij de controle de aannames en veronderstellingen onderzocht die ten grondslag liggen aan de waardering van de grondexploitatie in de jaarrekening 2021. Daarbij heeft het college de volgende parameters gehanteerd: ▪ ▪ ▪

Opbrengstenstijging: 0,0% - 2,0% Kostenstijging: 2,0% - 4,0%; en Rentepercentage en disconteringsvoet: 0,74%

Het college heeft daarmee de parameters voor de kosten-en de opbrengstenstijging uit voorgaande jaren in lijn met de huidige marktontwikkelingen gecontinueerd naar 2021. De toegerekende rente is, overeenkomstig het BBV, gelijkgesteld aan de betaalde rente over het vreemd vermogen (0,74%). Op basis van de beoordeling van de parameters komen wij tot de conclusie dat de gehanteerde uitgangspunten, aannames en veronderstellingen en parameters aanvaardbaar zijn voor de waardering van de grondexploitatie in de jaarrekening 2021. De hogere nog te maken kosten betekent dat het toekomstige resultaat nadelig beïnvloed wordt. Wij adviseren u om hier in de komende actualisatie en tussentijdse informatievoorziening ook rekening mee te blijven houden. Wat wij momenteel wel breed zien in de praktijk is dat de geraamde kosten van investeringen momenteel niet toereikend zijn, omdat de vraag naar aannemers en het aanbod van bouwmaterialen momenteel voor aanzienlijke prijsstijgingen zorgt. Hoewel de resterende looptijd van de nu lopende exploitatie Tappersheul nog relatief kort is, kan het voorkomen dat de kostenstijgingspercentages die in de huidige plannen zijn opgenomen, in de huidige markt wellicht niet meer passend zijn. 312018010.22.235 - 13

Momenteel zien wij namelijk breed dat sprake is van bijvoorbeeld prijsstijgingen als gevolg van schaarste aan materialen en de stijgende brandstofprijzen.

Verantwoording subsidiebaten is een aandachtspunt

Bij de controle van de jaarrekening stelden wij vast dat door u ontvangen of aan u toegekende subsidies niet juist of volledig verantwoord zijn. Het betreft de volgende subsidies: Subsidie Woningbouwimpuls U heeft recht op een subsidie Woningbouwimpuls voor wat betreft de projecten Westerwal en Oranje Bolwerck. De betreffende subsidiebate is echter niet juist verantwoord in de jaarrekening van uw gemeente. De subsidie is enerzijds niet voor het juiste bedrag toegerekend, en is anderzijds ten onrechte geheel toegerekend aan Westerwal, waardoor de vordering als gevolg van kostenverhaal Westerwal € 36.000 te laag is verantwoord, en de immateriële vaste activa (geactiveerde voorbereidingskosten Oranje Bolwerck) € 13.000 te hoog. Daarnaast heeft het impact op de post overlopende activa (voorschotbedragen met specifiek bestedingsdoel) die € 11.000 te hoog is gewaardeerd, en op de overlopende passiva die € 12.000 te laag is gewaardeerd. Voor de jaarrekening 2021 heeft dit dus geen effect op het resultaat en vermogen, maar heeft het alleen effect op balanssaldi. Deze fout is in 2021 niet gecorrigeerd, en daarom opgenomen in ons foutenoverzicht voor gesaldeerd € 25.000 (zie hoofdstuk 5). Het risico is wel aanwezig dat de gemeente in de toekomst inkomsten misloopt als deze boekingen niet worden gecorrigeerd in 2022.

Baten subsidie Energiereductie Voor de subsidie Energiereductie, die namens uw gemeente loopt via de gemeente Bunnik, is in 2021 voor een bedrag van € 18.000 te weinig subsidie als bate verantwoord. Dit bedrag staat nu in de jaarrekening nog als ontvangen voorschotbedrag voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel (nog te besteden) op de balans verantwoord. Omdat het bedrag inmiddels in werkelijkheid wel besteed is, had dit voorschotbedrag dus als bate verantwoord moet worden. Afrekening Tozo 2021 De afrekening Tozo met het Rijk is door een onjuiste boeking van de vergoeding voor de uitvoeringskosten voor € 8.000 te laag gewaardeerd. De baten zijn hierdoor € 8.000 te laag verantwoord in de jaarrekening.

Afrekening Ferm Werk

Uw gemeente ontvangt van Ferm Werk jaarlijks een afrekening over de bestedingen over dat jaar. Deze afrekening is niet gecontroleerd door de accountant van Ferm Werk, maar is wel gebaseerd op de jaarrekening van FermWerk. De afrekening is dusdanig ingericht dat u daaruit af kunt leiden wat de kosten van de totale dienstverlening zijn, maar omdat de afrekening op een hoog aggregatieniveau is opgesteld, heeft u onvoldoende zicht op de kosten per activiteit die voor u door FermWerk worden uitgevoerd. Voor het deel van de afrekening die ook in de SiSa-bijlage is opgenomen, is wel een controle uitgevoerd, omdat deze bijlage ook in de jaarrekening van Ferm Werk zit. Voor de overige bestedingen, waaronder de bestedingen beschut werk, sociale werkvoorziening 312018010.22.235 - 14

en de kleine geldstroom (uitvoeringskosten) zijn de bestedingen in de afrekening van Ferm Werk niet door een accountant gecontroleerd. Daardoor is het voor de gemeente niet goed mogelijk om vast te stellen in hoeverre deze bestedingen betrekking hebben op de gemeente Oudewater, en in hoeverre deze bestedingen betrekking hebben op de specifieke geldstroom. Daarnaast zijn baten die voortkomen uit de participatiewet, zoals terugvorderingen op uitkeringen, niet als baten verantwoord bij de gemeente, maar in mindering gebracht op de lasten, en valt het op dat het percentage dubieuze debiteuren waarvoor een voorziening is gevormd relatief erg hoog is. Uit door ons uitgevoerde aanvullende controlewerkzaamheden blijken geen onzekerheden van een dergelijke omvang dat wij deze moeten meewegen in ons oordeel. Wij komen, voor de totale kosten dan ook tot de conclusie dat de bestedingen met inachtneming van de materialiteitsgrenzen getrouw en rechtmatig zijn verantwoord in de jaarrekening. Wel constateren dat wij dat het de gemeente veel moeite kost om de gegevens op te leveren en een analyse van deze geldstromen uit te voeren. Daarnaast valt het op dat de gemeente te weinig inzicht heeft in de bestedingen die Ferm Werk heeft gedaan voor de gemeente, en daarmee ook weinig grip heeft op de zowel de bestedingen als de mate van invordering van baten.

Wij vinden het van groot belang dat u in 2022 nadere afspraken maakt met Ferm Werk over de wijze, diepgang en tijdigheid van oplevering van documentatie en de mate waarin accountantscontrole nodig is op deze oplevering, Deze afspraken moeten erop gericht zijn om onduidelijkheden en onzekerheden op deze geldstromen terug te dringen en het inzicht van de gemeente op de bestede gelden te vergroten.

Onzekerheden sociaal domein

Zorg in natura Jeugd en WMO Het college is voor het vaststellen van de getrouwheid en rechtmatigheid van de geleverde zorg en de daadwerkelijke levering (mede) afhankelijk van de controle-informatie van zorgaanbieders. De gemeente heeft aan de zorgaanbieders een productieoverzicht gevraagd en, als de productie een bepaald bedrag overschrijdt, een controleverklaring van de externe accountant van de zorgaanbieder over de rechtmatigheid van de in totaal in rekening gebrachte lasten door de desbetreffende zorgaanbieder op basis van het landelijk controleprotocol. Daarnaast heeft uw gemeente voor een aantal grote aanbieders waarvoor nog geen productieverantwoording en/of goedkeurende controleverklaring was verkregen zelf onderzoek verricht om de levering van de zorg alsnog zeker te maken. De totale onzekerheid hebben wij bepaald op maximaal € 158.000. Een onzekerheid betekent niet dat een bedrag in de jaarrekening fout is of dat er lasten voor dit bedrag gaan komen. De lasten zitten terecht in de jaarrekening 2021, alleen is het op dit moment niet met voldoende zekerheid te zeggen of deze lasten getrouw en rechtmatig zijn of heeft het vanuit controleperspectief geen toegevoegde waarde meer om de exacte omvang van de onzekerheid te onderzoeken, wanneer duidelijk is dat de totale onzekerheid nooit meer materieel kan zijn.

De door ons genoemde onzekerheden zijn dan ook maximale bedragen en zullen, wanneer wij hier meer controlewerkzaamheden aan verrichten, alleen maar lager worden. Onzekerheden Pgb’s (Wmo en Jeugdzorg) Bij de controle op de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) voor de Wmo en de Jeugdzorg is het van belang om de rechtmatigheid van de lasten vast te stellen. De gemeente Woerden kent de pgb’s toe voor jeugdzorg en Wmo. De Pgb-bestedingen zijn door uw 312018010.22.235 - 15

gemeente (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met beperking bij de verantwoordingen 2021 verstrekt vanwege diverse rechtmatigheidsafwijkingen. Uw gemeente heeft passende maatregelen getroffen om de onzekerheden voor de pgb’s, voor zowel Wmo als Jeugd weg te nemen. Op basis hiervan achten wij de rechtmatige besteding van de Wmo-pgb’s en de Jeugd-pgb’s daarom voldoende zeker.

Voorziening onderhoud vastgoed

In de jaarrekening 2021 is de voorziening onderhoud vastgoed weer gevormd. Ten behoeve van de bepaling van de meerjarige dotatie is gerekend met een indexatie van kosten van 2%. Deze zou, gelet op de huidige marktontwikkelingen (schaarste aan aannemers en grondstoffen, zie ook onze opmerkingen bij het onderdeel grondexploitatie elders in dit verslag) laag kunnen zijn. De voorziening loopt, op basis van de huidige financiële onderbouwing, in 10 jaar volgens het vastgestelde plan nagenoeg leeg. Ultimo 2023 resteert, op basis van het onderliggende plan, naar verwachting een bedrag van circa 132.000 in de voorziening. Daarbij speelt dat bij het bepalen van de noodzakelijke omvang van de voorziening en daarmee de meerjarige dotatie, vooralsnog rekening wordt gehouden met het afstoten van 5 objecten. Hiervan is er tot op heden één gerealiseerd is. Voor 2022 is er nog rekening gehouden met lasten voor deze objecten in de voorziening, maar als het afstoten langer duurt zal dat mogelijk leiden tot hogere lasten. Wij adviseren u de werkelijk gemaakte kosten ten opzichte van het plan goed te blijven volgen en vast te stellen dat gepland onderhoud ook tijdig wordt uitgevoerd.

Voorzieningen door derden beklemde middelen

Op de balans zijn onder de voorzieningen door derden beklemde middelen, de voorziening afvalstoffenheffing en de voorziening onderhoud rioleringen opgenomen. Ons valt op dat in de afgelopen jaren de saldi van deze voorzieningen oploopt. Daarnaast is ons advies van voorgaand jaar inzake het actualiseren van de onderbouwingen voor de aan deze taken toe te rekenen kosten, nog niet opgevolgd. In de Notitie Lokale heffingen (april 2021) heeft de commissie BBV een stellige uitspraak gedaan dat er extracomptabel moet worden aangetoond dat de middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is binnen een redelijke termijn worden ingezet ter bestrijding van de lasten waarvoor een heffing is opgelegd. Wij adviseren u te onderzoeken wat de oorzaak van het oplopen van de voorziening is en aan te tonen of het beschikbare saldo de komende jaren ingezet zal worden voor het beheer aan uw rioolstelsel of de afvalstoffenheffing.

312018010.22.235 - 16

Geen rechtmatigheidsfouten met betrekking tot Europese aanbestedingen

Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde crediteurenanalyse (spendanalyse) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2021 is nageleefd. Uit de uitgevoerde (interne) controlewerkzaamheden voor de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn dit jaar geen onrechtmatigheden vastgesteld. Vorig jaar was nog sprake van een rechtmatigheidsfout van € 395.000, die een materiële invloed had op ons oordeel. De gemeente heeft belangrijke stappen gemaakt in de interne beheersing van het aanbestedingsproces en de controle daarop. De voornaamste oorzaak van de verbetering zit in de uitrol van de inhuurdesk voor Woerden en Oudewater, die ertoe heeft geleid dat alle inhuur nu loopt via deze inhuurdesk, en daarmee rechtmatig is. Wij adviseren u te bewaken dat de getroffen verbetermatregelen ook de komende tijd blijven werken.

Begrotingsrechtmatigheid op de programma’s is adequaat toegelicht in de jaarrekening; kredietoverschrijdingen werken door in ons oordeel

Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. In totaal heeft uw gemeente € 29,3 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover € 26,9 miljoen aan werkelijke lasten in 2021. Dit is in totaal een onderschrijding van € 2,4 miljoen (8,1%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 26,9 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 27,0 miljoen aan werkelijke baten in 2021. In totaal gaat het om een overrealisatie van baten van € 0,1 miljoen (0,3%). Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op € 0,1 miljoen voordelig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij sprake is van een overschrijding van programma 5. Sport en Onderwijs, programma 7 Algemene inkomsten en op het programma Overhead. In het onderdeel “Begrotingsrechtmatigheid” heeft het college een analyse van de begrotingsafwijkingen opgenomen en komt zij tot de conclusie dat afwijkingen voor een bedrag van € 71.522, vanuit programma 5, doorwerken als rechtmatigheidsfout in ons oordeel. Wij hebben de analyse en toelichting die het college gegeven heeft gevalideerd en kunnen ons verenigen met haar standpunten.

Naast overschrijdingen van lasten per programma, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotings-rechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2021, zoals het college aangeeft, niet voorgedaan.

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen.

312018010.22.235 - 17

Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2021 van € 209.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT-plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in het Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren. In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt derhalve geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.

In 2021 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2021 stelden wij wel vast dat geen sprake was van (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij adviseren u om in het vervolg voordat de WNT-verantwoording voor controle wordt aangeboden zichtbaar interne controle uit te laten voeren. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2022 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2021 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag in hoofdstuk 6 over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2021 onder SiSa vallen. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij merken op dat wij geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die groter zijn dan € 125.000 (of groter dan de rapporteringsgrens) zoals voorgeschreven via de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa (en de door de gemeenteraad vastgestelde aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021). In overeenstemming met de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa is de tabel leeg als er geen bevindingen zijn.

312018010.22.235 - 18

Fouten bij uitvoering Tozo

De Tozo-regeling wordt voor uw gemeente uitgevoerd door FermWerk. Bij de uitvoering van de Tozo door FermWerk heeft de accountant van FermWerk ten aanzien van de Tozo fouten gerapporteerd, welke wij ons accountantsverslag moeten overnemen. Dit betreft het volgende: Onderwerp

Bevinding

Advies/ opvolging

TOZO onterechte verkorte procedure gevolgd

Diverse malen is ten onrechte een TOZO 3 LO verkorte aanvraag uitgevoerd. De cliënten hebben geen TOZO 2 of eerdere TOZO 3 ontvangen en daarom is een normale aanvraag verplicht.

Alle toekenningen met een verkorte TOZO-aanvraagprocedure aan cliënten die langer dan 3 maanden voorafgaand de aanvraag geen TOZO-uitkering hebben ontvangen, zijn onderzocht op recht, hoogte en duur van de TOZO-uitkering. Tot een bedrag van €110.000 is onzeker of de uitkering rechtmatig is. Voor de gemeente Oudewater betreft dit € 14.683. In een beperkt aantal gevallen is vastgesteld dat niet rechtmatig is uitgekeerd. Bedragen worden teruggevorderd.

Omdat de fout betrekking heeft op de uitvoering van de Tozo in (en over) 2021 en u, op basis van de voorschriften, deze lasten in de SiSa-bijlage op moet nemen die in de jaarrekening 2022 wordt opgenomen én omdat de afwijking minder bedraagt dan 10% van de (netto) Tozo-bestedingen over 2021 (deze bedragen volgens de SiSa-bijlage 2021 van FermWerk voor uw gemeente circa € 223.000) behoeven wij deze fout niet in de tabel met fouten en onzekerheden op te nemen.

Uitvoering M&O-beleid Tozo leidt niet tot bijzonderheden

Net als bij andere uitkeringen is het van belang dat alleen mensen die daar recht op hebben Tozo ontvangen en dat misbruik en oneigenlijk gebruik wordt tegengegaan. In de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2021 (bijlage 1) is opgenomen dat door de accountant over de opzet, het bestaan en de werking van het beleid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik van de Tozo gerapporteerd moet worden in het verslag van bevindingen over 2021. Uw gemeente heeft de uitvoering van de Tozo uitbesteed aan FermWerk. Ten behoeve van de controle van de jaarrekening van uw gemeente hebben wij vastgesteld dat FermWerk een M&O-beleid heeft vastgesteld waarin getroffen interne-beheersmaatregelen, zoals onder meer controles achteraf en de wijze waarop gebruik wordt gemaakt van het Inlichtingenbureau, zijn opgenomen. Op basis van afspraken die u met FermWerk gemaakt heeft voor de uitvoering van de Tozo, is het hiervoor genoemde beleid ook voor uw gemeente van toepassing. Er is vastgesteld dat FermWerk het M&O-beleid heeft nageleefd, waarmee is voldaan aan deze kwalitatieve vereiste.

312018010.22.235 - 19

4.

Interne beheersing

312018010.22.235 - 20

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- In onze managementletter van 27 januari 2022 hebben wij het college van burgemeester en wethouders geïnformeerd over onze bevindingen en aanbevelingen gegeven om de financiële bedrijfsvoering verder te verbeteren. Op 16 februari 2022 hebben wij de controle 2021 belangrijkste bevindingen ook met de auditcommissie besproken.

Uw gemeente heeft de bedrijfsvoering door een op samenwerking gerichte dienstverleningsovereenkomst (DVO) uitbesteed aan een uitvoeringsorganisatie, welke belegd is bij de gemeente Woerden. De gemeente Woerden draagt in juridische zin de verantwoordelijkheid over deze organisatie. Het college van de gemeente Oudewater is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening (en tussentijdse verantwoordingsinformatie aan de raad) van uw gemeente. Daarentegen vinden alle processen die uiteindelijk leiden tot de verantwoording van baten, lasten en balansposities in de jaarrekening, plaats bij de uitvoeringsorganisatie. Om de betrouwbaarheid van de informatie in uw jaarrekening (en tussentijdse rapportages) te waarborgen, is het vanuit de formele rol van het college die bij deze juridische structuur hoort, belangrijk om goed toezicht te houden op de realisatie van de afspraken die uw gemeente gemaakt heeft met de uitvoeringsorganisatie. Het college heeft dat geborgd met de afgesloten dienstverleningsen uitvoeringsovereenkomst welke daar handvatten voor geven. Daarnaast hanteert u het principe van vertrouwen. In verband met de uitbesteding van uw bedrijfsvoering, hebben wij in onze managementletter aangegeven dat het van belang is om onze managementletter ook mede in het perspectief van uw toezicht op de ambtelijke ondersteuning door de uitvoeringsorganisatie te plaatsten.

Wij vinden het in dat verband van belang, dat u zich door het bestuur van de uitvoeringsorganisatie laat informeren over de voor de gemeente Oudewater relevante onderwerpen. Daarvoor zou onze managementletter aan de uitvoeringsorganisatie en de reactie van het bestuur daarop een goede basis kunnen zijn. De kernboodschappen uit onze interim-controle 2021 die de interne beheersing raken zijn: Verbetermogelijkheden interne beheersing Wij hebben het bestuur van de uitvoeringsorganisatie een aantal bevindingen gerapporteerd en adviezen gegeven om de interne beheersing te verbeteren. De belangrijkste punten zijn: ▪

▪ ▪

De uitvoeringsorganisatie is zich er meer en meer van bewust dat de interne beheersing op onderdelen verbeterd moet worden. Aandachtspunten zijn het jaarlijks actualiseren van financiële processen en het actualiseren en tijdig uitvoeren van een allesomvattend intern controleplan. De taak- en rolverdeling tussen de 1e, 2e en 3e lijn heeft de aandacht nodig. De noodzakelijke verdere professionalisering van de interne controle staat bij de uitvoeringsorganisatie op de planning en zal meelopen in het proces om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordelijkheid voor het actueel houden van de procesbeschrijvingen zou nadrukkelijker bij het lijnmanagement van de uitvoeringsorganisatie moeten komen te liggen. De “eerste lijn” is dan aan zet om, door middel van een lijncontrole, aan te tonen dat het proces ongewijzigd is gebleven ofwel aan te tonen dat sprake is van wijzigingen. In geval van wijzigingen in de inrichting 312018010.22.235 - 21

▪

▪

van processen moet de impact op de (verbijzonderde) interne controle beoordeeld worden. In het kader van “eigenaarschap” vinden wij dat de “vakafdelingen” hierin komende jaren een nadrukkelijke rol toebedeeld moeten krijgen. Uw gemeente beschikt met ingang van januari 2021 ook over de “Frauderisicoanalyse Woerden-Oudewater 2021”. In deze analyse zijn voor meerdere processen de potentiële frauderisico’s benoemd en zijn kans en impact per risico, het organisatieonderdeel waar het risico zich voor kan doen en de getroffen beheersmaatregelen benoemd. Hiermee heeft u in opzet een goed instrument om frauderisico’s te kunnen beheersen. Wij hebben als onderdeel van onze controle het college gevraagd de “Frauderisicoanalyse Woerden-Oudewater 2021” te actualiseren. Door andere prioriteringen is dit echter niet gebeurd. Wij willen benadrukken dat het van belang is en blijft om regelmatig (minimaal eens per jaar) met de raad (via de auditcommissie) een gesprek over frauderisico’s te voeren. Dit is nodig om de raad te ondersteunen in haar toezichthoudende functie. Daarvan is immers een onderdeel dat de Raad vast kan stellen dat het college conform de financiële verordening een toereikende interne beheersing heeft opgezet om (fraude)risico’s te ondervangen. Stuur op de voortgang van de realisatie van de aanbevelingen uit voorgaande controles.

Daarmee realiseert de uitvoeringsorganisatie dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering verbetert. Hier moeten nog stappen gemaakt worden.

Gerapporteerde aandachtspunten voor de jaarrekening 2021 (inclusief status 2022) Ten aanzien van de financiële processen hebben wij de uitvoeringsorganisatie adviezen en aanbevelingen gedaan die opgevolgd moeten zijn voor aanvang van de jaarrekeningcontrole: ▪ Aansluiten van subadministaties op de financiële administratie (gerealiseerd) ▪ Interne controle algemene uitkering (niet gerealiseerd, door accountant opgelost) ▪ Versterken projectbeheersing inkomende subsidies (gedeeltelijk gerealiseerd, geen impact op jaarrekening gehad) ▪ Bijdragen aan verbonden partijen (gerealiseerd) ▪ juiste verwerking van facturen (kosten versus investeringen en afgrenzing boekjaar) (gerealiseerd) ▪ Verwerking begrotingswijzigingen (gedeeltelijk gerealiseerd) ▪ Versterken maatregelen ter voorkoning onrechtmatige aanbestedingen (gerealiseerd) Adviezen en aanbevelingen voor de middenlange termijn Adviezen en aanbevelingen voor de middenlange termijn zijn door de uitvoeringsorganisatie in de planning opgenomen (ITonderzoek, interne controle leges Wabo-vergunningen, interne controle juistheid tarieven lokale heffingen, controle mutaties crediteurenstambestand en uitvoeringsinstructie prestatielevering) Overige gerapporteerde bevindingen en aandachtpunten Overige gerapporteerde bevindingen en aandachtpunten in de managementletter houden verband met: ▪ De verantwoording van FermWerk t.b.v.

uw jaarrekening (tijdigheid, afrekening, uitvoeringskosten ToZo en M&O-beleid ToZo) ▪ De vorming van de voorziening voor groot onderhoud kapitaalgoederen ▪ Actualisatie van de grondexploitaties ▪ Juiste toepassing van het drempelbedrag voor schatkist bankieren ▪ Het voldoen van de jaarstukken aan het Bbv Wij verwijzen u verder naar onze managementletter, welke wij op 16 februari 2022 met de auditcommissie besproken hebben 312018010.22.235 - 22

Invoering rechtmatigheidsverantwoording

igheidsverantwoording In de meicirculaire 2018 heeft het ministerie van BZK aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2021 het college van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Tot en met de jaarrekening 2021 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, over de rechtmatigheid, verdwijnt naar verwachting vanaf de jaarrekening 2021. Het ministerie van BZK heeft onlangs via de nieuwsbrief IBI aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld wordt tot de jaarrekening 2023. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. In onze managementletter zijn wij ingegaan op wat dit allemaal voor uw gemeente betekent. De belangrijkste punten hebben wij hierna samengevat en, waar noodzakelijk, aangevuld met recente ontwikkelingen: ▪

Vanaf het boekjaar 2023 moet het college van burgemeester en wethouders zichzelf over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de paragraaf bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het college worden gegeven: o Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een model tekst ontwikkeld. Met dit verplichte model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, eventuele afwijkingen en onduidelijkheden. Relevant hiervoor is de “verantwoordingsgrens”. Dit is het bedrag, dat ligt tussen 0% en 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden gerapporteerd door het college van burgemeester en wethouders. Fouten en onduidelijkheden (zie verderop in dit onderdeel) worden niet bij elkaar opgeteld. o In de paragraaf Bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het college van burgemeester en wethouders neemt om deze in de toekomst te voorkomen. Een rapporteringsgrens kan gebruikt worden om geconstateerde fouten die onder de verantwoordingsgrens vallen toch inzichtelijk te maken voor de gemeenteraad.

De gemeenteraad zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat deze afwijkingen door het college van burgemeester en wethouders moeten worden vermeld in de paragraaf Bedrijfsvoering. Door deze laatste afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren, informeert u de gemeenteraad over de kwaliteit van de interne beheersing en de uitkomsten daarvan. Meer hierover kunt u ook lezen in de Notitie Paragraaf bedrijfsvoering (augustus 2021) van de Commissie BBV.

▪

Een belangrijke wijziging met betrekking tot het normenkader is dat vanaf boekjaar 2023, wanneer de wetswijziging wordt aangenomen, het normenkader expliciet door de raad moet worden vastgesteld. Wij adviseren u daar rekening mee te houden.

312018010.22.235 - 23

▪

De Commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (Kadernota rechtmatigheid 2022), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat uw gemeente zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2022 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&Ocriterium en het voorwaardencriterium) afdekt. De Kadernota rechtmatigheid 2022 is daarmee vooral een belangrijk document voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders geworden. In paragraaf 1.4 van de kadernota is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de kadernota verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag onder de aandacht brengen: o

o o o

o

De kadernota 2022 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college van burgemeester en wethouders niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college van burgemeester en wethouders. In de kadernota wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan. De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de Commissie BBV in de Notitie Paragraaf bedrijfsvoering (augustus 2021) meer geschreven. De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Ook moeten afspraken worden gemaakt of herzien met de accountant. Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. U beschikt over een Intern Controleplan 2021, deze moet voor 2022 en 2023 geactualiseerd worden.

Het intern controleplan, de daarin opgenomen risicoanalyse en de tijdige uitvoering van de geplande interne controles, zijn belangrijke randvoorwaarden om in 2024 een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot boekjaar 2023. Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid. De wijze waarop dat kan is in de kadernota uitgewerkt. Uw gemeente heeft overigens in dit verband geen werkzaamheden aan derden uitbesteed.

Wij adviseren u overigens om (voor zover u dit nog niet heeft gedaan) kennis te nemen van de Kadernota rechtmatigheid 2022. Deze kadernota kan ondersteunend zijn aan het verder vormgeven aan de invulling van de rol van verschillende actoren binnen uw gemeente. Wij zien de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als een uitgelezen kans om de interne beheersing op een nog hoger niveau te krijgen. Hierna hebben wij de wijzigingen samengevat en gevisualiseerd.