C05.1 ontwerp begroting 2025.pdf

ONTWERP BEGROTING 2025 en meerjarenraming tot 2028

Gemeenschappelijke Regeling van de Gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden, IJsselstein en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden.

RHC Rijnstreek en Lopikerwaard Postbus 45 3440 AA Woerden www.rhcrijnstreek.nl

1

2

M E M O GGGG Bij de ontwerp-begroting 2025 en meerjarenraming De begroting voor 2025 ligt in lijn met de meerjarenraming en kent in die zin geen verrassingen. Gemiddeld stijgt de bijdrage van de deelnemers met 5,89% (1,2% meer dan was voorzien). Genoemde stijging is een gemiddelde. Kleine afwijkingen hierop – naar boven en naar beneden - zijn te verklaren door onderlinge verschillen tussen de deelnemers in stijging van inwonertal en aanwas van overgebracht archief. Aan de uitgavenkant valt met name de stijging van de salariskosten op, veruit de belangrijkste post op de begroting. Die is vrijwel geheel toe te schrijven aan de loonafspraken uit de cao gemeenten voor 2024/25, die in de begroting moesten worden verwerkt. Aan de andere kant worden de uitbreidingen van het e-depot getemporiseerd: voor 2025 gaan we uit van alleen de realisatie van een extra toepassing om de overbrenging van videotulen mogelijk te maken, en is de toepassing voor een technische applicatie (CAD/GIS) naar 2026 doorgeschoven. Samen met de vergoeding die Ferm Werk betaalt voor geleverde diensten, een nieuwe inkomstenbron, drukt dat voor nu de hoogte van de bijdragen. Voor de lopende contracten, waaronder de DVO met de Gemeente Woerden voor huisvesting en andere diensten, is de consumentenprijsindex over 2024 van belang. In de desbetreffende begrotingsposten is uitgegaan van een indexatie van 3,8%.

De DVO Woerden rekent die contractueel gedempt door. Overige kostenposten blijven gelijk of zijn met maximaal 2% verhoogd. Een nieuwe ontwikkeling is dat gemeenten gebruik maken van de mogelijkheid om digitale informatie uit te plaatsen, als voorstadium van de uiteindelijke overbrenging naar het e-depot. Dit kan met korting en dus relatief goedkoop, door het contract dat het RHC heeft met de leverancier van het e-depot. Kosten van uitplaatsing in het predepot drukken niet op de begroting van het RHC, immers in dat geval beheert de archiefvormer nog zelf de informatie. In de begroting 2025 is niettemin rekening gehouden met de situatie dat het maximum van de contractkosten voor de basisvoorziening van het e-depot is bereikt. Financieel maakt het hierbij voor de licentie niet uit of er enkele deelnemers zijn aangesloten die samen 125.000 inwoners vertegenwoordigen, of dat al onze deelnemers zijn aangesloten (de staffel loopt namelijk door tot 250.000 inwoners). In de meerjarenraming is uitgegaan van een jaarlijkse stijging van de lonen van 2% en van een consumentenprijsindex van 3%. Op basis van de DVO met Woerden gaat het RHC met ingang van 2026 meer betalen aan de gemeente, omdat de korting wegens het mede-gebruik van “archiefdepot 6” door de gemeente komt te vervallen.

De oorspronkelijke korting was € 28.500 (prijspeil 2018), die op basis van de DVO verhoogd wordt met 45% van de consumentenprijsindex. Dit verklaart de extra verhoging van de DVO-kosten van afgerond € 32.500 per 2026. Deelnemers met relatief veel archiefmeters in verhouding tot het inwonertal, zien dit terug in een wat hogere bijdrage dan andere. Tot slot wordt opgemerkt dat het RHC niet met reserveringen werkt. Een eventueel positief saldo wordt in beginsel altijd in mindering gebracht op de bijdrage voor het volgende jaar. De hoogte van de bijdrage kan hierdoor bij benodigde investeringen (extra) stijgen. De begrotingssystematiek van het RHC wijkt af ten opzichte van veel andere gemeenschappelijke regelingen. Centrumgemeente Woerden neemt op grond van de gemeenschappelijke regeling de financiële verantwoording van het RHC in de gemeentelijke jaarrekening mee, waarin de hier genoemde begrotingsposten worden opgenomen. De provincie Utrecht ging in 2018 akkoord met handhaving van de bestaande inrichting van de begroting en acht het niet nodig om alle voorschriften van het vernieuwde BBV in de (bescheiden) begroting van het RHC te doen verwerken.

3

BATEN

Nr 01

02 03 04

BEGROTING

RHC

< 2024 > < 2025 > Bijdragen deelnemers RHC: Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Leges, overige inkomsten Extra ontvangen inkomsten semi-statisch archiefbewerking Vergoeding archiefzorg Ferm Werk TOTAAL

€ € € € € € € €

200.701 85.829 79.762 60.428 309.956 172.389 224.135 4.000 p.m. p.m.

€ € € € € € € € € €

212.809 91.058 83.442 64.381 325.137 183.001 240.222 4.500 15.000 5.500

€ 1.137.200 € 1.225.050

4

RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD

2025

LASTEN

Nr

< 2024 >

< 2025 >

01a 01b

Salarissen medewerkers Tijdelijk personeel 01c Materiële verzorger 02 Reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerkvergoeding 03 Reiskosten medewerkers 04 Abonnementen/lidmaatschappen 05 Aankoop boeken en vakliteratuur 06 Kantoorbehoeften, archiefmateriaal 07a Website, automatisering 07b Digitalisering 07c Contract Lira/Pictoright 08 Vorming en opleiding 09 Public relations 10 DVO Woerden 11a Ontwikkeling e-depot 11b Basiscontract e-depot 12 Onvoorziene uitgaven 13 Btw over afgenomen diensten en leveranties Sub-totaal salarissen en kantoorkosten

€ 674.700 p.m. € 10.050 € 6.900 € 750 € 1.850 € 550 € 5.750 € 36.000 € 5.500 € 2.300 € 2.000 € 2.000 € 111.250 € 8.500 € 52.050 € 2.050 € 50.400 € 972.600

€ 723.000 € 15.000 € 10.400 € 10.000 € 750 € 1.850 € 600 € 5.850 € 37.000 € 5.500 € 2.400 € 2.000 € 2.000 € 113.000 € 14.500 € 58.000 € 2.100 € 53.600 € 1.057.550

14 15

DVO Woerden (voorheen huur archiefbewaarplaats) Btw over DVO aandeel archiefbewaarplaats Sub-totaal depot-kosten

€ 136.000 € 28.600 € 164.600

€ 138.400 € 29.100 € 167.500

TOTAAL GENERAAL

€ 1.137.200

€ 1.225.050

<Vaststelling voorzien in de vergadering van de Archiefcommissie van 27 juni 2024>

J.F. van Rooijen, secretaris.

V.J.H. Molkenboer, Voorzitter

5

Toelichting bij de specifieke begrotingsposten 2025: Baten: 01. Dit zijn de door de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling te betalen bijdragen, berekend conform de verdeelsleutel, gebaseerd op inwonertal en aantal beheerde meters archief. (zie bijlage voor de berekening). Verschillen tussen de geraamde bijdrage en de werkelijk te betalen bijdrage worden in het jaar, volgend op het begrotingsjaar, door de gemeente Woerden met de andere deelnemers verrekend. De bijdrage is gebaseerd op de kosten die het RHC inclusief btw maakt. Gemeenten die een beroep doen op het BTW-compensatiefonds kunnen het btw-verschil terugvragen. 02. Inkomsten uit leges voor door RHC-medewerkers verricht archiefonderzoek en de levering van reproducties uit de archieven en collecties. 03. Inkomsten uit de bewerking van het semi-statische archief of andere werkzaamheden die niet behoren tot de kerntaak van het RHC en apart doorberekend worden aan de desbetreffende deelnemer. 04. De vergoeding voor de uitvoering van de archieftaak voor GR Ferm Werk (met name inspectie en beheer overgebracht archief). Lasten: 01a. De totale formatie omvat 7,88 fte. Op grond van de Overeenkomst kosten gemene rekening brengt de gemeente Woerden 97% van de salariskosten in rekening bij het RHC. Hierover is geen btw verschuldigd. De sterke stijging komt vooral door cao gemeenten.

Huidige cao loopt tot 1 april 2025, voor periode daarná is voor de begroting gerekend met salarisstijging van 2%. 01b De inzet van extra personeel is budgettair neutraal: Extra personeel wordt alleen ingezet voor extra werkzaamheden, die apart worden apart gefactureerd (zie inkomsten, post 3). Genoemd bedrag dekt het lopende arbeidscontract dat een tijdelijke urenuitbreiding van een archivist behelst. 01c De materiële verzorger wordt op basis van detachering tewerkgesteld vanuit Ferm Werk. 02 De post is gebaseerd op de reiskosten van de huidige personeelsleden. De verhoging houdt verband met (recente) personele mutaties. 07a. Hosting en standaard onderhoud van de website. Constante uitbreiding website en digitale toegankelijkheid van de archieven doen hostingkosten sterker stijgen dan alleen inflatiecorrectie. 07b. Digitalisering van (archief) bronnen die via de website beschikbaar worden gesteld. Voorwaarde is dat het een archief of collectie betreft waarvan de digitaliseringskosten niet toe te schrijven zijn aan een enkele deelnemer. 07c. Regeling met Lira/Pictoright voor het auteursrecht van via de website toegankelijke oude kranten. 10. In 2018 is een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gesloten met de gemeente Woerden voor huisvesting en andere diensten. De financiële regeling die daarvoor al bestond, is hierin opgenomen.

45% van het totaalbedrag betreft kantoorkosten die omgeslagen worden naar inwonertal; 55% betreft het archiefdepot, omgeslagen naar archiefmeters van de deelnemers. 11a, b Kosten voor ontwikkeling e-depot. De post 11b is gebaseerd op een contract met DiVault voor een basisvoorziening e-depot. 13, 15 Het aandeel btw is hier apart inzichtelijk gemaakt, vanwege de verrekening die achteraf plaatsvindt en waarbij de gemeenten hun aandeel hierin kunnen terugvragen uit het BTW-compensatiefonds.

6

Berekening bijdrage deelnemers begroting 2025

Salarissen en overige kantoorkosten Totaal salarissen en overige kosten - leges - extra inkomsten - vergoeding Ferm werk : totaal inwonertal = bedrag per inwoner: € 1.057.550 - € 4.500 - € 15.000 - € 5.500 = € 1.032.550 : 205.200 = € 5,0319 per inwoner [Inwonertallen per 1 januari 2024. Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 42.700, na indexatie met gemiddelde stijging van inwonertal gemeenten ten opzichte van 2023, zijnde 0,43%]

Deelnemer

Inwonertal

Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Bedrag per inwoner 36.600 14.700 13.900 10.200 53.700 33.400 42.700

€ 5,0319 € 5,0319 € 5,0319 € 5,0319 € 5,0319 € 5,0319 € 5,0319

Aandeel kosten salarissen en overhead € 184.168 € 73.969 € 69.945 € 51.325 € 270.214 € 168.066 € 214.863

205.200

€ 5,0319

€ 1.032.550

Depotkosten Totale depotkosten: werkelijke archiefmeters (stand maart 2024) = bedrag per meter € 167.500 : 4.901 m1 = € 34,17 per meter De compensatieregeling 2018-2027 die destijds bij het akkoord over de renovatie/uitbreiding van het RHC (Stadhuis Woerden) voor tien jaar voor drie gemeenten met een eigen archiefbewaarplaats gold, is in 2023 voor het resterende deel verrekend. Per 2024 is deze dus komen te vervallen.

Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Metertal

Bedrag per Totaal meter Depotkosten 838 € 34,17 € 28.641 500 € 34,17 € 17.089 395 € 34,17 € 13.497 382 € 34,17 € 13.056 1.607 € 34,17 € 54.923 437 € 34,17 € 14.935 742 € 34,17 € 25.359

4.901

€ 34,17

€ 167.500

7

Totale bijdrage per deelnemer* Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Aandeel salarissen en Aandeel Totaal kantoorkosten depotkosten € 184.168 € 28.641 € 73.969 € 17.089 € 69.945 € 13.497 € 51.325 € 13.056 € 270.214 € 54.923 € 168.066 € 14.935 € 214.863 € 25.359 € 1.032.550

€ 167.500

€ € € € € € €

212.809 91.058 83.442 64.381 325.137 183.001 240.222

€ 1.200.050

*: Alle bovengenoemde bedragen zijn inclusief btw. Deze btw komt in aanmerking voor toepassing van de transparantiemethode, wat voor de gemeenten inhoudt dat zij voor het betaalde aandeel in de btw een bijdrage kunnen vragen uit het BTW-compensatiefonds. Per saldo valt voor hen bovengenoemde bijdrage dus lager uit. Hieronder de omslag over de deelnemers van de btw binnen de begrote bijdragen aan het RHC:

Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Aandeel in btw binnen de bijdrage € € € € € € €

14.662 6.269 5.748 4.433 22.420 12.612 16.556

€ 82.700

8

9

BATEN Nr Bijdragen deelnemers Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 02 Leges, overige inkomsten 03 Extra inkomsten semistatisch archiefbewerking 04 Vergoeding Ferm Werk TOTAAL

MEERJARENRAMING 2025

2026

01 a b c d e f g

€

2027

2028

€ € € € € € €

212.809 91.058 83.442 64.381 325.137 183.001 240.222

€ € € € € € €

223.946 96.339 88.053 68.220 343.339 191.549 252.054

€ € € € € € €

226.958 97.643 89.240 69.143 347.980 194.106 255.430

€ € € € € € €

231.342 99.499 90.950 70.453 354.637 197.912 260.407

€

4.500 15.000

€

4.600 p.m.

€

4.750 p.m.

€

4.900 p.m

€ 5.500 € 1.225.050

€ 5.650 € 1.273.750

€ 5.800 € 1.291.050

€ 6.000 € 1.316.100

10

2024-2028 Nr

LASTEN 2025

2026

2027

2028

01a Salarissen medewerkers 01b Tijdelijk personeel 01c Materiële verzorger 02 Reiskosten woon-werkverkeer 03 Reiskosten medewerkers 04 Abonnementen/lidmaatschappen 05 Aankoop boeken en vakliteratuur 06 Kantoorbehoeften, archiefmateriaal 07a Website, automatisering 07b Digitalisering 07c Contract Lira/Pictoright 08 Vorming en opleiding 09 Public relations 10 DVO gemeente Woerden 11a Ontwikkeling e-depot 11b Huur en aansluiting e-depot 12 Onvoorziene uitgaven 13 Btw over diensten en leveranties Sub-totaal salarissen en kantoor

€ 723.000 € 15.000 € 10.400 € 10.000 € 750 € 1.850 € 600 € 5.850 € 37.000 € 5.500 € 2.400 € 2.000 € 2.000 € 113.000 € 14.500 € 58.000 € 2.100 € 53.600 € 1.057.550

€ 737.500 p.m. € 10.700 € 10.000 € 750 € 1.900 € 600 € 6.000 € 38.000 € 5.600 € 2.450 € 2.100 € 2.100 € 129.300 € 15.000 € 60.000 € 2.100 € 57.950 € 1.082.050

€ 752.200 p.m. € 11.050 € 10.000 € 750 € 1.950 € 650 € 6.100 € 39.000 € 5.600 € 2.550 € 2.100 € 2.100 € 131.250 € 9.100 € 62.000 € 2.200 € 57.900 € 1.096.500

€ 767.300 p.m. € 11.400 € 10.000 € 750 € 2.000 € 650 € 6.200 € 40.000 € 5.700 € 2.650 € 2.200 € 2.200 € 133.200 € 9.100 € 64.000 € 2.200 € 59.100 € 1.118.650

14

€ 138.400

€

€

€

€ 29.100 € 167.500 € 1.225.050

€ 33.300 € 191.700 € 1.273.750

15

DVO Woerden (voorheen huur archiefdepot) Btw DVO aandeel archiefdepot Sub-totaal depot-kosten TOTAAL GENERAAL

158.400

160.750

€ 33.800 € 194.550 € 1.291.050

163.150

€ 34.300 € 197.450 € 1.316.100

11