Bijlage 2 Voorgesteld plan van aanpak (218152).pdf

Bijlage 2 Voorgesteld plan van aanpak De precieze vorm van een burgerberaadproces staat niet van tevoren vast en kan worden aangepast op basis van de vraagstelling, het mandaat, de beschikbare tijd, het budget en de wensen van de deelnemers ten aanzien van het proces. Het voorgestelde plan van aanpak vraagt om nadere uitwerking naarmate het proces vordert. Een extern bureau of adviseur wordt gevraagd de gemeente te begeleiden in het opzetten en uitvoeren van het burgerberaad. Het opdrachtgeverschap van het burgerberaad ligt bij de raad. De opdrachtnemer is het college. Gebruikelijk is dat het college een projectleider aanstelt die het plan verder tot uitvoering brengt. Stap 1a formuleren van de vraagstelling en het mandaat. Het onderwerp ‘de toekomst van de gemeente Oudewater’ is het vertrekpunt voor het burgerberaad. Het initiatief voor het houden van een burgerberaad ligt in dit geval bij de gemeenteraad. De gemeenteraad formuleert een opdracht voor het burgerberaad en formuleert het mandaat dat hij geeft aan het burgerberaad. Vanuit de gemeenteraad wordt hiervoor een begeleidingscommissie ingesteld die, met ambtelijke ondersteuning, onderzoeksvragen en bijbehorend mandaat nader formuleert. Onderzoeksvragen zijn specifiek, open, neutraal, beknopt en duidelijk.

Als mandaat spreekt de gemeenteraad minimaal uit dat hij voorneemt de adviezen van het burgerberaad als zwaarwegend te beschouwen voor het te maken beleid en altijd schriftelijk zal motiveren waarom hij een advies niet overneemt als hij daartoe besluit. De vooraf vastgestelde kaders gaan ten minste in op uitvoerbaarheid, betaalbaarheid en draagvlak. De vraagstelling en het mandaat zijn leidend, echter het burgerberaad heeft de ruimte om adviezen te schrijven die buiten de vraagstelling en het mandaat vallen. In het mandaat wordt aangegeven hoe omgegaan wordt met adviezen die buiten de meegegeven kaders vallen. Het mandaat met de kaders wordt vastgesteld via een raadsbesluit in de gemeenteraad. Stap 1b - inrichten van het projectteam Het projectteam verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van het burgerberaad wordt ingericht. Er wordt voor de omvang en benodigde expertise aanwezig in het projectteam rekening gehouden met de fase waarin het burgerberaad zich bevindt. Het projectteam heeft bij voorkeur een inclusieve en diverse samenstelling. Stap 1a en b zijn 1 september 2026 afgerond. Stap 2 Voorbereiding op het burgerberaad.

In deze fase wordt het burgerberaad opgezet en besloten over minimaal de volgende organisatievraagstukken: Verhouding tussen ambtelijke uitvoering en uitbesteden: voor de begeleiding bij het burgerberaad wordt een extern bureau of adviseur benaderd. Er zijn meerdere partijen actief binnen Nederland. Selectie vindt plaats op basis van ervaring, vraagstelling en prijs. Er wordt een zorgvuldige afweging gemaakt tussen wat de organisatie zelf kan en wat ingehuurd moet worden. Er is een voorkeur voor uitvoering vanuit de eigen organisatie. Aantal deelnemers en aantal bijeenkomsten: het aantal deelnemers varieert tussen burgerberaden van 50 tot 150. Het uitgangspunt is 100 deelnemers, het minimale aantal is 80 deelnemers. Uitgangspunt is vijf of zes bijeenkomsten, waarbij vijf op basis van eerdere ervaringen het absolute 1

minimum is. Bijeenkomsten en locatie dienen goed toegankelijk te zijn voor de deelnemers zowel qua locatie als qua keuze dag en tijdstip. Deelnemersvergoeding en kinderopvang: algemeen advies is om een dagvergoeding te geven voor deelname zodat inwoners de gelegenheid hebben deel te nemen. Een optie is om te kiezen voor een vergoeding die vrijwillig is of bijvoorbeeld ten gunste komt van een sportclub, stichting of ander goed doel binnen de gemeente door de deelnemer zelf te kiezen. Kinderopvang draagt bij aan de toegankelijkheid voor specifieke doelgroepen. Locatie en facilitaire kosten: alle bijeenkomsten worden gehouden binnen de gemeente. Een goede locatie en goede voorzieningen (catering) dragen bij aan de ervaring van de deelnemers en de kwaliteit van het beraad. De bijeenkomsten worden gehouden in het eerste kwartaal van 2027. Communicatie: de communicatie over het beraad verloopt via de gebruikelijke gemeentelijke kanalen. Er wordt een beperkt budget voor beeldmateriaal opgenomen. Het eindresultaat wordt vastgelegd in een rapport. Er wordt vooraf nagedacht over de rol van de pers tijdens het burgerberaad. Werving en lotingsprocedure: de werving en lotingsprocedure is een specialistisch werk. Onderzocht moet worden of dit uitgevoerd kan worden door de eigen organisatie of dat deze taak uitbesteed moet worden. Het landelijke bureau burgerberaad kan hierin ondersteunen.

Vorm bijeenkomsten - een nadere uitwerking op de procesbegeleiding in de uitvoering. Denk aan voorzitterschap, gespreksbegeleiding, floormanagement, communicatie met de deelnemers. Begroting: voor het gehele burgerberaad is een bedrag van 225.000 euro gereserveerd, waarvan 150.000 voor het burgerberaad en 75.000 voor ambtelijke ondersteuning. In deze fase wordt dit nader uitgewerkt in een begroting. Conform de handreiking burgerberaden van de VNG is 150.000 euro passend bij een kleinschalig tot middelgroot burgerberaad. Stap 2 is voor 1 november 2026 uitgevoerd. Stap 3 - werving en loting van deelnemers en werving en selectie van gespreksbegeleiders Voor deelname aan het burgerberaad komt ieder ingeschreven persoon in het basisregister persoonsgegevens in de gemeente Oudewater vanaf 16 jaar in aanmerking. Via een gewogen loting wordt een deelnemersgroep samengesteld van 100 personen. Het uitgangspunt is een deelnemersgroep waarin iedere inwoner van Oudewater zich herkent, een exacte representatieve selectie is niet noodzakelijk. Het aantal deelnemers is minimaal 80 en maximaal 100 personen. Om de groep ook inclusief te maken voor ingeschrevenen die de Nederlandse taal minder goed beheersen is er ruimte voor tolken. De kwaliteit inclusief neutraliteit van de gespreksbegeleiders is van grote invloed op de uitkomsten van het burgerberaad.

Gespreksbegeleiders kunnen geselecteerd worden vanuit de ambtelijke organisatie, via een extern bureau of via vrijwilligers uit de samenleving. Er zijn verschillende voor- en nadelen per keuze gekoppeld aan expertise, kwaliteit van de gesprekken, onafhankelijkheid, kosten, en betrokkenheid met de lokale situatie. Er moet een keuze gemaakt worden hierin en deze keuze ligt bij het projectteam. Het aantal gespreksleiders is afhankelijk van het aantal deelnemers, een vuistregel is 1 gespreksleider op 10 deelnemers. Stap 3 is voor 31 december 2026 uitgevoerd. Stap 4 - uitvoering burgerberaad Het burgerberaad zelf kent verschillende fases waaronder kennismaking, vaststellen onderzoeksvragen, vergaren van informatie, dialoog, komen tot adviezen en opstellen van de adviezen en rapportages. 2

Er is gedurende het burgerberaad voldoende ambtelijke ondersteuning om de adviezen te toetsen op een aantal criteria waaronder passend binnen de meegegeven kaders, uitvoerbaarheid, betaalbaarheid, impact, en wettelijk/ juridisch passend. Tijdens deze fase van het burgerberaad worden ook de inwoners van de gemeente betrokken die niet direct deelnemen. Zo blijven alle inwoners op de hoogte van het proces. Het is mogelijk om inwoners via denkmeeoudewater.nl actief te laten bijdragen aan het burgerberaad. Het initiatief hiervoor kan alleen vanuit het burgerberaad zelf worden genomen. Het is belangrijk hierbij te bewaken dat de deelnemers vrij en veilig blijven om hun ideeën en meningen uit te wisselen in de dialoog van het burgerberaad zelf en zij zich niet gehinderd voelen door invloeden van buitenaf. De gemeenteraadsleden zelf kunnen hooguit een toehorende rol krijgen in éen of meerdere bijeenkomsten. Het is aan het burgerberaad zelf om hierover te besluiten. Het burgerberaad levert uiteindelijk een rapport op aan de gemeenteraad. Stap 4 is afgerond voor 1 april 2027. Stap 5 - opvolging burgerberaad Nadat het burgerberaad haar adviezen en rapportage heeft overhandigd, is de politiek aan zet. De gemeenteraad ontvangt het rapport van het burgerberaad met een reactie en advies van het college.

In een openbare raadsbijeenkomst worden de adviezen gepresenteerd, besproken en kan de gemeenteraad verduidelijkende vragen stellen over de adviezen. Advies is deze bijeenkomst op de locatie van het burgerberaad te houden (as politiek naar het beraad toegaan). De gemeenteraad beslist uiteindelijk of het advies van het burgerberaad geheel of gedeeltelijk wordt overgenomen. De gemeenteraad verplicht zich om voor elk advies een schriftelijke argumentatie te geven van haar besluit: overgenomen, gedeeltelijk overgenomen, of (nog) niet overgenomen. De gemeenteraad maakt een opvolgingsplan waarin de implementatie van de adviezen geborgd wordt. Er worden met de deelnemers van het burgerberaad afspraken gemaakt over de monitoring op de opvolging. Door het projectteam wordt een evaluatie van het burgerberaad als geheel uitgevoerd en hiervan wordt een verslag gemaakt dat als input kan dienen voor nieuwe burgerberaden. De uitkomsten en de wijze van opvolging wordt gecommuniceerd richting de inwoners en belanghebbenden. Stap 5 is afgerond voor 1 juli 2027. -----

3