B3 notitie opbrengst uit Werkgroep Werkwijze Raad (1 en 16 mei 20230).pdf

Werkgroep Werkwijze Raad 16 mei 2023 Aanwezig:

Leendert Oosterom, Ronald Gabriëls, Annika Huizinga, Annemarie van ’t Veen, Vincent Bos

Samengevatte opbrengst uit beide sessie (1 en 16 mei 2023): De werkgroep ziet ruimte voor experimenten in de fora. Bijvoorbeeld hoe om te gaan met vragen en antwoorden en spreektijden. Hiervoor hoeft de Verordening op de fora van de gemeente Oudewater 2021 (VodF) niet aangepast te worden. Het is wel goed wanneer strenger met (technische) vragen wordt omgegaan. Het presidium zou kunnen besluiten welke agendapunten op een specifieke manier behandeld wordt. De huidige verordening biedt voldoende mogelijkheden te experimenteren met vorm of proces. De behandeling van dossiers in aparte kennissessies wordt als waardevol beoordeeld. Ook presentaties in de fora, maar die moeten goed gedoseerd worden. Inwoners uitnodigen om mee te spreken in forum zou je selectief mee om kunnen gaan; bv niet bij een beleidsstuk waar al over is meegesproken. Ook per onderwerp afwegen hoe het agendapunt wordt ingeschoten? In- en meespreken is effectiever in een vroeg stadium. Meespreken is handig als dit gebeurd op basis van expertise, maar niet op basis van belang. Het lijkt nuttig om de tijdsallocaties (die door het presidium worden bepaald) ook te delen met de fora zelf. Dit kan bv in de conceptagenda’s.

Ingekomen stukken Wat is een soepel en effectief proces? Enerzijds besluit de raad tot de afhandelwijze van de ingekomen stukken, anderzijds zou je sneller een vraag daarover willen kunnen stellen. Inwonersbrieven automatisch een antwoord sturen waarin proces van afhandeling. Als een inhoudelijk antwoord wordt gestuurd dan een afschrift van het antwoord naar de raad. In voorstellen aanpassing RvO staat een suggestie om het raadslid dat vraagt om agendering van een ingekomen stuk via het presidium 5 dagen voor het presidium een argumentatie voor agendering bij de griffier aan te laten leveren. (nieuw vierde lid in artikel 21) Vragenhalfuur Er moet sprake zijn van enige urgentie of actualiteit. Kunnen hamerstukken naar achteren? Ja, dat kan. Het is een keuze van de raad. Het spreken via de voorzitter moeten we oefenen. Training en reflectie is welkom. Voorstellen John Bijl uit te nodigen weer te observeren en terug te koppelen, mogelijk met een training daaraan gekoppeld. Spreektijden: alleen hanteren bij begroting / VJN / kadernota In de raad zou de termijn van het college beperkt kunnen/moeten blijven tot mening over amendementen en moties; vragen en antwoorden beter niet meer in raad, en zeker niet een verdediging van het voorstel door het college.

De lengte van de vergaderingen is vaak niet zo effectief; De vraag wordt opgeworpen of de forumvergaderingen niet tot 22:30 kunnen duren of vergaderen op meer avonden. Discussie in de raad is soms heel detaillistisch, voor inwoners niet te volgen. Vraag is wanneer uitvoering begint, en wanneer controle. 1

Kwaliteit van raadsvoorstellen/-besluiten: - aandacht voor de omvang en het taalgebruik - wat is de betekenis voor de inwoner - De betekenis voor de inwoners zou als onderdeel in de inleiding kunnen worden opgenomen. - Overweging/keuzemogelijkheid - Alternatief noemen in voorstel Besluitenlijsten van het college (ook besloten) weer toesturen aan de raad (vraag wordt in het college op 16 mei besproken) Geheimhouding Protocol moet tegen het licht van de wetswijziging per 1-4-2023. Het RvO en VodF ook, maar die aanpassingen zijn bescheiden (komen bij de technische voorstellen).

Het RvO en de VodF zijn doorgenomen en leiden tot meerder voorstellen voor aanpassingen. Het zijn technische voorstellen en andere voorstellen. Alle voorstellen worden in aparte documenten gezet. Hieronder samenvatting van de niet-technische voorstellen en in blauw aantekeningen/vragen van de griffier.

niet-technische voorstellen Reglement van Orde (RvO): RvO 3-5: De vergaderingen van het presidium zijn niet openbaar. De besluitenlijst is wel openbaar, tenzij het presidium anders besluit. RvO 7-3 is niet juist (verklaart RvO 8-3 van toepassing op alle geagendeerde stukken, maar 7-3 gaat over geheime stukken. > dit moet nog geadresseerd worden RvO 8-1 (ter inzage leggen van stukken) Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, kunnen desgewenst na het verzenden van de schriftelijke oproep door de griffier op het gemeentehuis ter inzage worden gelegd. Deze bepaling lijkt in de huidige digitale tijd achterhaald. Willen we dit handhaven? RvO 8-3 (geheimhouding) ook toegankelijk voor forum- en collegeleden. RvO 10-3 nieuw lid: Een raadslid dat na opening de raadsvergadering betreedt of voor sluiting de raadsvergadering verlaat geeft daarvan kennis aan de griffier, die hiervan aantekening maakt. RvO 10a (nieuw artikel): nadere uitwerking van Gemw 20 wanneer quorum niet aanwezig is. RvO 12-3 (gast van de raad): Iedere fractie kan na toestemming van het presidium per vergadering één ‘Gast van de raad’ aan tafel plaats laten nemen. Een ‘Gast van de raad’ kan wel deelnemen aan de beraadslagingen bij één vooraf gekozen agendapunt. Gedurende een raadsperiode kan een persoon een onbeperkt aantal keer ‘Gast van de raad’ zijn.

RvO 13-3 (nieuw tussengevoegd lid) bij artikel Inspreken: 3. Het woord kan niet gevoerd worden over: a. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; b. een klacht op grond van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend, of is ingediend; c. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft open gestaan. RvO 21 (ingekomen stukken): 2

In lid 2 verwijderen: Hierbij bestaan de volgende mogelijkheden: - Ter kennisgeving aannemen - In handen college stellen - Behandelen tijdens forumvergadering bij agendapunt ‘Ter inzage liggende stukken’ - Betrekken bij agendapunt forum - Betrekken bij agendapunt raad Nieuw lid 4: Het raadslid dat agendering via het presidium vraagt levert uiterlijk 5 dagen voor de eerstvolgende presidiumvergadering een schriftelijke motivatie voor de agendering aan bij de griffier. RvO 32 (schriftelijke vragen) toevoeging aan lid 3: Schriftelijke beantwoording gebeurt zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen dertig dagen nadat de vragen zijn ingediend. Indien beantwoording niet binnen deze termijn kan plaatsvinden, stelt het college of de burgemeester de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis. De termijn voor beantwoording wordt maximaal verlengd met 30 dagen. RvO 32 toevoeging aan lid 5: De vragensteller kan bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende forumvergadering nadere inlichtingen vragen over het door het college of de burgemeester gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist. Daarna kunnen desgewenst andere raadsfracties dan die van de vragensteller nadere inlichtingen vragen. RvO 34 (vragenhalfuur) toevoeging aan lid 1: Na het vaststellen van de agenda wordt een vragenhalfuur gehouden, tenzij bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend.

Ieder raadslid heeft tijdens het vragenhalfuur het recht één of meer bondig geformuleerde vragen aan het college of de burgemeester te stellen over een lopende zaak of een urgent onderwerp dat niet op de agenda voorkomt. RvO 34-3: De voorzitter kan vragen weigeren na overleg daarover te hebben gehad met het presidium een onderwerp tijdens het vragenhalfuur aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven. RvO 34-5 toevoeging: Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een korte toelichting daarop te geven.

niet-technische voorstellen Verordening op de Fora (VodF): VodF art 3 Samenstelling Deze beschrijving gaat uit van vaste leden per forum met plaatsvervangende leden; raadsleden kunnen altijd in een forum optreden. In totaal maximum 2 leden per fractie (tegelijkertijd). Dit komt niet overeen met het huidige gebruik. Logischer lijkt het om te bepalen: - In elk forum zitten tegelijkertijd maximaal 2 leden per fractie - Elke fractie draagt per forum maximaal 2 forumleden aan en 2 plaatsvervangende forumleden, of: elke fractie draagt maximaal 4 forumleden aan die geen raadslid zijn. VodF 4-4 (voorzitter) Deze bepaling dekt niet de huidige praktijk waarin de voorzitter in onderling overleg uit een pool wordt aangewezen. VodF 7-3 is niet juist (verklaart VodF 8-3 van toepassing op alle geagendeerde stukken, maar 7-3 gaat over geheime stukken. > dit moet nog geadresseerd worden VodF 8-1 (ter inzage leggen van stukken)

3

Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, kunnen desgewenst na het verzenden van de schriftelijke oproep door de griffier op het gemeentehuis ter inzage worden gelegd. Deze bepaling lijkt in de huidige digitale tijd achterhaald. Willen we dit handhaven? VodF 13-1 (advies) Letter d: aanpassing van het voorstel, indien een kleine aanpassing leidt tot agendering op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de raad. Dit kan als ‘hamerstuk’ (sub a) of ‘bespreekstuk’ (sub b). M.i. een overbodige en minder wenselijke mogelijkheid. Waarvoor is dit een oplossing? Waarom niet als bespreekstuk agenderen en een (technisch) amendement voorbereiden? VodF 14-2 (aantal spreektermijnen): In de eerste termijn komen vooral politieke vragen aan de orde; de tweede termijn is vooral bedoeld voor de uitwisseling van standpunten tussen fracties. Technische vragen worden niet genoemd; uitgangspunt is dat deze in de week voor het forum schriftelijk worden ingediend en schriftelijk voor de forumvergadering worden beantwoord. VodF 15-3 (Deelname aan de beraadslaging door anderen) Iedere fractie kan na toestemming van het presidium per vergadering één ‘Gast van de raad’ aan tafel plaats laten nemen. Een ‘Gast van de raad’ kan deelnemen aan de beraadslaging. Gedurende een raadsperiode kan een persoon een onbeperkt aantal keer ‘Gast van de raad’ zijn.

VodF 13-1 (Ter inzage liggende stukken en vragen portefeuillehouders) Forumleden kunnen vragen stellen aan collegeleden over ter inzage liggende stukken, zoals raadsinformatiebrieven. Dit kan alleen tijdens het agendapunt ‘Ter inzage liggende stukken’. Vraag: Welke andere stukken? Ik denk aan ingekomen stukken van GR-en en verbonden partijen. Hier kan ook een apart vast agendapunt voor worden opgenomen in de fora waarin dan ook mededelingen over GR-en en verbonden partijen worden gedaan. VodF 18-6 (Politieke Agenda) Er geldt een standaardtermijn van drie maanden voor het afdoen van een toezegging en van zes maanden voor een motie. Hiervan kan mondeling in de toezegging of schriftelijk in de motie van worden afgeweken. Het college meldt uiterlijk in de volgende reguliere raadsvergadering welk vervolg hij aan een motie geeft en binnen welke termijn. Ipv 6 maanden voor het afdoen van een motie bepalen dat het college uiterlijk in de volgende reguliere raadsvergadering bericht hoe de motie zal worden afgedaan (melden welke vervolg het college geeft aan de motie en op welke termijn, of dat de motie niet wordt opgevolgd en waarom niet)? VodF 19-2 laatste zin: Bij herhaling van zijn gedrag kan het forumlid bovendien door de raad voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. M.i. moet de raad dit beslissen.

VodF 25-4 Hij is bevoegd De raad kan op voorstel van de voorzitter toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen. M.i. moet de raad dit beslissen.

4