B3. memo rekenkamer 2023 (125960).pdf

MEMO GRIFFIE Datum: Aan: Van: Onderwerp:

29 september 2023 Rekenkamercommissie Griffier Rekenkamer

Geachte leden van de Rekenkamercommissie,

Met deze notitie wordt beoogd de uitgangspunten van een rekenkamer voor gemeente Oudewater te verkennen. Graag bespreek ik deze notitie in de rekenkamercommissie, met het doel te kijken of wij tot een gedeelde visie kunnen komen die aan de raad voorgelegd kan worden.

Inleiding Van 2006 tot 2014 was er een gezamenlijke rekenkamercommissie met Lopik en Montfoort. Sinds oktober 2018 is er een Rekenkamercommissie met dezelfde leden als de Auditcommissie. Deze commissie doet geen onderzoeken, maar zou komen met een voorstel voor een nieuwe rekenkamer(commissie). Bedoeling was om een concept voorstel uit te werken voor het oprichten van een onafhankelijke rekenkamercommissie, met een advies aan presidium en raad. Met ingang van 2020 is jaarlijks € 10.000 vrij gemaakt voor de rekenkamercommissie. Sinds vaststelling jaarrekening 2022 wordt bij onderschrijding het resterend budget gereserveerd in een bestemmingsreserve.

Er is aansluiting gezocht bij de rekenkamercommissie Woerden, maar dat is tot heden niet gelukt. De situatie in Woerden is wel gewijzigd, dus een succesvolle hernieuwde poging is niet uit te sluiten.

Vorig jaar is een voorzichtige verkenning gedaan om aansluiting te vinden bij Montfoort en Lopik. Lopik heeft aangegeven dat zij een personele unie met IJsselstein overwogen. Daar is inmiddels uitvoering aan gegeven, en ook Montfoort bewandelt nu deze weg.

Wet versterking decentrale rekenkamers Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Deze wet kent een overgangstermijn van een jaar. Dit betekent dat alle gemeenten uiterlijk op 1 januari 2024 een onafhankelijke rekenkamer(functie) moeten hebben, waarbij een gemeenschappelijke rekenkamer ook een mogelijkheid is. De wet beoogt een rekenkamer die volgens vooraf vastgestelde procedures en reglementen bij elkaar komt en onafhankelijk van de raad tot een eigen agenda komt.

De wetgever heeft afstand genomen van het begrip rekenkamercommissie; de wet spreekt alleen nog over ‘rekenkamer’. In de rekenkamer mogen geen raadsleden meer zitten. In feite is de ‘rekenkamer’ een rekenkamercommissie met alleen externe leden. Om aan te sluiten bij dit nieuwe begrippenkader spreekt deze notitie verder over ‘rekenkamer’.

Pagina 1 van 4

MEMO GRIFFIE Uitgangspunten en scenario’s De raad van Oudewater moet voor 1 januari 2024 een onafhankelijke rekenkamer instellen. Om dit op een juiste wijze vorm te geven dient de raad enkele uitgangspunten vast te stellen. 1. De raad beslist hoeveel leden de rekenkamer heeft. Er kan gekozen worden voor een collegemodel (twee of meer leden) en een directeursmodel (één lid). Bij het directeursmodel dient tevens een plaatsvervangend lid benoemd te worden. Bij twee of meer leden bestaat deze verplichting niet. Een voordeel van twee of meer leden is dat onderling kennis gedeeld kan worden en kan worden overlegd. Een nadeel van een directeursmodel is dat rapportages dan wel erg vanuit de voorkeur van één willekeurig persoon geschreven worden. Gezien de omvang van gemeente Oudewater lijkt drie leden (inclusief de voorzitter) gangbaar. Dit is tevens het meest gebruikte model in den lande. Voorstel – 3 leden, waarvan 1 voorzitter.

2. De raad beslist hoe vaak een lid herbenoemd kan worden. In de wet staat de benoemingstermijn van zes jaar. Bij maximaal 1 herbenoeming betekent dat de leden en de voorzitter maximaal 12 jaar deel uit kunnen maken van de rekenkamer. Herbenoeming komt de continuïteit van de rekenkamer ten goede. Voorstel – leden en voorzitter maximaal één keer te herbenoemen.

3. De raad beslist of er een klankbordgroep komt. Deze klankbordgroep fungeert als aanspreekpunt voor de rekenkamer. Rekenkamers hebben in de praktijk soms behoefte om informatie in te winnen en te kijken wat er speelt in de raad. De klankbordgroep kan dan ook meedenken over de onderzoeksonderwerpen en de specifieke onderzoeksvragen. Een klankbordgroep is niet verplicht maar biedt zeker kansen. Voorstel – de auditcommissie de klankbordfunctie te laten vervullen.

4. De rekenkamer kan ondersteund worden bij haar werkzaamheden door een secretaris of een secretaris/onderzoeker. Er zijn meerdere mogelijke varianten voor ondersteuning van de rekenkamer. a. Ambtelijke ondersteuning die niet op de griffie is ondergebracht b. Ambtelijke ondersteuning door op de griffie werkzame ambtenaren c.

Inhuren van ondersteuning

Goede ondersteuning is van groot belang om het rekenkamerwerk goed en professioneel te kunnen doen. Zeker aangezien het lidmaatschap van een rekenkamer meestal een nevenfunctie is. De meeste rekenkamers hebben een (ambtelijk) secretaris van de rekenkamer die de rekenkamer ondersteunt en adviseert. De secretaris is een belangrijke schakel tussen rekenkamer, ambtelijke organisatie, griffie, college, raad en onderzoekers. De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers (NVRR) heeft onderzoek gedaan naar de ambtelijke ondersteuning, gemiddeld bedraagt de ondersteuning 0,15 tot 0,25 fte. (5 tot 9 Pagina 2 van 4

MEMO GRIFFIE uur/week). In relatie met het onderzoeksbudget, gebaseerd op aantal inwoners, lijkt dit aan de hoge kant. Voorstel – Afhankelijk van de uiteindelijke vorm van de rekenkamer kan gekozen worden uit de volgende opties: a. ambtelijke ondersteunen van de rekenkamer elders inkopen (bij griffie Woerden); b. de rekenkamer zelf ambtelijk ondersteunen door de griffie. Mogelijk is hiervoor uitbreiding nodig; c.

de rekenkamer zelf laten voorzien in ondersteuning uit het beschikbare budget, al dan niet met verhoging van het budget.

5. De raad beslist hoe groot het budget van de Rekenkamer is. Het budget wordt voornamelijk gebruikt voor de vergoeding van de leden en de onderzoeken die uitgevoerd worden. In 2020 heeft de regering in samenwerking met o.a. de NVRR geconstateerd dat minimaal € 1,30 per inwoner aan de rekenkamer als ondergrens gehanteerd kan worden. De Minister heeft dit nogmaals bevestigd in de memorie van Toelichting van de Wet versterking decentrale rekenkamers. Voor Oudewater leidt dit tot een budget van ongeveer € 13.300. Met dit budget is het reëel om minstens 1 onderzoek per 2 jaar te verrichten. Doordat de raad een bestemmingsreserve heeft ingesteld voor onderbesteding van het budget is het mogelijk in 2024 een eerste onderzoek uit te voeren. Voorstel – het budget voor de rekenkamer voor 2024 vaststellen op € 1,30 per inwoner (ca € 13.300).

6. De raad beslist over de vergoeding van de voorzitter en de leden. Er kan gekozen worden voor een maandelijks bedrag, een bedrag per vergadering en een uurtarief. Daarnaast kan de raad ook kiezen of de leden reis-, verblijf- en overige kosten ontvangen. De NVRR pleit voor een vaste vergoeding per maand. (Een situatie waarin de aan het onderzoek bestede tijd direct gerelateerd is aan de beloning van het lid kan ertoe leiden dan een lid de omvang van een onderzoek (nodeloos) laat toenemen. Indien de vergadervergoeding als beloningsstructuur wordt gekozen, dan dient het begrip vergadering goed gedefinieerd te worden. Het administratieve proces rondom de uitbetaling van de vergoeding is minder intensief wanneer gekozen wordt voor een vaste vergoeding per maand.) Het gemiddelde aantal onderzoeken zal jaarlijks 0,5 zijn. Daar past een vaste maandelijkse vergoeding niet bij. Zolang de inzet zal zijn om twee onderzoeken per raadsperiode te verrichten past een vergoeding op declaratiebasis daar beter bij, met een vaste vergoeding per vergadering en een tarief per onderzoek-uur. Hierbij is het uitgangspunt dat de leden de onderzoeken voornamelijk zelf uitvoeren i.p.v. uitbesteden. De vergoeding per uur ligt in de praktijk ergens tussen de € 25 en € 80 per uur, waarbij de vergoeding van de voorzitter iets hoger is.

De reis-, verblijf- en overige kosten zitten niet geconfisqueerd in deze vergoeding. Pagina 3 van 4

MEMO GRIFFIE Bruikbaar uitgangspunt is dat de leden en de voorzitter van de rekenkamer een vergoeding per vergadering ontvangen, en een vergoeding per onderzoek uur. Daarnaast kan een vergoeding voor reis- en parkeerkosten worden vastgesteld, bij voorkeur te beperken tot een maximum afstand van bijvoorbeeld 50km. De vergoeding per vergadering en per onderzoek uur kan jaarlijks geïndexeerd worden (met bijvoorbeeld dezelfde indexering die geldt voor de vergoeding voor raadsleden), of door de raad telkens voor een periode van 3 jaar worden vastgesteld. Voorstel – vergoeding per vergadering € 175 voor de voorzitter en € 150 voor de leden; een kmvergoeding van € 0,21 per km tot een maximum van 50 km (enkele reis). Leden die onderzoek verrichten ontvangen daarvoor een uurtarief van € 70 bruto. De gewerkte uren worden verantwoord door tijdschrijven, en volgen uit vooraf begrote uren in de onderzoeksopzet.

Verder verloop Eerst zullen de uitgangspunten moeten worden vastgesteld. Daarna wordt de conceptverordening vorm gegeven en ter besluitvorming aan de raad voorgelegd.

Het lijkt nuttig om op korte termijn te verkennen I

of Oudewater toch kan aansluiten bij de rekenkamer Woerden.

II

Alternatief kan zijn een verkenning om dezelfde leden van de rekenkamer Woerden te benoemen als lid van de rekenkamer Oudewater (zogeheten personele unie).

III

Wanneer ook dat niet kan, is een alternatief de verkenning van een personele unie met de rekenkamer van IJsselstein. Deze weg wordt op dit moment bewandeld door Montfoort en Lopik; zo ontstaan dan 4 onafhankelijke rekenkamers met een personele unie.

IV

Een volgend alternatief kan zijn een verkenning van een personele unie met de rekenkamer van Krimpenerwaard.

Mochten deze wegen niet leiden tot overeenstemming met Woerden (en eventueel met IJsselstein of Krimpenerwaard) dan zullen de vacatures anderszins opengesteld moeten gaan worden.

Pagina 4 van 4