B24. Provincie Utrecht IBT, afschrift brief GS aan BenW Oudewater IBT beoordeling informatiebeheer 2025 (Geanonimiseerd).pdf

PROVINCIE

5:

UTRECHT

College van burgemeester en wethouders de

van

Oudewater

gemeente

Postbus

100

3420 DC OUDEWATER

Onderwerp

Beoordeling interbestuurlijk toezicht informatiebeheer 2025

Datum

04-05-2026 UTSP-1913279266-20931

Documentnummer Referentiedatum E-mailadres Domein/opgave

12-02-2026

(geanonimiseerd) provincie-vtrecht.nl Me Strategie en Bestuur

Team

Geacht

college,

U heeft

ons

in het kader

van

en

Bestuur

Interbestuurlijk toezicht

interbestuurlijk toezicht (IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de als ‘voldoet’, ‘verbetering nodig’, ‘structureel van gemeenten

Archiefwet. Wij beoordelen de prestaties verbetering nodig’ of ‘voldoet niet’. Het oordeel

organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2024-2025 luidt, net jaar, ‘voldoet’, trede 1 van de IBT-interventieladder. Dit betekent dat vw informatiebeheer grotendeels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet. We zien ten opzichte van de vorige beoordeling (brief 2 juni 2025) dat er nog steeds stapsgewijs en planmatig gewerkt wordt aan de aanbevelingen van zowel uw archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC) als die vit onze vorige voor

uw

als vorig

toezichtbrief. Naast

toetsing

gevoerd toegezonden met

de

van

uw

organisatie

en

In deze brief geven samenwerking die

in de

en

archiefinspecteur

huidige stand van zaken van beoordeling.

gesprek uw informatiebeheer besproken. van

het RHC. In dit

een

gesprek

is naast de Deze informatie

bevindingen zijn en welke acties wij nog van u verwachten. Gezien de gemeente Woerden sturen wij een soortgelijke brief ook aan het college van

wij aan

wat

onze

heeft

met

de

u

jl.

toezichtinformatie heeft onze toezichthouder op 7 april archivaris

uw

informatie ook de

is ook meegenomen

BenW

aangeleverde

Woerden.

Toetsingscriteria Het Beleidskader

Interbestuurlijk Toezicht provincie Utrecht 2025-2028 bevat de vitgangspunten, instrumenten het toezicht. Bij de beoordeling van vw informatie- en archiefbeheer toetsen wij of u voldoet werkwijze aan de eisen die de Archiefwet- en regelgeving voorschrijven. In ons Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken. Dit zijn: de omslag naar en

van

digitaal werken; het duurzaam reorganisaties. Bij en

VNG

het uitvoeren

beheren van

ons

van

analoge en digitale informatie; en

toezicht hanteren

wij

de

informatiehuishouding bij die landelijk tussen Rijk, IPO

de interventieladder,

is afgesproken.

1van3

Bevindingen en beoordeling Net als bij onze vorige beoordelingen zien wij nu nog steeds een positieve ontwikkeling bij de verschillende onderdelen uit uw ‘Verbeterplan op de KPI’s Archief- en Informatiebeheer 2024-2025 gemeente Woerden’. Het verbetertraject voor het informatiebeheer is goed doordacht stapsgewijs ingericht met gezonde ambitie. Ondersteuning vanuit het management en een goed werkend Strategisch Informatie Overleg (SIO) zijn zeer helpend hierbij. ,

We zien een geleidelijke vooruitgang bij onder meer het verder onder beheer krijgen van informatie in vakapplicaties en het toepassen van vervanging waardoor de hybride informatiehuishouding afgebouwd kan worden en er op termijn uitsluitend digitaal gewerkt wordt. Ook het migreren van bestanden vanuit het raadsinformatiesysteem en vanuit My-Lex naar het pre-depot zijn goede stappen. De compleetheid en toegankelijkheid van de bestanden in het pre-depot blijft een belangrijk aandachtspunt aangezien dit een voorwaarde is om deze bestanden op termijn in het e-depot op te kunnen nemen. De digitale bewaarstrategie 2026-2030 begint vorm te krijgen maar moet dit jaar nog wel ‘gevuld’ worden met een flink aantal normen en richtlijnen. Er wordt nog steeds geïnvesteerd in het aantrekken van voldoende kennis en expertise op het gebied van informatiebeheer. Dit laatste is ook nodig om het geplande verbetertraject de komende jaren verder door te kunnen voeren. ,

,

,

Bij voortzetting van deze aanpak en met voldoende capaciteit hebben wij er zeker vertrouwen in dat het verbetertraject de komende periode uitgevoerd en afgerond kan worden. ,

Extra aandacht vragen wij nog wel voor de volgende verbeterpunten: 1.

Onze belangrijkste aanbeveling blijft om alle aandachtspunten uit de jaarlijkse KPI-rapportage van het RHC en uw daarop gebaseerde verbeterplan uit te voeren in nauw overleg met het RHC. ,

2.

Werk verder aan het totaaloverzicht en het onder beheer krijgen van alle informatiestromen (applicaties gezamenlijke schijven e-mailboxen) met archiefwaardige bestanden. ,

,

3.

Zorg voor een actueel en vastgesteld kwaliteitssysteem en pas de kwaliteitscontroles (zowel periodiek als de jaarlijkse audit) toe op zowel het centrale zaaksysteem als op de verschillende vakapplicaties.

4.

Ontwikkel de informatiebeheer instrumenten die onderdeel zijn van de digitale bewaarstrategie zodat daarmee een complete set van normen en richtlijnen beschikbaar is voor een duurzaam digitaal informatiebeheer en voor de aansluiting op het e-depot.

5.

Ga verder met de verplichte digitale vernietiging uit uw zaaksysteem. Voer dit ook uit bij de andere applicaties binnen uw organisatie (zie verbeterpunt 2). Stel jaarlijks ook een hotspotmonitor vast.

6.

Maak praktische beheerafspraken met de verbonden partijen en gemeenschappelijke regelen voor het informatie- en archiefbeheer (over o. a. opbouw dossiers tijdige vernietiging). Toets deze afspraken via uw kwaliteitssysteem. ,

Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond. In het eerste kwartaal van 2027 beoordelen wij de uitvoering van de Archiefwet opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 2026 ontvangen wij graag uiterlijk 15 februari 2027. Wij verzoeken u om in deze informatie ook weer aan te geven welke acties u heeft ondernomen naar aanleiding van de hierboven genoemde verbeterpunten.

2 van 3

Naast toezicht op

archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen erfgoed, financiën, huisvesting vergunninghouders en omgevingsrecht. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een

uw

informatie-

en

afschrift van deze brief sturen wij

Wij publiceren

de resultaten

werkwijze

kunt

kaart ook

toegankelijk.

u

terecht op

van

ons

ter

kennisgeving

aan

uw

gemeenteraad.

toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart

www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht.

en

meer

informatie

over

de IBT-

Deze brief wordt via de IBT-

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens

hen,

(geanonimiseerd) H.J.J.M.

Bakker

Gedeputeerde

Klimaat & Circulaire

Financiën, Grondzaken, Organisatie

Cc streekarchivaris RHC

samenleving, en

Water

Participatie,

&

Bodem,

Faunabeleid

en

Wolf.

Rijnstreek en Lopikerwaard

3 van

3