B19.2 RHC, begroting 2027 vastgesteld

1 BEGROTING 2027 en meerjarenraming tot 2030 Gemeenschappelijke Regeling van de Gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden, IJsselstein en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. RHC Rijnstreek en Lopikerwaard Postbus 45 3440 AA Woerden www.rhcrijnstreek.nl

2 3 M E M O Bij de begroting 2027 en meerjarenraming In de aanloop naar deze begroting brachten gemeenten de beheersing van de kosten onder de aandacht bij alle gemeenschappelijke regelingen. De begrote kosten van het RHC zijn noodzakelijk voor de uitvoering van wettelijke taken. Al bij een eerdere bezuinigingsronde is de uitvoering van andere (zogeheten bovenwettelijke) werkzaamheden in het cultuur-historische veld geschrapt, om zo met de bestaande personeelsformatie de kerntaken te kunnen blijven vervullen. Bovendien liggen onder het totale bedrag aan uitgaven veelal contractuele verplichtingen. Dat de te betalen bijdrage in de begroting toch lager is dan eerder voorzien, komt door enkele inspanningen. Allereerst zijn daar de aangepaste afspraken met de gemeenten Woerden en Oudewater over de opslag van semi-statisch archief, die € 18.000 inkomsten genereren. Voorts is een enkele begrotingspost iets naar beneden bijgesteld. Daarnaast is er afgeweken van de regel om salarislasten op het maximum van de salarisschalen te begroten. Gelet op de samenstelling van het personeel is hier een kleine aanpassing op gedaan. Dit haalt voor ruim € 10.000 ‘lucht’ uit de begroting, al is dit laatste geen échte bezuiniging: het RHC keert immers een batig saldo jaarlijks weer uit, naar rato van de bijdrage van de deelnemers.

In de begroting 2027 is net als de afgelopen jaren uitgegaan van een nieuwe aansluiting van een deelnemer op het e-depot. Weliswaar is de ontwikkeling van het e-depot door het populaire pre-depot als tussenstap wel in ander vaarwater gekomen en staat er voor nu minder druk op de overbrenging van digitale informatie. Toch moet het RHC er klaar voor staan: opname van overgebracht archief is voor het RHC de raison d’être. Daarbij komt dat deelnemers voor 2027 in de e-depotvoorziening een oplossing zoeken voor een duurzame opslag van video- tulen. Ook dat is in de begroting meegenomen. De cao voor gemeentepersoneel loopt door tot ultimo 2027. De eerste uitkomsten van de functiewaardering (HR21) brengen geen extra stijging in salariskosten. De salarislasten – het leeuwendeel van de begroting – lijken daarmee ‘zeker’ voor het begrotingsjaar. Voor de meerjarenraming is uitgegaan van een salarisstijging van eerst 2,5%, daarna 2,0%. Voor de andere contracten, waaronder de DVO met de Gemeente Woerden voor huisvesting en andere diensten, is de consumentenprijsindex over 2026 van belang. De recente ontwikkelingen en onrust in de wereld vergroten de kans op een hogere inflatie. Voor (alleen) de contracten is daarom gerekend met een indexatie van 3,8%. De DVO Woerden berekent die gedempt door.

De begroting en meerjarenraming laten een bescheiden groei zien in de hoogte van de bijdragen van de deelnemers. De hoogte van de uiteindelijke bijdrage kan per afzonderlijke deelnemer in de marge verschillen, los van financiële mee- of tegenvallers. Dat komt doordat de kosten worden omgeslagen. Mutaties in inwonertal en archiefmeters ten opzichte van de huidige situatie hebben direct financiële gevolgen, omdat de onderlinge verdeling van de kosten gaat verschillen. Zeker de omvang van de archieven laat zich lastig inschatten, aangezien in 2026 voor meerdere deelnemers archieven worden overgebracht. Daarbij zal uiteindelijk de afname van de omvang van het semi-statisch archief van Woerden en Oudewater zorgen voor een andere verdeling van de depotkosten over de deelnemers. De depotkosten raken overigens circa 15% van de totale begroting. Tot slot wordt opgemerkt dat het RHC niet met reserveringen werkt. Een eventueel positief saldo wordt zoals gezegd in mindering gebracht op de bijdrage voor het volgende jaar. De begrotingssystematiek van het RHC wijkt af ten opzichte van veel andere gemeenschappelijke regelingen. Centrumgemeente Woerden neemt op grond van de gemeenschappelijke regeling de financiële verantwoording van het RHC in de gemeentelijke jaarrekening mee, waarin de hier genoemde begrotingsposten worden opgenomen.

De provincie Utrecht ging in 2018 akkoord met handhaving van de bestaande inrichting van de begroting en acht het niet nodig om alle voorschriften van het toen vernieuwde BBV in de (bescheiden) begroting van het RHC te doen verwerken. BATEN | BEGROTING | RHC Nr | < | 2026 | > | < 2027 > 01 | Bijdragen deelnemers RHC: Bodegraven-Reeuwijk | € | 224.776 | € | 226.880 Lopik | € | 95.215 | € | 95.880 Montfoort | € | 86.302 | € | 86.888 Oudewater | € | 70.833 | € | 73.788 Woerden | € | 356.830 | € | 358.325 IJsselstein | € | 190.767 | € | 191.193 Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden | € | 252.377 | € | 254.996 02 | Leges, overige inkomsten | € | 7.000 | € | 7.500 03 | Extra ontvangen inkomsten semi-statisch archiefbewerking | € | 15.000 | € | 32.000 04 | Vergoeding archiefzorg Ferm Werk | € | 5.650 | € | 5.900 TOTAAL | € 1.304.750 | € 1.333.350 4 RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD | 2027 | LASTEN Nr | < | 2026 | > | < 2027 > 01a | Salarissen medewerkers | € | 757.900 | € | 765.000 01b | Tijdelijk personeel | € | 15.000 | € | 32.000 01c | Materiële verzorger | € | 10.700 | € | 10.900 02 | Reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerkvergoeding | € | 10.000 | € | 10.200 03 | Reiskosten medewerkers | € | 750 | € | 850 04 | Abonnementen/lidmaatschappen | € | 1.900 | € | 1.500 05 | Aankoop boeken en vakliteratuur | € | 600 | € | 500 06 | Kantoorbehoeften, archiefmateriaal | € | 5.950 | € | 5.750

07a | Website, automatisering | € | 38.000 | € | 37.000 07b | Digitalisering | € | 5.600 | € | 5.000 07c | Contract Lira/Pictoright | € | 0 | € | 0 08 | Vorming en opleiding | € | 2.000 | € | 2.000 09 | Public relations | € | 2.100 | € | 2.000 10 | DVO Woerden | € | 129.150 | € | 131.400 11a | Ontwikkeling e-depot | € | 15.000 | € | 15.000 11b | Basiscontract e-depot | € | 60.000 | € | 60.000 12 | Onvoorziene uitgaven | € | 2.100 | € | 2.500 13 | Btw over afgenomen diensten en leveranties | € | 57.000 | € | 57.400 Sub-totaal salarissen en kantoorkosten | € 1.113.750 | € 1.139.000 14 | DVO Woerden (voorheen huur archiefbewaarplaats) | € | 157.850 | € | 160.600 15 | Btw over DVO aandeel archiefbewaarplaats | € | 33.150 | € | 33.750 Sub-totaal depot-kosten | € | 191.000 | € | 194.350 TOTAAL GENERAAL | € 1.304.750 | € 1.333.350 Vastgesteld in de vergadering van de Archiefcommissie van 8 juli 2026 J.F. van Rooijen, | M.M. Bonsen-Lemmers, secretaris | voorzitter 5 6 Toelichting bij de specifieke begrotingsposten 2027: Baten: 01. Dit zijn de door de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling te betalen bijdragen, berekend conform de verdeelsleutel, gebaseerd op inwonertal en aantal beheerde meters archief. (zie bijlage voor de berekening).

Verschillen tussen de geraamde bijdrage en de werkelijk te betalen bijdrage worden in het jaar, volgend op het begrotingsjaar, door de gemeente Woerden met de andere deelnemers verrekend. De bijdrage is gebaseerd op de kosten die het RHC inclusief btw maakt. Gemeenten die een beroep doen op het BTW-compensatiefonds kunnen het btw-verschil terugvragen. 02. Inkomsten uit leges voor door RHC-medewerkers verricht archiefonderzoek en de levering van reproducties uit de archieven en collecties. De stijging is ingegeven door ervaring van de laatste jaren. 03. Inkomsten uit de bewerking van het semi-statische archief of andere werkzaamheden die niet behoren tot de kerntaak van het RHC en apart doorberekend worden aan de desbetreffende deelnemer. 04. De vergoeding voor de uitvoering van de archieftaak voor GR Ferm Werk (met name inspectie en beheer overgebracht archief). Lasten: 01a. De totale formatie omvat 7,88 fte. Op grond van de Overeenkomst kosten gemene rekening brengt de gemeente Woerden 97% van de salariskosten in rekening bij het RHC. Hierover is geen btw verschuldigd. De coa gemeenteambtenaren loopt tot 31 december 2027. Voorheen werd begroot op max-trede van geldende salarisschalen. Hierop is in deze berekening 10.400 euro gekort.

01b De inzet van extra personeel is budgettair neutraal: Extra personeel wordt alleen ingezet voor extra werkzaamheden, die apart worden gefactureerd (zie inkomsten, post 3). Genoemd bedrag dekt twee lopende arbeidscontracten voor tijdelijke urenuitbreiding van archivisten. 01c De materiële verzorger wordt op basis van detachering tewerkgesteld vanuit Ferm Werk. 02 De post is gebaseerd op de huidige reiskosten van nu in dienst zijnde personeelsleden. 07a. Hosting en standaard onderhoud van de website. 07b. Digitalisering van (archief) bronnen die via de website beschikbaar worden gesteld. Voorwaarde is dat het een archief of collectie betreft waarvan de digitaliseringskosten niet toe te schrijven zijn aan een enkele deelnemer. 07c. Regeling met Lira/Pictoright voor het auteursrecht van via de website toegankelijke oude kranten is opgezegd, na aansluiting bij een nieuw (gratis) nationaal koepelcontract. 10. In 2018 is een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gesloten met de gemeente Woerden voor huisvesting en andere diensten. De financiële regeling die daarvoor al bestond, is hierin opgenomen. 45% van het totaalbedrag betreft kantoorkosten die omgeslagen worden naar inwonertal; 55% betreft het archiefdepot, omgeslagen naar archiefmeters van de deelnemers. 11a, b Kosten voor ontwikkeling e-depot.

De post 11b is gebaseerd op een contract met DiVault voor een basisvoorziening e-depot. 13, 15 Het aandeel btw is hier apart inzichtelijk gemaakt, vanwege de verrekening die achteraf plaatsvindt en waarbij de gemeenten hun aandeel hierin kunnen terugvragen uit het BTW -compensatiefonds. Berekening bijdrage deelnemers begroting 2027 Salarissen en overige kantoorkosten Totaal salarissen en overige kosten - leges - extra inkomsten - vergoeding Ferm werk : totaal inwonertal = bedrag per inwoner: € 1.139.000 - € 7.500 - € 32.000 - € 5.900 = € 1.093.600 : 206.900 | = € 5,2856 per inwoner [Inwonertallen per 1 januari 2026.

Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 43.100, na indexatie met gemiddelde stijging van inwonertal gemeenten ten opzichte van 2025, zijnde 0,12%] Deelnemer | Inwonertal | Bedrag per inwoner | Aandeel kosten salarissen en overhead Bodegraven-Reeuwijk | 37.300 | € 5,2856 | € | 197.154 Lopik | 14.800 | € 5,2856 | € | 78.228 Montfoort | 13.800 | € 5,2856 | € | 72.943 Oudewater | 10.500 | € 5,2856 | € | 55.500 Woerden | 54.200 | € 5,2856 | € | 286.481 IJsselstein | 33.200 | € 5,2856 | € | 175.483 Hoogheemraadschap | 43.100 | € 5,2856 | € | 227.811 De Stichtse Rijnlanden TOTAAL | 206.900 | € 5,2856 | € | 1.093.600 Depotkosten Totale depotkosten: werkelijke archiefmeters (stand maart 2026) = bedrag per meter € 194.350 | : 5.505 m1 | = | € 35,3042 per meter De compensatieregeling 2018-2027 die destijds bij het akkoord over de renovatie/uitbreiding van het RHC (Gemeentehuis Woerden) voor tien jaar voor drie gemeenten met een eigen archiefbewaarplaats gold, is in 2023 voor het resterende deel verrekend. Per 2024 is deze dus komen te vervallen.

Deelnemer | Metertal | Bedrag per | Totaal meter | Depotkosten Bodegraven-Reeuwijk | 842 | € 35,30 | € | 29.726 Lopik | 500 | € 35,30 | € | 17.652 Montfoort | 395 | € 35,30 | € | 13.945 Oudewater* | 518 | € 35,30 | € | 18.288 Woerden** | 2.035 | € 35,30 | € | 71.844 IJsselstein | 445 | € 35,30 | € | 15.710 Hoogheemraadschap | 770 | € 35,30 | € | 27.185 De Stichtse Rijnlanden TOTAAL | 5.505 | € 35,30 | € | 194.350 *inclusief opslag 85 m1 semi-statisch archief Oudewater ( | € 3.000) ** inclusief opslag 430 m1 semi-statisch archief Woerden (€ 15.180) 7 Totale bijdrage per deelnemer* Deelnemer | Aandeel salarissen en | Aandeel | Totaal kantoorkosten | depotkosten Bodegraven-Reeuwijk | € | 197.154 | € | 29.726 | € | 226.880 Lopik | € | 78.228 | € | 17.652 | € | 95.880 Montfoort | € | 72.943 | € | 13.945 | € | 86.888 Oudewater | € | 55.500 | € | 18.288 | € | 73.788 Woerden | € | 286.481 | € | 71.844 | € | 358.325 IJsselstein | € | 175.483 | € | 15.710 | € | 191.193 Hoogheemraadschap | € | 227.811 | € | 27.185 | € | 254.996 De Stichtse Rijnlanden TOTAAL | € | 1.093.600 | € | 194.350 | € | 1.287.950 *: Alle bovengenoemde bedragen zijn inclusief btw. Deze btw komt in aanmerking voor toepassing van de transparantiemethode, wat voor de gemeenten inhoudt dat zij voor het betaalde aandeel in de btw een bijdrage kunnen vragen uit het BTW-compensatiefonds.

Per saldo valt voor hen bovengenoemde bijdrage dus lager uit. Hieronder de omslag over de deelnemers van de btw binnen de begrote bijdragen aan het RHC: Deelnemer | Aandeel in btw binnen de bijdrage Bodegraven-Reeuwijk | € | 16.060 Lopik | € | 6.782 Montfoort | € | 6.153 Oudewater | € | 5.214 Woerden | € | 25.340 IJsselstein | € | 13.545 Hoogheemraadschap | € | 18.056 De Stichtse Rijnlanden TOTAAL | € | 91.150 8 9 meerjarenraming 2026-2030 BATEN | MEERJARENRAMING Nr | 2027 | 2028 | 2029 | 2030 01 | Bijdragen deelnemers a | Bodegraven-Reeuwijk | € | 226.880 | € | 232.514 | € | 236.945 | € | 241.720 b | Lopik | € | 95.880 | € | 98.178 | € | 100.049 | € | 102.066 c | Montfoort | € | 86.888 | € | 89.073 | € | 90.771 | € | 92.600 d | Oudewater | € | 73.788 | € | 75.613 | € | 77.054 | € | 78.607 e | Woerden | € | 358.325 | € | 367.245 | € | 374.244 | € | 381.786 f | IJsselstein | € | 191.193 | € | 195.829 | € | 199.561 | € | 203.582 g | Hoogheemraadschap | € | 254.996 | € | 261.148 | € | 266.126 | € | 271.489 De Stichtse Rijnlanden 02 | Leges, overige inkomsten | € | 7.500 | € | 7.200 | € | 7.350 | € | 7.600 03 | Extra inkomsten semi- | € | 32.000 | € | 32.500 | p.m.

| p.m statisch archiefbewerking 04 | Vergoeding Ferm Werk | € | 5.900 | € | 6.000 | € | 6.150 | € | 6.300 TOTAAL | € 1.333.350 | € | 1.365.300 | € | 1.358.250 | € | 1.385.750 10 2026-2029 | LASTEN Nr | 2027 | 2028 | 2029 | 2030 01a | Salarissen medewerkers | € 765.000 | € | 784.000 | € | 803.700 | € | 819.000 01b | Tijdelijk personeel | € | 32.000 | € | 32.500 | p.m. | p.m. 01c | Materiële verzorger | € | 10.900 | € | 11.200 | € | 11.400 | € | 11.600 02 | Reiskosten woon-werkverkeer | € | 10.200 | € | 10.400 | € | 10.600 | € | 10.800 03 | Reiskosten medewerkers | € | 850 | € | 900 | € | 900 | € | 950 04 | Abonnementen/lidmaatschappen | € | 1.500 | € | 1.550 | € | 1.600 | € | 1.650 05 | Aankoop boeken en vakliteratuur | € | 500 | € | 550 | € | 550 | € | 600 06 | Kantoorbehoeften, archiefmateriaal | € | 5.750 | € | 5.900 | € | 6.050 | € | 6.200 07a | Website, automatisering | € | 37.000 | € | 38.000 | € | 39.000 | € | 40.000 07b | Digitalisering | € | 5.000 | € | 5.100 | € | 5.200 | € | 5.300 08 | Vorming en opleiding | € | 2.000 | € | 2.050 | € | 2.050 | € | 2.100 09 | Public relations | € | 2.000 | € | 2.050 | € | 2.050 | € | 2.100 10 | DVO gemeente Woerden | € 131.400 | € | 134.000 | € | 136.700 | € | 139.400 11a | Ontwikkeling e-depot | € | 15.000 | € | 15.500 | € | 10.500 | € | 10.750 11b | Huur en aansluiting e-depot | € | 60.000 | € | 62.000 | € | 6 4.000 | € | 6 6.000 12

| Onvoorziene uitgaven | € | 2.500 | € | 2.500 | € | 2.600 | € | 2.600 13 | Btw over diensten en leveranties | € | 57.400 | € | 58.900 | € | 59.150 | € | 60.500 Sub-totaal salarissen en kantoor | € 1.139.000 | € 1.167.100 | € 1.156.050 | € 1.179.550 14 | DVO Woerden (voorheen huur | € | 160.600 | € | 163.800 | € | 167.100 | € | 170.400 archiefdepot) 15 | Btw DVO aandeel archiefdepot | € | 33.750 | € | 34.400 | € | 35.100 | € | 35.800 Sub-totaal depot-kosten | € | 194.350 | € | 198.200 | € | 202.200 | € | 206.200 TOTAAL GENERAAL | € 1.333.350 | € 1.365.300 | € 1.358.250 | € 1.385.750 11