B1. Raadsbesluit 'Vaststellen Verordening op de auditcommissie van de gemeente Oudewater 2020'.pdf

RAADSBESLUIT Oudewater 20 R. 0 06 8 0

Agendapunt:

19

Onderwerp:

Vaststellen Verordening op de auditcommissie van de gemeente Oudewater 2020

De r a a d v a n d e ge m e e nt e O u d ew at er ;

gelezen het voorstel d.d.

16 juni 2020

van:

- Auditcommissie gelet op het bepaalde in de Gemeentewet; Artikelen 82 en 213

b e s l u i t: De 'Verordening op de auditcommissie van de gemeente Oudewater 2020' vast te stellen. Artikel 1. Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: - commissie: de auditcommissie; - raad: de gemeenteraad van Oudewater; - lid: lid van de auditcommissie of diens plaatsvervanger; - voorzitter: voorzitter van de auditcommissie of diens plaatsvervanger; - griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger; - accountant: de door de raad benoemde accountant als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Controleverordening gemeente Oudewater 2019; - controleprotocol: een protocol waarin de raad de accountant nadere aanwijzingen geeft over zijn controle; - controleverordening: Controleverordening gemeente Oudewater 2019. Artikel 2. Instelling auditcommissie Er is een commissie van advies aan de raad, genaamd de auditcommissie. Artikel 3. Samenstelling en benoeming 1. De auditcommissie bestaat uit ten minste drie leden. Van elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal één raads- of forumlid in de auditcommissie worden benoemd. 2. Bij afwezigheid kan een lid vervangen worden door een plaatsvervangend lid uit dezelfde fractie. 3. De leden en plaatsvervangende leden worden door de raad benoemd. Pagina 1 van 3

4. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen. 5. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadsof forumlid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad. 6. Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature. 7. De auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 8. De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan aan de beraadslagingen deelnemen. 9. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie, zoals de accountant, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris of de concerncontroller. Artikel 4. Taken en bevoegdheden 1. De auditcommissie is belast met gevraagde en ongevraagde advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid. 2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen: a.

De advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant, zoals bedoeld in artikel 2, tweede lid, van de controleverordening. b. De bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover aan de raad. c. De evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en de eventuele advisering hierover aan de raad. d. De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad. e. Het onderzoek van de documenten behorend bij de begrotingscyclus (onder meer voorjaarsnota / kaderbrief, begroting en jaarverslag) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten. f. De uitwerking en naleving door het college van de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet), de controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) en de onderzoeksverordening (213a Gemeentewet). g. Het toezicht op de opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole en beleidsevaluaties. 3.

De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de lid 1 en 2 genoemde taken voorstellen uit te brengen, voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten. 4. De commissie is bevoegd om voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019. Artikel 5. Vergadering, quorum en verslaglegging 1. De commissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval twee maal per jaar. 2. De vergadering van de commissie gaat niet door indien tenminste de helft plus één van de leden afwezig is. 3. De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering. 4. De oproepingen worden – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de oproepingen aan de leden toegezonden. 5. De vergaderingen van de commissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt. 6. De secretaris maakt een besluitenlijst van het besprokene in de vergadering en draagt zorg voor agendering van dit verslag in de eerstvolgende vergadering van de commissie. 7. De verslagen van de commissie zijn openbaar. Artikel 6. Besluitvorming 1.De leden van de commissie hebben één stem in de besluitvorming. De uit hun midden gekozen voorzitter stemt mee.

2. Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. Staken de stemmen, dan beslist de stem van de voorzitter. Pagina 2 van 3

3. Indien één der leden van de commissie dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennisname gebracht aan de raad. Artikel 7. Geheimhouding 1. De commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van aan hem overgelegde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de commissie haar opheft. 2. Indien de commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft. 3. Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door een forum, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan de commissie overlegt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de gemeenteraad haar opheft. 4. De commissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college of de raad overlegt.

Het bepaalde in de artikelen 25 en 55 van de Gemeentewet is van toepassing. 5. Indien omtrent stukken die zijn gericht aan de commissie geheimhouding is opgelegd blijven deze onder berusting van de secretaris van de commissie. De secretaris verleent inzage aan de leden van de commissie alsmede aan andere personen voor zover aan hen kennisneming onder geheimhouding is toegestaan. Artikel 8. Uitleg verordening In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter. Artikel 9. Intrekking oude verordening De ‘Verordening op de auditcommissie van de gemeente Oudewater’, vastgesteld op 29 oktober 2009, wordt ingetrokken. Artikel 10. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op auditcommissie van de gemeente Oudewater 2020.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Oudewater in zijn openbare vergadering, gehouden op 16 juli 2020. NDVLG;lugt_a;verhoeve_p;0> De griffier,

De burgemeester

mr. A. van der Lugt

W.G. Groeneweg

Pagina 3 van 3

Pagina 4 van 3