B1 Jaarstukken ODRU 2023.pdf
Tekst van het document
Op dit ogenblik zijn er nog geen data vastgesteld vanaf wanneer bepaalde informatiecategorieën gepubliceerd moeten worden.1 Passieve openbaarmaking (Woo-verzoeken) In 2023 hebben we het proces voor de behandeling van Woo-verzoeken herijkt qua (volgordelijkheid
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
21 van 53
Jaarstukken 2023 van) stappen en verantwoordelijkheden. Zo zorgen we dat vanaf de ontvangst van het Woo-verzoek tot de behandeling, beoordeling, anonimiseren en publicatie van het besluit helder is wat er door wie en binnen welk tijdsbestek moet gebeuren. Verbetering van de informatiehuishouding De ODRU heeft afgelopen jaar gewerkt aan de optimalisering van haar informatiehuishouding. Zo hebben we ons fysieke archief opgeschoond en ook onze bedrijfsprocessen verder geprofessionaliseerd en geüniformeerd door deze vast te leggen. We benutten onze Business Intelligence (BI)-tool steeds meer voor het monitoren van ons werk en de sturing op de kwaliteit van de informatie uit onze systemen en met onze eigenaar gemeenten werken we aan uniforme werkprocessen en eenduidige afspraken over verantwoordelijkheden ten aanzien van ons informatieen archiefbeheer.
5.6
Overige paragrafen 5.6.1 Planning- & Control-producten Afgelopen jaar hebben wij aandacht besteed aan de verbetering van de P&C-cyclus en de kwaliteit van de P&C-producten. Uitgangspunt is om te komen tot een vereenvoudiging en het terugdringen van het aantal bewerkingen van gegevens. Er wordt daarbij steeds meer gebruik gemaakt van standaard dashboards uit AFAS en gegevens gegenereerd vanuit de BI tool. De afdelingshoofden kunnen hierdoor zelf in deze tools actuele cijfers verkrijgen en beoordelen. De adviseurs van P&C kunnen dan meer tijd besteden aan analyseren van informatie plus advisering en minder aan het bewerken van gegevens. 5.6.2 Verbonden partijen Wij hebben geen bestuurlijke en/of financiële belangen in andere gemeenschappelijke regelingen of vennootschappen en lopen dus geen risico’s. 5.6.3 Grondbeleid Wij zijn een dienstverlenende instelling die geen activiteiten heeft in het kader van grondaankoop of verkoop. Wij lopen dan ook geen risico. 5.6.4 Lokale heffingen Wij zijn dienstverlenend aan de deelnemende gemeenten en innen zelf geen lokale heffingen. Eventuele heffingen worden door de gemeenten geïnd. Gemeenten kunnen de opbrengsten van de lokale heffingen gebruiken om de kosten voor de ODRU te dekken. 5.6.5 Onderhoud kapitaalgoederen Wij zijn een dienstverlenende instelling die geen activiteiten uitvoert in het kader van onderhoud aan kapitaalgoederen.
Wij lopen dan ook geen risico.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
22 van 53
Jaarstukken 2023
DEEL 2: JAARREKENING
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
23 van 53
Jaarstukken 2023
6.
Overzicht van baten en lasten 2023
Conform BBV-voorschriften worden de baten en lasten per programma weergegeven. De ODRU kent één programma. In Tabel 10 staat het totaaloverzicht van de baten en lasten 2023. In hoofdstuk 7 worden de baten en lasten nader toegelicht. In hoofdstuk 8 worden conform BBV de baten en lasten per taakveld gepresenteerd. Baten
(in euro's)
Directe personele baten Gemeentelijke bijdragen Overige goederen en diensten: - Aanvullende uren eigenaar gemeenten - Aanvullende uren overige - Overige Huisvestingsbaten Kapitaalbaten Milieutaak uitvoering Incidentele baten Diversen
Totaal Baten
Begroting 2023
Bijgestelde begroting 2023
Realisatie 2023
Verschil
105.000 15.293.000
105.000 18.857.700
23.620 19.158.470
50.000 60.000 1.000 -
910.000 50.000 1.127.200 1.000 132.400
205.184 644.670 457.237 291 167.356 119.667 81.831
-81.380 300.770 -704.816 594.670 -669.963 -709 167.356 119.667 -50.569
15.509.000
21.183.300
20.858.326
-324.974
Vennootschapsbelasting Lasten
(in euro's)
Directe personeelskosten: - Sal. en Soc. Lasten vast personeel - Personeel van derden - Uitbesteding Indirecte personeelskosten Bestuurskosten Algemene beheer- & administratiekosten Huisvestingskosten Kapitaallasten Milieutaak uitvoering Incidentele lasten vanuit bestemmingsreserve Diversen
Begroting 2023
Bijgestelde begroting 2023 12.901.900 4.866.200
Verschil
-1.932.508 221.914 692.370 486.935 120.429 197.664 -68.394 -20.729 119.667
-
-
653.500 86.000 1.266.500 651.500 341.000 -
1.033.000 86.000 1.587.900 689.600 179.500 -
10.969.392 5.088.114 692.370 1.519.935 206.429 1.785.564 621.206 158.771 119.667
5.000
390.500 2.400
362.826 9.333
-27.674 6.933
Totaal lasten Saldo van baten en lasten
15.509.000
21.737.000
21.533.607
-203.393
-
-553.700
-675.280
-121.580
Toevoeging aan reserves Onttrekking uit reserves
-
331.300 390.500
331.300 362.826
-27.674
-
-494.500
-643.754
-149.254
Resultaat
12.505.500 -
Realisatie 2023
Tabel 10: Baten- en lastenoverzicht 2023 (verschil is realisatie 2023 ten opzichte van de eerste bijgestelde begroting 2023)
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
24 van 53
Jaarstukken 2023
7.
Toelichting op overzicht van baten en lasten 2023
In paragraaf 7.1 komen de baten aan bod en in paragraaf 7.2 tonen wij - voor de lasten per begrote kostensoort - de oorzaken van de afwijking . In beide paragrafen gaat het om de verschillen tussen de realisatie met de eerste bijgestelde begroting. Daarnaast geven wij een toelichting op afwijkingen die groter zijn dan €10.000. Bij kleinere afwijkingen staat een korte beschrijving van de activiteiten. In tabel 11 staan de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de eerste bijgestelde begroting. Deze verklaren het verschil tussen het begrote en het gerealiseerde resultaat. Verklaring resultaat (in euro's)
Verschil
Totaal
Resultaat volgens bijgestelde begroting 2023 (excl. Onttrekking bestemmingsreserves) Financieel voordeel Lagere salarislasten (lagere formatiebezetting) Lagere indirecte personeelskosten (exclusief dotatie voorziening bovenwettelijk verlof) Lagere huisvestingskosten Lagere kapitaallasten Hogere gemeentelijke bijdragen Hogere kapitaalbaten
-553.700
1.932.508 112.899 68.394 20.729 300.770 167.356
Totaal voordeel Financieel nadeel Hogere inhuur en uitbesteding (extra taken, lagere formatiebezetting) Dotatie voorziening bovenwettelijk verlof (onderdeel van de indirecte personeelskosten) Hogere bestuurskosten Hogere algemene kosten Lagere personele baten Lagere aanvullende bijdragen Lagere overige baten (subsidie SPUK) Lagere diversen (gedeeltelijke uittreding Montfoort) Totaal nadeel Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten Toevoeging aan reserves Onttrekking uit reserves Gerealiseerd resultaat
2.602.656
-914.284 -599.834 -120.429 -197.664 -81.380 -110.146 -669.963 -58.210 -2.751.910 -702.954 -331.300 390.500 -643.754
Tabel 11: Verklaring van het resultaat
Tabel 12 toont de analyse van de begrote en gerealiseerde incidentele baten en lasten (het nietstructurele gedeelte). In 2023 hadden de incidentele posten een grote invloed op het resultaat. De incidentele lasten zijn €7.299.300, terwijl de incidentele baten €4.788.400 zijn. Aan de batenkant kwamen de UVP inkomsten €300.800 hoger uit dan begroot. Aan de lastenkant kwam de inhuur derden €914.300 hoger uit dan begroot. Daarnaast zijn er de niet begrote lasten voor bovenwettelijk verlof die groot effect hadden op de hogere incidentele lasten.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
25 van 53
Jaarstukken 2023
Incidentele baten (in euro's)
Bijgestelde incidentele begroting 2023
Begroting 2023
Realisatie incidenteel 2023
Verschil
Directe personele baten
-
-
-
-
Baten eigenaargemeenten
-
3.189.974
3.490.743
300.769
Aanvullende uren eigenaar gemeenten
-
910.000
205.184
-704.816
Aanvullende uren overige opdrachtgevers
-
-
644.670
644.670
Overige goederen en diensten
-
798.924
78.967
-719.957
Huisvestingsbaten
-
-
-
-
-
167.356
167.356
Kapitaalbaten Milieutaak uitvoering
-
-
119.667
119.667
Baten t.g.v. uittreding
-
132.350
75.193
-57.157
Vrijval voorzieningen
-
-
6.638
6.638
Eenmalige bijdrage aanvulling algemene reserves
-
-
-
-
-
5.031.248
4.788.419
-242.829
Bijgestelde incidentele begroting 2023
Realisatie incidenteel 2023
Totaal
Incidentele lasten (in euro's)
Begroting 2023
Directe personele lasten (salarissen)
Verschil
312.396
-
-312.396
4.866.159
5.780.484
914.325
-
599.834
599.834
Personele administratie
24.500
48.596
24.096
Opleidingskosten
168.500
43.053
-125.447
20.000
21.052
1.052
Inhuur derden Lasten bovenwettelijk verlof
Arbokosten
-
Wervingskosten
134.500
60.907
-73.593
Overige personele lasten
-
41.500
57.459
15.959
IT reguliere ondersteuning
-
150.000
198.052
48.052
10.000
7.406
-2.594
Afschrijving
-161.500
-
161.500
Taakstelling t.g.v. uittreding Montfoort
132.350
-
-132.350
-
119.667
119.667
390.500
362.826
-27.674
Communicatie budget
Milieu taakuitvoering Mutatie bestemmingsreserves Mutatie algemene reserve Totaal
-
-
-
-
-
6.088.905
7.299.336
1.210.430
Tabel 12: Overzicht van incidentele baten en lasten, verschil is realisatie ten opzichte van bijgestelde begroting
Toelichting incidentele baten en lasten De milieutaakuitvoering is budgettair neutraal en komt bij de baten en lasten voor. In de bijgestelde begroting zijn incidentele baten en lasten opgenomen. De lagere salarislasten in het structurele gedeelte komen door de openstaande vacatures en daarvoor zijn de vrijkomende gelden ingezet voor vervangende inhuur om toch de taken te kunnen uitvoeren. De kosten voor personele administratie zijn hoger door extra werkzaamheden door aanpassingen in het systeem en door een nabetaling aan een aantal medewerkers. De opleidingskosten zijn incidenteel
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
26 van 53
Jaarstukken 2023 fors verhoogd maar de realisatie is toch €125.000 lager uitgekomen. De wervingskosten zijn incidenteel fors verhoogd maar zijn uiteindelijk toch €73.500 lager uitgekomen. De reguliere ICT ondersteuning is in de bijgestelde begroting incidenteel verhoogd maar zijn toch nog met €48.000 overschreden. Dit heeft deels te maken met de uitrol van nieuwe laptops en telefoons. De baten als gevolg van gedeeltelijke uittreding Montfoort is €57.000 lager uitgekomen dan begroot. De kosten zijn lager doordat medewerkers andere taken konden uitvoeren en 1 medewerker inmiddels een andere werkkring heeft gevonden.
7.1
Baten Baten
(in euro's)
Directe personele baten Gemeentelijke bijdragen Overige goederen en diensten: - Aanvullende uren eigenaar gemeenten - Aanvullende uren overige - Overige Huisvestingsbaten Kapitaalbaten Milieutaak uitvoering Diversen
Begroting 2023 105.000 15.293.000 50.000 60.000 1.000 -
Bijgestelde begroting 2023 105.000 18.857.700 910.000 50.000 1.127.200 1.000 132.400
Realisatie 2023
Verschil
23.620 19.158.470 205.184 644.670 457.237 291 167.356 119.667 81.831
-81.380 300.770 -704.816 594.670 -669.963 -709 167.356 119.667 -50.569
Tabel 13: Batenoverzicht 2023, verschil > 10K ten opzichte van de bijgestelde begroting
7.1.1 Gemeentelijke bijdragen eigenaar gemeenten De gemeentelijke bijdragen bestaan uit de gerealiseerde omzet vanuit de vastgestelde UVP’s. Dit zijn de gegarandeerde uren uit het DVO plus de tijdelijke uren en de projecturen. De gemeentelijke bijdragen zijn €300.800 hoger dan begroot. Een uitgebreid urenoverzicht staat in bijlage 1. 7.1.2 Overige goederen en diensten In 2023 hebben we in totaal €780.000 minder ontvangen als opbrengst van overige goederen en diensten. De post ‘Aanvullende werkzaamheden overige afnemers’ overschrijdt met €595.000 de bijgestelde begroting. Voor het merendeel gaat het om werkzaamheden voor de Spuk subsidie projecten (het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en RVO) en voor de RUD Utrecht. Daarnaast in mindere mate voor de provincie Utrecht, de gemeenten Utrecht, Woudenberg, Houten, Amersfoort, Lopik, Soest en Eemnes. Denk hierbij aan uiteenlopende taken, van externe veiligheid, geluidsaneringen en asbestdaken tot archeologische ondersteuning. Bij de werkzaamheden voor de RUD Utrecht gaat het vooral om samenwerking, uitwisseling en ondersteuning van kennis in het kader van een mogelijke fusie. De aanvullende opdrachten bij eigenaar gemeenten bleven achter bij de begroting. De post overige blijft ook achter omdat de opbrengsten van de subsidieprojecten begroot zijn onder overige maar verantwoord zijn onder aanvullende uren overig.
7.1.3 Kapitaalbaten De niet begrote post kapitaalbaten betreft ontvangen rente op de schatkistrekening. Bij de opstelling van de begroting is hiermee geen rekening gehouden omdat er op dat moment geen sprake was van rente-inkomsten. 7.1.4 Milieutaakuitvoering Onder de post ‘Milieutaakuitvoering’ vallen projecten waarvoor wij een bijdrage hebben ontvangen van een eigenaargemeente of subsidieverstrekker. Denk aan de werkbudgetten voor de NME-centra of subsidies als geluidsanering of energie in handhaving. Deze post is niet begroot, omdat wij vooraf niet kunnen inschatten hoe hoog de lasten worden. Het risico voor ons is beperkt, omdat de realisatie budgettair neutraal is.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
27 van 53
Jaarstukken 2023 7.1.5 Diverse Onder de post diverse staan de opbrengsten van de frictie- en desintegratiekosten van de uittreding van de bouwtaken van de gemeente Montfoort opgenomen ad circa €75.000. Hiervoor zijn aan de lastenkant ook extra kosten gemaakt.
7.2
Lasten Lasten (in euro's)
Directe personeelskosten: - Sal. en Soc. Lasten vast personeel - Personeel van derden - Uitbesteding Indirecte personeelskosten Bestuurskosten Algemene beheer- & administratiekosten Huisvestingskosten Kapitaallasten Milieutaak uitvoering Incidentele lasten vanuit bestemmingsreserve Diversen
Begroting 2023 12.505.500 653.500 86.000 1.266.500 651.500 341.000 5.000
Bijgestelde begroting 2023 12.901.900 4.866.200 1.033.000 86.000 1.587.900 689.600 179.500 390.500 2.400
Realisatie 2023
Verschil
10.969.392 5.088.114 692.370 1.519.935 206.429 1.785.564 621.206 158.771 119.667 362.826 9.333
-1.932.508 221.914 692.370 486.935 120.429 197.664 -68.394 -20.729 119.667 -27.674 6.933
Tabel 14: Lasten overzicht, verschil > €10.000 ten opzichte van de bijgestelde begroting
7.2.1 Directe personeelskosten De post ‘Directe personeelskosten’ bestaat uit drie onderdelen: ‘salaris- en sociale lasten vast personeel’ (zie a) , kosten van ‘personeel van derden’ (inhuur van medewerkers) en ‘uitbesteding’ (uitbesteden van werk aan derden) (zie b). De laatste twee onderdelen hangen nauw samen met de omvang van de activiteiten en zijn incidenteel. In onderdeel c) staat de WNT. a. Salarislasten Vooral doordat niet alle vacatures zijn ingevuld, zijn de salaris- en sociale lasten €1.932.500 lager dan begroot. Het aantal openstaande vacatures is per jaareinde bijna 19,6 fte. De bezetting is erg in beweging geweest in 2023. Het verloop is net als in 2022 groter geweest dan de afgelopen jaren. In 2023 was de gemiddelde bezetting 125 fte (in 2022 was dat 126 fte), terwijl de toegestane vaste formatie uitgaat van 144,8 fte. Salarislasten (in euro's)
Salarislasten: - salarissen (incl. WKR) - loonbelasting en sociale lasten - pensioenlasten Totaal
Totaal
%
8.571.847 1.176.417 1.221.128 10.969.392
78,1% 10,8% 11,1% 100,0%
Tabel 15: Salarislasten 2023
b. Inhuur derden en uitbesteding De posten ‘Personeel van derden’ en uitbesteding tezamen zijn €914.000 hoger dan begroot. De inhuur is vooral nodig geweest om de capaciteit op te vangen van de openstaande vacatures. Ondanks de schaarste op de arbeidsmarkt is het bij de meeste taakvelden wel gelukt om de taken voor de gemeente uit te voeren. Bij milieubeleid en geluid is de situatie het moeilijkst. De verhouding tussen overhead en uitvoering in de gerealiseerde kosten van personeel van derden is 27,3% (in 2022 was dat 14,5%) om 72,7%. Bij de overhead is het aantal openstaande vacatures opgelopen. Dit geldt vooral voor P&C, HRM en Communicatie waar het moeilijk is om vaste krachten te werven.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
28 van 53
Jaarstukken 2023 c. Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (WNT) De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT2), en de daarop gebaseerde regelgeving, stellen maxima aan bezoldigingen en uitkeringen door beëindiging van het dienstverband van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector. Het WNT algemeen maximum over 2023 is €223.000. De WNT verplicht de bekendmaking van bezoldigingen en uitkeringen door beëindiging van het dienstverband van alle functionarissen als deze hoger zijn dan het wettelijke bezoldigingsmaximum. Op basis van de voorschriften uit de WNT hebben wij de tabelspecificatie WNT 2023 en 2022 ter vergelijking opgenomen. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling
A.E. van Vuuren
Gegevens 2023 Functiegegevens In dienst vanaf (datum begin functievervulling) In dienst tot en met (datum einde functievervulling) (Fictieve) dienstbetrekking? Deeltijdfactor (minimaal 0,025 fte) Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn Totale bezoldiging uit hoofde van de functie van topfunctionaris
Directeur 1-1-2020 Heden Ja 100% €129.210 €21.750 €150.960
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
€223.000
Vergelijkende cijfers 2022 (Fictieve) dienstbetrekking? Deeltijdfactor (minimaal 0,025 fte) Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Totale bezoldiging uit hoofde van de functie van topfunctionaris
Ja 100% €124.069 €22.032 €146.101
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
€216.000
Tabel 16: Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking
2 WNT is bekrachtigd in het Besluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties
van 26 februari 2014, nr. 2014-0000106049 en de Regeling van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 26 februari 2014, nr. 2014-0000 104920.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
29 van 53
Jaarstukken 2023
Toezichthoudende topfunctionarissen met totale bezoldiging van € 1.800 of minder
2023 Naam
Functie
Gemeenten
Periode
de heer S. Fröhlich
Voorzitter DB/AB
Vijfheerenlanden
heel 2023
de heer W. Catsburg
Zeist
heel 2023
de heer P.J. Bekker
Plaatsvervangend voorzitter DB/AB Lid DB/AB Lid DB/AB
IJsselstein
heel 2023
de heer B.C. Lont
Lid DB/AB
Oudewater
heel 2023
de heer H. Zevenhuizen
Lid DB/AB
De Ronde Venen
heel 2023
mevrouw H.S. de Groot
Lid AB
Bunnik
heel 2023
mevrouw A. ’t Hart
Lid AB
De Bilt
heel 2023
de heer W. van Wikselaar
Lid AB
Montfoort
heel 2023
de heer H.H. van der Schoor
Lid AB
Renswoude
heel 2023
de heer B. Fintelman
Lid AB
Rhenen
heel 2023
de heer A. Wisseborn
Lid AB
Stichtse Vecht
heel 2023
de heer R. Jorg
Lid AB
Utrechtse Heuvelrug heel 2023
de heer C.M. Verloop
Lid AB
Veenendaal
heel 2023
de heer J. van Montfoort
Lid AB
Vijfheerenlanden
heel 2023
mevrouw W. Kosterman
Lid AB
Wijk bij Duurstede
t/m mei 2023
de heer J. Brouwer
Lid AB
Wijk bij Duurstede
vanaf juni 2023
de heer A. de Regt
Lid AB
Woerden
heel 2023
Tabel 17: Topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen zonder bezoldiging
Toelichting Het bezoldigingsmaximum voor de directeur bedraagt €223.000. De directeur overschrijdt dit maximum niet. Het bijbehorende bezoldigingsmaximum voor de voorzitter van het bestuur bedraagt €32.450 en voor de overige leden €22.300. Deze maxima worden niet overschreden. De bestuurders van de ODRU krijgen geen vergoeding. 7.2.2 Indirecte personeelskosten Indirecte personeelskosten bestaan onder andere uit opleiding, reiskosten woon-werkverkeer, verzekering personeel, personeelsadministratie, OR en overige kosten. Daarnaast is in 2023 €600.000 opgenomen als voorziening bovenwettelijk verlof. Deze voorziening is voor €451.000 het gevolg van opgebouwde verlofrechten van voor 2023 en voor €149.000 het gevolg van opgebouwde rechten van 2023. Volgens de richtlijnen van het BBV moeten deze verlofrechten volledig worden opgenomen wanneer er sprake is van grotere fluctuaties. Tot 2023 was er sprake van beperkte fluctuatie en was het daarmee volgens het BBV niet toegestaan een voorziening op te nemen. Deze regels vanuit het BBV hebben tot gevolg dat de voorziening bovenwettelijk verlof in 2023 een grote impact heeft op het bedrijfsresultaat. In totaal hebben wij aan indirecte personeelskosten €487.000 meer aan kosten gemaakt dan begroot.
De kosten voor de personeel- en salarisadministratie was €24.000 hoger door extra werkzaamheden en het vertrek van een ervaren medewerker, de opleidingskosten zijn €125.000 lager doordat een deel van de opleidingen ten laste zijn gekomen van een subsidieproject. De wervingskosten van personeel waren €73.000 lager dan volgens de eerste bijgestelde begroting. Dit komt omdat een deel van de activiteiten zijn gefinancierd vanuit de bestemmingsreserve. De kosten voor functiewaardering zijn €45.000 hoger dan begroot doordat er een aantal functies opnieuw is
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
30 van 53
Jaarstukken 2023 beschreven en gewaardeerd. De overige personele kosten zijn €45.000 hoger doordat een deel van de gratificaties via de werkkostenregeling (WKR) loopt. Daarnaast is er iets meer besteed aan de kerstpakketten. Voor de werkkostenregeling (WKR) blijven wij binnen de wettelijke bandbreedte van 3% over de eerste €400.000 en 1,18% over het resterende deel. De vrije ruimte is bijna volledig besteed en daarom hoeven wij geen eindheffing te betalen. 7.2.3 Bestuurskosten De bestuurskosten waren totaal €120.000 hoger dan begroot. Dit heeft te maken met extra kosten voor de omgevingsdienst.nl. In 2023 zijn zowel de kosten voor 2022 als voor 2023 in rekening gebracht. De accountantskosten zijn ook hoger dan begroot. Dit heeft te maken met de afrekening van 2022 en de te verwachten kosten voor 2023. De externe advieskosten zijn eveneens hoger dan begroot. Dit komt door juridische kosten die gemaakt zijn vanwege arbeidsrechtelijke zaken en vragen omtrent een eventuele fusie. Er zijn geen claims te verwachten. 7.2.4 Algemene kosten De algemene kosten zijn in 2023 €198.000 hoger dan begroot. Belangrijke oorzaak is de implementatie van RX Mission en de nieuwe website. Deze lasten waren in de begroting opgenomen als investering maar zijn uiteindelijk conform de BBV regels verantwoord onder de algemene kosten.
De kosten voor ICT-ondersteuning, ICT aanschaffingen kwamen hoger uit dan begroot. De oorzaak hiervan heeft vooral te maken met de uitrol van nieuwe telefoons en laptops en prijsstijgingen. De kosten voor licenties kwamen €30.000 hoger uit dan begroot. Dit heeft te maken met prijsstijgingen. De kosten van inkoopondersteuning komen €40.000 lager uit dan begroot. Dit komt omdat er minder EU aanbestedingen zijn uitgevoerd dan gepland. 7.2.5 Huisvestingskosten De huisvestingskosten zijn in 2023 €68.000 lager dan begroot. Dit komt enerzijds doordat wij in 2023 minder oppervlakte hebben gehuurd en anderzijds hebben wij een lagere eindafrekening voor energie gekregen dan begroot. 7.2.6 Kapitaallasten De kapitaallasten lopen in 2023 €21.000 achter met de bijgestelde begroting. Dit wordt voor een deel veroorzaakt doordat nu de investeringen van RX Mission en de website zijn opgenomen als lasten. Bij de opstelling van de bijgestelde begroting was het budget al neerwaarts bijgesteld. 7.2.7 Milieutaakuitvoering Onder deze post vallen projecten waarvoor wij een bijdrage hebben ontvangen van een eigenaargemeente of subsidieverstrekker. Denk aan de werkbudgetten voor de NME-centra of subsidies als geluidssanering of energie in handhaving. Deze post is niet begroot, omdat wij vooraf niet kunnen inschatten hoe hoog de lasten worden.
Het risico voor ons is beperkt, omdat de realisatie budgettair neutraal is. 7.2.8 Projecten gefinancierd vanuit de bestemmingsreserves De kosten voor deze projecten zijn grotendeels volgens plan verlopen. Er resteert alleen nog een restantbudget voor de bestemmingsreserve Omgevingswet en een klein budget voor Duurzame bedrijfsvoering. Deze budgetten zullen in 2024 worden aangewend. Zie voor een overzicht en toelichting hoofdstuk 11.2.1. 7.2.9 Diversen Onder het kopje ‘Diversen’ was in de begroting een post opgenomen van €5.000 als overige bedrijfsvoeringkosten. De gerealiseerde €9.000 betreft terugbetalingen voorgaande jaren aan twee gemeenten.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
31 van 53
Jaarstukken 2023
8.
Overzicht van baten en lasten per taakveld
Overzicht van Baten en Lasten (per taakveld in euro's)
Bijgestelde Bijgestelde Bijgestelde begroting begroting begroting 2023 Baten 2023 Lasten 2023 Saldo
Begroting Begroting Begroting 2023 Baten 2023 Lasten 2023 saldo
Realisatie 2023 Baten
Realisatie 2023 Lasten
Realisatie 2023 saldo
Taakveld 7.4 Milieubeheer
11.882.000
8.206.500
3.675.500
16.644.600
11.030.500
5.614.100
16.232.009
12.343.338
3.888.670
Taakveld 8.3 Wonen en bouwen
2.834.000
1.383.500
1.450.500
3.209.100
2.621.000
588.100
2.987.332
1.174.312
1.813.020
Taakveld 4.1 Openbaar onderwijs
793.000
620.000
173.000
854.200
704.900
149.300
1.034.879
845.294
189.585
Taakveld 0.4 Overhead
-
5.213.000
-5.213.000
475.400
7.294.600
-6.819.200
604.107
6.994.690
-6.390.583
Taakveld 0.8 Overige baten en lasten (onvoorzien)
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Taakveld 0.1 Bestuur
-
86.000
-86.000
-
86.000
-86.000
-
175.973
-175.973
Algemene dekkingsmiddelen
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Taakveld 0.9 Vennootschapsbelasting
-
-
-
-
-
-
-
-
-
15.509.000
15.509.000
-
21.183.300
21.737.000
-553.700
20.858.326
21.533.607
-675.280
-
-
-
331.300
331.300
331.300
-
-
-
390.500
15.509.000
15.509.000
-
21.242.500
Saldo baten en lasten Taakveld 0.10 Toevoeging aan reserves Taakveld 0.10 Onttrekking uit reserves Gerealiseerd resultaat
Tabel 18: Indeling naar taakvelden
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
32 van 53
21.737.000
390.500
362.826
-494.500
20.889.852
331.300 362.826 21.533.607
-643.754
Jaarstukken 2023
9.
Balans per 31 december 2023 Balans - Activa (voor resultaat bestemming) (in euro's)
Balans 31-12-2022
Balans 31-12-2023
Vaste activa
Materiele vaste activa Investeringen met een economisch nut: - Bedrijfsgebouwen (verbouwing)
7.500
2.500
264.016
330.756
271.516
333.256
1.084.095
573.357
35.283
47.659
3.787.035
5.049.091
4.906.413
5.670.107
- Kassaldi
715
1.116
- Banksaldi
145.218
252.362
145.933
253.477
142.184
106.901
5.466.046
6.363.742
- Apparaten /installaties
Vlottende activa
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Overige vorderingen - Uitzetting in 's Rijks schatkist
Liquide middelen
Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en vooruitbetaalde bedragen die ten lasten van volgende begrotingsjaren komen
Totaal Activa Tabel 19: Balans per 31 december 2023: Activa
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
33 van 53
Jaarstukken 2023
Balans - Passiva (voor resultaat bestemming) (in euro's)
Balans 31-12-2022
Balans 31-12-2023
Vaste Passiva Eigen vermogen Reserves - Algemene reserve
809.086
1.090.979
- Bestemmingsreserve 'Uitvoering Koers' programma Omgevingswet
147.217
24.217
- Bestemmingsreserve 'PFAS'
1.635
-
- Bestemmingsreserve 'Efficiëntie verbeteringen ODRU'
63.000
-
-
-
- Bestemmingsreserve ‘Organisatieontwikkeling’
163.267
-
- Bestemmingsreserve ‘Duurzame bedrijfsvoering’
16.964
3.405
-49.407
-643.754
1.151.762
474.848
34.143
-
- Voorziening spaarverlof
-
15.661
- Voorziening bovenwettelijk verlof
-
599.834
34.143
615.495
1.136.388 1.136.388
1.589.777 1.589.777
1.323.172
1.429.896
867.394
1.058.583
921.222
1.184.491
31.965 3.143.753
10.652 3.683.622
5.466.046
6.363.742
- Bestemmingsreserve ‘DIV/archivering’
Saldo rekening - Gerealiseerd resultaat
Voorzieningen - Voorziening boventalligen
Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan 1jr -Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan 1jr. Overlopende passiva - Overige schulden (Belastingen (BTW) en Premies) - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume - De van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren - Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen
Totaal Passiva Tabel 20: Balans per 31 december 2023: Passiva
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
34 van 53
Jaarstukken 2023
10.
Waarderingsgrondslagen
10.1
Algemeen De jaarrekening hebben wij gebaseerd op de voorschriften conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet. Daarbij bepaalden wij de uitgangspunten voor het financiële beleid, de regels voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Deze waarderingsgrondslagen zijn van toepassing op het boekjaar, dat gelijk is aan het kalenderjaar.
10.2
Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Voor zover niet anders vermeld, hebben wij de activa en passiva gewaardeerd tegen de nominale waarde. De grondslag voor de waardering van deze jaarrekening gaat uit van de continuering van onze werkzaamheden. 10.2.1 Vaste activa Investeringen waarderen wij tegen de werkelijke verkrijgingprijs. Dit is de aanschafwaarde (exclusief btw), eventueel verminderd met ontvangen bijdragen van derden, verminderd met de daarop toegepaste afschrijvingen op basis van de te verwachten economische en/of technische levensduur en met inachtneming van de bepalingen uit de financiële verordening die betrekking heeft op het jaar 2023 van de ODRU, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur op 15 december 2022. Op grond van het bovenstaande en op basis van het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten schrijven wij de materiële vaste activa lineair af in: = 15 jaar : Technische installaties in bedrijfsgebouwen; = 10 jaar
: Verbouwingen, kantoormeubilair;
= 3 – 5 jaar
: Software, automatiseringsapparatuur, telefooninstallaties.
Activa met een aanschafprijs van minder dan €5.000 activeren wij niet afzonderlijk. Activa schrijven wij voor 50% van de werkelijke jaarafschrijving af in het jaar van aanschaf en/of technische/economische ingebruikname. 10.2.2 Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, onder aftrek van een voorziening voor mogelijke oninbaarheid. 10.2.3 Schatkistbankieren In principe moeten wij alle overtollige middelen in de schatkist aanhouden, behalve enkele uitzonderingen. Het drempelbedrag bijvoorbeeld is een minimumbedrag dat wij gemiddeld per kwartaal buiten de schatkist mogen houden. Voor ons was dat een bedrag van €1.000.000. In de praktijk worden bedragen boven de €250.000,- afgeroomd en overgeboekt naar de schatkist. 10.2.4 Liquide middelen Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. 10.2.5 Overlopende activa Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. 10.2.6 Eigen vermogen Het eigen vermogen betreft de vermogensbestanddelen die vanuit bedrijfseconomisch oogpunt vrij te besteden zijn. Het AB stelt vast wat de noodzakelijke omvang van de reserves is. Zodra het AB een bestemming geeft aan een reserve is sprake van een bestemmingsreserve. Alleen het AB kan besluiten tot mutaties in de reserves.
De reserves worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
35 van 53
Jaarstukken 2023 10.2.7 Voorzieningen Voorzieningen waarderen wij op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. 10.2.8 Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. 10.2.9 Overlopende passiva De overlopende passiva worden tegen nominale waarde gewaardeerd. 10.2.10 Resultaatbepaling Baten verantwoorden wij in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd, lasten verantwoorden wij in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd en/of voorzienbaar zijn. Het resultaat bepalen wij op basis van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. 10.2.11 Resultaat De jaarrekening 2023 toont een negatief saldo van €643.754. Het algemeen bestuur neemt een besluit over de aanvulling van dit resultaat, conform artikel 32 uit de Gemeenschappelijke regeling.
10.3
Algemene grondslagen rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening voor 2023 (AB 15 december 2022), het aanvullend besluit daarop (AB 11 april 2024), het normenkader 2023 (AB 6 juli 2023) en op basis van de kadernota rechtmatigheid van het BBV (oktober 2023). Dit betekent dat: 1. De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet. 2. De financiële rechtmatigheid waaronder het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: • Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening en aanvullend besluit daarop is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderschrijdingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld. • Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals deze door het algemeen bestuur is vastgesteld.
• Ten aanzien van het M&O criterium is er nog geen overkoepeld beleid. Dit beleid zal in 2024 worden opgesteld. Wel zijn er op een aantal terreinen maatregelen genomen zoals dat iedere ambtenaar de eed heeft afgelegd, medewerkers en vrijwilligers op de nevenlocaties hebben allemaal een VOG en daarnaast is er een integriteitsbeleid. 3. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt het totaal aan afwijkingen opgenomen. Dit zijn fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotings-, voorwaardenen misbruik en oneigenlijk gebruik criterium die boven de door het algemeen bestuur vastgestelde verantwoordingsgrens van de totale geraamde lasten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de reserves, komen. Dit komt neer op de volgende grenzen: •
Een rapporteringstolerantie van € 25.000 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen. • In de rechtmatigheidsverantwoording een verantwoordingsgrens van 1% (zijnde € 218.649) voor fouten wordt gehanteerd (d.w.z. waarboven cumulatieve fouten worden opgenomen) en voor onduidelijkheden 3% (zijnde €655.947). 4. Ontbrekende afrekeningen waarvoor aannemelijk is dat het dagelijks bestuur na afronding van de jaarstukken een onderbouwing voor de rechtmatigheid kan verstrekken, leiden niet tot een afwijking en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
36 van 53
Jaarstukken 2023
11.
Toelichting op de balans
11.1
Activa 11.1.1 Materiële vaste activa (met economisch nut) Investeringen met economisch nut Boekwaarde 1 jan 2023 Investeringen Des- investeringen Afschrijvingen Bijdrage van derden Afwaarderingen Boekwaarde 31 december 2023
Bedrijfsgebouwen (verbouwingen)
Machines, apparaten en installaties
7.500
264.016 220.220
-5.000
-153.481
2.500
330.756
Totaal 271.516 220.220 -158.481 333.256
Tabel 21: Mutatieoverzicht materiële activa 2023
In 2023 hebben wij geïnvesteerd in nieuwe laptops, nieuwe telefoons en 2 belcellen. De investeringen zijn uitgekomen op €220.000 en liggen onder het opgenomen investeringsbudget van €400.000 in de bijgestelde begroting. In bijlage 2 is de Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven opgenomen. 11.1.2 Vlottende activa Vlottende activa (uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar) - Vorderingen op openbare lichamen - Overige vorderingen - Uitzetting in 's Rijks schatkist Totaal
31-12-2022 31-12-2023 1.084.095 573.357 35.283 47.659 3.787.035 5.049.091 4.906.413 5.670.107
Tabel 22: Overzicht Vlottende activa 2023
a. Vorderingen op openbare lichamen Deze post betreft de reguliere vorderingen op gemeenten. In totaal was op 31 december 2023 een bedrag te verrekenen van €573.357. Het bedrag is een saldo van openstaande posten en nog te verrekenen eindafrekeningen met de deelnemende gemeenten (zie ook overlopende passiva). Het algemeen betalingsgedrag van de deelnemende gemeenten is goed. Wij verwachten dat alle nog openstaande vorderingen volledig binnenkomen. Bij de gemeenten die geld terugkrijgen zal dat z.s.m. worden overgemaakt. b. Overige vorderingen Dit zijn vorderingen bij niet-gemeenten, zoals scholen, stichtingen en natuur- en milieuorganisaties. c. Uitzetting in ‘s Rijks schatkist Sinds 2014 moeten overheidsinstellingen deelnemen aan het schatkistbankieren. Hierdoor wordt het saldo automatisch afgeroomd boven het drempelbedrag ad €1.000.000. Het afromen vindt bij de ODRU automatisch plaats boven de €250.000. Deze vordering is direct opeisbaar. Het bedrag op deze post is €1.262.000 hoger dan in 2022, toen dit €3.787.000 bedroeg. Uit onderstaande tabel blijkt dat de verplichte drempelbedragen in 2023 niet zijn overschreden:
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
37 van 53
Jaarstukken 2023
Tabel 23: Mutatieoverzicht schatkistbankieren
d. Liquide middelen Deze middelen bestaan uit de kasgelden bij de vestiging in Utrecht en de kassaldi van de NDC’s. Voor de beschikbaarheid van geldmiddelen bestaan geen beperkingen; deze zijn vrij beschikbaar. De specificatie van de liquide middelen staat in tabel 24. Liquide middelen (in euro's)
- Kas - Rabo - BNG Bank Totaal
Totaal 1.116 2.112 250.250 253.477
Tabel 24: Liquide middelen
e. Overlopende activa Het totaal van de post ‘Overlopende activa’ die ten laste van volgende begrotingsjaren komen, omvat twee onderdelen, namelijk overige vorderingen en vooruitbetaalde kosten. Overlopende activa (in euro's)
Totaal
Nog te ontvangen rente schatkistrekening 4e kwartaal 2023
57.390
Vooruitbetaalde overige kosten
48.661
Kruisposten Totaal
850 106.901
Tabel 25: Overlopende activa
Deze kosten, waaronder licentiekosten, kosten voor leaseauto’s en abonnementen, hebben wij in 2023 voor het jaar 2024 betaald. In totaal gaat het om bijna €107.000. Het betreft de rente schatkistrekening 4e kwartaal 2023 ad €57.000, vooruitbetaalde kosten €48.000 en kruisposten €850,-.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
38 van 53
Jaarstukken 2023
11.2
Passiva 11.2.1 Eigen vermogen Ons eigen vermogen bestaat uit de algemene reserve, de bestemmingsreserve en het gerealiseerde resultaat 2023. Het verloop van de posten binnen het eigen vermogen is als volgt: Reserves
Totaal
(in euro's)
Algemene reserve - beginbalans - mutatie 2023 (Resultaat 2022) - Bijdrage Gemeenten voor Algemene reserve obv besluit 06-07-2023 Totaal
809.086 -49.407 331.300 1.090.979
Tabel 26: Mutatieoverzicht algemene reserve
Overzicht bestemmingsreserve (in euro's)
Bestemmingsreserve Uitvoering Koers (Ow) PFAS Efficiëntieverbeteringen Organisatieontwikkeling Duurzame bedrijfsvoering Totaal
saldo 1-1-2023
Toevoegingen
147.217 1.635 63.000 163.267 16.964 392.083
Onttrekkingen -
123.000 1.635 63.000 163.267 13.559 364.461
saldo 31-122023 24.217 3.405 27.622
Tabel 27: Mutatieoverzicht bestemmingsreserves
De bestemmingsreserve ‘Uitvoering Koers (Omgevingswet)’ is bedoeld ter dekking van een deel van de kosten (inzet van personeel dat normaal gesproken declarabel inzetbaar is, inhuurkosten en andere kosten waaronder begrepen opleidingskosten die niet uit andere budgetten worden gedekt) met betrekking tot het themaplan (invoering van de) Omgevingswet. Het budget is in 2023 voor het grootste deel aangewend en het restant zal in 2024 worden ingezet. De bestemmingsreserve 'PFAS‘ is in eerdere jaren uitgevoerd. Het resterende saldo van €1.635 is in 2023 afgewikkeld. De bestemmingsreserve ‘Efficiëntie verbeteringen’ is bedoeld om de efficiëntie in de organisatie te verbeteren voor wat betreft (digitalisering van) processen en informatievoorziening. In 2023 is €63.000 besteed aan het in kaart brengen van onder meer de financieel administratieve processen met als doel deze te verbeteren. In 2023 is een aantal onderdelen geautomatiseerd. Dit zal op termijn leiden tot minder werklast. Daarnaast is ook een deel van het bedrag besteed aan het verbeteren van de apps in de BI tool waardoor beter en gemakkelijker gestuurd kan worden. Het budget is volledig besteed. Verdere activiteiten zullen uit de reguliere begroting worden gefinancierd.
De bestemmingsreserve ‘Organisatieontwikkeling’ is bedoeld als extra impuls ten behoeve van de inhuur van extra wervingscapaciteit, arbeidsmarktcommunicatie (nieuwe website en contentstrategie), inhuur HR-capaciteit voor onder andere actualisering personeelsregelingen, verwerken nieuwe pensioenwetgeving, procesverbeteringen doorvoeren in de personeels- en salarisadministratie en eenmalige uitbesteding van (bedrijfs-) juridisch advies voor het actualiseren van diverse regelingen en verwerken van nieuwe wetgeving. In 2023 is het budget grotendeels besteed aan wervingsactiviteiten. Anderzijds zijn de personele regelingen herzien, is een start gemaakt met de actualisatie van de formele regelingen en wordt er gewerkt aan de contentstrategie. De bestemmingsreserve ‘Duurzame bedrijfsvoering’ is bedoeld om onze CO2 uitstoot te reduceren door: duurzaam woon-werkvervoer, duurzaam of reductie van zakelijk verkeer en het stimuleren van thuiswerken. Binnen dit project onderzoeken en testen we verschillende maatregelen, zoals extra budget voor elektrische fietsen en aanschaffen van weersbestendige fietstassen/kleding, inzet van elektrische huurauto’s voor zakelijk verkeer en het vergroten van het aandeel zakelijk verkeer met
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
39 van 53
Jaarstukken 2023 behulp van openbaar vervoer door mogelijke aanpassing van de reiskostenregeling. In 2023 is budget besteed aan de uitvoering van activiteiten om intern te komen tot een CO2 neutrale organisatie. Dit zal doorlopen in 2024. Saldo rekening (in euro's)
Saldo resultaat 2022 Totaal te bestemmen - Algemene reserve Totaal
Totaal -49.407 -49.407 49.407 -
Tabel 28: Mutatieoverzicht saldo rekening
Het algemeen bestuur stelt in de vergadering van 11 april 2024 het negatieve resultaat over 2023 ad €643.754 vast als ook de dekking hiervan (conform artikel 32 uit de GR). 11.2.2 Voorzieningen a. Voorziening boventalligen De voorziening boventalligen is in 2023 afgewikkeld. De laatste boventallige heeft in de loop van 2023 een andere baan gevonden. De onttrekking betreft de kosten over 2023 en het restant van de voorziening is vrijgevallen. Voorziening boventalligen (in euro's)
Beginbalans - onttrekking - dotatie - vrijval Benodigde voorziening per 31-12-2023
Totaal -34.143 29.140 0 5.003 -
Tabel 29: Mutatieoverzicht voorziening boventalligen
b. Voorziening spaarverlof De voorziening Spaarverlof bedraagt per 31 december 2023 € 15.661. Voorziening spaarverlof (in euro's)
Beginbalans - onttrekking - dotatie - vrijval Benodigde voorziening per 31-12-2023
Totaal 15.661 15.661
Tabel 30: Mutatieoverzicht voorziening spaarverlof
c. Voorziening bovenwettelijk verlof De voorziening bovenwettelijk verlof is in 2023 voor het eerst gevormd. De voorziening bestaat uit twee delen. De verlofrechten van voor 2023 en de mutatie van de verlofrechten in 2023. De vorming van de voorziening is een verplicht gegeven, volgens de BBV, als de mutatie van het lopende jaar een te grote afwijking vertoont met de mutatie van het voorgaande jaar. Blijft de mutatie binnen de bandbreedte van de BBV, dan mag geen voorziening worden getroffen. Komt de mutatie echter buiten de bandbreedte volgens de grenzen van de BBV, dan is het vormen van een voorziening verplicht. Het negatieve resultaat in 2023 is veroorzaakt door het vormen van deze voorziening.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
40 van 53
Jaarstukken 2023 Voorziening bovenwettelijk verlof
Totaal
(in euro's)
Beginbalans - onttrekking - dotatie verlofrechten opgebouwd voor 2023 - dotatie verlofrechten opgebouwd in 2023 - vrijval Benodigde voorziening per 31-12-2023
00450.870 148.963 0599.833
Tabel 31: Mutatieoverzicht voorziening bovenwettelijk verlof
11.2.3 Vlottende passiva a. Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan 1jr De post ‘Crediteuren’ betreft de openstaande posten crediteuren. Netto-vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar (in euro's)
Overige schulden Crediteuren Betalingen onderweg Totaal
Totaal
1.590.125 -348 1.589.777
Tabel 32: Netto vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
b. Overlopende passiva Wij hebben nog te betalen belastingen en premies opgenomen onder de overige schulden, waaronder de Omzetbelasting over het vierde kwartaal €487.834 en de loonheffing over december 2023 van €911.913 en een loonbelastingsuppletie van €30.149. Overlopende passiva (belastingen)
Totaal
(in euro's)
Overige schulden Omzetbelasting Loonbelasting Totaal
487.834 942.062 1.429.896
Tabel 33: Overige schulden (belastingen)
De post ‘Overlopende passiva (overig)’ bestaat uit verplichtingen die wij in het komende begrotingsjaar moeten betalen, vooruit ontvangen bedragen in het kader van subsidietrajecten en overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate komen van volgende begrotingsjaren. Overlopende passiva (overig) (in euro's)
Overlopende passiva Terugbetalingen UVP Verplichtingen Nog betalen salarissen Voorschotten Totaal
Totaal 743.726 297.941 18.173 -1.257 1.058.583
Tabel 34: Overlopende passiva (overig)
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
41 van 53
Jaarstukken 2023 Tabel 35 toont de uitsplitsing van voorschotbedragen (ontvangen van Europese en Nederlandse overheidslichamen) voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die de lasten van volgende begrotingsjaren moeten dekken. Voor twee geluidsprojecten met zeker gestelde subsidies moeten wij een SiSa-bijlage opnemen. In 2023 hebben hiervoor nog geen bestedingen plaatsgevonden. Voor de twee SPUK-projecten moet ook een SiSa verantwoording worden gedaan. Bij beide projecten zijn wel bestedingen geweest in 2023. De SiSa-verantwoordingsinformatie staat in hoofdstuk 13. Uitkeringen specifiek bestedingsdoel Europese overheidslichamen het Rijk Overige Nederlands overheidslichamen: - Provincie - Gemeente Totaal
Saldo Ontvangen 31-12-2022 bedragen
Besteed
terug betaald
Saldo 31-12-2023
Vrijval
605.123
561.733
415.230
-
-
751.626
52.680 658.493 1.316.296
83.983 90.006 735.722
141.910 310.387 867.527
-
-
-5.247 438.112 1.184.491
Tabel 35: Uitsplitsing ontvangen voorschotbedragen met specifiek bestedingsdoel
De totale overlopende passiva zijn op de eindbalans iets lager dan eind 2022. Bij de bijdragen van het Rijk is de positie hoger door twee ontvangen voorschotten in het kader van SPUK-subsidies. Bij de provincie gaat het om een subsidie voor aanpak van asbestdaken en Groen doet goed. Bij de gemeenten is het saldo per 31 december 2023 lager doordat een aantal gemeente minder uren hebben afgenomen en de reeds ontvangen bedragen moeten worden terugbetaald. Bij de balansprojecten voor gemeenten gaat het op de eindbalans om een bedrag van €342.000 (in 2022 was dat €565.000). Dit zijn taken wij nog niet hebben uitgevoerd, maar door de gemeenten al wel zijn betaald. Bij de besprekingen over de eindafrekening is er bij de gemeente op aan gedrongen om alleen balansuren op te nemen als de uitvoering ook daadwerkelijk in 2024 plaatsvindt. Diverse gemeenten hebben bij de eindafrekening van 2023 aangegeven dat zij deze uren willen doorschuiven naar 2024 om de taken alsnog te laten uitvoeren maar daarnaast zullen er ook diverse bedragen worden terugbetaald. Ten slotte staat er onder de overlopende passiva een bedrag van €10.652 op de balans als nog te verrekenen huurkorting
11.3
Niet in de balans opgenomen financiële verplichtingen Meerjarige contracten staan niet op de balans. De exploitatielasten hiervan staan in de meerjarenbegroting. Het gaat om de volgende verplichtingen: a) De huur van het kantoorpand in Utrecht tot 1 juli 2024. De jaarlijkse huur- en servicekosten voor de negende en dertiende etage zijn €512.000. Binnen de ODRU is de intentie uitgesproken het contract met 5 jaar te verlengen. Op dit moment(maart 2024) vinden er gesprekken plaats met de verhuurder. b) De huur van de grond bij De Boswerf in Zeist, gehuurd van Stichting Het Utrechts Landschap (tot 1 mei 2024 met de jaarlijkse waarde van €10.000). Voor verlenging zal contact volgen met Utrechts Landschap en de gemeente Zeist inzake een eventuele verlenging en de toekomst van De Boswerf. c) De huur van het pand bij MEC-Maarssen in Maarssen, gehuurd van Stichting Milieu Educatief Centrum Maarssen (tot 31 december 2024 met de jaarlijkse waarde van €20.000). Dit contract wordt waarschijnlijk verlengd. d) Voor de huur van het pand van De Woudreus in Wilnis zijn we op 1 januari 2015 een huurovereenkomst aangegaan voor onbepaalde tijd met een huur van €17.000 per jaar (CPIprijsindex 2015=100). Wij hebben een contract voor de glasvezelverbinding voor de komende jaren (circa €1.210 per maand).
Wij hebben enkele langlopende, financiële verplichtingen, waarbij wij een Europees aanbestedingstraject hebben gevolgd en de contracten in 2020 en 2021 hebben afgesloten: 2020: Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
42 van 53
Jaarstukken 2023
•
DAS Dienstverlener (variabel tarief(fee) van €2,- per bemiddeld uur);
•
Kantoorautomatisering €1,6 miljoen voor een periode van drie jaar);
•
Uitzendkrachten (omrekenfactor op uurtarief 1,85);
•
Geoportaal: Het contract had een looptijd van drie jaar en liep tot 10-09-2023. Het contract is met 1 jaar verlengd tot 10 september 2024. De jaarlijkse kosten bedragen €28.600.
2021: •
Zaaksysteem (€112.000 per jaar);
• Accountant (€133.000 voor vier jaar). In 2022 zijn daar de EU-aanbestedingen bijgekomen: • Leasecontract dienstvoertuigen (€31.000 per jaar voor de duur van 5 jaar); •
Uitzendkrachten t/m schaal 8 (raamovereenkomst tot 1 mei 2024 omvang afhankelijk van de vraag);
•
Werving personeel (raamovereenkomst tot 1 augustus 2024 met een maximumprijs per wervingstraject). 2023 EU aanbestedingen: • Aanvulling op Leasecontract dienstvoertuigen (+€24.000 per jaar voor de duur van 5 jaar); •
Geluidsanering; (raamovereenkomst tot 1 september 2025)
•
Mobiele telefonie (via VNG); (contract vanaf 16 mei 2023 voor de duur van 36 maanden €5.416 per jaar).
•
Werkplekapparatuur (raamovereenkomst tot 1 februari 2025 met besteding van €118.000 in 2023).
11.4
Gebeurtenissen na balansdatum Er hebben geen gebeurtenissen na balansdatum plaatsgevonden die vermeld dienen te worden in deze paragraaf.
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
43 van 53
Jaarstukken 2023
12.
Rechtmatigheidsverantwoording
Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, de voorwaarden-, en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criteria. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het DB toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het AB vastgestelde kaders zoals de eerste bijgestelde begroting 2023, de financiële verordening (vastgesteld door het AB op 15 december 2022), het normenkader 2023, t.w. de bepalingen in de relevante wet- en regelgeving (vastgesteld door het AB op 6 juli 2023) en ook het extra besluit omtrent spelregels tussen het AB en DB (door het AB vastgesteld op 11 april 2024). Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 6 juli 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.
Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt voor fouten 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op €218.649) en voor onduidelijkheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op €655.947). Conform artikel 14 van de vastgestelde financiële verordening en het aanvullend besluit daarop m.b.t. de spelregels tussen het AB en DB gaan we als volgt om met begrotingsonrechtmatigheden: 1. De ODRU heeft één programma met meerdere taakvelden. Uitgangspunt voor de beoordeling en verantwoording m.b.t. rechtmatigheid op programmaniveau is dat deze wordt gedaan op één programma, t.w. alle taakvelden tezamen en dit is gelijk aan totaal ODRU. Conform BBV zal de ODRU wel inzicht verschaffen in zowel de jaarstukken als de begroting op taakveldniveau. 2. Onderschrijding op budgetten of kredieten als ook hogere of lagere baten zijn onrechtmatig, indien niet tijdig met begrotingswijziging aangepast. Uitgangspunt is dat onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot, rechtmatig zijn als deze tijdig zijn gemeld aan het algemeen bestuur.
Voor het tijdig melden van onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot, volstaat het indien deze afwijkingen bij de jaarrekening worden gemeld. 3. Overschrijdingen van budgetten of kredieten zijn altijd onrechtmatig, maar kunnen wel acceptabel zijn. Uitgangspunt is dat overschrijdingen van budgetten of kredieten kan wel door het AB als acceptabel wordt beschouwd indien er sprake is van een of meerdere van de volgende opties: • Er is wel tijdig een voorstel ingediend om de begroting te wijzigen. • De overschrijding past wel binnen het door het AB geaccordeerde beleid. • Er is sprake van compensatie via direct te relateren baten. • Er is sprake van een open-einde-regeling. • Het AB is wel geïnformeerd, maar er is geen begrotingswijziging vastgesteld. Het AB wordt in staat gesteld om hier vragen over te kunnen stellen en in een reactie aan te geven dat zij deze overschrijdingen acceptabel vindt. Bevinding Het DB is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen:
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
44 van 53
Jaarstukken 2023 Drie rechtmatigheidscriteria Begrotingscriterium 1a
Overschrijding lasten op programma niveau (is gelijk aan totaal ODRU)
€0
1b
Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)
€0
2
Ongeautoriseerde reservemutaties
€0
3
a.
Onderschrijding van baten. Deze is tijdig middels deze jaarstukken aan het AB gemeld.
b.
Onderschrijding van lasten. Deze is tijdig middels deze jaarstukken aan het AB gemeld.
€0
€0
Totaal begrotingsonrechtmatigheden
€0
4
Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid vermelden en verwijzen naar dit vooraf vastgestelde beleid.
€0
5
Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden (inhoudelijke toelichting staat in deze paragraaf en in de paragraaf bedrijfsvoering)
€0
Voorwaardencriterium 6
Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (inhoudelijke toelichting staat in deze paragraaf en in de paragraaf bedrijfsvoering)
€ 125.543
Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium 7
Geen bevindingen
Tabel 36: Rechtmatigheidsverantwoording
Beknopte toelichting Onderstaand volgt een beknopte toelichting op bovenstaande punten. In de paragraaf bedrijfsvoering in hoofdstuk 5 is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid en is ook beschreven welke actie het DB onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Ad 6. Twee inkopen zijn ten onrechte niet Europees aanbesteed. Dit is onrechtmatig. Zie toelichting hieronder. a. Decos Join: In het DB van 19 mei 2022 is ingestemd met de voorgestelde planning voor de aanbesteding van het Document Management Systeem (DMS), hetgeen naar verwachting zou leiden tot implementatie van het nieuwe DMS in Q1/Q2 van 2023. Vanwege Rx Mission is Decos Join niet meer benodigd en zal worden uitgefaseerd. Zaakgerichte digitale archiefstukken zijn reeds gemigreerd. Echter nog nietgekoppelde archiefdata in Decos resteren. Eind 2023 wordt deze data alsnog naar Rx Mission overgeheveld, vernietigd of anderszins opgelost. Vóór de huidige contractverlenging in 2022 zijn Decos Join-modules die niet meer noodzakelijk zijn, opgezegd. Tot het moment dat alle data uit Decos Join is verwijderd en het totale contract is opgezegd, zal de afwijking op het eigen inkoopbeleid en de onrechtmatigheid op de EU grens voortduren.
Dit betekent dus een latere realisatie dan de eerder geplande eerste helft van 2023. Het onderhoudscontract is opgezegd per 31/12/2023. Echter het Hoofd Bedrijfsbureau geeft aan dat inzet van Decos mogelijk nog in 2024 nodig is om gegevens uit Join te verwijderen. b. AFAS: Na het voltooien van de Rx Mission-implementatie en in afwachting van Decos Join data-migratie, wordt de aanbesteding van AFAS uitgesteld vanwege praktische onhaalbaarheid. Waarschijnlijk
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
45 van 53
Jaarstukken 2023 voeren wij deze aanbesteding niet meer als ODRU uit, in verband met de verkenning van fusie met de RUD.
Leverancier
Totale uitgaven 2020-2023
Decos Software Engineering B.V. AFAS Totaal
259.833 226.716 486.548
Bedrag onrechtmatig 2023 57.393 68.150 125.543
Tabel 37: Nationale / Europese aanbestedingsgrens 2023
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
46 van 53
Jaarstukken 2023
13.
SISA-verantwoordingsinformatie
Tabel 38: SiSa-verantwoordingsinformatie
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
47 van 53
Jaarstukken 2023
Tabel 39: SiSa-verantwoordingsinformatie
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
48 van 53
Jaarstukken 2023
BIJLAGEN
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX
49 van 53
Jaarstukken 2023
Bijlage 1 Urenverantwoording UrenrapportageDVO(G)&Tijdelijk budget Gemeente Bunnik Gemeente De Bilt Gemeente De Ronde Venen Gemeente IJsselstein Gemeente Montfoort Gemeente Oudewater Gemeente Renswoude Gemeente Rhenen Gemeente Stichtse Vecht Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Veenendaal Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Gemeente Woerden Gemeente Zeist Totaal
Contracturen 2023
Gerealiseerde uren2023
5.204 9.370 22.859 17.281 5.628 5.456 3.903 5.303 16.435 10.938 7.972 13.764 4.995 14.752 17.482 161.342
5.548 9.348 23.695 17.148 5.549 5.326 3.766 5.644 16.424 12.088 8.651 14.961 5.255 15.654 18.151 167.208
Verschil 344 -22 836 -133 -79 -130 -137 341 -11 1.150 679 1.197 260 902 669 5.866
Realisatie 2023 € € 574.218 € 967.518 € 2.452.433 € 1.774.818 € 574.322 € 551.241 € 389.781 € 584.154 € 1.699.884 € 1.251.108 € 895.379 € 1.548.464 € 543.893 € 1.620.189 € 1.878.629 €17.306.028
Tabel 40: Urenrapportage per gemeente: DVO (G) & Tijdelijke (T) uren
Uren rapportage Projectbudget (P) Gemeente Bunnik Gemeente De Bilt Gemeente De Ronde Venen Gemeente IJsselstein Gemeente Montfoort Gemeente Oudewater Gemeente Renswoude Gemeente Rhenen Gemeente Stichtse Vecht Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Veenendaal Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Gemeente Woerden Gemeente Zeist Totaal
Contract uren Gerealiseerde 2023 uren 2023 2.417 2.111 1.326 1.100 4.258 3.357 285 108 1.125 277 524 61 607 250 757 572 2.842 1.480 1.416 1.432 1.695 698 2.737 1.589 1.342 945 1.580 392 3.386 2.772 26.297 17.144
Verschil -306 -226 -901 -177 -848 -463 -357 -185 -1.362 16 -997 -1.148 -397 -1.188 -614 -9.153
Realisatie 2023 € €218.489 €113.850 €347.450 €11.178 €28.670 €6.314 €25.875 €59.202 €153.180 €148.212 €72.243 €164.462 €97.808 €40.572 €286.902 €1.774.404
Tabel 41: Urenrapportage per gemeente: Projectbudget (P) uren
Omgevingsdienst regio Utrecht, kenmerk: INT20-2010/XXXX