B07. Interbestuurlijk Toezicht provincie Utrecht, afschrift brief aan BenW IBT informatiebeheer over 2023-2024 (geredigeerd).pdf

PROVINCIE

ss

UTRECHT

College van burgemeester en wethouders van

de

Oudewater

gemeente

Postbus

100

3420 DC OUDEWATER

Onderwerp

Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht, 2 juni 2025

Datum

Documentnummer

informatiebeheer

over

2023-2024

(deels 2025)

Utsp-1913279266-690

namen:

(geanonimiseerd) EN

E-mailadres Domein/opgave

(geanonimiseerd) Me

Team

BEI

provincie-vtrecht.nl

STB

Geacht

college,

U heeft

ons

in het kader

interbestuurlijk toezicht (IBT)

van

Archiefwet. Wij beoordelen de prestaties

Op 12 meijl. voerden wij een gesprek

met

vw

informatie als

gemeenten organisatie en

toegezonden

‘voldoet’, uw

over

de

uitvoering

van

de

‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’.

archivaris

van

het

Regionaal Historisch Centrum gebruikt voor deze

Lopikerwaard (RHC). De informatie uit dat gesprek hebben wij eveneens waarmee deze toezichtbrief ook betrekking heeft op een deel van 2025.

Rijnstreek beoordeling,

en

Het oordeel

van

voor

vw

over

de

Dit betekent dat

organisatie

vw

uitvoering

van

het informatie-

informatiebeheer

en

archiefbeheer in 2023

voldoet

aan

de vereisten

-

2024

(deels

de grotendeels Archiefwet. Uit de informatie in de toegezonden stukken en het gesprek constateren wij dat er nog steeds stapsgewijs gewerkt wordt aan de aanbevelingen van zowel uw archivaris van het RHC als die vit onze vorige

2025)

luidt voldoet.

van

toezichtbrief. Hieronder

lichten

samenwerking BenW

wij verder

die

vu

heeft

toe

met

bevindingen zijn en welke acties wij nog van v verwachten. Gezien de gemeente Woerden sturen wij een soortgelijke brief ook aan het college van

wat onze

de

Woerden.

Toetsingscriteria Bij de beoordeling van

uw

de eisen die de Archiefwet-

informatie-

en

archiefbeheer

toetsen

wij, net als

voorgaande jaren, of

u

voldoet

aan

regelgeving voorschrijven. In ons ‘Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht’ staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken. Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website www.provincie-utrecht.nl/werkwijze-ibt. Bevindingen

en

en

beoordeling

vorige beoordelingen zagen wij een positieve lijn in het verbeteren van uw informatiebeheer. Ook nu zien wij nog steeds een stapsgewijze voortgang op de verschillende onderdelen uit vw ‘Verbeterplan op de KPIBij onze

1van3

rapportage archief- en informatiebeheer 2023 gemeente Woerden’. Net als uw archivaris zien we een doordacht verbetertraject voor het informatiebeheer met een goed ingericht en werkend Strategisch Informatie Overleg

(SIO). In dit SIO worden de verbeteringen gemonitord. Vooruitgang ten opzichte van onze vorige beoordeling zien wij bij het onder beheer krijgen van informatie in vakapplicaties het plaatsen van bestanden in het pre-depot van DiVault en het wettelijk verplicht vernietigen van digitale dossiers uit Decos JOIN. Het kwaliteitssysteem wordt nog steeds toegepast inclusief een jaarlijkse audit. Omdat dit systeem nu alweer een aantal jaren draait op basis van hetzelfde kwaliteitshandboek zal dit instrument in de aankomende periode geactualiseerd worden. Het vernieuwde handboek vervanging wordt toegepast. Er wordt geïnvesteerd in het opleiden van nieuwe medewerkers (trainees) op het gebied van informatiebeheer. Bij voortzetting van deze aanpak en met voldoende capaciteit hebben wij er vertrouwen in dat de ingezette verbeteringen de komende periode kunnen worden uitgevoerd en worden afgerond. ,

,

,

,

Extra aandacht vragen wij nog wel voor de volgende verbeterpunten: 1. Onze belangrijkste aanbeveling is nog steeds om alle verbeterpunten uit de jaarlijkse KPI-rapportage van het RHC en uw daarop gebaseerde verbeterplan uit te voeren en de voortgang te monitoren. Blijf dit doen in nauw overleg met het RHC als adviseur voor uw informatie- en archiefbeheer. 2.

Zorg voor de vaststelling en invoering van een digitale bewaarstrategie. Gezien de samenhang met de toekomstige overbrenging van bestanden naar het e-depot is het noodzakelijk om de timing van de bewaarstrategie goed af te blijven stemmen met het RHC. ,

3.

Werk verder aan het in beeld krijgen en onder beheer krijgen van alle informatiestromen (applicaties gezamenlijke schijven e-mailboxen) met archiefwaardige bestanden. Zorg hierbij ook voor het regulier vaststellen van een hotspotmonitor. ,

,

4.

Voer de verplichte digitale vernietiging uit uw zaaksysteem zodat ook deze achterstand wordt weggewerkt. Blijf de vernietiging uit uw zaaksysteem uitvoeren zodat daarin geen nieuwe achterstanden ontstaan. ,

5.

Extra aandacht blijven we vragen voor het maken van praktische beheerafspraken met de verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen voor het informatie- en archiefbeheer (o. a. hoe worden de digitale dossiers opgebouwd en overgedragen als de samenwerking verandert of ophoudt afspraken over tijdige vernietiging). Maak die afspraken in ieder geval dit jaar met de ODRU (gezien de aankomende fusie met de RUD) en met Ferm Werk. Toets deze afspraken periodiek via uw kwaliteitssysteem. ,

Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde over 2023-2024 (deels 2025) afgerond. We gaan ervanuit dat u de door ons geconstateerde verbeterpunten in overleg met uw archivaris doorvoert. In het eerste kwartaal van 2026 beoordelen wij de uitvoering van de Archiefwet opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 20242025 ontvangen wij graag uiterlijk 15 oktober 2025. Wij verzoeken u om in deze informatie ook weer aan te geven hoe het gaat met de uitvoering van de aanbevelingen. ,

Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. ,

,

,

Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad.

2 van 3

Wij publiceren de resultaten

werkwijze

kunt

kaart ook

toegankelijk.

u

terecht op

van

ons

toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart en

www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht.

meer

informatie

over

de IBT-

Deze brief wordt via de IBT-

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens

hen,

(geanonimiseerd) H.J.J.M. Bakker

Gedeputeerde

Klimaat & Circulaire samenleving, Water & Bodem,

Financiën, Grondzaken, Organisatie en Participatie

cc.

streekarchivaris RHC

Rijnstreek en Lopikerwaard

3 van 3