B06. GGDrU, Brief aan raden afronding evaluatierapport GGID def.pdf

EMBARGO TOT 6 DECEMBER 2023 10.00u Brief AB aan raden Datum: 5 december 2023 Onderwerp: Afronding rapportage evaluatie proces GGiD Geachte raad, Middels deze brief informeren wij u dat de evaluatie GGiD (dossier Jeugd Gezondheidzorg) is afgerond. U treft bijgevoegd het openbare onderzoeksrapport evaluatie proces GGiD aan. Aanleiding Het bestuur van GGD regio Utrecht heeft samen met de besturen van GGD Hollands Noorden en GGD Twente op 2 november 2022 het moeilijke, maar helaas noodzakelijke, besluit genomen om de samenwerking met de leverancier van het zogeheten Digitaal Dossier Jeugd Gezondheid (GGiD) te beëindigen. Het besluit viel zwaar, mede vanwege de financiële consequenties voor de GGD en daarmee ook voor gemeenten en omdat er geen resultaat was. Tegelijkertijd met het besluit om te stoppen, is het besluit genomen door de drie GGD’en om een onafhankelijke evaluatie gezamenlijk uit te laten voeren door een externe partij. Hierover hebben wij u eerder in de brief van het algemeen bestuur GGDrU van 2 en 23 november 2022 geïnformeerd. Op basis van deze besluitvorming zijn de verschillende benodigde vervolgstappen in gang gezet. Hierover heeft besluitvorming plaatsgevonden in het AB op 7 december 2022 en bent u middels een brief van 9 december 2022 over de gezette stappen en de vastgestelde opdracht van de evaluatie geïnformeerd.

GGD Hollands Noorden en GGD Twente hebben op vergelijkbare wijze in de afgelopen periode gewerkt aan dit traject. Doelstelling en scope evaluatierapport De evaluatie is gericht op het begrijpen van de gang van zaken en op het trekken van lessen voor de toekomst. Centraal staan de vragen wat er gebeurd is, waarom er gebeurd is wat er gebeurd is en welke lessen hieruit getrokken kunnen worden voor de toekomst. Reflectie algemeen bestuur Het algemeen bestuur van GGDrU hecht, net zoals de raden van onze gemeenten hebben laten weten, veel waarde aan de evaluatie van het proces, zodat hier lessen uit geleerd kunnen worden en deze lessen kunnen worden benut voor vervolgstappen. Het bestuur uit haar waardering aan iedereen die heeft bijgedragen aan deze evaluatie. De evaluatie geeft naar mening van het algemeen bestuur een helder beeld van het verloop van alle fasen van het, langjarige, proces. Het algemeen bestuur waardeert de lerende focus van de evaluatie en onderschrijft de conclusies en aanbevelingen. Uit de evaluatie blijkt dat er niet één of een klein aantal verklarende factoren zijn, maar een veelvoud van verschillende factoren die in een complex samenspel hebben geleid tot de nu bekende uitkomst. Tevens blijkt uit de evaluatie dat, naast de geïdentificeerde lessen, ook veel goed ging, maar dat het in weerwil daarvan verkeerd is afgelopen en geen resultaat heeft opgeleverd.

Vanuit het besef dat de lessen en aanbevelingen terugkijkend zijn opgebouwd en met de kennis van nu, bevat de evaluatie waardevolle

aandachtspunten voor toekomstige projecten en in het bijzonder de toekomstige aanbesteding van het digitaal dossier van de jeugdgezondheidzorg. De lessen en aanbevelingen hebben betrekking op zowel bestuurlijke als meer operationele aspecten/niveau. Het bestuur van GGDrU heeft de GGD-werkorganisatie opdracht gegeven de lessen en aanbevelingen van meer operationele aard voortvarend te implementeren waar deze van toepassing zijn en deze zorgvuldig te borgen voor toekomstige aanbestedingstrajecten. Graag gaan we in op enkele aspecten van meer bestuurlijke aard. Zo blijkt uit de evaluatie dat specifiek voor GGDrU de drempel om te stoppen onder meer werd verhoogd door de krappe begroting en de reeds ingeboekte besparingen die met het GGiD gemoeid waren. Daarnaast moest ook rekening worden gehouden met juridische overwegingen in het besluit om te stoppen. Een ander bestuurlijk aspect is het ambitieniveau. Met het GGiD wilden de drie GGD’en gezamenlijk komen tot een nieuwe eigentijds dossierapplicatie voor de jeugdgezondheidzorg. Een dossier dat niet geleid werd door een leverancier, maar juist werkt vanuit het oogpunt van de inwoner en professional, met oog voor interactie, innovatie en de menselijke maat en aanpasbaar. Een hoge ambitie, en naar inzicht van nu een té hoge ambitie, die niet realiseerbaar is gebleken binnen de kaders en gestelde (financiële) randvoorwaarden.

Een derde belangrijk bestuurlijk aspect betreft het omgaan met risico’s. Ondanks dat tijdens het project op verschillende manieren risico’s inzichtelijk zijn gemaakt en beheersmaatregelen zijn getroffen, is een belangrijk aandachtspunt voor toekomstige projecten dat onvoorziene risico’s zich altijd kunnen manifesteren, ondanks goede risicomitigatie. Dit vraagt flexibiliteit en lenigheid, dus ruimte, in het anticiperen op die risico’s. En vraagt blijvende aandacht van zowel de werkorganisatie als het bestuur. Vooruitlopend op de lessen uit de evaluatie was al een belangrijk leerpunt opgepakt door voor het nieuwe digitale kinddossier gebruik te willen maken van een bestaand dossier dat door de markt wordt aangeboden (‘standaard, van de plank’). Daarmee is de ambitie die GGDrU had met het GGiD verlaten en wordt met een sterk lagere ambitie gewerkt bij de aankoop van een ander digitaal dossier Jeugdgezondheidzorg. Nieuw aan te besteden digitaal dossier jeugdgezondheidzorg (DDJGZ) Met het huidige digitaal kinddossier, het MLCAS systeem, is continuïteit van de bedrijfsvoering vooralsnog gewaarborgd, voldoen we aan onze wettelijke verplichtingen en kan het werk van de jeugdgezondheidszorgprofessional doorgang vinden. Wet- en regelgeving schrijft echter voor dat, gezien het besluit is genomen te stoppen met het GGiD, een aanbesteding gestart moet worden voor een digitaal dossier.

Op 7 december 2022 heeft het AB daarom ingestemd met het treffen van voorbereidingen voor het verkrijgen van een bestaand softwarepakket DDJGZ dat op de markt wordt aangeboden. Ook is besloten dat bij de voorbereidingen van de aanbesteding geen onomkeerbare stappen mogen worden gezet voordat een externe evaluatie is afgerond zodat uitkomsten van de evaluatie verwerkt kunnen worden. Hierover bent u reeds geïnformeerd middels een brief van d.d. 9 december 2022. Zoals in de evaluatie is onderschreven als een van de aanbevelingen, vormen onder andere zorgvuldigheid en risicomitigatie belangrijke uitgangspunten bij de verdere uitwerking van het aanbestedingstraject van het DDJGZ. Inmiddels zijn voorbereidingen voor het aanbestedingstraject DDJGZ getroffen. In het algemeen bestuur van 6 december a.s. zal het aanbestedingstraject ter besluitvorming worden geagendeerd. Hierover zal uw raad separaat worden geïnformeerd.

2

Juridische afwikkeling van het traject Nu ook de evaluatie is afgerond rest nog de juridische afwikkeling van het contract met de betreffende leverancier. Op dit moment is in de afwikkeling nog sprake van juridische procedures en overeenkomsten met de leverancier die we tot een passende afronding willen brengen. Op 3 oktober jl. is de uitspraak gedaan van het hoger beroep dat de drie GGD’en hebben ingediend tegen de leverancier van het GGiD. Deze uitspraak werd bekend na de onderzoeksperiode en is daarom niet meegenomen in het onderzoeksrapport. Het gerechtshof heeft, anders dan de rechtbank (medio 2022), het verzoek van de drie GGD’en om een onafhankelijke deskundige toegewezen. Het gerechtshof volgt daarmee de uitleg van de rechtbank niet. Daar zijn wij blij mee. De zaak was door de drie GGD’en begin 2022 aangespannen. Gevraagd was om een onafhankelijk deskundige in te schakelen. De rechtbank oordeelde medio 2022 dat zij dit verzoek niet in behandeling kon nemen omdat er al eerder een bindend advies was gegeven. Het verzoek om een onafhankelijke deskundige is nu toch toegewezen door het gerechtshof. Door elk van de drie besturen is inmiddels besloten gezamenlijk de getuige deskundige aan het werk te laten gaan. Op basis van deze bevindingen worden (juridische) vervolgstappen bepaald.

Dit vraagt grote zorgvuldigheid om te voorkomen dat de economische, juridische en/of financiële positie van de GGD-en worden geschaad. Openbaarmaking van informatie over de juridische afwikkeling zou zowel de positie van de leverancier als de GGD-en kunnen schaden en daarmee de uitkomst van het proces ongewenst kunnen beïnvloeden. Zodra we u hierover meer kunnen berichten, ook over de financiële consequenties, zullen wij dit doen. Ervan uit gaande u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben .

Met vriendelijke groet, Namens het algemeen bestuur van GGD regio Utrecht

Nicolette Rigter Directeur Publieke Gezondheid Secretaris Algemeen Bestuur GGDrU

3