B03.3 NOTITIE algemeen bestuur - Vaststellen begrotingen incl reactie op ontvangen zienswijzen.pdf

NOTITIE algemeen bestuur (agendapunt 4.a.1 - ter vaststelling) aan

de leden van het algemeen bestuur

van

het dagelijks bestuur

opsteller

Mirjam Mascini

DB-portefeuillehouder

B.C. Lont

telefoon

088 – 022 50 00

datum

6 juni 2023

onderwerp

Vaststelling eerste bijgestelde begroting 2023 en begroting 2024

t.b.v.

Vergadering d.d. 6 juli 2023

aantal pag.

5

bijlagen

Bijlage 1 - Overzicht ontvangen zienswijzen Bijlage 2 - Samenvatting van de zienswijzen van de gemeenten Bijlage 3 - Voorbeeld brief met reactie op zienswijzen van dagelijks bestuur aan de raden van de deelnemende gemeenten Bijlage 4 - Eerste Bijgestelde begroting 2023 Bijlage 5 - Begroting 2024

voorstel Voorgesteld wordt om: 1. kennis te nemen van de ingekomen zienswijzen van de gemeenteraden op de eerste (ontwerp) bijgestelde begroting 2023 en (ontwerp) begroting 2024; 2. kennis te nemen van de reactie van het dagelijks bestuur op de ingekomen zienswijzen, die is gezonden aan de raden van de deelnemende gemeenten; 3. De eerste bijgestelde begroting 2023 conform bijlage vast te stellen; 4. De begroting 2024 conform bijlage vast te stellen.

Samenvatting Het dagelijks bestuur heeft alle gemeenteraden in de gelegenheid gesteld om een zienswijze te geven op de eerste (ontwerp) bijgestelde begroting 2023 en de (ontwerp) begroting 2024. Vier gemeenten hebben aangegeven hier geen gebruik van te maken. De overige elf gemeenten hebben wel een zienswijze ingediend. In de bijlagen is weergegeven welke gemeenten gereageerd hebben en is een samenvatting van hun reacties opgenomen. De ODRU waardeert de zorgvuldige wijze waarop de gemeenten de eerste bijgestelde (ontwerp) begroting 2023 en de (ontwerp)begroting 2024 hebben beschouwd. Het dagelijks bestuur van de ODRU heeft alle ontvangen reacties goed tot zich genomen. Hoewel het dagelijks bestuur ervan doordrongen is dat de bijgestelde begroting 2023 met een eenmalige tariefsverhoging voor veel gemeenten een onaangename boodschap is, ziet het dagelijks bestuur geen aanleiding die het noodzakelijk maakt de bijgestelde begroting 2023 te herzien. Ten aanzien van de begroting 2024 laat het overgrote merendeel van de gemeenten weten in te kunnen stemmen, met 1 van 5

uitzondering van Wijk bij Duurstede. Het dagelijks bestuur stelt daarom voor ook deze ongewijzigd vast te stellen. In voorliggende notitie gaan we in op de rode draad van de ingebrachte reacties en geeft het dagelijks bestuur hierop een reactie. Algemeen In de bijlagen zijn de reacties van de gemeenten samengevat. In bijlage 1 leest u van welke gemeenten reacties zijn ontvangen. In bijlage 2 is per gemeente de zienswijze samengevat. In voorliggende notitie bespreken we de rode draad van de ontvangen reacties en geven we hier onze toelichting bij. De notitie is als volgt opgebouwd: 1. 2. 3. 4. 5.

Rode draad ontvangen reacties van de gemeenten Algemene reactie van de ODRU Reactie ODRU: sturen op een sluitende exploitatie 2023 Reactie ODRU: begroting 2024 en onzekerheden Monitoring voortgang en informeren gemeenten hierover

1. Rode draad ontvangen reacties van de gemeenten De reacties van de gemeenten lopen uiteen. Toch valt er een algemene trend in te ontdekken in de reacties op de eerste (ontwerp) bijgestelde begroting 2023: • Verhoging uurtarief en eenmalige bijdrage: Er is overeenstemming dat een verhoging van het uurtarief met € 5,- en een eenmalige bijdrage voor de algemene reserve onvermijdelijk en noodzakelijk zijn voor een stabiel financieel uitgangspunt in 2023 voor de ODRU. Tegelijkertijd wordt ook bezorgdheid geuit over de financiële impact op de gemeentefinanciën en wordt gevraagd om alternatieve oplossingen. De enige gemeente die niet akkoord is met de tariefsverhoging is Wijk bij Duurstede. • Bezorgdheid over tekort en communicatie: geconstateerd wordt dat de ODRU in voorgaande jaren positieve resultaten behaalde, maar in 2023 een tekort verwacht. Men vraagt om op de hoogte gehouden te worden van de inspanningen om het tekort weg te werken en verzoekt om tijdige communicatie over bezuinigingen en ingrepen. • Gezonde financiële organisatie en kostenbeheersing: benadrukt wordt dat het belangrijk is dat de ODRU een gezonde financiële organisatie blijft en kosten zo laag mogelijk houdt. Zorgen zijn geuit over de kosten van bedrijfsvoering, personeelstekort en ziekteverzuim. Aangedrongen wordt op goede onderbouwing van mogelijke extra bijdragen en het beperken van kosten.

• Financiële zekerheid en balans tussen DVO/UVP: benadrukt wordt dat het belangrijk is om financiële zekerheid in te bouwen voor de exploitatie en bedrijfsvoering van de ODRU. Gevraagd wordt om de gemeentebesturen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen en om in gesprek te gaan over de balans tussen DVO (Dienstverleningsovereenkomst) en UVP (Uitvoeringsprogramma) om de efficiency en kwaliteit te verbeteren en structurele kosten te dekken. Over het algemeen bestaat consensus over de noodzaak van de tariefsverhoging en eenmalige bijdrage, maar zijn ook zorgen geuit over de financiële impact, communicatie, kostenbeheersing en financiële zekerheid voor de ODRU. De rode draad in de zienswijzen en opmerkingen over de (ontwerp) begroting 2024 zijn meer met elkaar in overeenstemming en kunnen als volgt worden samengevat: • Zorgen om de financiële impact van de Omgevingswet: bezorgdheid bestaat over de onbekende financiële gevolgen van de Omgevingswet en het ontbreken van inzicht in deze impact in de begroting. Gevraagd wordt om goede afstemming en tijdige bijsturing. • Kostenbeheersing en efficiëntie: benadrukt wordt dat de ODRU moet blijven zoeken naar mogelijkheden om kosten te besparen door efficiënter te werken en minder maatwerk per gemeente te leveren. Ook wordt gevraagd om de kosten van het functiehuis laag te houden.

• Structurele dekking van kosten: de wens is dat structurele kostenstijgingen ook structureel gedekt moeten zijn. Er moet zo min mogelijk gebruik worden gemaakt van openeinderegelingen in de begroting. 2 van 5

•

Inzicht en communicatie: gevraagd wordt om tijdige en transparante communicatie over ontwikkelingen, risico's en eventuele extra bijdragen van de gemeente. Ook wordt benadrukt dat de gemeente op de hoogte gehouden wil worden van de actualisatie van taken uit de Omgevingswet. • Regionale afstemming en uniformiteit: Er is steun voor het intensiveren van regionale afstemming binnen de ODRU om zoveel mogelijk uniformiteit in de uitvoering te realiseren. Ook wordt het belang van goede afspraken over vroegtijdige communicatie benadrukt. Over het algemeen laten de gemeenten weten te kunnen instemmen met de begroting 2024, met uitzondering van Wijk bij Duurstede. Wel wordt er aangedrongen op kostenbeheersing en het zoeken naar besparingsmogelijkheden. Er zijn echter ook zorgen geuit over de financiële impact van de Omgevingswet en de behoefte aan inzicht en communicatie over ontwikkelingen en risico's. 2. Algemene reactie van de ODRU De ODRU waardeert de zorgvuldige wijze waarop de gemeenten de stukken hebben beschouwd. We bedanken ook de betreffende gemeenten die ons complimenteren met de kwaliteit van de stukken. De ODRU is zich bewust dat de bijgestelde begroting 2023 met een eenmalige tariefsverhoging voor veel gemeenten een onaangename boodschap is.

De ODRU is niet de enige organisatie die te maken heeft met de hoge inflatie en CAO-wijzigingen, waardoor een ophoging van het tarief noodzakelijk was. De ODRU heeft te maken met reacties van 15 gemeenten, die niet altijd op één lijn zitten. Bij het opstellen van onze Kadernota’s en begrotingen passen we altijd de spelregels en systematiek toe die met het algemeen bestuur zijn afgesproken. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor de hoogte van het weerstandsvermogen. We realiseren ons dat niet alle gemeenten zich in de uitkomsten hiervan kunnen vinden, zoals ook nu weer blijkt uit de ontvangen reacties van bijvoorbeeld Wijk bij Duurstede (loon- en prijscompensatie) en de Utrechtse Heuvelrug en De Bilt (weerstandsvermogen). Een herijking van de spelregels is een discussie die wij nu buiten beschouwing laten. Wel is het idee om, in lijn met onze koers 2023-2027, de begrotingssystematiek aan te passen. We zijn voornemens om in afwijking van eerdere jaren in de eerste ontwerpbegroting 2025 naast de DVO-uren ook de te verwachten tijdelijke uren en opdrachten gaan opnemen, waarbij wel het bestaande onderscheid tussen structureel en incidenteel inzichtelijk blijft. Deze begroting wordt in voorjaar 2024 opgesteld en voor vaststelling wordt aangeboden. In het algemeen bestuur van september 2023 wordt dit voorstel nader besproken. 3.

Reactie ODRU: sturen op een sluitende exploitatie 2023 Zoals eerder uitgelegd zou zonder een tariefsverhoging de eerste (ontwerp)bijgestelde begroting 2023 sluiten met een negatief saldo van € 1.449.500, -. Dit tekort is het gevolg van de hoge inflatie in 2022 en 2023 en de loonsverhogingen in de CAO 2023. Dit was nog niet bekend in 2021 bij het opstellen van de Kadernota 2023. Het eerder vastgestelde tarief van € 98,50 voorziet dus niet in de grote prijsstijgingen van afgelopen jaren, waardoor grote tekorten ontstaan bij de ODRU. Met verhoging van het uurtarief bedraagt het begrote tekort nog steeds bijna 500K, waarvan bijna de helft wordt veroorzaakt door lasten die de ODRU incidenteel opneemt, maar eigenlijk structureel van aard zijn (hetgeen is opgelost in de begroting voor 2024). Op een begroting van ruim 21 miljoen bedraagt dit tekort ruim 2%. Diverse gemeenten vragen de ODRU hoe zij stuurt op een sluitende begroting. De ODRU zal zich onverminderd blijven inspannen om het tekort zo klein mogelijk te houden langs de volgende lijnen: • In 2020 is afgesproken om kosten te besparen volgens het driesporen traject. Via het driesporentraject investeert de ODRU onder andere in het efficiënter werken. Slimme ICT-oplossingen maken het bijvoorbeeld mogelijk om producten te realiseren met minder uren. Ook optimaliseert de ODRU zijn werkprocessen.

Efficiënter werken leidt er dus toe dat ODRU hetzelfde aantal producten en diensten kan leveren, met minder uren. Maar, bij een gelijkblijvende vraag vanuit gemeenten betekent dit dat er minder DVO-uren nodig zijn en dus dat de omzet daalt. Door gelijkblijvende (overhead-)kosten stijgt daardoor het uurtarief. Per saldo kan dit dan alsnog leiden tot een besparing van de kosten voor gemeenten (die dan bestaan uit minder uren tegen een hoger tarief), maar het besparende effect van efficiëntie wordt deels tenietgedaan als er geen aanvullend werk voor in de plaats komt. Eén van de voorbeelden hiervan is de besparing bij het secretariaat. Daar waar wij besparingen constateren in de productieve uren (zoals dit het geval is voor het secretariaat), zullen wij in beeld brengen wat dit betekent voor zowel een exploitatie van de ODRU als de uren die 3 van 5

•

• •

•

• •

•

gemeenten afnemen De ODRU blijft zich via dit driesporen traject inzetten op het behalen van kostenbesparingen en zal de resultaten verwerken in de begroting. In algemene zin geldt verder dat het tekort voor de ODRU minder wordt met een grotere opdrachtenportefeuille. In de vergadering van het algemeen bestuur op 6 april 2023 is dit ook besproken. Uiteraard is dit afhankelijk van de vraag vanuit de gemeenten en ons vermogen om de capaciteit hiervoor te realiseren. Volgens de afgesproken systematiek in het algemeen bestuur zullen gemeenten bij een negatieve exploitatie aan het eind van het jaar een eventueel tekort moeten aanvullen. Gemeenten, zoals Wijk bij Duurstede, die aangeven het UVP 2023 te willen openbreken, moeten zich realiseren dat ze hiermee ook andere gemeenten in een lastig parket kunnen brengen. De ODRU streeft ernaar om de personele bezetting verder op te voeren, omdat de inzet van vaste medewerkers over het algemeen goedkoper is dan het werken met inhuurkrachten. De ODRU is extra terughoudend met de vervangende inhuur voor zieke medewerkers in nietdeclarabele functies. Hierbij geldt overigens dat kritisch wordt gekeken of dit bedrijf kritische processen en ontwikkelingen in het geding brengt. De ODRU heeft een subsidie van het rijk ontvangen van 419.000 euro ten behoeve van de versterking van het VTH-stelsel.

De uren gaan bijvoorbeeld zitten in het versterken van de kwaliteit van de medewerkers (kwaliteitscriteria) en de U&H strategie. Daar waar het past binnen de subsidievoorwaarden brengen wij de uren ten laste van deze subsidie en dat kan het tekort verkleinen. De ODRU bekijkt in hoeverre werkzaamheden gefinancierd kunnen worden vanuit de bestemmingsreserves, zolang deze nog niet volledig zijn uitgeput. We blijven scherp op inhuurtarieven. Deze uren worden echter gedicteerd vanuit de marktsituatie en in sommige gevallen stijgen deze uren uit boven onze vastgestelde uurtarieven. We blijven monitoren hoe het gewogen gemiddelde uurtarief van inhuur zich ontwikkelt. Tot slot blijven we ons onverminderd inzetten om het ziekteverzuim naar beneden te brengen.

4. Reactie ODRU: Begroting 2024 en onzekerheden De begroting 2024 en het meerjarenperspectief laten een sluitende begroting zien. Toch zijn door gemeenten terecht onzekerheden benoemd die ook impact kunnen hebben op exploitatie voor 2024. Zo zijn de gevolgen van de invoering van de Omgevingswet en WKB nog niet goed inzichtelijk. Ook de inflatie en mogelijke loonstijgingen ten gevolge van een nieuwe CAO (de huidige geldt tot eind 2023) zijn nog niet in beeld. De ODRU kijkt eind augustus naar de cijfers van het CPB. Als die dan een afwijkend beeld geven van waar de ODRU mee rekening heeft gehouden in het vastgestelde tarief, is dit onderwerp van gesprek in het algemeen bestuur. Op grond van de op dit moment (juni 2023) bekende informatie over de inflatie, moeten we er terdege rekening mee houden dat het uurtarief voor 2024 verhoogd moet worden t.o.v. de kadernota 2024. Begin 2024 wordt gestart met het opstellen van de eerste bijgestelde begroting 2024, op het moment dat alle UVP’s zijn afgesproken. Dan vindt een definitieve doorrekening plaats en bekijken we of het tarief, zoals dat in december 2022 is vastgesteld, toereikend is, waarbij zowel de neerwaartse en opwaartse factoren betrokken worden. Het herzien van het functiehuis vraagt om een zorgvuldig traject. We hebben een extern bureau gevraagd ons hierbij te ondersteunen.

De ODRU zal transparant communiceren over de uitkomsten van het traject. Wanneer blijkt dat de kosten lager uitvallen dan nu voorzien, zal de ODRU het tarief daarop naar beneden bijstellen. De ODRU verwacht de resultaten in het laatste kwartaal van 2023 gereed te hebben en de financiële consequenties van het herziene functiehuis te kunnen verwerken via een begrotingswijziging van het boekjaar 2024. Deze wijziging wordt dan, tezamen met de financiële gevolgen van de UVP’s 2024, begin van het jaar 2024 opgesteld. In het algemeen bestuur is nadrukkelijk afgesproken dat € 2,- euro extra op de tariefsverhoging een maximum is en dat deze alleen aangewend kan worden ten behoeve van de verzwaring van het functiehuis. Deze kaders nemen wij uiteraard in acht. Tot slot zijn de gevolgen van de Omgevingswet op dit moment nog onzeker. In onze aanbiedingsbrief bij de (ontwerp) begroting 2024 aan raden hebben we opgenomen dat een stijging van 13% te verwachten is (waar tegenover voor 8% ook nieuwe financiering staat vanwege de nieuwe bodemtaken). Dit betreft geen stijging van het uurtarief, maar de verwachting dat extra inzet nodig is van de ODRU voor de 4 van 5

uitvoering van de (wettelijke) taken. Dit wordt uiteindelijk zichtbaar in het Uitvoeringsprogramma, dat de afzonderlijke gemeenten met de ODRU afstemmen. 5. Monitoring voortgang en communicatie met gemeenten hierover Afgelopen jaar is op verschillende momenten in het algemeen bestuur benoemd dat de ODRU zou gaan onderzoeken of het vastgestelde tarief voor 2023 toereikend zou zijn. We realiseren ons dat dit eerder en beter had gekund. Zo zullen we in het algemeen bestuur van september 2023 expliciet stilstaan bij een inschatting of het vastgestelde tarief voor 2024 toereikend zal zijn en zo niet wat wij verwachten dat de benodigde aanpassing moet zijn. Op die manier kunnen gemeenten hier ook rekening mee houden bij het opstellen van het UVP 2024. De ODRU is zich met de gemeenten terdege van bewust dat het monitoren van de exploitatie, mede gezien alle onzekerheden, van belang is en dat doen we dan ook. Het managementteam monitort maandelijks de voortgang van de exploitatie. Het algemeen bestuur informeren we in de vergaderingen van juli, september en december 2023 via de gebruikelijke rapportages hierover. Tot slot We zien dat er sprake is van een opeenvolging van ontwikkelingen in korte tijd die een negatief effect hebben (gehad) op het resultaat van de ODRU van 2022 en 2023.

We constateren ook dat het ons gelukt is om de jaren daarvoor steeds te eindigen met een positief resultaat. Samen met gemeenten streven we naar een financieel stabiele situatie. Dat betekent dat we onze financieringssystematiek vanaf 2025 gaan aanpassen. We houden daarbij rekening met de besluitvorming rond de vorming van één robuuste Omgevingsdienst voor heel Utrecht en met de resultaten van het Interbestuurlijk Programma Versterking VTH. Desalniettemin blijven we ons onverminderd inspannen om de kwaliteit van onze dienstverlening voor gemeenten, inwoners en bedrijven te handhaven en deze tegen zo laag mogelijke kosten aan te bieden. Daartoe willen we samen met alle eigenaargemeenten toewerken naar een solide en stevige financiële basis, onder meer door de 80-20 regel (balans tussen gegarandeerde uren en aanvullende uren) voor alle gemeenten van toepassing te laten zijn. Ook zijn en blijven we met gemeenten in gesprek om de uitvoering van de dienstverlening zo uniform mogelijk te maken. Verdere behandeling Na vaststelling door het algemeen bestuur worden de begrotingsstukken aangeboden aan de gedeputeerde staten (financieel toezicht) en naar deelnemende gemeenten toegezonden.

5 van 5