Document · PDF

B01. ELT, Boardletter 2023.pdf

Gemeenteraad 14 maart 2024, gemeente OudewaterBij agendapunt: 6: Ingekomen stukken9.056 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Boardletter 2023 Gemeente Oudewater

Aan de gemeenteraad van gemeente Oudewater Waardsedijk 219 3421 NE Oudewater 15 februari 2024

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Geachte leden van de gemeenteraad,

Hierbij ontvangt u onze boardletter met betrekking tot de controle van de jaarrekening van uw gemeente voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2023. We hebben onze werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan 2023 en onze overeenkomst d.d. 6 april 2023. Onze zienswijzen, bevindingen en aanbevelingen zijn open en constructief besproken met de concerncontroller en de portefeuillehouder Financiën. In deze rapportage hebben wij onze bevindingen en observaties opgenomen ten aanzien van uw interne beheersing voor zover wij deze hebben geëvalueerd in het kader van de jaarrekeningcontrole, alsmede op specifieke elementen van het opdrachtgeverschap ten aanzien van gemeente Woerden. De boardletter is opgezet als interactief document waar u eenvoudig doorheen kunt navigeren door op de menuopties aan de linkerzijde of de onderstreepte woorden te klikken. Tevens kunt u met de pijltjes rechtsonder een pagina terug of vooruit. Wij vragen u uit duurzaamheidsoverweging terughoudend te zijn met het printen van de boardletter. Indien wij de gebruikersvriendelijkheid van het plan kunnen verbeteren, dan horen wij dat graag van u.

De boardletter begint met een samenvatting van onze belangrijkste boodschappen. Daarna gaan wij in op de reikwijdte van onze controle. In dit onderdeel geven wij tevens weer welke processen wij met een verhoogde aandacht hebben betrokken in onze werkzaamheden, alsmede welke significante risico’s wij onderkennen dat de jaarrekening 2023 fouten van materieel belang bevat. Vervolgens geven wij ons beeld op de interne beheersing van uw organisatie vanuit diverse onderwerpen. In het onderdeel daarna blikken we vooruit op de jaarrekeningcontrole. We sluiten de boardletter af met bijlagen waarin we onze detailbevindingen hebben opgenomen. In de bijlage hebben we ook enkele actuele ontwikkelingen gegeven die voor u van belang kunnen zijn. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.

J.G. Schuijt MSc RA

Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Interne beheersing als geheel is nog niet voldoende • U bent opdrachtgever van de gemeente Woerden voor de uitvoering van het beleid van uw gemeente, en dus van alle gemeentelijke taken. U bent als college echter volledig verantwoordelijk voor de rechtmatige uitvoering van de processen, alsmede voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. • De bevindingen in deze managementletter ten aanzien van de interne beheersing hebben voor een belangrijk deel betrekking op de ambtelijke organisatie van de gemeente Woerden en moeten derhalve gelezen worden in de context van de opdracht die u gegeven heeft aan gemeente Woerden. • Hoewel er goede stappen zijn gezet ter verbetering, is de kwaliteit van de interne beheersing binnen de gemeente Woerden om tot een getrouwe jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording te komen nog niet voldoende. De belangrijkste redenen hiervoor zijn opgenomen in deze samenvatting en visueel gemaakt op pagina 6. • Het college van gemeente Woerden en de ambtelijke leiding zijn zich bewust van de noodzaak om de interne beheersing te verbeteren. Dit heeft zich onder andere geuit in verschillende ontwikkelopgaven en verbeterprogramma’s. Eén van de belangrijkste is het verbeterplan voor de financiële functie die ook een belangrijke rol speelt bij de ondersteuning van uw gemeente.

Uw controleomgeving kan verder worden verstevigd • Onze conclusie is dat de controleomgeving binnen gemeente Oudewater relatief stabiel is. De inherente dynamische samenwerking die binnen een politieke organisatie altijd aanwezig is, leidt (nog) niet tot risico’s in de controleomgeving die een grote negatieve invloed hebben op de realisatie van doelstellingen of het contractmanagement met de gemeente Woerden. Wel signaleren wij dat uw gemeente gezien haar kwetsbare financiële positie een hoog ambitieniveau heeft.

VIC kan kwantitatief en kwalitatief verbeterd worden • Wij hebben aandacht gevraagd voor de kwantitatieve en kwalitatieve invulling van VIC. Naar aanleiding hiervan hebben wij begrepen dat de uitbreiding van de (V)IC-functie de aandacht heeft in de organisatieversterking. Naar verwachting wordt de VIC in 2024 verder uitgebreid met 1,0 fte. Naar onze mening is een formatie van 2,8 fte toereikend voor de combinatie Woerden-Oudewater. • Uit de bevindingen van de VIC blijken diverse aandachtspunten, maar vooral ook dat er duidelijke verbeteringen zichtbaar zijn ten opzichte van voorgaand jaar. Deze verbeteringen zijn zichtbaar gemaakt in de auditmonitor, een totaaloverzicht waarin de bevindingen van de voorgaande accountant zijn opgenomen en worden bewaakt. Aan dit overzicht zijn ook de bevindingen toegevoegd van de VIC over het eerste halfjaar 2023. • Een punt van aandacht is de conclusievorming naar aanleiding van de gedane bevindingen voor de verdere werkzaamheden van de VIC, de externe accountant of de rechtmatigheidsverantwoording.

Samenvatting van onze belangrijkste boodschappen

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Risicomanagement is in ontwikkeling • Risicomanagement vormt nog onvoldoende een onderdeel van de normale bedrijfsvoering. Het risicomanagementproces, waaronder het denken en handelen vanuit risico’s, wordt nog niet integraal beleefd en toegepast in de organisatie. Frauderisico’s verder integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering • De gemeente heeft via de ambtelijke organisatie van Woerden in opzet een goed instrument om frauderisico’s te kunnen beheersen. Een volgende stap is om de frauderisico’s ook te integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering van de organisatie, mede als onderdeel van het uit te voeren M&O beleid, zodat ze gaan ‘leven’ in de organisatie. Tot op heden is dit nog niet volledig het geval. Prestatiemanagement in uw P&C cyclus zijn volop in ontwikkeling • De planning & control (P&C) cyclus van uw gemeente is volop in ontwikkeling, maar kan naar ons mening verder verbeterd worden. • Naar onze mening kent de Programmabegroting 2024-2027 een goede structuur, maar is deze moeilijk leesbaar. Programma’s zijn uitgewerkt in verschillende opgaven, de opgaven weer in maatschappelijke effecten. De maatschappelijke effecten zijn op hun beurt in de doelenboom onderverdeeld in resultaten en inspanningen.

De maatschappelijke effecten zijn echter nog niet concreet en eenduidig, waardoor het voor de raad moeilijk is om er sturing aan te geven en voor het college om deze uit te voeren.

Dit zijn de belangrijkste detailbevindingen • Wij zullen de controle van de jaarrekening volledig gegevensgericht uitvoeren. • De aantoonbare prestatielevering voor inkopen in de eerste lijn is nog niet gewaarborgd. Hierdoor is het risico aanwezig dat ten onrechte betalingen worden gedaan aan derden. Wij adviseren u om richtlijnen voor aantoonbare prestatielevering vast te stellen. • De interne beheersing binnen het subsidieproces dient verder te worden verbeterd. Mede door het ontbreken van een goed ondersteunende subsidie-applicatie wordt de juiste en rechtmatige verstrekking van subsidies niet gewaarborgd. • Om de prestatielevering door de zorgverleners vast te stellen wordt tot op heden volledig gesteund op de productieverantwoordingen van deze zorgverleners. Hierdoor bent u voor de rechtmatige uitvoering van de processen binnen het sociaal domein, maar ook voor de tijdige afronding van uw jaarrekening, afhankelijk van derde partijen. Tevens kun u tussentijds niet bijsturen als blijkt dat zorg niet geleverd wordt.

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing Interne beheersing Controleomgeving (Verbijzonderde) interne controle Rechtmatigheidsverantwoording Risicomanagement en fraude P&C cyclus IT-omgeving en innovatie Speerpunten van de raad Bevindingen in uw processen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Ons beeld van uw interne beheersing U bent opdrachtgever van de gemeente Woerden voor de uitvoering van het beleid van uw gemeente, en dus van alle gemeentelijke taken. De bevindingen in deze managementletter ten aanzien van de interne beheersing hebben voor een belangrijk deel betrekking op de ambtelijke organisatie van de gemeente Woerden en moeten derhalve gelezen worden in de context van de opdracht die u gegeven heeft aan gemeente Woerden. U bent als college echter volledig verantwoordelijk voor de rechtmatige uitvoering van de processen, alsmede voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. Daarom hebben wij in deze managementletter de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen uit de interim-controle bij de gemeente Woerden voor u samengevat. Hoewel er goede stappen zijn gezet ter verbetering, is de kwaliteit van de interne beheersing binnen de gemeente Woerden om tot een getrouwe jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording te komen nog niet voldoende. Dit kritische oordeel over de kwaliteit van de interne beheersing wil echter niet zeggen dat wij niet tot een goedkeurende controleverklaring kunnen komen of dat het college geen rechtmatigheidsverantwoording kan afgeven. Wel geeft het aan dat er veel gegevensgerichte detailwerkzaamheden nodig zijn door de VIC en ons om dit te realiseren.

Maar belangrijker, het geeft de noodzaak aan om op korte termijn verbeteringen door te voeren om de kwaliteit van de interne beheersing op het gewenste niveau te krijgen. In deze managementletter zijn diverse bevindingen en aanbevelingen opgenomen die u hierbij kunnen ondersteunen.

Uit onze werkzaamheden is duidelijk naar voren gekomen dat het college van gemeente Woerden en de ambtelijke leiding onze mening delen. Zij zijn zich al langer bewust van het feit dat verbetering noodzakelijk is. Dit heeft zich onder andere geuit in verschillende ontwikkelopgaven en verbeterprogramma’s. Eén van de belangrijkste is het verbeterplan voor de financiële functie. Op de volgende pagina hebben wij voor de belangrijkste processen die in uw opdracht door de gemeente Woerden worden uitgevoerd, onze visie gegeven op de kwaliteit van de interne beheersing in het kader van de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij hebben wij in een kleurscore ons algemene beeld weergegeven van de interne beheersing in het totale proces. Dit wil niet zeggen dat deelprocessen binnen het totale proces geen afwijkende score zouden kunnen hebben. Het aanbestedingsproces hebben wij bijvoorbeeld met een rode kleur aangeduid, omdat er geen interne controle plaatsvindt op de gunning van aanbestedingen onder het Europese drempelbedrag. Deze interne controle vindt wel plaats op de Europese aanbestedingen. Dit deelproces zou daarom met een oranje kleur worden aangeduid. Om het overzicht te bewaren is echter gekozen om alleen de scores van het totale proces te laten zien.

Belangrijkste boodschappen

Ons beeld van uw interne beheersing Proces

Interne beheersing Interne beheersing

Status

Belangrijkste reden classificatie niet-groen

Debiteuren en verkoopfacturatie



Veel handmatige werkzaamheden; hoge foutgevoeligheid

Omgevingsvergunningen



Nieuw proces met nieuw systeem moet nog vorm krijgen; aansluiting K2F

Ontvangen subsidies



Geen subsidieregister; volledigheid en prestatielevering niet gewaarborgd

Huren en pachten



Geen tussentijdse aansluitingen en (cijfer)analyses

Treasury



Nieuw treasurystatuut vastgesteld, proces moet hier nog op worden afgestemd

Controleomgeving

Inkopen en factuurverwerking



Prestatielevering niet gewaarborgd en niet altijd aantoonbaar

(Verbijzonderde) interne controle

Betalingsorganisatie



Interne controle op bankrekeningnummers beperkt

Aanbestedingen



Geen interne controle op gunning aanbestedingen onder Europese drempel

Personeel- en salarisadministratie



Zichtbare interne controle op invoer stamgegevens en eindafrekeningen ontbreekt

Risicomanagement en fraude

Wmo



Controle op tarieven vindt te laat plaats; prestatielevering intern niet vastgesteld

P&C cyclus

Jeugd



Controle op tarieven vindt te laat plaats; prestatielevering intern niet vastgesteld

Verstrekte subsidies



Vastleggingen in het proces niet consistent; beperkte ondersteuning systeem

Belastingen



Geen zichtbare interne controle op kohiers

Speerpunten van de raad

Participatiewet (uitbesteed)



Bevindingen in uw processen

Memoriaalboekingen



Onderbouwing van memoriaalboekingen wordt niet altijd aanwezig

Risicomanagement



Risicomanagement niet geborgd in de organisatie

Rechtmatigheidsverantwoording

IT-omgeving en innovatie

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Legenda

Betekenis



Urgente bevindingen in het proces; materiële bedreiging voor de getrouwheid en rechtmatigheid



Belangrijke bevindingen in het proces; geen bedreiging voor de getrouwheid en rechtmatigheid



Geen belangrijke bevindingen in het proces

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing Interne beheersing

Ons beeld van uw controleomgeving Onze controlefilosofie is, naast het controleren van de jaarrekening, gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. Dit doen wij door middel van het aangepaste 3-lines model. Hierin zijn de traditionele drie lijnen vervangen door zes principes, die hieronder zijn samengevat.

Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen. Hierbij nemen wij het zogenaamde push-left principe als uitgangspunt. Het push-left principe is erop gericht de interne beheersing in de 1e en 2e lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de 1e en 2e lijn, dan zullen wij deze rapporteren als bevinding, ook als deze in de 3e lijn ondervangen worden.

Controleomgeving (Verbijzonderde) interne controle Rechtmatigheidsverantwoording Risicomanagement en fraude P&C cyclus IT-omgeving en innovatie Speerpunten van de raad

Maar belangrijker is dat in dit model meer dat voorheen de nadruk gelegd wordt op de zachte controlemaatregelen in organisatie. Deze soft controls zijn van grote waarde voor de interne beheersing van uw gemeente en voor onze risicoanalyse in de controleaanpak. Zonder soft controls kunnen we niet controleren. Ze zijn randvoorwaardelijk voor de werking van de harde beheersmaatregelen. De kwaliteit van de soft controls bepalen mede de hoeveelheid werkzaamheden die we gaan verrichten voor het vaststellen van de werking van de “harde” interne beheersmaatregelen en de omvang van onze gegevensgerichte werkzaamheden.

Bevindingen in uw processen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Wij hebben daarom met behulp van dit model uw controleomgeving in beeld gebracht. De bevindingen hebben we opgenomen op de volgende pagina.

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing Interne beheersing Controleomgeving (Verbijzonderde) interne controle Rechtmatigheidsverantwoording Risicomanagement en fraude

Ons beeld van uw controleomgeving In onze aanpak en risicoanalyse is een voorname plek ingeruimd voor de soft controls in de organisatie. Tijdens onze interim-controle hebben wij daarom nadrukkelijk aandacht besteed aan de cultuur, gedrag en samenwerking tussen de gemeenteraad en uw college, maar ook aan de samenwerking met de gemeente Woerden. Onze conclusie is dat de controleomgeving binnen gemeente Oudewater relatief stabiel is. Uiteraard is er binnen een politieke organisatie altijd sprake van dynamische samenwerking tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie (in uw geval met de gemeente Woerden), maar naar onze mening leidt deze dynamiek (nog) niet tot risico’s in de controleomgeving die een grote negatieve invloed hebben op de realisatie van de doelstellingen uit het coalitieakkoord of het contractmanagement met de gemeente Woerden.

P&C cyclus IT-omgeving en innovatie Speerpunten van de raad Bevindingen in uw processen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Wel signaleringen wij dat uw gemeente voor haar omvang en, gezien de hoge netto schuldquote en lage solvabiliteit, kwetsbare financiële positie een hoog ambitieniveau heeft. Niet alleen de financiën zijn hierbij een beperking maar ook de (huidige) capaciteit van de ambtelijke organisatie van gemeente Woerden dreigt tegen haar grenzen aan te lopen. Dit kan de stabiele controleomgeving op termijn in gevaar brengen. Wij hebben begrepen dat deze ambities in overleg met de ambtelijke organisatie van gemeente Woerden in een eerder stadium als zijn geanalyseerd op haalbaarheid, en waar nodig teruggebracht. Ondanks de temporisering in uw ambities verslechtert de financiële positie verder, waarbij de netto schuldquote richting de 200% gaat. Derhalve bevelen wij u aan om deze ambities nader te beschouwen in het licht van de omvang van de ambtelijke organisatie en uw financiële positie.

Sturing van gedrag door prestatiemanagement Binnen het aangepaste 3-lines model wordt een belangrijke randvoorwaarde ingenomen door de sturing, coördinatie en afstemming van activiteiten binnen en tussen teams. In deze situatie vormen het hoofdlijnenakkoord en collegewerkprogramma de basis voor de strategie, domein-overstijgende thema’s en programma’s en doelstellingen van uw gemeente. Op basis van deze uitgangspunten worden kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) en budgetten opgesteld die moeten waarborgen dat individuele doelstellingen aansluiten bij deze doelstellingen. Wij hebben gesignaleerd dat dit systeem bij gemeente Oudewater nog niet optimaal functioneert. In de begroting 2023 is een start gemaakt om het coalitieakkoord te vertalen in concrete doelstellingen en maatschappelijke effecten. Daarnaast zijn de maatschappelijke effecten nog niet in alle programma’s concreet genoeg om op te kunnen sturen. Onze visie hierop hebben wij uitgewerkt bij onze analyse van de P&C cyclus. Binnen de ambtelijke organisatie zijn teamplannen ontwikkelt die zorg zouden moeten dragen dat de activiteiten van de teams zijn afgestemd op de organisatie-brede doelstellingen.

Door de teammanagers wordt aangegeven dat, het gezien de omvang van de ambities in combinatie met de beperkte bezetting, de teamplannen niet realiseerbaar zijn Tevens vindt nog geen gestructureerde evaluatie plaats van de afspraken die in de teamplannen zijn opgenomen. Wij raden u aan om het prestatiemanagement binnen de gemeente verder vorm te geven door realistische doelstellingen en prestatieindicatoren top-down binnen de hele organisatie door te voeren. De rapportage over de realisatie van de doelstellingen kan dan bottom-up worden gemeten en gerapporteerd via de reguliere planning & control cyclus.

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing Interne beheersing

Ons beeld van de (verbijzonderde) interne controle Bij het college van gemeente Woerden hebben wij aandacht gevraagd voor de kwantitatieve en kwalitatieve invulling van de derde lijn. De derde lijn wordt ingevuld door de VIC-functie. Deze functie wordt uitgevoerd door 1,8 fte. Gedurende het gehele jaar 2023 is de functie van senior-auditor vacant geweest, daarom is deze rol uitgevoerd door een externe medewerker (1,0 fte). Deze tijdelijke medewerker is ondersteund door een interne medewerker (0,8 fte).

Controleomgeving (Verbijzonderde) interne controle Rechtmatigheidsverantwoording Risicomanagement en fraude P&C cyclus IT-omgeving en innovatie Speerpunten van de raad Bevindingen in uw processen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

In onze ervaring is een VIC-functie van 1,8 fte voor een organisatie met de omvang en complexiteit van gemeente Woerden beperkt van omvang. Tevens dient de VIC ook de transacties te omvatten die betrekking hebben op de gemeente Oudewater. Dit signaal wordt versterkt omdat de interne beheersing in de eerste en tweede lijn nog niet adequaat is ingericht, waardoor de VIC bij een aantal processen nog zelf de interne controles uitvoert, in plaats van het beoordelen van de door de eerste lijn uitgevoerde interne controles. Vergelijkbare gemeenten, zonder dat sprake is van dienstverlening aan een derde gemeente, beschikken veelal over een VIC-functie van, afhankelijk van de inrichting van de control-functie als geheel, tussen 1,8-2,2 fte. Wij hebben begrepen dat de uitbreiding van de (V)IC-functie de aandacht heeft in de organisatieversterking, waarvoor de gemeenteraad van Woerden extra geld beschikbaar gesteld heeft. Naar verwachting wordt de VIC in 2024 verder uitgebreid met 1,0 fte. Naar onze mening is een formatie van 2,8 fte toereikend voor de combinatie Woerden-Oudewater.

Een andere constatering is dat de VIC, als derde-lijnfunctie, niet onafhankelijk gepositioneerd is binnen de organisatie. De VICfunctie valt onder de verantwoordelijkheid van de concerncontroller die tevens teammanager is van het team SFC.

De auditors zelf zijn onderdeel van het team SFC in de eerste lijn. Dit is een bewuste keuze geweest bij de inrichting van de organisatie en komt bij meerdere gemeenten voor. Wij hebben ook begrepen dat de VIC medewerkers alle ruimte, middelen en verantwoordelijkheid krijgen om hun functie op een verantwoorde wijze uit te voeren. Hiermee is volgens de concerncontroller de objectiviteit van de VIC functie voldoende gewaarborgd. Wij ervaren in de praktijk echter dat VIC medewerkers moeite (kunnen) hebben met het kritisch beoordelen van processen en transacties die de verantwoordelijkheid zijn van hun direct leidinggevende. Wij geven u daarom in overweging om de positie van de VIC in de organisatie te heroverwegen, zodat zij een meer onafhankelijke positie inneemt in het drielijnsmodel. In uw hoofdstructuur zou een positionering direct bij Concerncontrol hiervoor naar onze mening een goede optie zijn. Samenvattend zijn wij van mening dat de VIC verder doorontwikkeld moet worden voordat zij echt een toegevoegde waarde heeft voor de organisatie. Wij hebben het college van gemeente Woerden enkele aanbevelingen gegeven om deze doorontwikkeling te realiseren. Ondanks deze constatering kunnen wij op onderdelen goed gebruik maken van de werkzaamheden van de VIC. We kunnen echter niet volledig steunen op deze werkzaamheden.

Op basis van onze controlestandaarden dienen we (altijd) zelfstandig aanvullende werkzaamheden uit te voeren op processen en transacties die een verhoogd risico hebben dat ze een fout van materieel belang bevatten.

Belangrijkste boodschappen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Het college geeft dit jaar voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording af Rol van de accountant Met ingang van dit jaar moet het college verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Deze rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening. Daarom valt deze verantwoording binnen de reikwijdte van de controle van de jaarrekening. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven. Omdat wij geen apart oordeel meer geven over de rechtmatigheid van de jaarrekening, hebben rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden, voor zover deze niet van invloed zijn op het getrouwe beeld, geen invloed op de controleverklaring. Hierdoor kan het voorkomen dat er omvangrijke rechtmatigheidsfouten opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring goedkeurend is. Dit is het geval als de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit laatste moet voor de raad uiteraard geen belemmering zijn om met u een kritisch gesprek te voeren over de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. Verordeningen zijn aangepast aan de nieuwe situatie Zoals hiervoor aangegeven is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording de rolverdeling tussen raad, college en accountant gewijzigd.

Dit heeft ook effect op de financiële verordening en de controleverordening van de gemeente. De aanpassingen aan de nieuwe wetgeving zijn al verwerkt in de Financiële verordening Oudewater 2023. De nieuwe controleverordening is vastgesteld in de gemeenteraadsvergadering van 14 december 2023.

Begrotingsonrechtmatigheid in de financiële verantwoording Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, waarbij het toelichten en verantwoorden meer centraal staat, is het mogelijk om vooraf afspraken te maken tussen de gemeenteraad en het college van B&W welke begrotingsonrechtmatigheden als acceptabel worden beschouwd (dus wel onrechtmatig, maar acceptabel). Voor de gemeenteraad is belangrijk dat zij met de rechtmatigheidsverantwoording overzicht en inzicht hebben in het totaal aan (begrotings)onrechtmatigheden voor zover die de verantwoordingsgrens overschrijden, en dat niet vooraf al bepaalde (begrotings)onrechtmatigheden worden uitgezonderd. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt vervolgens aangegeven voor welk bedrag aan begrotingsonrechtmatigheden op basis van de vooraf gemaakte interne afspraken de conclusie is dat deze begrotingsonrechtmatigheden als acceptabel zijn beschouwd In artikel 38 lid 6 van de Financiële verordening Oudewater 2023 is door de raad antwoord gegeven op de vraag welke overschrijdingen van de begroting als acceptabel worden aangemerkt. Deze overschrijdingen moeten wel benoemd worden in de rechtmatigheidsverantwoording, maar hoeven niet nader te worden toegelicht.

Het BBV heeft echter bepaald dat onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot niet onrechtmatig zijn als ze tijdig zijn gemeld aan uw raad. Wat bedoeld wordt met tijdig wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen de gemeenteraad en het college. Deze spelregels staan niet in de financiële verordening. Derhalve raden wij u aan om op korte termijn de spelregels van begrotingsrechtmatigheid in samenwerking met de raad nader in te vullen.

Belangrijkste boodschappen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Risicomanagement is in ontwikkeling Naar onze mening zijn de kaders voor risicomanagement goed uiteengezet in hoofdstuk 6 van de Financiële verordening Oudewater 2023, maar moeten deze nog in de volle breedte in de organisatie worden geïmplementeerd. Risico’s zijn op hoofdlijnen wel inzichtelijk, maar worden niet altijd meegewogen bij de besluitvorming. Tevens is er nog beperkt aandacht voor fraude- en IT-risico’s. Dit geeft aan dat risicomanagement nog onvoldoende een onderdeel vormt van de normale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Het risicomanagementproces, waaronder het denken en handelen vanuit risico’s, wordt nog niet integraal beleefd en toegepast in de organisatie. Op dit moment worden risico’s uit de organisatie gehaald en geëvalueerd als gevolg van de door het BBV afgedwongen actualisatie bij de begroting en jaarrekening, en nog niet een gestructureerd proces om het risicoprofiel van de gemeente te beheersen. Hierdoor is het risico aanwezig dat risico’s niet volledig inzichtelijk zijn en/of niet integraal worden beheerst, waardoor de gemeente onwenselijke financiële risico’s loopt.

Financiële positie maakt risicomanagement nog belangrijker De hoge netto schuldquote in combinatie met lage solvabiliteit en hoge belastingcapaciteit maakt uw gemeente zeer kwetsbaar. Een gedegen en integraal risicomanagement is hierbij naar onze mening cruciaal. Dit wordt versterkt omdat uw gemeente de komende jaren voor diverse financiële uitdagingen staat. Er wordt veel geïnvesteerd in de gemeente, onder meer als het gaat om de ontwikkeling van De Klepper, de revitalisering van Tappersheul, duurzaamheid en energietransitie, mobiliteit en het sociaal domein. Daarmee zullen naar verwachting ook de schulden van de gemeente verder toenemen. In de begroting 2024-2027 wordt zelfs uitgegaan van een netto schuldquote van 198% ultimo 2027. De overige kengetallen baren echter ook zorgen. De solvabiliteit daalt naar 3% en de belastingcapaciteit neemt toe naar 122%. Dit geeft aan dat uw gemeente moeilijk in staat is om onverwachte risico’s op te vangen. Hierdoor is het naar onze mening noodzakelijk om keuzes te maken om de stabiele en gezonde financiële positie te realiseren die de gemeenteraad heeft bepaald in artikel 4 van de financiële verordening.

Belangrijkste boodschappen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Ons beeld van uw risicomanagementproces, inclusief frauderisico’s Verantwoordelijkheid voor fraude ligt bij de raad en het college De primaire verantwoordelijkheid voor de preventie en detectie van fraude ligt bij zowel de raad als het college van burgemeester en wethouders. Het is onze verantwoordelijkheid om door planning en uitvoering van de controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de financiële overzichten als geheel vrij zijn van een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude (of van fouten). Frauderisico’s niet expliciet opgenomen in werkzaamheden VIC Reeds meerdere jaren is fraude binnen de publieke sector een belangrijk onderwerp van gesprek. De maatschappelijke aandacht voor dit onderwerp heeft ervoor gezorgd dat meer en meer wordt verwacht dat het college en de directie zelfstandig een interne frauderisicoanalyse opstelt. Een dergelijke analyse helpt de organisatie om frauderisicofactoren te identificeren en te beheersen. Hierdoor kan fraude zoveel mogelijk worden tegen gegaan. De organisatie beschikt over een “Frauderisicoanalyse WoerdenOudewater 2021”. In deze analyse zijn voor meerdere processen de potentiële frauderisico’s benoemd en zijn kans en impact per risico, het organisatieonderdeel waar het risico zich voor kan doen en de getroffen beheersmaatregelen benoemd.

Hiermee heeft u in opzet een goed instrument om frauderisico’s te kunnen beheersen. Een volgende stap is om de frauderisico’s ook te integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering van de organisatie, mede als onderdeel van het uit te voeren M&O beleid, zodat ze gaan ‘leven’ in de organisatie. Tot op heden is hier nog geen sprake van.

Frauderisico’s in onze controle Naast het betrekken van de concept interne frauderisicoanalyse hebben wij op basis van onze beroepsregels de volgende aanvullende werkzaamheden uitgevoerd in het kader van fraude: • Het uitvoeren van een eigen risicoanalyse per proces waarin de drie kenmerken van fraude: rationalisatie, druk en gelegenheid worden afgezet tegen de kans en de impact; • Frauderisico’s bespreken met de Auditcommissie, het college en de gemeentesecretaris; • Beoordelen of nevenfuncties van het college en de directie aanleiding geven tot een verhoogd risico; • Beoordelen of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties; • Integrale analyse van de financiële administratie op ongebruikelijke boekingen, zoals onverwachte verschuivingen tussen budgetten en/of kredieten; • Controle van het gunningsproces van inkoop- en aanbestedingstransacties; • Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; • Nadere werkzaamheden uitvoeren van een proces/transactie in het kader van onvoorspelbaarheid. Wij zijn verplicht om in onze controleverklaring een aparte sectie op te nemen over fraude. Hierin staat welke werkzaamheden wij hebben uitgevoerd om frauderisico’s te onderkennen die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang en om deze risico’s te mitigeren.

In de verklaring zullen wij ook opnemen wat de belangrijkste waarnemingen en uitkomsten zijn van deze werkzaamheden. Tot op heden hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd.

Belangrijkste boodschappen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Ons beeld van uw P&C cyclus De planning & control (P&C) cyclus van uw gemeente is volop in ontwikkeling, maar kan naar ons mening verder verbeterd worden. Hieronder hebben wij enkele signaleringen gedaan die hierbij kunnen helpen: Maak maatschappelijke effecten concreet Naar onze mening kent de begroting 2024-2027 een goede structuur, maar is deze moeilijk leesbaar. Programma’s zijn uitgewerkt in verschillende opgaven, de opgaven weer in maatschappelijke effecten. De maatschappelijke effecten zijn op hun beurt in de doelenboom onderverdeeld in resultaten en inspanningen. Naar onze mening zijn de maatschappelijke effecten nog niet concreet en eenduidig, waardoor het voor de raad moeilijk is om er sturing aan te geven en voor het college om deze uit te voeren. Ook is het hierdoor minder goed mogelijk om het gedrag van de medewerkers van de ambtelijke organisatie van gemeente Woerden te beïnvloeden teneinde de doelstellingen te realiseren. Voorbeelden waar verbetering mogelijk is, zijn de volgende maatschappelijk effecten: • Er is aandacht voor de leefbaarheid in de kleinere kernen (3) • Vitaal landelijk gebied (4)

Wij vinden dit geen maatschappelijke effecten, maar doelstellingen die verder kunnen worden uitgewerkt voordat door de gemeenteraad gestuurd kan worden op de realisatie ervan. Een voorbeeld van hoe het zou kunnen, is maatschappelijk effect 4.8 op pagina 41 van de begroting 2024-2027. Hoewel dit punt niet echt een maatschappelijke effect beschrijft, maar meer het karakter heeft van een lange termijn doelstelling op output factoren, is ze concreet beschreven, gekwantificeerd en voorzien van een norm en prestatie-indicatoren. Prestatiemanagement als basis voor een goede P&C cyclus Bij onze analyse van de controleomgeving hebben wij reeds opgemerkt dat het prestatiemanagement binnen de gemeente als basis voor een goede P&C cyclus verder vormgegeven moet worden. In het bijzonder in een organisatie die sterk in ontwikkeling is, is duidelijkheid, onderlinge samenwerking en de integrale bewaking van doelstellingen en acties van belang. Binnen de gemeente Oudewater is de integrale bewaking van doelstellingen en acties verankerd in de directierapportages en de reguliere P&C documenten. De samenwerking tussen de diverse teams die de doelstellingen moeten realiseren kan, zoals eerder aangegeven, naar onze mening verbeterd worden.

Belangrijkste boodschappen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Ons beeld van uw IT-omgeving en innovatie in de interne beheersing Algemeen In het kader van de jaarrekeningcontrole zullen wij een IT-audit naar de opzet en het bestaan van de algemene IT-beheersmaatregelen uitvoeren bij de gemeente Woerden. Dit zijn de beheersmaatregelen die deze organisatie heeft getroffen om ervoor te zorgen dat de IT-systemen betrouwbaar en integer zijn. Ze leveren een belangrijke bijdrage aan het mitigeren van de risico’s op onbeheerste wijzigingen, ongeautoriseerde handelingen en het optreden van verstoringen met impact op de gegevensverwerking. Hierbij richten wij ons op de voor de jaarrekening belangrijkste applicaties, waaronder: • Key2Financiën (financiële administratie); • Cumulus (sociaal domein) • ADP (salarisadministratie) • VRiS (belastingen) Onze IT-auditwerkzaamheden hebben niet als doel om te komen tot een beoordeling van de IT-organisatie of IT-omgeving als geheel, maar zijn uitsluitend gericht geweest op het verkrijgen van voldoende zekerheid ten aanzien van de continue, betrouwbare werking van de IT-omgeving en beheersing van de betreffende processen met behulp van uw systemen en data voor zover relevant in het kader van de controle van de jaarrekening.

Wij moeten onze werkzaamheden nog uitvoeren Op het moment dat wij deze managementletter bespreken met het college zijn onze werkzaamheden ten aanzien van uw IT-omgeving nog niet gestart. Daarom zullen wij eventuele bevindingen in ons rapport van bevindingen opnemen.

We hebben data-analyse opgenomen in onze controle Bij de eindejaarscontrole zetten wij diverse vormen van dataanalyse in. Deze data-analyses hebben tot doel met een grotere effectiviteit de controle uit te voeren. Zo worden in de plaats van deelwaarnemingen alle items in een populatie gecontroleerd. De belangrijkste hiervan is de betalingsanalyse. Via een door ons ontwikkelde algoritme in Power BI maken wij een integrale vergelijking tussen uw volledige betalingsgegevens, uw leveranciersbestanden, uw uitkeringsadministratie en uw personeelsgegevens. Tevens maken wij diverse dwarsdoorsneden van uw inkomende en uitgaande betalingen. Deze oplossing zetten we onder andere in als onderdeel van de werkzaamheden om fraude te detecteren. Wij zullen in ons rapport van bevindingen onze belangrijkste bevindingen rapporteren. Met uw organisatie hebben wij reeds afspraken gemaakt over de manier en timing van de aanlevering van de data. Tevens zullen wij samen met de organisatie de eerste stappen zetten om het gebruik van data-analyse in de komende jaren verder uit te breiden.

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing Interne beheersing Controleomgeving

De speerpunten van de auditcommissie Wij hebben ons controleplan 2023, inclusief de op de vorige pagina opgenomen significante risico’s, besproken met de auditcommissie. Tijdens deze vergadering kon de auditcommissie ons een aantal speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. Dit zijn aspecten van de organisatie, bedrijfsvoering of jaarrekening die in het verlengde van onze reguliere controle liggen, maar waarover wij met meer aandacht en diepgang zullen rapporteren in ons accountantsverslag.

(Verbijzonderde) interne controle Rechtmatigheidsverantwoording Risicomanagement en fraude P&C cyclus IT-omgeving en innovatie Speerpunten van de raad Bevindingen in uw processen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Voor 2023 heeft de auditcommissie ons de volgende speerpunten meegegeven: • Wijze waarop investeringskredieten en onderhoudsbudgetten worden bepaald en beheerst, inclusief de overheveling van overschotten • Wijze waarop het college invulling geeft aan artikel 25 van de financiële verordening in de ambtelijke samenwerking met gemeente Woerden

Gezien de aard van deze speerpunten en het feit dat het college de primaire doelgroep van deze managementletter is, zullen wij deze speerpunten meenemen tijdens de jaareindecontrole. Wij zullen hierover rapporteren in ons accountantsverslag aan de gemeenteraad.

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing Interne beheersing

Specifieke bevindingen in uw processen Wij zullen de controle van de jaarrekening volledig gegevensgericht uitvoeren, omdat de interne beheersing binnen gemeente Woerden nog niet het vereiste basisniveau heeft voor een meer systeemgerichte controleaanpak. Daarom hebben wij onze bevindingen in de managementletter vooral beperkt om dit basisniveau te bereiken. Desalniettemin hebben wij wel samen met de VIC in hoofdlijnen de belangrijkste processen van uw gemeente in kaart gebracht.

Controleomgeving (Verbijzonderde) interne controle Rechtmatigheidsverantwoording Risicomanagement en fraude P&C cyclus

Een belangrijk onderdeel van de VIC is het bewaken van de opvolging van haar bevindingen en de bevindingen van de accountant uit het voorgaande jaar. De bevindingen en aanbevelingen die relevant zijn voor gemeente Oudewater, zijn opgenomen in de auditmonitor. Dit overzicht draagt daarom aantoonbaar bij aan het lerende vermogen binnen de ambtelijke samenwerking..

IT-omgeving en innovatie Speerpunten van de raad Bevindingen in uw processen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Onze bevindingen en aanbevelingen met de hoogste prioriteit voor de interne beheersing en jaarrekening hebben wij hierna samengevat. Tevens zijn in de bijlagen de belangrijkste detailbevindingen opgenomen zoals deze met de gemeente Woerden zijn gedeeld en die voor uw gemeente relevant zijn. Voor een volledig overzicht van de detailbevindingen verwijzen wij graag naar het verslag per proces over het eerste halfjaar zoals deze is uitgebracht door de VIC.

Bedrijfsvoering Prestatielevering inkopen niet geborgd in de eerste lijn Uit de werkzaamheden van de VIC over het eerste halfjaar, alsmede onze gesprekken tijdens de Week van ETL, is gebleken dat de aantoonbare prestatielevering van de inkopen in de eerste lijn niet is gewaarborgd. Indien de prestatielevering in het inkoopproces niet zichtbaar kan worden aangetoond, is het risico aanwezig dat ten onrechte betalingen worden gedaan aan derden. Tevens verhoogd dit het risico dat fraude onopgemerkt kan plaatsvinden. Om de prestatieakkoordverklaarders te ondersteunen bij hun taak, adviseren wij u om richtlijnen voor prestatielevering vast te stellen. In deze richtlijnen kunt u aangeven op welke wijze u verwacht dat prestatielevering vastgelegd moet worden bij wat voor soort inkoop. Ook kunt u hierbij een minimumbedrag vaststellen waarvoor prestatielevering moet worden vastgelegd. Hiermee voorkomt u onnodige vastleggingen voor kleine inkopen die een beperkt risico vormen.

Voorgaand jaar is de prestatielevering achteraf alsnog vastgesteld door de VIC. Bij de VIC werkzaamheden in 2023 is gebleken dat dit niet bij alle geselecteerde facturen aangetoond kon worden. Derhalve hebben wij de VIC aangeraden om bij haar rapportage over het gehele jaar 2023 een totaalanalyse te maken van de geconstateerde fouten en onduidelijkheden, inclusief een analyse wat het effect hiervan is op de totale populatie aan inkopen.

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Specifieke bevindingen in uw processen Gemeentebrede kennis van het inkoopproces kan beter De kwaliteit van de interne beheersing in het inkoop- en aanbestedingsproces is nog ontoereikend. Daarom is naar onze mening verdere ontwikkeling van de interne beheersing nodig, in het bijzonder voor de inkopen en aanbestedingen die onder de Europese aanbestedingsdrempel blijven.

Interne beheersing Controleomgeving (Verbijzonderde) interne controle Rechtmatigheidsverantwoording Risicomanagement en fraude P&C cyclus IT-omgeving en innovatie Speerpunten van de raad Bevindingen in uw processen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Vanuit de werkzaamheden over het eerste halfjaar 2023 door de VIC is gebleken dat inkopen nog niet altijd plaatsvinden in overeenstemming met het gemeentelijk inkoopbeleid. Een belangrijk reden hiervoor is dat het team Inkoop nog niet altijd wordt betrokken bij het inkoopproces. Tevens hebben wij gesignaleerd dat de kennis van de inhoud van de Gids Proportionaliteit buiten het team Inkoop beperkt aanwezig is binnen de ambtelijke organisatie. Omdat inkopen die onder de normen voor Europese aanbestedingen vallen niet altijd worden aanbesteed in overeenstemming met het gemeentelijk inkoopbeleid, is het risico aanwezig dat deze ondoelmatig plaatsvinden, dan wel worden gedaan met bevriende leveranciers tegen niet-marktconforme voorwaarden. Omdat het gemeentelijk inkoopbeleid niet is opgenomen in het normenkader, leidt deze bevindingen niet per definitie tot te verantwoorden onrechtmatigheden. De commissie BBV verplicht het college wel om in de paragraaf bedrijfsvoering te rapporteren als de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn.

Derhalve hebben wij het management van gemeente Woerden en de VIC aangeraden om binnen de organisatie nogmaals het belang te benadrukken om team Inkoop te betrekken bij alle inkopen, de naleving van deze regel strikt te bewaken, alsmede om afwijkingen van de normen die in de Gids Proportionaliteit staan goed te documenteren en/of te motiveren. Daarnaast hebben wij geadviseerd om de aanbestedingen onder de Europese aanbestedingsgrens steekproefsgewijs mee te blijven nemen in de spendanalyse en uit te breiden met de toets of deze aanbestedingen rechtmatig gegund zijn.

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing Interne beheersing

Specifieke bevindingen in uw processen Geen zichtbare beheersing proces belastingen De interne beheersing van het proces belastingen is kwetsbaar. Zo ontbreekt het aan een zichtbare aansluiting tussen de belastingadministratie (de kohieren), het GBA en de BAG. Door de kwetsbaarheid van de interne beheersing binnen het proces Belastingen zijn de juistheid en volledigheid van de gemeentelijke belastingen niet geborgd binnen de organisatie.

Wij hebben de ambtelijke organisatie aangeraden aan om in ieder geval de invoer en wijzigingen van stamgegevens in de salarisadministratie zichtbaar te laten controleren door een andere functionaris (4-ogen principe). Daarnaast hebben wij aangeraden om periodiek cijferanalyses uit te voeren op de personeelskosten in K2F. Gezien het stabiele karakter van de personeelskosten is een dergelijke cijferanalyse een krachtige maatregel van interne beheersing.

Controleomgeving (Verbijzonderde) interne controle Rechtmatigheidsverantwoording Risicomanagement en fraude P&C cyclus

Wij hebben de ambtelijke organisatie aangeraden om in ieder geval de aansluitingen tussen de belastingadministratie (de kohieren), het GBA en de BAG periodiek zichtbaar vast te stellen. Daarnaast hebben wij aangeraden om periodiek cijferanalyses uit te voeren op de diverse stromen binnen het proces belastingen. Gezien het stabiele karakter van de belastingopbrengsten is een dergelijke cijferanalyse een krachtige maatregel van interne beheersing.

IT-omgeving en innovatie Speerpunten van de raad Bevindingen in uw processen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Geen zichtbare beheersing personeels- en salarisadministratie Net als bij het proces belastingen, ontbreekt het binnen het proces van de personeels- en salarisadministratie aan zichtbare interne beheersingsmaatregelen, in het bijzonder bij het wijzigen van stamgegevens in de salarisadministratie en de berekening van de eindafrekeningen van medewerkers die de organisatie gaan verlaten. Omdat er geen zichtbare interne beheersingsmaatregelen aanwezig zijn binnen het proces van personeels- en salarisadministratie, kan achteraf niet eenvoudig worden vastgesteld of de salarissen rechtmatig zijn betaald, alsmede of de personeelskosten in de jaarrekening juist en volledig zijn verantwoord.

Memoriaalboekingen worden niet altijd zichtbaar onderbouwd De onderbouwing van handmatige memoriaalboekingen is niet altijd aanwezig in het financiële systeem. Het kenmerk van memoriaalboekingen is dat zij handmatig en buiten de reguliere operationele processen plaatsvinden. Hiermee zijn ze naar hun aard fout- en fraudegevoelig. Derhalve hebben wij aangeraden om alle handmatige memoriaalboekingen toereikend te onderbouwen en boekingen boven een nog te bepalen bedrag te laten goedkeuren door een andere medewerker dan de persoon die de memoriaalboeking in K2F invoert.

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing Interne beheersing Controleomgeving (Verbijzonderde) interne controle Rechtmatigheidsverantwoording

Specifieke bevindingen in uw processen Fysiek domein De gemeente heeft een opgave in onderwijshuisvesting Bij veel gemeenten is (mogelijk) sprake van fors achterstallig onderhoud in de onderwijshuisvesting, alsmede een (zeer) uitdagend onderwijshuisvestingsplan Hoewel de (financiële) verantwoordelijkheid van onderhoud niet primair berust bij de gemeente, ervaren wij bij andere gemeenten dat schoolbesturen regelmatig bij gemeenten verzoeken om financiële bijstand, omdat zij zelf de financiële verplichtingen niet meer kunnen nakomen. Indien er sprake is van verwaarlozing of gevaarlijke omstandigheden, dan dienen de financiële consequenties hiervan direct te worden voorzien in de jaarrekening 2023.

Risicomanagement en fraude P&C cyclus IT-omgeving en innovatie Speerpunten van de raad Bevindingen in uw processen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Wij bevelen u aan om te onderzoeken of dit ook voor Oudewater geld en de mogelijke financiële consequenties die hieruit voortkomen vast te stellen en, waar nodig, op te nemen de meerjarenraming. Indien er sprake is van verwaarlozing of gevaarlijke omstandigheden, dan dienen de financiële consequenties hiervan direct te worden voorzien in de jaarrekening 2023.

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing Interne beheersing Controleomgeving (Verbijzonderde) interne controle

Specifieke bevindingen in uw processen Sociaal domein Subsidieproces vindt niet gestructureerd plaats De interne beheersing binnen het subsidieproces dient verder te worden verbeterd. Een belangrijke oorzaak hiervoor is dat dit proces niet is ingericht in een speciale subsidie-applicatie, maar is ondergebracht in het zaaksysteem JOIN. Dit zaaksysteem is hier echter niet voldoende voor geëquipeerd. Zo ontbreekt het aan een eenduidige autorisatiematrix en mogelijkheden om een subsidieaanvraag zowel inhoudelijk als financieel goed te volgen. Tevens kunnen in JOIN geen toereikende interne beheersingsmaatregelen worden opgenomen en bewaakt.

Rechtmatigheidsverantwoording Risicomanagement en fraude P&C cyclus IT-omgeving en innovatie Speerpunten van de raad Bevindingen in uw processen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Mede door het ontbreken van een goed ondersteunende subsidieapplicatie wordt de juiste en rechtmatige verstrekking van subsidies niet gewaarborgd. Wij hebben aangeraden om een specifieke subsidieapplicatie te gebruiken in plaats van JOIN. Tevens hebben wij aangeraden om periodiek een aansluiting te maken tussen JOIN en de financiële administratie.

Maatschappelijke effecten subsidieverlening krijgen nog onvoldoende aandacht Wij hebben geconstateerd dat bij het verstrekken en vaststellen van subsidies niet altijd voldoende oog is voor de maatschappelijke effecten die gerealiseerd (moeten) worden met de subsidieverstrekking, alsmede of deze maatschappelijke effecten passen binnen het gemeentelijke beleid. Subsidielasten zijn mogelijk onrechtmatig als niet kan worden vastgesteld of deze de beoogde maatschappelijke effecten en (kwalitatieve) afspraken uit de subsidiebeschikking realiseren. Tevens dragen de (omvangrijke) lasten niet bij aan het gemeentelijk beleid. Wij hebben aangeraden om in het subsidieproces meer verbinding te leggen tussen de doelstellingen en beoogde maatschappelijke effecten in het hoofdlijnenakkoord en het subsidiebeleid. Tevens hebben wij aangeraden om bij het verlenen van de subsidies concretere afspraken te maken met aanvragers over welke maatschappelijke effecten worden gerealiseerd en op welke wijze dit plaatsvindt. Bij de vaststelling dient vervolgens op deze afspraken getoetst te worden.

Belangrijkste boodschappen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Specifieke bevindingen in uw processen Prestatielevering van de zorg nog niet in de processen verankerd Om de prestatielevering door de zorgverleners vast te stellen wordt tot op heden volledig gesteund op de productieverantwoordingen van deze zorgverleners. Hierdoor bent u voor de rechtmatige uitvoering van de processen binnen het sociaal domein, maar ook voor de tijdige afronding van uw jaarrekening, afhankelijk van derde partijen. Deze afhankelijkheid kan worden verminderd door de invoering van (schriftelijke) cliëntervaringsonderzoeken gericht op de kwaliteit en prestatielevering van de zorg. Daarnaast kan de aandacht voor prestatielevering onderdeel vormen van de herbeoordeling van cliënten. Deze methode kan ook gebruik worden om de prestatielevering vast te stellen van zorg die is toegekend door middel van een persoonsgebonden budget. Om de interne beheersing van uw processen in het sociaal domein te verbeteren hebben wij aangeraden om prioriteit te geven aan het inrichten van het zogenaamde 'mandje' aan controlemaatregelen ter borging van de eigen beheersing van het aspect prestatielevering zodat de afhankelijkheid van accountants van aanbieders beperkt kan worden. Hiervoor verwijzen wij graag naar de door de SDO uitgebrachte notitie Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants.

De maatregelen kunnen daarbij tevens dienen ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening.

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2023

Belangrijkste boodschappen

Planning eindejaarscontrole 2023 Nu de interim-controle is afgerond, zullen wij ons samen met de organisatie de komende maanden gaan richten uit het uitvoeren van de werkzaamheden in het kader van de eindejaarscontrole. De planning van onze werkzaamheden ziet er als volgt uit:

Verantwoordelijk Afspraak

Interne beheersing

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

ETL A&O

Gemeente

Deadline

Lijst op te leveren specificaties eindejaarscontrole aanleveren



Tussentijdse afstemming gebeurtenissen en transacties met een significant effect op de jaarrekening



Start controle grondexploitaties, Sisa (deels) en WNT



Volledige oplevering uitgevoerde verbijzonderde interne controles, inclusief dossiervoering



29 april 2024

Oplevering jaarrekening, inclusief volledig balansdossier



29 april 2024

Start controle jaarrekening



6 mei 2024

Start controle prestatielevering Sociaal Domein



13 mei 2024

Bespreken controlebevindingen met ambtelijke organisatie



20 mei 2024

Bespreken controlebevindingen met portefeuillehouder



23 mei 2024

Bespreken controlebevindingen in auditcommissie



27 juni 2024

Reeds ontvangen 

27 februari 2024 18 maart 2024

Actuele ontwikkelingen met effect op uw gemeente - BBV en BADO

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Actuele ontwikkelingen

Per 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Hierin is ook de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten, provincies en waterschappen opgenomen. Voor de verdere uitwerking voor gemeenten en provincies dienen het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gewijzigd te worden. Gedurende de afgelopen zomermaanden heeft het concept-besluit met hierin de voorgenomen wijzigingen in de tekst van het BBV en de BADO ter consultatie voorgelegen. De wijzigingen die zijn voorgesteld zijn omvangrijk en hebben direct effect op uw gemeente. Hieronder is een samenvatting gemaakt van de belangrijkste punten: BADO De belangrijkste voorgestelde wijzigingen in het BADO zijn: • Geen afzonderlijke goedkeuringstolerantie meer voor fouten en onzekerheden, maar 2% voor fouten en onzekerheden opgeteld. Hiermee vervalt dus de grens van 1% respectievelijk 3%. • De grondslag voor de goedkeuringstolerantie verandert naar de lasten exclusief dotaties reserves. De drempel voor een anders dan goedkeurende verklaring wordt derhalve lager. • Als accountant moeten we nog steeds de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties vaststellen van de specifieke uitkeringen die opgenomen zijn in de Sisa-bijlage.

Ons oordeel hierover moeten wij opnemen in een aparte sectie in de controleverklaring met als titel “Verklaring betreffende overige door wet en regelgeving gestelde eisen”.

• Ook voor deelverantwoordingen waarbij een afzonderlijke controleverklaring afgegeven moet worden, geldt de controletolerantie van 2%. Er kan echter gemotiveerd gekozen worden voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de deelverantwoording als grondslag. • De nieuwe tabel met af te geven oordelen luidt als volgt: Materialiteit

Goedkeuring

Beperking

Oordeelonthouding of afkeuring

Fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle

<2%

>2% - <4%

>4%

BBV De belangrijkste voorgestelde wijzigingen in het BBV zijn: • De rechtmatigheidsverantwoording wordt expliciet opgenomen in het BBV. Deze wordt expliciet opgenomen in artikel 24 BBV als onderdeel van de jaarrekening. In het nieuwe artikel 58b is inhoud gegevens aan de inhoud van de rechtmatigheidsverantwoording en de verantwoordingsgrens. • Er komt een 8ste verplichte paragraaf: Openbaarheid. In het nieuwe artikel 16a wordt opgenomen aan welke eisen deze nieuwe paragraaf moet voldoen.

Actuele ontwikkelingen met effect op uw gemeente - BBV en BADO

Belangrijkste boodschappen

Interne beheersing

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

In september 2023 zijn de concept-wijzigingen in het BBV en het BADO voorgelegd aan de Algemene Rekenkamer (AR) voor ambtelijke reactie. Om tot haar reactie te komen heeft de AR ook de Kadernota Rechtmatigheid 2023 betrokken. In haar ambtelijke reactie heeft de AR aangegeven dat zij ernstige bezwaren heeft tegen de voorgelegde uitwerking van het BBV en het BADO. Daarnaast heeft zij haar bezwaren kenbaar gemaakt ten aanzien van diverse passages die zijn opgenomen in de geldende Kadernota Rechtmatigheid 2023. Mede naar aanleiding van de reactie van de AR en, in een eerder stadium, de ontvangen consultaties vanuit de sector, worden de wijzigingen in het BBV en het BADO op dit moment tegen het licht gehouden door vertegenwoordigers van het ministerie van Binnenlandse Zaken, ministerie van Financiën, de Commissie BBV en de NBA. Op dit moment is nog niet bekend wat het effect hiervan is op de uiteindelijke wetswijziging en de ingangsdatum hiervan.

Bijlagen

Actuele ontwikkelingen

Meer mogelijkheden structurele dekking vanuit Algemene reserve in het Bestuurlijk Overleg Financiële-verhoudingen (BOFv) van november zijn de mogelijkheden besproken om incidentele middelen en overschotten in te zetten als structureel dekkingsmiddel. Dit kan gemeenten helpen financiële tekorten tijdelijk te overbruggen. Als resultaat van dit overleg is de Notitie incidenteel/structureel gepubliceerd. Deze notitie is hier te vinden.

Met ingang van 2024 staat de provincie onder voorwaarden een verruimde inzet toe bij gemeenten van het surplus in de algemene reserve. Dit surplus is gedefinieerd als dat deel van de algemene reserve dat niet nodig is voor het afdekken van risico’s (weerstandscapaciteit). Van het surplus kan een gemeente jaarlijks maximaal 10% inzetten voor het dekken van structurele lasten, onder de voorwaarde dat de solvabiliteit groter of gelijk aan 20% is en blijft. Het weerstandsvermogen moet naar het oordeel van de toezichthouder voldoende zijn. Dit betekent dat het moet zijn gebaseerd op een adequate risico-inventarisatie. De structurele onttrekkingen aan de algemene reserve moeten worden opgenomen in het overzicht van structurele reservemutaties.

Daarnaast wordt in de notitie onder de aandacht gebracht welke bestaande mogelijkheden er zijn om reserves in te zetten om de lasten van investeringen te bekostigen of om toe te groeien naar een structureel sluitende begroting. Verder worden het BBV en de uitingen van de commissie BBV als leidend bestempeld bij de uitleg van het begrip incidentele baten en lasten. De verwachting is dat daarmee bestaande discussies over dit onderwerp zo veel mogelijk tot het verleden behoren. Medio 2024 wordt het resultaat verwacht van een inventarisatie van wensen en mogelijkheden over het criterium structureel en reëel evenwicht. Een aanpassing van het uitkeringsstelsel in 2025 en de toepassing van de Uitvoerbaarheidstoets Decentrale Overheden (UDO) moeten een passender bekostiging van beleidsvoornemens van het Rijk bij gemeenten en provincies mogelijk maken.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeenteraad.oudewater.nl/api/v1/meetings/577/documents/17879