A21 - Ingekomen stuk College van B&W Woerden - Begeleidende brief bij Managementletter 2020.pdf

Blekerijlaan 14 3447 GR Woerden Postbus 45 3440 AA Woerden Telefoon 14 0348 Fax (0348) 42 84 51 gemeentehuis@woerden.nl www.woerden.nl

Onderwerp: Begeleidende brief ML Oudewater 2020

Uw Kenmerk: Documentnr.:D/21/026287 Zaaknr.: Z/21/010486

Uw brief van: geregistreerd onder nr.: n.v.t. Behandeld door / doorkiesnummer: S. Mani / 0348-428242

BTW-nummer NL0017.21.860.B.02 KvK-nummer 50177214 IBAN-nummer NL41BNGH0285009672

Datum: 25 juni 2021

Geacht college van Burgemeester en Wethouders van Oudewater, In deze brief geven wij u inzicht in de stand van zaken met betrekkingen tot de uitvoering van de aandachtspunten ten aanzien van de interne beheersing en de controle op de jaarrekening zoals uw en onze accountant in de managementletter 2020 heeft verwoord. Per aandachtspunt geven wij kort de stand van zaken weer. Verbeteren interne beheersing De belangrijkste punten welke de accountant aan de uitvoeringsorganisatie heeft meegegeven zijn: De uitvoeringsorganisatie is zich er meer en meer van bewust dat de interne beheersing op onderdelen verbeterd moet worden. Aandachtspunten zijn het jaarlijks actualiseren van financiële processen en het actualiseren en uitvoeren van een allesomvattend intern controleplan. De taak- en rolverdeling tussen de 1e, 2e en 3e lijn heeft de aandacht nodig. ➢ Stand van zaken: wij zijn reeds in 2019 gestart met het verbeteren van de interne beheersing door de VIC-controles niet meer uit te besteden aan de controlerend accountant maar weer zelf ter hand te nemen en door het oprichten van een onafhankelijk interne auditfunctie. Daarna is in 2020 begonnen met het uitrollen van de three lines of defence en in 2021 is het optimaliseren van de IC-plannen en het verbeteren van de beschrijvingen van de meest risicovolle processen opgepakt.

Wij liggen op schema met de uitvoering van deze verbeteringen. De uitvoeringsorganisatie stelt, ten behoeve van uw college, (nog) geen integrale frauderisicoanalyse op en deelt onderkende frauderisico’s ook niet met de raad (via de auditcommissie). In het kader van de ondersteuning van de raad in zijn toezichthoudende functie vinden wij dit wel belangrijk.

➢ Stand van zaken: inmiddels is een eerste opzet van de frauderisicoanalyse opgesteld. Deze dient als basis voor de VIC-controles en zal jaarlijks opnieuw geactualiseerd worden. Stuur op de voortgang van de realisatie van de aanbevelingen uit voorgaande controles. Daarmee realiseert de uitvoeringsorganisatie dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering verbetert. Hier moeten nog stappen gemaakt worden. Ons advies is om een follow up rapportage op te stellen en deze regelmatig intern te bespreken en te rapporteren aan de raad (auditcommissie) over de voortgang. Voor uw gemeente is een dergelijke rapportage ook van belang. Het helpt u als college vanuit uw toezichthoudende rol om het gesprek over de ontwikkelingen met betrekking tot de bedrijfsvoering te kunnen voeren en u kunt aan uw raad (auditcommissie) rapporteren over de voortgang. ➢ Stand van zaken: in ons gezamenlijke college overleg zal de interne auditfunctie in 2021 periodiek rapporteren over de voortgang met betrekkingen tot het verbeteren van de interne beheersing. (Verbijzonderde) interne controle in de financiële processen verder verbeteren De noodzakelijke verdere professionalisering van de interne controle staat bij de uitvoeringsorganisatie op de planning en zal meelopen in het proces om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording.

➢ Stand van zaken: de verbetering ten aanzien van dit punt loopt mee in het proces om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording. De uitvoering daarvan ligt op schema. Met de controle op de jaarrekening 2020 van de gemeente Oudewater zijn hiervan de eerste resultaten zichtbaar. Deze resultaten geven het vertrouwen dat de interne controle kwalitatief is verbeterd. Uitkomst is wel dat zichtbaar is geworden waar de interne beheersing nog verder verbeterd moet worden. De actualiteit van processen dient (in continuïteit) aangetoond te worden door middel van het uitvoeren en vastleggen van lijncontroles. Het jaarlijks actualiseren van de opzet en inrichting van de processen en het zichtbaar vaststellen van het bestaan aan de hand van voorbeelddocumentatie moet verbeterd worden. ➢ Stand van zaken: de beschrijving van processen en opgestelde IC-plannen worden jaarlijks geactualiseerd waarbij de aanbevelingen van de accountant worden verwerkt en eventuele aanpassingen in de werkwijze wordt verwerkt. Tijdige afstemming van deelmassa’s (scoping) ondersteunt u bij de mogelijkheid tot data-analyses en kan bijdragen aan een efficiënte(re) interne controle. ➢ Stand van zaken: in 2020 is de scoping tijdig afgestemd. De IT-organisatie is nog niet aantoonbaar ondersteunend aan de interne beheersing.

➢ Stad van zaken: wij beginnen in 2021 met het uitvoeren van de eerste uitgebreidere IT-audits gericht op de betrouwbaarheid van de financiële informatie vanuit de financiële rechtmatigheidsverantwoording. Ten behoeve van de informatiebeveiliging worden reeds ITaudits uitgevoerd. Overige adviezen: Blijf sturen op de verdere implementatie van maatregelen vooraf om te waarborgen dat de aanbestedingen correct verlopen en stel de rechtmatigheid van de Europese aanbestedingen tijdig vast voor de jaarrekening 2020.

➢ Stand van zaken: er zijn maatregelen genomen om naleving van de Europese aanbestedingsregels beter de borgen. Echter, niet alle contracten kunnen soms tijdig stopgezet worden vanwege de contractuele afspraken of de duur van de overeenkomst. Gevolg is dat geconstateerde onrechtmatigheden door kunnen lopen in het volgende jaar. Hiervoor verwijzen wij naar de constateringen bij de jaarrekening 2020. Wel zien wij dat bij nieuwe inkopen de regels beter worden nageleefd worden. Werk een uitvoeringsinstructie voor de prestatielevering nader uit. ➢ Stand van zaken: een eerste concept is opgesteld. Deze wordt in augustus door het college vastgesteld. Risico op onjuiste verwerking mutaties in crediteurenstambestand nog aanwezig. ▪ Er heeft geen zichtbare interne controle op de Algemene Uitkering en op de personele mutaties (standenregister) plaats gevonden. Actie is noodzakelijk. ➢ Stand van zaken: de processen zijn direct aangepast naar aanleiding van deze constateringen. Uw interne procedure rondom het gebruik van memoriaalboekingen blijft aandacht verdienen op aspecten als autorisatie en documentatie. ➢ Stand van zaken: het proces en de wijze van vastlegging is hierop reeds aangepast. De verantwoording en controle van de TOZO-bestedingen (inclusief de uitvoeringskosten) verdient uw aandacht. ➢ Stand van zaken: de TOZO regeling wordt door Ferm Werk uitgevoerd.

Wij steunen op dit punt op de bevindingen van de accountant van Ferm Werk. Aandachtspunten voor jaarrekeningcontrole 2020 Op basis van de bevindingen in deze managementletter, ervaring met (wijzigingen in) de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de controle over het verslagjaar 2019 heeft onze accountant een aantal aandachtspunten meegegeven. ➢ Stand van zaken: we onderkennen deze aandachtpunten en zien deze als een opsomming van aandachtspunten die voor alle gemeentelijke organisaties gelden. Wij hebben samen met de accountant deze punten in de dossiervorming geborgd. Wel zijn er omstandigheden, zoals corona en intensiveringen van controles naar aanleiding van eigen constateringen, waardoor enige vertraging in de oplevering van de jaarrekening is ontstaan. Actualiseer uw beheerplannen U beschikt nog niet over actuele en toereikende plannen voor het groot onderhoud van uw gemeentelijke kapitaalgoederen (waaronder het gemeentelijk vastgoed, waterwegen, kunstwerken, wegen). Uw gemeente kon om die reden in de jaarrekening 2019 (nog) geen onderhoudsvoorzieningen vormen. Wel is er een reserve gevormd voor het onderhoud van het gemeentelijk vastgoed. Deze reserve bedroeg ultimo 2019 € 1,2 miljoen. ➢ Stand van zaken: Deze beheerplannen worden volgens planning in 2021 opgeleverd.

Rechtmatigheid van verstrekte subsidies in het kader van de COVID-19 pandemie In voorgaande jaren heeft u voor het boekjaar 2020 subsidies toegekend aan diverse instellingen. Aan deze subsidies zijn voorwaarden door u gesteld. Door het uitbreken van de COVID-19 pandemie heeft mogelijk niet elke gesubsidieerde instelling kunnen voldoen aan de voorwaarden en prestaties die zijn

opgenomen in de subsidiebeschikking. Wij adviseren u om per instelling voor de jaarrekening 2020 te beoordelen welk deel van de verstrekte voorschotten als last in 2020 verantwoord moet worden en welke deel mogelijk als overlopende post op de balans verantwoord moet worden. ➢ Stand van zaken: ons is meegegeven dat dit door het college van Oudewater met ondersteuning vanuit de gezamenlijke ambtelijke organisatie is opgepakt. Invoering rechtmatigheidsverantwoording in 2021 Rechtmatigheidsverantwoording: U heeft nog stappen te zetten voor de invoering per 2021 ➢ Stand van zaken: Reeds in 2019 is gestart met de voorbereiding van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording door onder andere een interne auditfunctie op te richten. Tevens is gestart met het weer zelf uitvoeren van de VIC controles (was tot 2019 uitbesteedt aan de accountant) en het implementeren van de three lines van defence in 2020. In 2021 worden het verbeteren van de beschrijving van de meest risicovolle financiële processen afgerond en worden de IC-plannen en VIC-plannen in werking gesteld. Hiermee liggen wij op schema om de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording eind 2021 afgerond te hebben. Recent is gecommuniceerd dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een jaar is uitgesteld. 2021 wordt gebruikt als pilot jaar.

Het college van burgemeester en wethouders, De secretaris,

De burgemeester,

Drs. M.H. Brander

V.J.H. Molkenboer

Deze brief is automatisch aangemaakt en daarom niet ondertekend.