A18.2 ontwerp begroting 2026.pdf

ONTWERP - BEGROTING 2026 en meerjarenraming tot 2029

Gemeenschappelijke Regeling van de Gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden, IJsselstein en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden.

RHC Rijnstreek en Lopikerwaard Postbus 45 3440 AA Woerden www.rhcrijnstreek.nl

1

2

MEMO Bij de ontwerp-begroting 2026 en meerjarenraming De begroting voor 2026 ligt in lijn met de meerjarenraming. De begrote kosten zijn noodzakelijk voor de uitvoering van wettelijke taken. Al bij een eerdere bezuinigingsronde is de uitvoering van andere (zogeheten bovenwettelijke) werkzaamheden in het cultuur-historische veld geschrapt om zo met de bestaande personeelsformatie de kerntaken te kunnen blijven behappen. Onder nagenoeg het totale bedrag aan uitgaven in de begroting liggen overigens contractuele verplichtingen. Een belangrijk contract is de dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de gemeente Woerden. Eerder is al geconstateerd dat op basis hiervan precies in het ‘ravijnjaar’ 2026 een korting op de vergoeding voor de DVO vervalt. Deze gold krachtens de overeenkomst over de periode 2018-2025 vanwege het mede-gebruik van de archiefruimte door de gemeente voor semi-statisch archief. In 2026 komt de gehele, speciaal voor het RHC gebouwde archiefbewaarplaats aan het RHC, met de daarbij geldende meerkosten van ruim 30.000 euro. Dit was al voorzien in de meerjarenraming. Echter, de verkoop van het stadskantoor Oudewater annex archiefruimte aldaar én het feit dat de gemeente Woerden nog opslag zocht voor het resterende semi-statische archief, openden de deur naar een nadere afspraak met beide gemeenten.

Zij brengen tegen extra betaling archief bij het RHC onder dat formeel (nog) niet overgebracht is. De extra inkomsten temperen voor het RHC als geheel genoemde financiële gevolgen van de hogere DVO-vergoeding. Voor Oudewater en Woerden stijgt de bijdrage uiteraard nu sterker. De post salarissen is berekend naar de nu geldende salarisschalen, waarbij voor de functie van archiefinspecteur een marktoelage is ingebracht. Gelet op het huidige loonbod van de VNG voor de nieuwe cao (vanaf 1 april 2025) is er behoudend gerekend met een salarisstijging van 3% in de loop van 2025 (effectief 2,25%) en 2,1% voor 2026. De medewerkers van het RHC vallen rechtspositioneel onder de gemeente Woerden, waar momenteel een functiewaarderingsonderzoek loopt (HR21). Er is nog geen zicht op de uitkomsten daarvan. Voor de lopende contracten, waaronder de DVO met de Gemeente Woerden voor huisvesting en andere diensten, is de consumentenprijsindex over 2025 van belang. In de desbetreffende begrotingsposten is uitgegaan van een indexatie van 3,8%. De DVO Woerden berekent die gedempt door. Overige kostenposten blijven gelijk of zijn met maximaal 2% verhoogd. De meeste deelnemers opteren voor de mogelijkheid om digitale informatie uit te plaatsen, als voorstadium van de uiteindelijke overbrenging naar het e-depot.

Dit kan met korting en dus relatief goedkoop, door het contract dat het RHC heeft met de leverancier van het e-depot. Kosten van uitplaatsing in het pre-depot drukken niet op de begroting van het RHC, immers in dat geval beheert de archiefvormer nog zelf de informatie. In de begroting 2026 is niettemin rekening gehouden met de situatie dat het maximum van de contractkosten voor de basisvoorziening van het e-depot is bereikt. Financieel maakt het hierbij voor de licentie niet uit of er enkele deelnemers zijn aangesloten die samen 125.000 inwoners vertegenwoordigen, of dat al onze deelnemers zijn aangesloten (de staffel loopt namelijk door tot 250.000 inwoners). Inspelend op de gewijzigde planning van de deelnemers is het plan om in 2025/2026 een extra toepassing te leveren voor videotulen in het e-depot en een technische applicatie (CAD/GIS) doorgeschoven naar 2026/2027. De uiteindelijke bijdrage kan per deelnemer in de marge in hoogte verschillen, los van financiële mee- of tegenvallers. Dat komt doordat de kosten worden omgeslagen. Mutaties in inwonertal en archiefmeters hebben direct financiële gevolgen. Zeker de omvang van de archieven laat zich ditmaal wat lastiger inschatten, waar in 2025 meerdere archieven worden overgebracht terwijl bovendien de echte grootte van de semi-statische archieven van Woerden en Oudewater nog moet blijken.

De eventuele afwijkingen in archiefmeters werken uiteraard alleen door in de verdeling van de depotkosten. In de meerjarenraming is uitgegaan van een jaarlijkse stijging van de lonen van 2% en van een consumentenprijsindex van 3% vanwege de contracten; en gelijkblijvende verhoudingen in inwonertal en archiefmeters. Tot slot wordt opgemerkt dat het RHC niet met reserveringen werkt. . De hoogte van de bijdrage kan hierdoor bij benodigde investeringen (extra) stijgen. Een eventueel positief saldo wordt in beginsel altijd in mindering gebracht op de bijdrage voor het volgende jaar. De begrotingssystematiek van het RHC wijkt af ten opzichte van veel andere gemeenschappelijke regelingen. Centrumgemeente Woerden neemt op grond van de gemeenschappelijke regeling de financiële verantwoording van het RHC in de gemeentelijke jaarrekening mee, waarin de hier genoemde begrotingsposten worden opgenomen. De provincie Utrecht ging in 2018 akkoord met handhaving van de bestaande inrichting van de begroting en acht het niet nodig om alle voorschriften van het vernieuwde BBV in de (bescheiden) begroting van het RHC te doen verwerken.

3

BATEN

Nr 01

02 03 04

BEGROTING

RHC

< 2025 > < 2026 > Bijdragen deelnemers RHC: Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Leges, overige inkomsten Extra ontvangen inkomsten semi-statisch archiefbewerking Vergoeding archiefzorg Ferm Werk

€ € € € € € € € € €

TOTAAL

€ 1.225.050 € 1.304.750

212.809 91.058 83.442 64.381 325.137 183.001 240.222 4.500 15.000 5.500

€ € € € € € € € € €

224.776 95.215 86.302 70.833 356.830 190.767 252.377 7.000 15.000 5.650

4

RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD

2026

LASTEN

Nr

< 2025 >

< 2026 >

01a 01b

Salarissen medewerkers Tijdelijk personeel 01c Materiële verzorger 02 Reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerkvergoeding 03 Reiskosten medewerkers 04 Abonnementen/lidmaatschappen 05 Aankoop boeken en vakliteratuur 06 Kantoorbehoeften, archiefmateriaal 07a Website, automatisering 07b Digitalisering 07c Contract Lira/Pictoright 08 Vorming en opleiding 09 Public relations 10 DVO Woerden 11a Ontwikkeling e-depot 11b Basiscontract e-depot 12 Onvoorziene uitgaven 13 Btw over afgenomen diensten en leveranties Sub-totaal salarissen en kantoorkosten

€ 723.000 € 15.000 € 10.400 € 10.000 € 750 € 1.850 € 600 € 5.850 € 37.000 € 5.500 € 2.400 € 2.000 € 2.000 € 113.000 € 14.500 € 58.000 € 2.100 € 53.600 € 1.057.550

€ 757.900 € 15.000 € 10.700 € 10.000 € 750 € 1.900 € 600 € 5.950 € 38.000 € 5.600 € 0 € 2.000 € 2.100 € 129.150 € 15.000 € 60.000 € 2.100 € 57.000 € 1.113.750

14 15

DVO Woerden (voorheen huur archiefbewaarplaats) Btw over DVO aandeel archiefbewaarplaats Sub-totaal depot-kosten

€ 138.400 € 29.100 € 167.500

€ € €

TOTAAL GENERAAL

€ 1.225.050

€ 1.304.750

157.850 33.150 191.000

<< Vaststelling voorzien in de vergadering van de Archiefcommissie van 30 juni 2025 >>

J.F. van Rooijen, secretaris.

M.M. Bonsen-Lemmers, voorzitter

5

Toelichting bij de specifieke begrotingsposten 2026: Baten: 01. Dit zijn de door de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling te betalen bijdragen, berekend conform de verdeelsleutel, gebaseerd op inwonertal en aantal beheerde meters archief. (zie bijlage voor de berekening). Verschillen tussen de geraamde bijdrage en de werkelijk te betalen bijdrage worden in het jaar, volgend op het begrotingsjaar, door de gemeente Woerden met de andere deelnemers verrekend. De bijdrage is gebaseerd op de kosten die het RHC inclusief btw maakt. Gemeenten die een beroep doen op het BTW-compensatiefonds kunnen het btw-verschil terugvragen. 02. Inkomsten uit leges voor door RHC-medewerkers verricht archiefonderzoek en de levering van reproducties uit de archieven en collecties. De stijging is ingegeven door ervaring van de laatste jaren. 03. Inkomsten uit de bewerking van het semi-statische archief of andere werkzaamheden die niet behoren tot de kerntaak van het RHC en apart doorberekend worden aan de desbetreffende deelnemer. 04. De vergoeding voor de uitvoering van de archieftaak voor GR Ferm Werk (met name inspectie en beheer overgebracht archief). Lasten: 01a. De totale formatie omvat 7,88 fte. Op grond van de Overeenkomst kosten gemene rekening brengt de gemeente Woerden 97% van de salariskosten in rekening bij het RHC. Hierover is geen btw verschuldigd.

Over 2026 is gerekend met een ingeschatte cao-stijging van 2,1%. Daarnaast is er een markttoelage van 10.000 opgenomen in salarislasten ter vervulling van vacature archiefinspecteur. 01b De inzet van extra personeel is budgettair neutraal: Extra personeel wordt alleen ingezet voor extra werkzaamheden, die apart worden gefactureerd (zie inkomsten, post 3). Genoemd bedrag dekt het lopende arbeidscontract dat een tijdelijke urenuitbreiding van een archivist behelst. 01c De materiële verzorger wordt op basis van detachering tewerkgesteld vanuit Ferm Werk. 02 De post is gebaseerd op de huidige reiskosten van nu in dienst zijnde personeelsleden. 07a. Hosting en standaard onderhoud van de website. Constante uitbreiding website en digitale toegankelijkheid van de archieven doen hostingkosten sterker stijgen dan alleen inflatiecorrectie. 07b. Digitalisering van (archief) bronnen die via de website beschikbaar worden gesteld. Voorwaarde is dat het een archief of collectie betreft waarvan de digitaliseringskosten niet toe te schrijven zijn aan een enkele deelnemer. 07c. Regeling met Lira/Pictoright voor het auteursrecht van via de website toegankelijke oude kranten is opgezegd, na aansluiting bij een nieuw (gratis) nationaal koepelcontract. 10. In 2018 is een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gesloten met de gemeente Woerden voor huisvesting en andere diensten.

De financiële regeling die daarvoor al bestond, is hierin opgenomen. 45% van het totaalbedrag betreft kantoorkosten die omgeslagen worden naar inwonertal; 55% betreft het archiefdepot, omgeslagen naar archiefmeters van de deelnemers. De DVO uit 2018 voorzag in een korting die per 2026 zou vervallen (zie toelichting). 11a, b Kosten voor ontwikkeling e-depot. De post 11b is gebaseerd op een contract met DiVault voor een basisvoorziening e-depot. 13, 15 Het aandeel btw is hier apart inzichtelijk gemaakt, vanwege de verrekening die achteraf plaatsvindt en waarbij de gemeenten hun aandeel hierin kunnen terugvragen uit het BTW-compensatiefonds.

6

Berekening bijdrage deelnemers begroting 2026

Salarissen en overige kantoorkosten Totaal salarissen en overige kosten - leges - extra inkomsten - vergoeding Ferm werk : totaal inwonertal = bedrag per inwoner: € 1.113.750 - € 7.000 - € 15.000 - € 5.650 = € 1.086.100 : 206.600 = € 5,2570 per inwoner [Inwonertallen per 1 januari 2025. Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 43.000, na indexatie met gemiddelde stijging van inwonertal gemeenten ten opzichte van 2024, zijnde 0,68%]

Deelnemer

Inwonertal

Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Bedrag per inwoner 37.200 14.800 13.800 10.400 54.000 33.400 43.000

€ 5,2570 € 5,2570 € 5,2570 € 5,2570 € 5,2570 € 5,2570 € 5,2570

Aandeel kosten salarissen en overhead € 195.561 € 77.804 € 72.547 € 54.673 € 283.879 € 175.584 € 226.052

206.600

€ 5,2570

€ 1.086.100

Depotkosten Totale depotkosten: werkelijke archiefmeters (stand maart 2024) = bedrag per meter € 191.000 : 5.485 m1 = € 34,82 per meter De compensatieregeling 2018-2027 die destijds bij het akkoord over de renovatie/uitbreiding van het RHC (Gemeentehuis Woerden) voor tien jaar voor drie gemeenten met een eigen archiefbewaarplaats gold, is in 2023 voor het resterende deel verrekend. Per 2024 is deze dus komen te vervallen.

Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater* Woerden** IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Metertal

Bedrag per Totaal meter Depotkosten 839 € 34,82 € 29.215 500 € 34,82 € 17.411 395 € 34,82 € 13.755 464 € 34,82 € 16.160 2.095 € 34,82 € 72.951 436 € 34,82 € 15.183 756 € 34,82 € 26.325

5.485

€ 34,82

€ 191.000

*inclusief opslag 80 m1 semi-statisch archief Oudewater (€ 2.786) ** inclusief opslag 485 m1 semi-statisch archief Woerden (€ 16.888)

7

Totale bijdrage per deelnemer* Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Aandeel salarissen en Aandeel Totaal kantoorkosten depotkosten € 195.561 € 29.215 € 77.804 € 17.411 € 72.547 € 13.755 € 54.673 € 16.160 € 283.879 € 72.951 € 175.584 € 15.183 € 226.052 € 26.325 € 1.086.100

€ 191.000

€ € € € € € €

224.776 95.215 86.302 70.833 356.830 190.767 252.377

€ 1.277.100

*: Alle bovengenoemde bedragen zijn inclusief btw. Deze btw komt in aanmerking voor toepassing van de transparantiemethode, wat voor de gemeenten inhoudt dat zij voor het betaalde aandeel in de btw een bijdrage kunnen vragen uit het BTW-compensatiefonds. Per saldo valt voor hen bovengenoemde bijdrage dus lager uit. Hieronder de omslag over de deelnemers van de btw binnen de begrote bijdragen aan het RHC:

Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Aandeel in btw binnen de bijdrage € € € € € € €

15.866 6.712 6.091 4.991 25.176 13.460 17.804

€ 90.100

8

meerjarenraming 2026-2029

9

BATEN Nr 01 a b c d e f g

Bijdragen deelnemers Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 02 Leges, overige inkomsten 03 Extra inkomsten semistatisch archiefbewerking 04 Vergoeding Ferm Werk TOTAAL

MEERJARENRAMING 2026

2027

2028

2029

€ € € € € € €

224.776 95.215 86.302 70.833 356.830 190.767 252.377

€ € € € € € €

229.529 97.104 88.110 72.209 364.170 194.728 257.550

€ € € € € € €

232.734 98.459 89.341 73.217 369.255 197.447 261.147

€ € € € € € €

237.330 100.404 91.105 74.663 376.548 201.346 266.304

€ €

7.000 15.000

€ €

7.200 15.500

€

7.350 p.m.

€

7.600 p.m

€ 5.650 € 1.304.750

€ 5.800 € 1.331.900

€ 6.000 € 1.334.950

€ 6.200 € 1.361.500

10

2026-2029 Nr

LASTEN 2026

2027

2028

2029

01a Salarissen medewerkers 01b Tijdelijk personeel 01c Materiële verzorger 02 Reiskosten woon-werkverkeer 03 Reiskosten medewerkers 04 Abonnementen/lidmaatschappen 05 Aankoop boeken en vakliteratuur 06 Kantoorbehoeften, archiefmateriaal 07a Website, automatisering 07b Digitalisering 08 Vorming en opleiding 09 Public relations 10 DVO gemeente Woerden 11a Ontwikkeling e-depot 11b Huur en aansluiting e-depot 12 Onvoorziene uitgaven 13 Btw over diensten en leveranties Sub-totaal salarissen en kantoor

€ 757.900 € 15.000 € 10.700 € 10.000 € 750 € 1.900 € 600 € 5.950 € 38.000 € 5.600 € 2.000 € 2.100 € 129.150 € 15.000 € 60.000 € 2.100 € 57.000 € 1.113.750

€ 773.100 € 15.500 € 11.000 € 10.200 € 750 € 1.950 € 650 € 6.050 € 39.000 € 5.700 € 2.100 € 2.150 € 131.250 € 15.500 € 62.000 € 2.200 € 58.700 € 1.137.800

€ 788.600 p.m. € 11.300 € 10.400 € 750 € 2.000 € 650 € 6.200 € 40.000 € 5.700 € 2.150 € 2.200 € 133.350 € 9.500 € 64.000 € 2.200 € 58.700 € 1.137.700

€ 804.300 p.m. € 11.700 € 10.600 € 800 € 2.050 € 650 € 6.300 € 41.000 € 5.800 € 2.200 € 2.250 € 135.500 € 9.700 € 66.000 € 2.300 € 60.000 € 1.161.150

14

€ 157.850

€

€

€

€ 33.150 € 191.000 € 1.304.750

€ 33.700 € 194.100 € 1.331.900

15

DVO Woerden (voorheen huur archiefdepot) Btw DVO aandeel archiefdepot Sub-totaal depot-kosten TOTAAL GENERAAL

160.400

163.000

€ 34.250 € 197.250 € 1.334.950

165.550

€ 34.800 € 200.350 € 1.361.500

11