A14. Raadsinformatiebrief KPI's archief- en informatiebeheer 2023 gemeente Oudewater (142635).pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF

Van college van burgemeester en wethouders Vergadering van 28 mei 2024 Kenmerk Z/24/067915 / D/24/142635 Portefeuillehouder Bas Lont Portefeuille Archiefzaken Opsteller Boetzelaer, Tibo van Onderwerp RIB KPI's archief- en informatiebeheer 2023 gemeente Oudewater

Kennisnemen van • De KPI-rapportage van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek- en Lopikerwaard met betrekking tot het Archief- en informatiebeheer gemeente Oudewater 2023 • Het plan van aanpak met betrekking tot de in de KPI-rapportage 2023 genoemde verbeterpunten

Inleiding Het provinciale toezicht op het archiefbeheer op de gemeenten is in 2012 door de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht veranderd door invoering van het zogenaamde horizontale toezicht. Hiervoor is een instrument ontwikkeld (de KPI-rapportage Archief) waarmee de kwaliteit c.q. stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van het archief- en informatiebeheer binnen een organisatie kan worden gemeten. Deze KPI-rapportage gebruikt het college van burgemeester en wethouders om de jaarlijkse verantwoording richting de raad en provincie af te kunnen leggen met betrekking tot het archief- en informatiebeheer binnen de gemeentelijke organisatie. Bijgaand treft u ter kennisname de KPI-rapportage Archief over het jaar 2023 aan. Deze KPI- rapportage is opgesteld door het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard. Voor wat betreft de inhoud van de rapportage wordt verwezen naar de rapportage zelf. Ten aanzien van de in de KPI-rapportage 2023 gesignaleerde aandachtspunten op het gebied van het archief- en Informatiebeheer is een plan van aanpak gemaakt om deze op te lossen. Dit plan van aanpak is als bijlage toegevoegd.

Kernboodschap Verantwoording wordt afgelegd richting de provincie in het kader van het interbestuurlijk toezicht over de uitvoering van het archief- en informatiebeheer gemeente Oudewater in het jaar 2023. In de KPI-rapportage 2023 geeft het RHC aan dat ons informatiebeheer deels aan de eisen van de Archiefwet voldoet, maar dat er ook verbeterpunten zijn te benoemen. Positief is dat er binnen de informatiehuishouding van Oudewater de afgelopen periode het nodige is gebeurd. Voortgang • Het Handboek Vervanging uit 2016 is in 2023 geactualiseerd en vastgesteld door het college (d.d. 16-01-2024).

• De Hotspotmonitor is in 2023 opgesteld en is tijdens het Strategisch Informatieoverleg (SIO) vastgesteld (d.d. 2803-2024). • De inrichting van het zaaksysteem JOIN is per team op zaakniveau onderzocht, beoordeeld, geschoond of aangepast en verbeteringen zullen in Q2 2024 ingevoerd zijn. • Het interne calamiteitenplan van de archiefbewaarplaats in Oudewater is in juni 2023 geactualiseerd en gedeeld met het streekarchief. Verbeterpunten • Prioritering aanbrengen bij de top 50 applicaties waar archiefwaardig materiaal in aanwezig is en het uitbreiden van de top 50 om meer grip op informatie(beheer) te krijgen. • De focus moet liggen op het ontwikkelen van beheersinstrumenten voor de informatiehuishouding, waaronder de zogenaamde Digitale bewaarstrategie voor Woerden en Oudewater. • Er moet een aansluiting onderzocht worden met het e-depot van het streekarchief, dan wel pre-depot, via een pilot (bijv. raadsinformatie uit GemeenteOplossingen). • De archiefinspecteur van de provincie ziet graag dat gemeenten Woerden en Oudewater meer toezien op de gemaakte archiefafspraken met partijen waar de gemeenten een gemeenschappelijke regeling mee hebben en eventueel afspraken aanscherpt waar dit nodig is. • Afspraken maken met het streekarchief en gemeente Lopik omtrent de verhuizing en opslag van resterende archiefstukken in de archiefruimte i.v.m. verkoop stadskantoor Oudewater.

Verwacht mag worden dat de kwaliteit van onze informatievoorziening bij uitvoering van bijgevoegd plan van aanpak KPI's 2023 verder positief zal verbeteren.

Financiën n.v.t.

Vervolg De KPI-rapportage Archief- en informatiebeheer 2023 en het daarbij behorende verbeterplan worden na vaststelling door het college van burgemeester en wethouders toegezonden aan het college van gedeputeerde staten van Utrecht in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht.

Bijlagen 1. KPI-rapportage Archief- en informatiebeheer 2023 gemeente Oudewater (D/24/138768) 2. Verbeterplan KPI Archief- en informatiebeheer 2023 gemeente Oudewater (D/24/142916)