A14.1 Rapport KPlls archief- en informatiebeheer.pdf

Ri'jnstreeken.Lopikerwaard Postbus-15

Woerden lš|i~kerij|ni1n l4 11147 GR Woerdvn (1918

42 8846

iliç

.woerdenril

ihtiijnstrrfek.n|

Aan Burgemeester en Wethouders van de gemeente Oudewater Postbus 100 3420 DC OUDEWATER

u8 m mk

Woerden, 8 februari 2024

Onderwerp: Rapport KPlls archief- en informatiebeheer 2023 gemeente Oudewater.

Geacht College, Hierbij rapporteer ik u over uw archief- en informatiehuishouding in 2023. Deze brief met bijlage treedt in de plaats van de eerdere, meer uitgebreide KPl-rapportage. Dat betekent dat u als archiefzorgdrager op basis hiervan nu ex artikel 30 Archiefwet 1995, de jaarlijkse verantwoording aan de gemeenteraad kunt overleggen over de uitvoering van de Archiefwet. Na behandeling door de raad dient u het collegeverslag annex KPl-rapport uiterlijk 15 juli aan te bieden aan Gedeputeerde Staten in het kader van verantwoording voortkomend uit de

Wet Revitalisering Generiek Toezicht.

ln de bijlage ga ik met name in op de acties die de gemeente heeft ondernomen naar aanleiding van de verbeterpunten die bij vorige KPl-rondes gewenst en/of noodzakelijk bleken. Aan de hand van uw Plan van aanpak voor 2023 heeft mijn archiefinspecteur dit onlangs in kaart gebracht met medewerking van uw medewerkers bij de gemeente Woerden, Paap (team de heren Morssink (teammanager ICT) en Vooraf wil ik opmerken dat het Plan van aanpak binnen het hele KPl-traject een veel beter wordt onder meer in het SIO instrument is geworden. Anders dan voorheen is het reëel de voortgang gemonitord en de planning of prioritering waar noodzakelijk bijgesteld. Dit is een positieve ontwikkeling. Bovendien zijn er ook middelen vrijgemaakt om de verbeterslag

in te kunnen zetten.

lll-i

RHC is een qemeen

lmppelijko

regeling van

gemeenten:

BodegravenReeuwijk llasnlstein

lnpik Mnntfooit Oudewater

anrlen iliiocjheemraadschap Uw Stichtse Rijnlanden

ln 2023 is conform het Plan van aanpak een aantal actiepunten goed opgepakt. Zo kwam het tot vaststelling van het metadataschema en de afronding en overdracht (inclusief beperkende bepalingen) van het archiefblok 1989-1999 en de bouwvergunningen (19932014) aan het RHC. Het Handboek vervanging uit 2016 is inmiddels geactualiseerd en kon op 16 januari 2024 formeel door u worden vastgesteld. Voorts is op basis van het overzicht van de top 50 van vakapplicaties onderzocht of hierin informatie zit die voor de lange termijn bewaard moet worden. Zorg er in 2024 en volgende jaren voor dat u zo alle informatiestromen binnen uw organisatie onder beheer krijgt (inclusief de informatie in e-mail-boxen) en indien nodig geschikt maakt voor eeuwige bewaring. Nu het metadataschema formeel is vastgesteld, is het van belang om deze te implementeren in de organisatie de komende jaren. Hiervoor kunt u de controlemechanismen vanuit het kwaliteitssysteem gebruiken. Uw vorige verbeterplan bestrijkt de periode 2023. Voor de openstaande punten verwijs ik u naar bijgevoegd overzicht. Het is van belang dat u in het nieuwe verbeterplan vooral actiepunten opneemt die in 2024 leiden tot daadwerkelijke uitplaatsing of overbrenging van informatie naar de e-depotvoorziening van het RHC (hierbij hoort ook de digitale dossiervorming).

Daarbij dient u verder te werken aan de vervolmaking van het kwaliteitssysteem, mede op grond van het onderzoek dat wordt ingesteld en de bewerking van het analoge archief tot circa 2016. Ook dient het wegwerken van de achterstallige vernietiging van papieren en digitale informatiebestanden in het komend jaar met kracht voortgezet te worden. Het is goed om op korte termijn de digitale bewaarstrategie af te ronden en de Hotspotmonitor vast te stellen, die inmiddels in concept gereed is. ln het KPl-traject vragen we ook altijd aandacht voor de archiefvorming van gemeenschappelijke regelingen. Maak daarom vanuit uw verantwoordelijkheid met het maken van praktische beheersafspraken met alle gemeenschappelijke voor het informatie- en archiefbeheer.

een begin regelingen

We kunnen vaststellen dat de uitvoering van de Archiefwet meer aandacht heeft gekregen in de organisatie van de gemeente Woerden die voor uw gemeente werkt. Voorbij de uitdaging om goede arbeidskrachten te vinden in de vacatures die bij DIV gaan ontstaan, wordt 2024 een jaar waarin misschien niet alle actiepunten, maar wel een groot deel daarvan gerealiseerd kan worden. Graag zie ik de actualisatie van uw verbeterplan op de in de bijlage genoemde KPIactiepunten tegemoet. Mochten er hierover nog vragen zijn of afstemming gewenst, dan kunt van de Wetering, archiefinspecteur bij het RHC. u contact opnemen met de heer Volgend zodat

jaarzaf'i¿veerp de oude voet een uitgebreide KPl-rapportage

Met

ndelijke,

totaaloverzi erfeen

doen opstellen, ht wordt verkregen over de uitvoering van de Archiefwet.

gket,

van Rooijen, RHC Rijnstreek en Lopikerwaard Streekächi'aris

Bijlage: Stand van zaken aanbevelingen

uit KPI-rapportage

2022 per 30-1-2024

ln vorige KPl-verslagen zijn een aantal aanbevelingen uitgebracht, gericht op de informatiehuishouding bij de gemeente Oudewater. Deze aanbevelingen betroffen zaken die op bestuurlijk en ambtelijk niveau aandacht vroegen, en waarvan de invulling langer kon duren. Hieronder vol tde stand van zaken omtrent die aanbevelingen, aan de hand van een 'stoplichtmode|'. aanbevelingen zijn ingevuld en geborgd. Die komen volgend jaar niet terug. aanbevelingen staan nog open en komen volgend jaar wel terug. aanbevelingen zijn urgent: als daar komend jaar niets mee gebeurt dan heeft de gemeente Oudewater daar echt last van.

Ga in 2023 verder met de bewerking van de ongestructureerde documenten van een gemeentesecretaris en de waardering en selectie van de digitale 2020 en rond dit stukken van 2017 af.

Uitvoering: Er is in 2023 verder gegaan met de waardering en selectie van de analoge archiefbestanden circa 2016), waaraan prioriteit wordt gegeven en digitale archiefbestanden (vanaf 2017). Advies RHC: Hier dient in 2024 voortvarend verder aan gewerkt te worden, mede vertrek van diverse DIV-medewerkers vanwege pensionering.

(2000-

het geplande

Zorg voor goede instructies van de medewerkers binnen de organisatie die zelf informatie moeten registreren/archiveren in Decos Join. Voer daarnaast door team DIV, conform de toezegging bij KPI 2.3 in het plan van aanpak KPl 2021, de nodige kwaliteitscontrole uit.

Uitvoering: De instructies voor registratie/archivering in Decos Join zijn binnen de organisatie bekend gemaakt en er worden zo nodig cursussen of 1-op-1 instructies gegeven. Daarnaast voert team DIV dagelijks controles uit op registratie/archivering door de medewerkers. Advies RHC: Ambtelijk is toegezegd dat in 2024 onderzoek zal worden gedaan naar de kwaliteit en de kwantiteit van het zelf-registrerend vermogen van de organisatie. Het is goed om dit onderzoek te doen. En ga aan de slag met verbeterpunten die hieruit voort komen.

Neem tijdig maatregelen tot onderbrenging van het semi-statisch archief bij afstoting van het stadskantoor, waarbij het nodig is ook ruimte elders (buiten RHC/gemeente Woerden) te betrekken.

Uitvoering: Er zijn inmiddels afspraken gemaakt met de gemeente Lopik over de verhuizing van het semi-statisch archief van Oudewater naar de archiefruimte aldaar. Als bekend is wanneer het stadskantoor in Oudewater wordt afgestoten zijn kan hierop actie worden ondernomen.

Bijlage: Stand van zaken aanbevelingen

uit KPl-rapportage

2022 per 30-1 -2024

Bekijk in 2023 aan de hand van het applicatieoverzicht de top 50 van vakapplicaties waaruit informatie voor de lange termijn bewaard moet worden, overeenkomstig het plan van aanpak 2021 (zie ook KPl

Uitvoering: ln 2023 heeft de gemeente een overzicht opgesteld van de top 50 van vak-applicaties, Dit is afgestemd met het RHC. Er is nu een overzicht in welke van de 50 applicaties zich archiefvvaardig materiaal bevind. Er dient nu een plan gemaakt te worden om dit veilig te stellen. Daarnaast moet er ook een dergelijk overzicht komen van de overige vak-applicaties.

Advies RHC: Onderneem in 2024/2025 verder actie op basis van bovengenoemd overzicht om er voor te zorgen dat te bewaren informatie uit vak-applicaties overgebracht kunnen worden naar het e-depot.

Het realiseren van een eerste aansluiting van Woerden (en Oudewater) op het e-depot staat gepland in 2023. Overleg in het tweede kwartaal van 2023 met het RHC hoe dit uitgevoerd kan worden.

Uitvoering: De eerste aansluiting van Woerden (en Oudewater) is in 2023 nog niet gerealiseerd. Er is wel budget voor beschikbaar gesteld. Nu staat dit voor 2024 gepland en zal hierover in 02/2024 overleg met de adviseur digitale archieven van het RHC moeten plaats vinden.

Advies RHC: Neem in het verbeterplan 2024 ook op dat een pilot gestart wordt om de informatie uit het Raadsinformatiesysteem (GemeenteOplossingen) van Oudewater uit te plaatsen naar het e-depot. Hiermee worden concrete stappen gezet voor aansluiting op het e-depot. Voor het overbrengen /uitplaatsen van de informatie uit Corsa (wat nu in My-Lex staat) is het noodzakelijk om tot dossiervorming van deze gegevens over te gaan (zie voor meer informatie het KPl-verbeterplan uit 2022). Kies een periode uit de applicatie My-Lex om over te brengen/uit te plaatsen naar het e-depot en voer dit uit in 2024.

Zorg dat het interne calamiteitenplan van de archiefbewaarplaats in Oudewater up-to-date gemaakt wordt in 2023 namen en telefoonnummers).

Uitvoering: Het interne calamiteitenplan is volledig up-to-date gemaakt en vastgesteld. Het is in 02/3 van 2023 met het RHC gedeeld.

Ga op basis van de in 2022 uitgevoerde audit in 2023 aan de slag om verbeteringen aan te brengen, die hieruit voortkomen; Ga, conform afspraak in het SlO 19-3 aan de slag met: de projectdooumentatie in Microsoft Teams en stel een procedure op voor de archivering vanuit Teams; Verbeter in 2023 Decos de inrichting van Decos JOIN, herzie de zaaktypecatalogus en verbeter de beschrijving van diverse processen; Stel het duurzaamheids-beieid op (metadataschema, overzicht bestandsformaten alsmede een protocol voor conversie en migratie). Dit alles overeenkomstig het verbeterplan uit 2022 (en 2023).

Uitvoering: ln 2023 is gestart met de uitvoering van diverse verbeteringen naar aanleiding van de in 2022 Ad uitgevoerde audit. In 04/2023 is weer gestart met de jaarlijkse audit op de kwaliteit van het archiefbeheer bij Woerden en Oudewater. De rapportage daarvan is in concept gereed en zal binnenkort aan het RHC worden aangeboden. ln het SlO van 28 maart 2024 zal deze besproken worden.

Bijlage: Stand van zaken aanbevelingen

uit KPl-rapportage

2022 per 30-1-2024

Ad b Afspraken over het vastleggen van met name projecten in MS Teams zijn opgesteld, gestart is met de invoering daarvan in 2023. Ad b Inmiddels is een adviseur van Decos begonnen met beschrijving van diverse processen en naar aanleiding daarvan het verbeteren van de inrichting van Decos Join. Streven is dit in 2024 op te leveren. Ad b Het metadataschema is in 01/2023 vastgesteld. Inmiddels is in januari 2024 een nieuwe 'Audit-regeling digitale archivering gemeente Woerden en Oudewater 2024' opgesteld en voor commentaar aan de streekarchivaris aangeboden. Aan de digitale bewaarstrategie voor beide gemeenten wordt momenteel gewerkt. Advies RHC: ad Bespreek in het SlO van 28 maart 2024 de rapportage inzake de jaarlijkse audit op de kwaliteit van het archiefbeheer bij Woerden en Oudewater. En neem de nodige maatregelen waar nodig; Ga hier in 2024 voortvarend verder mee; ad b ad b Verbeter de inrichting van Decos Join op basis van het uitgevoerde onderzoek door een extern adviseur; ad b Rond de nieuwe 'Audit-regeling digitale archivering gemeente Woerden en Oudewater 2024' af en stel deze vast in een SlO. Werk daarnaast de digitale bewaarstrategie verder uit. Sommige onderdelen hiervan, zoals metadataschema zijn, dan wel kunnen (voorkeursformaten en zaaktypecatalogus) in 2024 worden vastgelegd.

Nu het metadataschema formeel is vastgesteld, is het van belang om deze te implementeren in de organisatie de komende jaren. Gebruik hiervoor de controlemechanismen vanuit het kwaliteitssysteem.

Ga conform het plan van aanpak uit 2022 in Q1/2023 aan de slag met de top 50 vakapplicaties om te bepalen welke informatie bewaard moet worden voor welke termijn.

Advies RHC: Zie het advies bij KPl 3.1

Zorg er in 2023 voor dat de informatie uit Corsa die gemigreerd is naar MyLex voldoet aan de eisen die hieraan in de Archiefwet 1995 worden gesteld en dat eruit vernietigd kan worden, of maak hierover afspraken met de archiefinspecteur.

ln 2023 is vanuit MyLex de vernietigingslijst voor 2023 opgesteld en goedgekeurd door de streekarchivaris. Voor 2024 is dit inmiddels ook gebeurd.

Actualiseer in Q2 van 2023, conform het plan van aanpak uit 2022, het Handboek de overgang van Corsa naar Decos Join in 2021. Vervanging uit 2016

Het nieuwe Handboek Vervanging voor de gemeente Woerden en Oudewater 2024 is eind 2023 definitief gemaakt en op 16 januari 2024 vastgesteld door het college van B W van Woerden van Oudewater.

Stel in 2023 de binnen de gemeente te gebruiken standaard opslagformaten het bewaarbeleid conform de toezegging in het Plan van aanpak KPI 2021.

Zie de opmerking bij KPl 4.1 Nationaal Archief.

Gebruik daarvoor de Norm voorkeursformaten 2023 van het

Advies RHC: Stel nu in 2024 voorkeursformaten vast.

in het SlO de in Woerden en Oudewater de te gebruiken

dat

vast in

Bijlage: Stand van zaken aanbevelingen

uit KPI-rapportage

2022 per 30-1-2024

Voer toch wekelijk dan wel maandelijks steekproefsgewijs controles uit op door medewerkers (niet DIV zijnde) gescande documenten.

Uitvoering: Vanuit team DIV zijn in 2023 steekproefsgewijs zijnde) gescande documenten.

controles uitgevoerd op door medewerkers (niet DIV

Advies RHC: Blijf hiermee in het kader van kwaliteitsbewaking in 2024 door gaan. Zie ook het advies bij KPI

Overleg in het eerstvolgende SIO in 2023 de hotspotmonitor of -lijst over de afgelopen jaren en stel deze vast. Denk hierbij aan de bewaring van documenten en informatie uit sociale media rond de coronacrisis, Woerden650 en opvang van vluchtelingen uit Oekraïne.

Uitvoering: De Hotspotmonitor is in concept gereed. Vaststelling zal plaats vinden in het eerstvolgende SIOoverleg (28 maart 2024). Daarnaast zal in 2024 de selectie en bewaring van e-mails op basis van de Capstone-methodiek de per 1-1-2024 ingevoerde Selectielijst e-mail bewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2024) worden opgepakt. Tot nu toe worden alleen de e-mails, en whatsapp-berichten (indien zakelijk) van vertrokken bestuurders collegeleden bewaard.

Advies RHC: Stel de Hotspotmonitor in het SIO 28 maart 2024 vast. Ga daarnaast in 2024/2025 aan de slag met de bewaring van e-mails van sleutelfunctionarissen op basis van de Capstonemethodiek.

Draag na de bewerking door het RHC van het 10-jarenblok 1989-1999 dit formeel over in 2023/2024. Zorg dat dit aangevuld wordt met archiefbescheiden die ten onrechte in het archiefblok vanaf 2000 zijn opgenomen, zodat dit project kan worden afgerond door het RHC.

Uitvoering: De bewerking van het archiefblok Oudewater 1989-1999 door het RHC is in 2023 afgerond. Inmiddels is dit archief (conform besluit van B W 17-10-2023) overgedragen (inclusief beperkende bepalingen op de openbaarheid) en toegankelijk via de website van het RHC. Tevens zijn in 2023 de bouwvergunningen van Oudewater (archiefblokken 1923-2000 en 2001-2014) overgedragen aan het RHC.