A12. RIB GGiD van GGD regio Utrecht (078860).pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF

Van college van burgemeester en wethouders Vergadering van 1 november 2022 Kenmerk Z/22/044809 / D/22/078860 Portefeuillehouder Walther Kok Portefeuille Publieke gezondheidszorg Opsteller Waanders, Wieke Onderwerp Raadsinformatiebrief inzake GGiD van GGD regio Utrecht

Kennisnemen van De stand van zaken van het digitaal dossier voor de jeugdgezondheidzorg (het GGiD) van GGD regio Utrecht.

Inleiding Met deze brief informeren wij u over het besluit dat het Algemeen Bestuur (AB) van de GGD regio Utrecht (GGDrU) op 2 november heeft moeten nemen. Hieronder volgt een bericht vanuit het Algemeen Bestuur: Met deze brief informeren wij, algemeen bestuur van GGD regio Utrecht, u over de stand van zaken van het digitaal dossier voor de jeugdgezondheidzorg (het GGiD) van GGD regio Utrecht. Tot onze spijt moeten wij u laten weten dat wij als algemeen bestuur van GGD regio Utrecht op 2 november 2022 hebben moeten besluiten om te stoppen met het ontwikkelen van het GGiD. Dit besluit valt ons zwaar. Mede vanwege de financiele consequenties voor GGD regio Utrecht en daarmee ook voor de gemeenten in onze regio. Echter, alles overwegende is dit het besluit dat we nu moeten nemen. Met deze brief informeren wij u over dit besluit en geven we aan wat de vervolgstappen zijn. Aanleiding voor GGiD Vanaf 2008 bestaat er voor gemeenten een wettelijke verplichting om binnen de jeugdgezondheidszorg gegevens digitaal vast te leggen. In 2015 zijn wij gestart met voorbereiding om te komen tot een nieuw digitaal dossier. Dit was noodzakelijk omdat de leverancier van MLCAS (het bestaande digitaal dossier) aangaf het systeem niet verder te zullen ontwikkelen, en destijds aangaf uit de markt te willen stappen.

GGD regio Utrecht wilde graag een eigentijdse nieuwe dossierapplicatie met meer mogelijkheden voor inwoners van de regio en professionals van de jeugdgezondheidszorg (JGZ). Ambitie voor een eigentijdse dossierapplicatie Op grond van de wensen van GGDrU is de bestuurlijk gedragen ambitie neergelegd te komen tot een eigentijdse dossierapplicatie. Een systeem dat proces- en beslissingsondersteunend is, waardoor we goede kwaliteit van dienstverlening kunnen bieden aan onze inwoners. Een systeem dat flexibel, toekomstbestendig en innovatief is. Om zo in te kunnen spelen op de telkens veranderende omgeving van de GGD. Met als belangrijkste context de toen recente decentralisaties in het sociaal domein, die vroegen om maatwerk voor onze inwoners en intensieve samenwerking tussen organisaties. Het nieuwe dossier moest niet geleid worden door een leverancier, maar juist tot stand komen vanuit het oogpunt van de inwoner en professional, met oog voor interactie, innovatie en de menselijke maat. Het nieuwe dossier moest er ook voor zorgen dat professionals beter toegerust zijn en overal toegang hebben tot

dossiers. Daarnaast moest het digitaal dossier het mogelijk maken voor ouders en/of kinderen om toegang te hebben tot onderdelen van het dossier. Belangrijke criteria zijn 'kwaliteit van de dienstverlening' en 'goed passende ondersteuning voor de professional'. Dergelijke applicaties nog niet beschikbaar in de markt De GGD-en Hollands Noorden en Twente hadden dezelfde ambities en de besturen hebben besloten samen te werken aan een eigentijds dossierapplicatie voor de jeugdgezondheidszorg. De markt voor dergelijke applicaties bood op dat moment geen product dat voldeed aan de wensen en eisen van de GGD-en om het werkproces van de jeugdgezondheidszorgprofessional te ondersteunen. Daarom is besloten opdracht te geven aan een ontwikkelaar om een dergelijk systeem voor ons te gaan ontwikkelen in een dialooggerichte aanbesteding, volgens de adviezen van de commissie Elias. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de kennis en het innovatievermogen van marktpartijen. Deze keuze heeft destijds geleid tot een meer functionele specificatie van de behoefte van GGD-en in het programma van eisen als basis voor de dialoogronden in de aanbesteding. Dit systeem is het GGiD. Daarbij was de gedachte ook dat andere GGD-en later, indien zij opnieuw zouden moeten aanbesteden, de mogelijkheid zouden hebben om aan te sluiten bij het GGiD, via de daartoe opgerichte cooperatie.

Proces verloopt moeizaam, besluit algemeen bestuur nodig Zoals aangegeven verloopt het proces om te komen tot een nieuw digitaal dossier voor de jeugdgezondheidszorg zeer moeizaam. Het dagelijks bestuur en algemeen bestuur van GGD regio Utrecht zijn in de afgelopen periode periodiek geinformeerd over het verloop van het GGiD. Uw raad is geinformeerd, onder andere via de reguliere planning en control cyclus van GGD regio Utrecht, en separaat (zie bijvoorbeeld de raadsinformatiebrieven van 4 februari 2020 (20R.00073) en 26 april 2022 (D/22/058725)). In de afgelopen jaren werd de implementatie van het digitale dossier diverse keren uitgesteld omdat hetgeen door de leverancier ter oplevering werd aangeboden, in de ogen van de GGD-en nog niet gebruiksklaar was. Keuze over stoppen of doorgaan kon niet langer worden uitgesteld De ontwikkeling van het digitale dossier is nu op een punt beland waar een duidelijke keuze over stoppen of doorgaan niet langer kan worden uitgesteld. Tot en met het voorjaar van 2020 was er ondanks de tegenslagen steeds voldoende vertrouwen in een goede afloop van het proces en het werkbaar komen van het dossier. Het vertrouwen werd in de loop van de tijd minder doordat interventies niet alsnog tot het gewenste resultaat leidden.

Vanaf halverwege 2020 zijn diverse stevige interventies gedaan om de samenwerking te verbeteren en oplevering van het GGiD alsnog te realiseren. Dit heeft nog steeds niet geresulteerd in een werkbaar dossier. En het gelopen proces heeft ertoe geleid dat er inmiddels onvoldoende vertrouwen is dat op afzienbare termijn een werkbaar dossier kan worden opgeleverd met de huidige leverancier. Interventies tot nu toe Met de leverancier is continu intensief overleg geweest over zowel de inhoud van een plan van aanpak voor afronding van de nog resterende werkzaamheden als de financiele verplichtingen, om te komen tot een werkend GGiD overeenkomstig de verleende opdracht. Gedurende het ontwikkeltraject zijn onder meer externe toetsingen gedaan op o.a. kwaliteit, functionaliteit, privacy, rechtmatigheid etc. Ook heeft bijsturing gedurende het proces plaats gevonden. Met de leverancier is echter een blijvend verschil van inzicht ontstaan over de kwaliteit en functionaliteit van het GGiD. Daarmee is tevens een impasse ontstaan over het proces. Begin 2021 is met behulp van externe deskundigen een bindend adviesprocedure opgestart over een tweetal geschilpunten van het op te leveren eindproduct.

Het gezamenlijk aangevraagd bindend advies heeft echter, anders dan verondersteld, geen sluitend antwoord gegeven op het verschil van inzicht tussen leverancier en GGD-en over de functionaliteit en kwaliteit van het GGiD. Diverse opleverpogingen leidden helaas nog steeds niet tot een product dat in de ogen van de GGD-en aan de overeenkomst voldeed. Daarop zijn de GGD-en met huip van hun juridisch adviseurs op zoek gegaan naar middelen om daar alsnog toe te komen. In maart 2022 is daarom een aanvraag voor een voorlopig deskundigenbericht ingediend bij de rechtbank. De mondelinge behandeling van de aanvraag diende op 17 mei 2022. Een voorlopig deskundigenbericht is een middel om objectief door de rechtbank vast te laten stellen wat de status is van de afgeleverde werkzaamheden. Met de uitspraak van de rechter in juli 2022 was er helaas nog altijd geen duidelijkheid hoe te komen tot een werkbaar dossier en is het geschil met de leverancier over het dossier niet opgelost. Op basis van de beschikking van de rechtbank is een hoger beroep voorbereid en 4 oktober jl. ingediend, opdat op termijn - na de uitspraak van het gerechtshof - alsnog een voorlopig deskundigenbericht plaats kan vinden. Wij zijn nog in afwachting van deze uitspraak.

Voorbereiding nieuwe aanbesteding starten Naast dat er onvoldoende vertrouwen is dat op afzienbare termijn een werkbaar dossier kan worden opgeleverd met de

huidige leverancier, speelt ook mee dat de grenzen van rechtmatigheid inmiddels in zicht zijn. Om aan de aanbestedingseisen te kunnen blijven voldoen, is een nieuwe aanbesteding en het sluiten van nieuwe overeenkomsten binnen afzienbare termijn noodzakelijk. Bovendien is inmiddels de markt voor dergelijke applicaties verder ontwikkeld en zijn er momenteel applicaties beschikbaar die naar verwachting wel voldoen aan de wensen en eisen van de GGD-en om het werkproces van de jeugdgezondheidszorgprofessionals te ondersteunen. Besluit AB 2 november 2022 tot stoppen met GGiD Dit alles overwegende heeft het algemeen bestuur van GGD regio Utrecht besloten te stoppen met het GGiD. Dit besluit valt ons zwaar, maar er is geen andere mogelijkheid. Dit moeilijke besluit is ook genomen door de andere twee GGD-en. De consequenties van het besluit worden hieronder toegelicht. Gevolgen voor bedrijfsvoering Voor de GGD-en is en blijft het van groot belang dat de jeugdgezondheidsprofessionals goed toegerust zijn hun werk te kunnen doen. Daarvoor hebben zij een goed digitaal kinddossier nodig. Het werk van de GGD-en kan vooralsnog doorgaan met het huidige MLCAS systeem zolang wordt gewerkt aan het verkrijgen van een nieuw digitaal dossier.

Hoewel dit systeem niet meer past in de ambities die GGDrU heeft, is hiermee de continuiteit van de dienstverlening van de JGZ gewaarborgd, tot een nieuwe aanbesteding. Maar een nieuwe aanbesteding is daarom ook vanuit dit punt noodzakelijk. Gezien de ontstane impasse zijn de werkzaamheden ten aanzien van de ontwikkeling van het GGiD stil komen te liggen. Enkel de strikt noodzakelijke werkzaamheden lopen door (zoals juridische werkzaamheden en werkzaamheden om de huidige situatie m.b.t. GGiD in banen te leiden). De drie regio's zijn gezamenlijk opdrachtgever voor het GGiD en dragen op die manier ook gezamenlijk risico.

Kernboodschap Tot onze spijt moeten wij u laten weten dat het algemeen bestuur van GGD regio Utrecht op 2 november 2022 heeft moeten besluiten om te stoppen met het ontwikkelen van het GGiD. Met deze brief informeren wij u over dit besluit en geven we aan wat de vervolgstappen zijn.

Financiën GGD regio Utrecht heeft de afgelopen jaren op verzoek van het bestuur, ingeteerd op reserves om noodzakelijke investeringen (voor bedrijfsvoering en het uitvoeren van de basistaken) in de organisatie mogelijk te maken alsmede een ombuigingsoperatie uitgevoerd. Uitgangspunt bij het financieel beleid was om te werken met een beperkt weerstandsvermogen en zo min mogelijk verhoging van de inwoner/kindbijdrage en als gemeenten bij te springen wanneer nodig. Omdat de gedane investering in het GGiD niet in gebruik wordt genomen is het vanuit boekhoudregels (Besluit Begroting en Verantwoording) vereist om de totale investeringen in het GGiD nog dit boekjaar ineens of te schrijven. De financiele situatie laat het niet toe deze tegenvaller binnen de eigen middelen op te vangen. Voor GGDrU Ieidt dit namelijk tot een negatief eigen vermogen wat (wettelijk) door gemeenten aangezuiverd dient te worden tot minimaal het niveau van het weerstandsvermogen. De provincie, in zijn hoedanigheid van financieel toezichthouder, heeft aangegeven dat dit besluit dient te worden genomen; anders dreigt preventief toezicht. Met de provincie is continue afstemming over de huidige situatie.

Voor ons als GGD regio Utrecht en de gemeenten betekent dit een bedrag van circa € 4,9 miljoen, waarbij de provincie bereid is gemeenten de ruimte te geven om dit ineens bij te dragen of hiervoor maximaal vier jaar de tijd voor te nemen. Verwachting is dat dit leidt tot een bedrag van € 4,09 per inwoner in de JGZ-gemeenten. Daarnaast zijn kosten gemoeid met het afwikkelen van de huidige aanbesteding en het doen van een nieuwe aanbesteding, waarvoor de voorbereidingen gestart zijn. Rekening gehouden moet worden met incidentele kosten zoals het aangaan van een nieuw aanbestedingstraject, juridische kosten en implementatiekosten. Zodra nadere informatie kan worden verstrekt over de definitieve afronding van het digitaal dossier ontvangt u deze uiteraard van ons.

Vervolg Vervolgstappen Het dagelijks bestuur van GGDrU heeft van het algemeen bestuur opdracht gekregen stappen te zetten die nodig zijn om uitwerking te geven aan het besluit om te stoppen met het GGiD en een nieuwe aanbesteding te starten voor een nieuw (bestaand) systeem. Dit betekent dat bestuurlijke besluitvorming wordt voorbereid over de wijze waarop contractafwikkeling kan plaatsvinden, inclusief besluitvorming over de hierboven genoemde incidentele extra benodigde financiele bijdrage. Ook wordt een nieuwe aanbesteding voorbereid. Definitieve besluitvorming hierover in het algemeen bestuur is voorzien voor later dit jaar. Daarnaast heeft het algemeen bestuur opdracht gegeven een onafhankelijk partij te vragen om het traject rondom het GGiD voor regio Utrecht te evalueren. Dit om er lessen uit te leren voor de toekomst. Belang van geheimhouding We informeren u met deze brief over de recente ontwikkelingen. Graag wijzen we er wel op dat beraadslagingen en besluitvorming over het GGiD in de algemene besturen vooralsnog plaatsvindt onder geheimhouding. Dit omdat sprake is van juridische procedures en een nog lopend aanbestedingstraject met de leverancier dat we nu tot een passende afronding willen brengen. Dit vraagt grote zorgvuldigheid om te voorkomen dat de economische, juridische en/of financiele positie van de GGD-en worden geschaad.

Openbaarmaking van informatie zou zowel de positie van de leverancier als de GGD-en kunnen schaden en daarmee de uitkomst van het proces ongewenst kunnen beinvloeden. Afsluiting Zodra nadere informatie kan worden verstrekt over de afronding van het digitale dossier GGiD ontvangt u deze van ons. De GGD zal een informatiebijeenkomst voor raadsleden organiseren (datum volgt).

Bijlagen Vragen en antwoorden GGD Digitaal Dossier (GGiD) (D/22/079177)