A11. RIB KPI's archief- en informatiebeheer 2022 gemeente Oudewater (110780).pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF

Van college van burgemeester en wethouders Vergadering van 22 augustus 2023 Kenmerk Z/23/058523 / D/23/110780 Portefeuillehouder Bas Lont Portefeuille Archiefzaken Opsteller Peele, Karin Onderwerp RIB KPI's archief- en informatiebeheer 2022 gemeente Oudewater

Kennisnemen van • De KPI-rapportage van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek- en Lopikerwaard m.b.t. het Archief- en informatiebeheer gemeente Oudewater 2022 • Het verbeterplan m.b.t. de in de KPI-rapportage 2022 genoemde verbeterpunten

Inleiding Het provinciale toezicht op het archiefbeheer op de gemeenten is in 2012 door de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht veranderd door invoering van het zogenaamde horizontale toezicht. Hiervoor is een instrument ontwikkeld (de KPI-rapportage Archief) waarmee de kwaliteit c.q. stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van het archief- en informatiebeheer binnen een organisatie kan worden gemeten. Deze KPI-rapportage gebruikt het college van burgemeester en wethouders om de jaarlijkse verantwoording richting de raad en provincie af te kunnen leggen met betrekking tot het archief- en informatiebeheer binnen de gemeentelijke organisatie. Bijgaand treft u ter kennisname de KPI-rapportage Archief over het jaar 2022 aan. Deze KPI- rapportage is opgesteld door het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard. Voor wat betreft de inhoud van de rapportage wordt verwezen naar de rapportage zelf. Ten aanzien van de in de in KPI-rapportage 2022 gesignaleerde aandachtspunten op het gebied van het archief- en Informatiebeheer is een plan van aanpak gemaakt om deze op te lossen. Dit plan van aanpak is als bijlage toegevoegd.

Kernboodschap Verantwoording wordt afgelegd richting de provincie in het kader van het interbestuurlijk toezicht m.b.t. de uitvoering van het archief- en informatiebeheer van de gemeente Oudewater in het jaar 2022. Het Regionaal Historisch Centrum oordeelt in haar KPI-rapportage 2022 dat ons informatiebeheer deels aan de eisen van de Archiefwet voldoet, maar dat er ook verbeterpunten zijn te benoemen. Positief is dat er binnen de informatiehuishouding van Oudewater het nodige is gebeurd. Zo is het metadataschema vastgesteld in het Strategisch Informatieoverleg (SIO), en is dit SIO ook 2 maal georganiseerd in het afgelopen jaar conform het vorige plan van aanpak. Het bouwvergunningenarchief 1989-1999 is overgedragen aan het RHC en het 10jarenblok 1989-1999 van het algemene archief is geschoond en wordt momenteel geinventariseerd door het RHC zodat

het in 2023 kan worden overgedragen. Daarnaast is de functie van Informatieadviseur binnen team Documentaire Informatievoorziening (DIV) vervuld. Toch blijkt, ook uit de conclusies uit de ‘Kwaliteitsaudit informatiebeheer 2022’, die in december 2022 is uitgevoerd, dat de kwaliteit van de informatiehuishouding de afgelopen periode achteruit is gegaan. Verklaring hiervoor is o.a. de overstap op nieuwe archiefbeheersystemen (van Corsa naar zaaksysteem Join), waarbij de verantwoordelijkheid voor de archivering van documenten is overgegaan van team DIV naar de behandelende medewerkers binnen de organisatie. Archivering is van groot belang voor de gemeente omdat beslissingen vaak genomen dienen te worden op basis van eerder vastgesteld beleid of vastgelegde besluiten. Ook is archivering van belang om in gelijke gevallen gelijke beslissingen te kunnen nemen en zo de rechten en verplichtingen van burgers te waarborgen. Verwacht mag worden dat de kwaliteit van onze informatievoorziening bij uitvoering van bijgevoegd plan van aanpak KPI's 2022 verder positief zal verbeteren.

Financiën n.v.t.

Vervolg De KPI-rapportage Archief- en informatiebeheer 2022 en het daarbij behorende verbeterplan worden na vaststelling door het college van burgemeester en wethouders toegezonden aan het college van gedeputeerde staten van Utrecht in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht.

Bijlagen 1. KPI-rapportage Archief- en informatiebeheer 2022 gemeente Oudewater (D/23/102913) 2. Het plan van aanpak met verbeterpunten KPI Archief- en informatiebeheer 2022 gemeente Oudewater (D/23/110895)