A11. Raadsinformatiebrief Bibliotheek regionale samenwerking AVV (142604).pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF

Van college van burgemeester en wethouders Vergadering van 28 mei 2024 Kenmerk Z/24/069094 / D/24/142604 Portefeuillehouder Walther Kok Portefeuille Bibliotheek Opsteller Stuart, Chantal Onderwerp RIB Bibliotheek regionale samenwerking AVV

Kennisnemen van De intentieverklaring tot fusie van regiobibliotheek Het Groene Hart en regiobibliotheek Angstel, Vecht en Venen, met ingang van 1 januari 2025.

Inleiding De wereld van de Bibliotheken is sterk in beweging. Als netwerkpartner draagt de Bibliotheek meer-en-meer bij aan maatschappelijke uitdagingen op het gebied van laaggeletterdheid, digitale vaardigheden en burgerschap. Samenwerking met het onderwijs en het sociaal domein biedt veel kansen om invulling te geven aan de relatief nieuwe maatschappelijke positionering van de Bibliotheek, maar vraagt ook veel. De belangrijkste aanleiding voor de fusieplannen is De Bibliotheken kennen een aantal grote uitdagingen: 1. Maatschappelijke opgaven: In het Bibliotheekconvenant tussen de drie overheidslagen Rijk, Provincies en gemeenten worden drie maatschappelijke opgaven benoemd: - Geletterde samenleving; Bevorderen geletterdheid en leesplezier - Participatie in informatiesamenleving; Digitale inclusie en digitaal burgerschap - Leven lang ontwikkelen; Basisvaardigheden en blijvende inzetbaarheid Daarnaast spelen er ook lokale maatschappelijke opgaven in het Sociaal Domein, Cultuur en Educatie, waar Bibliotheken een rol in hebben. 2. Het versterken en verdiepen van lokale verbindingen: Bibliotheken werken steeds meer samen met andere partners.

Hiervoor is het nodig dat Bibliotheken: • meer lokaal samenwerken • hun contacten uitbreiden naar het sociaal domein, onderwijs, kinderopvang, welzijn en cultuur; • de samenwerking in het netwerk de komende jaren verder intensiveren; • nog meer naar buiten treden met gezamenlijke projecten, activiteiten, programmering en collectie;

• vestigingen als zgn, 'third place' (lees: ontmoetingsplaats in de wijk) ontwikkelen, ter versterking van de sociale basis 3 Robuuste organisatie: Het groeiende beroep op de bibliotheken vraagt om “Een toekomstbestendige, maatschappelijk relevante, goed bereikbare en toegankelijke bibliotheek die voldoende wendbaar kan reageren op de behoeften van het publiek, subsidiegevers, ontwikkelingen én die voldoende weerbaar is om onder wisselende omstandigheden continuïteit te kunnen bieden.” Uitdagingen in de huidige praktijk kwetsbaarheid evenwicht Een schets van de huidige situatie van de Bibliotheek AVV en Bibliotheek HGH geeft aan dat krachtenbundeling noodzakelijk is. • In vergelijking met andere bibliotheken is er sprake van een minimale bekostiging door gemeenten. Het landelijk gemiddelde ligt op ca €20,- per inwoner. In onze regio is dat ca. €14,-. Hierdoor kunnen de bibliotheken niet voldoen aan de wettelijke kerntaken zoals geformuleerd in de nieuwe bibliotheekwet (WSOB). Met het oog op de zorgplicht voor gemeenten vanaf 2026 is versterking noodzakelijk. • De huidige basis is smal en armslag voor een flexibele schil ontbreekt. • Er is sprake van personele krapte en een hoge werkdruk. Zowel kwantitatief als kwalitatief bij de bezetting van staf- en ondersteunende diensten. • Er is sprake van kwetsbare kritische bedrijfsprocessen.

Door de kleine contracten is de Bibliotheek minder aantrekkelijk als werkgever. • De bibliotheken hebben weinig ontwikkel- en uitvoeringskracht om te voldoen aan de kaders en richtlijnen van de WSOB, het Convenant en de Netwerkagenda en certificering. • Beide bibliotheekorganisaties zijn te weinig wendbaar om als strategisch gesprekspartner in te spelen op de lokale wensen van gemeenten. Nieuwe wetgeving Bibliotheken moeten voldoen aan kaders en richtlijnen van de Wet Stelsel Openbare Bibliotheken (hierna WSOB) met een zorgplicht voor provincies en gemeenten vanaf 2026 en wet- en regelgeving zoals Arbo, AVG, milieu, etc. Een nieuwe Wet Stelsel Openbare Bibliotheken is in voorbereiding om dit te bekrachtigen. De zorgplicht is er op gericht dat provincies en gemeenten verplicht worden om de bibliotheek structureel te financieren en daarmee te borgen. De provincie financiert met name de regionale backofficetaken. De gemeente bekostigt de dienstverlening die middels certificeringsnormen voldoet aan de nieuwe wet. Hiertoe zijn extra middelen door het Rijk aangekondigd. De uitwerking daarvan wordt in juni 2024 bekendgemaakt. Om toekomstbestendig te kunnen opereren, is krachtenbundeling noodzakelijk.

Regiobibliotheek Het Groene Hart (HGH) en Bibliotheek Angstel Vecht en Venen (AVV), die tot nu toe beide voor de laagste tarieven in Nederland werken, willen hun krachten bundelen door middel van fusie. Daartoe hebben hun raden van toezicht een intentieverklaring ondertekend. De komende tijd wordt het plan om te komen tot een fusie nader verkend en uitgewerkt en worden de volgende stappen doorlopen: • Uitwerken inhoudelijke ambitie en strategisch koersplan. • Uitwerking organisatorische integratie en aansturing/topstructuur. • Meerjaren begroting • Due diligence • Voorbereiden juridische documenten (statuten) De formele besluitvorming tot fusie wordt half september, begin oktober 2024 genomen. Het streven is om op 1 januari 2025 met de nieuwe fusieorganisatie te starten. Het college staat positief tegenover de intentie tot fusie van deze 2 bibliotheken om de volgende redenen: • De bibliotheekorganisaties tonen eigenaarschap voor een toekomstbestendige efficiënte bedrijfsvoering. • Krachtenbundeling is noodzakelijk om antwoord te kunnen geven op de verbreding taken van bibliotheken, conform de nieuwe WSOB en de daaraan gekoppelde zorgplicht voor gemeenten vanaf 2026. Met deze fusie wordt de backoffice verstevigd in relatie tot die wettelijke taken, waarop inmiddels getoetst wordt bij certificering.

• Het toekomstige werkgebied van de nieuwe regiobibliotheek sluit aan bij regio Utrecht West Sociaal Domein. Dat werkt een eenduidige samenwerking tussen bibliotheek en voorliggende voorzieningen in de hand en biedt nieuwe mogelijkheden in dienstverlening

• Lokaal maatwerk blijft geborgd. Schaalvergroting heeft op de activiteiten in de basisdienstverlening weinig invloed omdat de bibliotheken in heel Nederland al met dezelfde concepten werken voor hun activiteiten. Binnen de basisdienstverlening werken bibliotheken nu al met lokale partners als het gaat om doorverwijzing naar elkaars diensten. Dat blijft zo. Daarom heeft schaalvergroting vooral invloed op versterking van de ruggengraat van de organisatie. Personeel kan efficiënter worden ingezet voor gelijke taken in een grotere regio. Lokaal maatwerk bestaat daarnaast met name uit ruimte bieden aan activiteiten van maatschappelijke partners. Ook dat kan gewoon blijven bestaan en hopelijk nog beter gefaciliteerd worden in de verbeterde huisvesting in de toekomst. Het maatwerk in Oudewater aanvullend op de basisdienstverlening bestaat met name uit het werkgeverschap van de cultuurcoach. Dit wordt aanvullend gefinancierd vanuit de combinatieregeling. Dit wordt dus ook niet beïnvloed door schaalvergroting. • Deze beweging voorkomt een extra beroep op budget om de backoffice te versterken. • Een fusie is budgetneutraal voor de basisdienstverlening. De bijdrage per inwoner voor de basisdienstverlening is zo goed als gelijk in beide regio's.

Daarnaast blijft er ruimte voor lokale accenten/ prioriteiten op basis van doelbudgetten die via Sisa- verantwoording per gemeenten gemonitord worden en dus ook alleen in die gemeenten kunnen worden ingezet. (Concreet: Basisdienstverlening Het Groene Hart kost14,44 euro per inwoner. Voor Regiobibliotheek Angstel, Vecht en Venen bedraagt dit 14,73 euro. Beide bijdragen per inwoner zijn exclusief de lokaal verschillende inzet van doelbudgetten als WEB, St. Lezen & Schrijven, IDO etc.) • Besluit tot fusie is in principe een eigenstandig besluit van de Raden van Toezicht van Bibliotheek Het Groene Hart en Bibliotheek Angstel, Vecht en Venen. De geldende Algemene subsidieverordening Oudewater, die per 1 mei as. in werking treedt, geeft het volgende aan: - artikel 11, tweede lid, onder d.: een subsidieontvanger informeert het college onverwijld schriftelijk over wijziging van de statuten voor zover het betreft de vorm van de gesubsidieerde rechtspersoon, de persoon van de bestuurder of bestuurders, en het doel van de rechtspersoon; - artikel 12a, eerste lid: – ten aanzien van periodieke subsidies – het college kan bij de subsidieverlening bepalen dat haar toestemming nodig is voor o.a. het wijzigen van de statuten, het aangaan van diverse overeenkomsten en het ontbinden van de rechtspersoon.

Noch in de regionale samenwerkingsovereenkomst van bibliotheek HGH, noch in de lokale uitvoeringsovereenkomst, noch in de jaarlijkse subsidiebeschikking is hierover een aanvullende bepaling opgenomen. Dat betekent dat een kennisgeving volstaat. Gezien voornoemde argumenten waardeert het college deze ontwikkeling als verstandig.

Kernboodschap Om toekomstbestendig te worden en te blijven, indachtig de nieuwe wetgeving met een zorgplicht voor gemeenten, hebben de Bibliotheek Angstel, Vecht en Venen (AVV) en de Bibliotheek Het Groene Hart (HGH) op 12 februari jl. een intentieverklaring getekend om vanaf één januari 2025 te fuseren tot 1 bibliotheekorganisatie. De belangrijkste aanleidingen voor de fusieplannen zijn: 1 Maatschappelijke opgaven waaraan de bibliotheek moet bijdragen vanuit haar wettelijke kerntaken 2 de hieruit volgende urgentie om lokale verbindingen te versterken en te verdiepen 3 Deze verbreding van taken en doelstellingen vraagt om een robuuste organisatie De komende tijd wordt het plan om te komen tot een fusie nader verkend en uitgewerkt en worden de volgende stappen doorlopen: • Uitwerken inhoudelijke ambitie en strategisch koersplan. • Uitwerking organisatorische integratie en aansturing/topstructuur. • Meerjaren begroting • Due diligence • Voorbereiden juridische documenten (statuten) De formele besluitvorming tot fusie wordt half september, begin oktober 2024 genomen. Het streven is om op 1 januari 2025 met de nieuwe fusieorganisatie te starten.

Het college acht deze ontwikkeling verstandig.

Financiën n.v.t.

Vervolg Vervolgacties De komende tijd worden de volgende stappen doorlopen: • Uitwerken inhoudelijke ambitie en strategisch koersplan • Uitwerking organisatorische integratie en aansturing/topstructuur. • Meerjaren begroting • Due diligence • Voorbereiden juridische documenten (statuten) Besluitvorming in de Raden van Toezicht De formele besluitvorming tot fusie wordt half september, begin oktober 2024 genomen. Het streven is om op 1 januari 2025 met de nieuwe fusieorganisatie te starten. Betrokken Wethouders worden op de hoogte gehouden via de regionaal bestuurlijke overleggen Bibliotheek.

Bijlagen n.v.t.