A11.1 KPI-rapportage Archief- en informatiebeheer 2022 gemeente Oudewater.pdf

Rijnstreek en Lopíkerwaard Postbus-15 5-140AA

Woerden

lšlekerijlmin H47 GR Woerden (1348

42

iht VWoerdennl

Aan Burgemeester en Wethouders van de gemeente Oudewater Postbus 100 3420 DC OUDEWATER

7 5 APR. 2623

liriijnstieek

nl

Woerden, 26 april 2023 Onderwerp: Rapport KPl's archief- en informatiebeheer 2022 gemeente Oudewater.

Geacht College, in 2022. Hierbij doe ik u een rapport toekomen over uw archief- en informatiehuishouding Het dient als kapstok voor het verslag dat u als college en archiefzorgdrager, ex artikel 30 Archiefwet 1995 jaarlijks aan de gemeenteraad moet overleggen. Na behandeling door de aan te bieden aan raad dient u het collegeverslag annex KPl-rapport voor 15 juli Gedeputeerde Staten in het kader van verantwoording voortkomend uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Er lijkt in positieve zin een kentering gaande bij de gemeente Woerden, die het archief- en informatiebeheer voor de gemeente Oudewater uitvoert. Zoals vorig jaar gerapporteerd leken de verbeterplannen in vorige KPl-trajecten vooral voor de bühne gemaakt, omdat feitelijk al bij voorbaat vaststond dat zij niet te realiseren waren met de bestaande bezetting en provincie en RHC drongen aan op reële prioriteiten die er bij DIV lagen. Toezichthouders plannen. Daarbij is eind 2021 ook onderkend dat de personele capaciteit onvoldoende was, onder meer na het rapport “Werken aan toekomstgericht archiefbeheer" en werden er middelen beschikbaar gesteld om die te vergroten. Weliswaar beschrijft een recent de laatste vierjaar uitgevoerde kwaliteitsaudit dat de kwaliteit van de informatiehuishouding flink achteruit is gegaan, toch mogen we verwachten dat er in 2023 in elk geval een opgaande lijn wordt gezien.

Er is vertrouwen dat actiepunten uit het verbeterplan worden gerealiseerd. De vaststelling van het metadataschema is een voorbeeld, maar ook de recente overbrenging van bouwvergunningen of het tienjarenblok waar nu aan gewerkt wordt. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de gemeente Woerden het lukt de beoogde personeelsuitbreiding te realiseren. Gelet op de krapte op de arbeidsmarkt kan dat soms een uitdaging blijken. Het RHC is wen gemeen st

lmppelijlu-

regeling van

de (gemeenten Bodegraven

Reeuwijk

ll',sel5tein

Lopik

Montfoort Oudewater

Woerden lrlnogheemrtmdsthun De Stiditsif

Rijnlanden

De aanbevelingen in dit KPl-rapport sluiten deels aan bij de punten die in het plan van aanpak uit 2022 genoemd staan. Zo zal er in het komende jaar gewerkt worden aan de actualisatie van het Handboek Vervanging uit 2016. Het belang om te borgen dat kwaliteit van gescande documenten goed is, kan niet vaak genoeg onderstreept worden zeker ook in een organisatie die de archivering breed heeft belegd. Daarnaast noemt het verbeterplan ook het opstellen van een lnformatiebeleidsplan 2023-2027 en het wegwerken van de achterstanden in de digitale dossiervorming en in de vernietiging van analoge en digitale informatie. Voor de nabije toekomst zijn de ogen gericht op aansluiting op het e-depot van het RHC. Het is een punt dat de afgelopen jaren vooruit is geschoven, maar de weg is (¿nancieel) nu vrijgemaakt om dit op te gaan pakken. Een inmiddels bekend aandachtspunt is dat er beter zicht moet komen op alle centrale en decentrale informatiestromen binnen de organisatie. Dit houdt ook in dat voor alle informatiestromen de archiefwaardigheid wordt bepaald en de bewaartermijnen worden toegepast. Het verbeterplan voorziet erin dat hiermee een begin wordt gemaakt voor de top 50 van de desbetreffende applicaties.

Om de bewerking en overbrenging van het tienjarenblok 1989-1999 niet op te houden, dient de gemeente op korte termijn afgedwaalde stukken en oude archiefbescheiden die in een volgend tienjarenblok zijn opgenomen bij het RHC aan te leveren. Een medewerker van het die normaliter door de gemeente zelf RHC is belast met de inventarisatiewerkzaamheden, moeten worden verricht. Overigens bevordert deze uitbesteding van werkzaamheden een soepele overgang. Daarnaast zal het gemeentebestuur tijdig actie moeten ondernemen om ervoor te zorgen dat, als het stadskantoor van Oudewater afgestoten wordt in 2023 of 2024, het daarin opgeslagen semi-statisch archief in een archiefruimte wordt ondergebracht die aan de wettelijke eisen voldoet. Het staat buiten kijf dat de gemeente Woerden (inbegrepen de gemeente Oudewater) nog goed op peil te krijgen. Een voor een grote uitdaging staat om de informatiehuishouding zwaluw maakt nog geen zomer. Maar met de inzet en het enthousiasme die de laatste tijd gevoeld wordt moet het komende jaar de rapportage meer groen gaan kleuren.

Mocht u over bijgaande rapportage nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met van de Wetering. Ook kan hij u adviseren over de opzet mijn archiefinspecteur, de heer van uw verbeterplan bij de in het KPl-rapport benoemde actiepunten. Daarbij stel ik het op prijs ter kennisname het verslag van uw college te ontvangen, dat te gemeenteraad en de provincie wordt gestuurd. zijner tijd na/arde Metvriend

"keg

et,

Rijnstreek en Lopikerwaard

RAPPORTAGE KPl's ARCHIEF EN 2022 INFORMATIEBEHEER Gemeente Oudewater

26 april 2023 RHC Rijnstreek en Lopikerwaard

Rapportage

KPl's archief en informatiebeheer

Gemeente Oudewater

2022

Inleiding

Het college van burgemeester en wethouders dient iederjaar aan de gemeenteraad en de provincie verantwoording af te leggen over het archief- en informatiebeheer. Het wordt daarbij ondersteund door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard, die belast is met het interne toezicht op de archiefzorg en het informatiebeheer van de gemeente Oudewater. Hiervoor wordt het archiefbeheer aan de hand van de zogenaamde KPl's (Kritische Prestatie indicatoren) getoetst aan de Archiefwet en -regelgeving Daarbij komt ook aan het licht in hoeverre het verbeterplan dat de gemeente na de voorgaande KPl-ronde opstelde, daadwerkelijk ter hand is genomen. Overigens heeft de Adviescommissie Archieven van de VNG in 2020 een nieuwe handreiking opgesteld voor geactualiseerde archief KPl's. Deze handreiking is afgestemd met het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. Dit rapport is hierop afgestemd. Wanneer de archief KPl's op de juiste wijze worden ingevuld voldoet de gemeente in de richting van de provincie aan de informatieverplichting. De uitvoering van alle ambtelijke taken waaronder het archief- en informatiebeheer heeft de gemeente Oudewater sinds 2015 belegd bij de gemeente Woerden.

De input voor het voorliggende rapport is vooral geleverd door archiefinspecteur van de Wetering en adviseur digitale archieven Mol bij het RHC, in samenwerking met mevrouw Peele, recordmanager en Paap, beleids- en kwaliteitsmedewerker DlV bij de gemeente Woerden. Overigens is de wijze van rapporteren erop gericht de provincie als extern toezichthouder zo praktisch mogelijk van de benodigde informatie te voorzien in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de Verordening systematisch toezichtinformatie provincie Utrecht. Na de vorige KP/-rapportage Het college van burgemeester en wethouders zond bij raadsinformatiebrief nummer Z/22/046954 D/22/078264 6 november 2022 de gemeenteraad de KPl-rapportage over 2022 van het RHC met het vastgestelde plan van aanpak toe. Deze informatie werd voor kennisgeving aangenomen in de raad. Dezelfde informatie werd naar de provincie gestuurd. De provincie heeft hierop als extern toezichthouder nog niet gereageerd met een beoordelingsbrief. Wel werd op 31 augustus 2022 een toezichtbrief verzonden aan de gemeente door de Provincie over het archief- en informatiebeheer 2020-2021 (documentnummer 824C8667), waarbij ook de actuele informatie over 2022 werd betrokken. Het oordeel over de uitvoering daarvan in deze periode luidde 'voldoet deelsl.

Dit betekent dat het informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deels ook nog niet. ln de brief werd vervolgens toegelicht welke veranderingen de provincie zag in het gemeentelijk informatiebeheer ten opzichte van de vorige beoordeling en voor welke onderdelen er nog actie van Oudewater werd verwacht. Daarbij drong de provincie aan op een reëel verbeterplan van de

gemeente, waar in voorgaande jaren een lijst actiepunten werd gepresenteerd die niet of nauwelijks uitgevoerd konden worden. De provincie noemde een 6-tal concrete verbeterpunten, die opgepakt moeten worden, te weten: Pas een compleet kwaliteitssysteem toe op uw informatiehuishouding door het ook jaarlijks uitvoeren van een audit op de digitale beheeromgeving, inclusief het op basis van de audituitkomsten bijstellen van de praktijk. Bereid de realisatie van een e-depot verder voor. Stel in dit kader ook een metadataschema vast, noodzakelijk voor de aansluiting op het e-depot. Werk verder aan het onder gecontroleerd beheer brengen van alle centrale en decentrale informatiestromen binnen uw organisatie. Dit houdt ook in dat voor alle informatiestromen de archiefwaardigheid en de bewaartermijnen worden toegepast. Stel ook de opslagformaten vast en werk toe naar een digitale bewaarstrategie. Actualiseer uw vervangingshandboek. Dit moet in ieder geval gebeuren in verband met de invoering van uw zaaksysteem Decos Join. Actualisatie is ook een continu proces dat via het kwaliteitssysteem periodiek moet worden gemonitord. Werk de achterstanden weg in de digitale dossiervorming en in de tijdige vernietiging van analoge en digitale informatie op zowel centraal als decentraal niveau (zoals in de applicaties Cumulus en Workforce).

Zorg voor de bewerking van de archiefbestanden (bouwvergunningen Oudewater 1920-1999/ 10 jarenblok Oudewater 1989-1999) zodat deze bestanden kunnen worden overgebracht naar het RHC. Voor een deel van deze bestanden is de uiterste wettelijke overbrengingstermijn al overschreden. Een aantal verbeterpunten waren ook al genoemd bij eerdere beoordelingen van de provincie en het RHC.

Nieuwe ontwikkelingen De conclusie van de kwaliteitsaudit informatiebeheer 2022 bevestigt het beeld dat zowel bij DlV als het RHC al bestond, dat de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen de gemeentelijke organisatie de laatste jaren achteruit is gegaan. ln het SlO-overleg van maart 2023 werden daarvoor als verklaringen aangedragen: de overstap op nieuwe archiefbeheersystemen, het verplaatsen van de archivering van DIV naar de gehele organisatie en het reduceren van de DIV-formatie. Wel is de venivachting dat het beeld snel ten goede kan keren, bij uitvoering van de verbeterpunten die in de nabije periode kunnen worden opgepakt.

Microsoft Teams is ondertussen goed in gebruik in de organisatie. Het projectteam dat hiermee bezig is kijkt verder in de organisatie hoe het gebruik beter geborgd kan worden. Hierbij kan gedacht worden aan (tijdelijke) projectsites, meer supervisie door DlV, het onderzoek naar archivering van Teams sites, het opzetten van een Kenniscentrum, het geven van (meer uitgebreide) trainingen en meer. Ook wordt in 2023 verder onderzocht of Teams als een bron kan worden toegevoegd aan MyLex. Als gevolg van de wijze waarop informatie in Corsa voorheen werd geregistreerd en gearchiveerd is het tot nu toe nog niet gelukt een vernietigingslijst uit MyLex op te maken van de daar naar toe gemigreerde informatie uit Corsa. Streven is dit probleem in 2023 op te lossen.

Voor het lopende jaar staat ook de aansluiting op het e-depot op de agenda. Er is in 2022 budget vrijgemaakt, zodat binnen afzienbare tijd de eerste stappen hiervoor kunnen worden gezet. Alvorens er digitaal archief overgebracht kan worden, zal er nog veel werk verzet moeten worden. is er een Om te werken aan de verplichte implementatie van de Wet Open Overheid projectgroep opgezet. ln 2022 is hier een projectleider voor geworven. De gemeente heeft er een aantal jaren voor uit getrokken om naar de eisen van de WOO te werken. Dit brengt organisatorische veranderingen met zich mee maar ook veranderingen in het informatiebeheer. Dit zal een lopende actie voor de komende jaren blijven. Waar de focus meer en meer komt te liggen op de digitale archivering, ligt er in het semi-statisch archief nog wel het nodige “papien/verk". Met de pensionering van DIV-ers van de oude stempel verdwijnt er kennis rond de bewerking van analoge archieven. ln het afgelopen jaar is daarom het tienjarenblok 1989-1999 overgedragen aan het RHC om dit tegen kostprijs te ontsluiten en een inventaris op te leveren. Vervolgens kan formele overbrenging plaatsvinden. De archiefbewaarplaats in het stadskantoor van Oudewater is nog steeds in gebruik voor het semi-statisch archief van Oudewater.

Echter, als de plannen doorgaan om in 2023 of 2024 het stadskantoor af te stoten, zal op korte termijn een oplossing gezocht moeten worden voor het onderbrengen van dit archief. Hierover zijn inmiddels ambtelijk al afspraken gemaakt. Het is niet mogelijk om dit archiefblok onder te brengen in de archiefruimte van de gemeente Woerden, die het RHC beschikbaar stelt. Vorige jaren werd al gesuggereerd om het in de archiefruimte van de gemeente Lopik onder te brengen, waar nog capaciteit daarvoor beschikbaar is. Daarnaast is er een optie van vervroegde overbrenging.

Bevindingen over 2022

Opgemerkt moet worden dat de KPlls zijn gericht op de totale informatiehuishouding van de gemeentelijke organisatie, in al haar verschijningsvormen, dus zowel analoog als digitaal. ln het geval van de gemeente Oudewater is er in de afgelopen jaren door Woerden hard aan gewerkt de ongewenste hybride situatie te beëindigen door het vaststellen van een Handboek Vervanging Archiefbescheiden die ook van toepassing is verklaard op het archiefbeheer van Oudewater. Vanaf 1 januari 2017 wordt er volledig digitaal gewerkt: alle inkomende post wordt sinds deze datum gescand en digitaal in behandeling genomen, afgedaan en opgeslagen in het nu Decos Join. Documentmanagement Systeem

De door de gemeente te ondernemen acties naar aanleiding van de ingevulde vragen zijn in het de praktijk heeft niet alles de hoogste prioriteit, maar zal hier rapport afzonderlijk aangegeven. wel in de komende jaren aan gewerkt moeten worden. Dat blijkt ook uit het naar aanleiding van de rapportage over 2021 opgestelde plan van aanpak voor Oudewater. Met name de volgende KPl-onderdelen behoeven de nodige aandacht in 2023:

Ad KPI 1.3 Strategisch informatieoverieg Hou vast aan het minimaal 2 keer perjaar organiseren van een SlO. Het is de bedoeling dat in dit overleg strategische beslissingen besproken worden zoals het informatiebeleidsplan, de aanschaf van applicaties in verband met toekomstig informatiebeheer, de uitkomst van de jaarlijkse kwaliteitscontrole Ad KPI 1.4 Wijziging overheidstaken: Blijft attent op het maken van concrete afspraken rond archief- en informatiebeheer bij de overdracht van taken (in mandaat) aan derden. Neem dit zo mogelijk op in een standaardprocedure verbonden partijen of samenwerkingsverbanden. Zie ook: Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (verbonden partijen) 2021 van LOPAl KIA/ KVAN. Streef ernaar om de toegestane uitbreiding van 2 Ad 2.2 Mensen, kwantitatief beheer: fte van team DIV gemeente Woerden in 2023 in te vullen, mede om voorbereid te zijn op het Ga in 2023 verder met de bewerking van de vertrek van medewerkers pensionering; ongestructureerde documenten van een gemeentesecretaris en de waardering en selectie 2020 en rond dit van de digitale stukken van 2017 af.

Ad 2.3 Mensen, kwalitatief beheer.' Blijf aandacht besteden aan de kwaliteit van de medewerkers belast met archief- en informatiebeheer; Zorg voor goede instructies van de medewerkers binnen de organisatie die zelf informatie moeten registreren/archiveren in Decos Join. Voer daarnaast door team DIV, conform de toezegging bij KPI 2.3 in het plan van aanpak KPI 2021, de nodige kwaliteitscontrole uit. Ad KPI 3.1 Archiefruimten: Neem tijdig maatregelen tot onderbrenging van het semi-statisch archief bij afstoting van het stadskantoor, waarbij het nodig is ook ruimte elders (buiten RHC/gemeente Woerden) te betrekken; Zorg ervoor dat er vanaf 2023 in Workforce en Cumulus vernietigd wordt, nu hier in de afgelopen jaren afspraken over zijn gemaakt; Bekijk in 2023 aan de hand van het applicatieoverzicht de top 50 van vakapplicaties waaruit informatie voor de lange termijn bewaard moet worden, overeenkomstig het plan van aanpak KPI 2021 (zie ook KPI Ad 3.3 E-depot: Het realiseren van een eerste aansluiting van Woerden (en Oudewater) op het e-depot staat gepland in 2023. Overleg in het tweede kwartaal van 2023 met het RHC hoe dit uitgevoerd kan worden. Ad 3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming.' Zorg dat het interne calamiteitenplan van de namen en archiefbewaarplaats in Oudewater up-to-date gemaakt wordt in 2023 telefoonnummers).

Ga op basis van de in 2022 uitgevoerde audit in Ad 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer.' Ga, conform 2023 aan de slag om verbeteringen aan te brengen, die hieruit voortkomen; 19-3 aan de slag met: de projectdocumentatie in Microsoft Teams afspraak in het SlO en stel een procedure op voor de archivering vanuit Teams; Verbeter in 2023 Decos de inrichting van Decos JOIN, herzie de zaaktypecatalogus en verbeter de beschrijving van diverse Stel het duurzaamheidsbeleid op (metadataschema, overzicht bestandsformaten processen;

alsmede een protocol voor conversie en migratie). Dit alles overeenkomstig 2022.

het verbeterplan uit

Ad 5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal: Ga conform het plan van aanpak uit 2022 in Q1/2023 aan de slag met de top 50 vakapplicaties om te bepalen welke informatie bewaard moet worden voor welke termijn. Ad 5.3 Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal: Zorg er in 2023 voor dat de informatie uit Corsa die gemigreerd is naar MyLex voldoet aan de eisen die hieraan in de Archiefwet 1995 worden gesteld en dat eruit vernietigd kan worden, of maak hierover afspraken met de archiefinspecteur. Ad 7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer: Actualiseer in Q2 van 2023, conform het de overgang van Corsa naar plan van aanpak uit 2022, het Handboek Vervanging uit 2016 Decos Join in 2021. Ad 5.9 Ops/agformaten.' Stel in 2023 de binnen de gemeente te gebruiken standaard opslagformaten vast in het bewaarbeleid conform de toezegging in het plan van aanpak KPl 2021. Ad 6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen.' Voer toch wekelijks dan wel maandelijks steekproefsgewijs controles uit op door medewerkers (niet DlV zijnde) gescande documenten. Ad 6.3 Archiefse/ectie/ijst, hotspotmonitor en stukken/ijst: Overleg in het eerstvolgende SlO in 2023 de hotspotmonitor of -lijst over de afgelopen jaren en stel deze vast. Denk hierbij aan de bewaring van documenten en informatie uit sociale media rond de coronacrisis en opvang van vluchtelingen uit Oekraine.

Ad 7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn.' Draag na de bewerking door het RHC van het 10-jarenblok 1989-1999 dit formeel over in 2023/2024. Zorg dat dit aangevuld wordt met archiefbescheiden die ten onrechte in het archiefblok vanaf 2000 zijn opgenomen, zodat dit kan worden afgerond door het RHC. project Ad 8.2 Beperking openbaarheid na overbrenging.' Bij de bewerking van het archiefblok 19891999 door het RHC zal rekening moeten worden gehouden met eventuele beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden hierin.

Geadviseerd wordt om in het verslag van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad concreet aan te geven hoe en wanneer de verbetering van deze punten wordt opgepakt. Het is zinvol het RHC hierbij te betrekken. Voorts kan diezelfde informatie gebruikt worden voor het in kennis stellen van de Gedeputeerde Staten. De interbestuurlijke toezichthouder archieven van de Provincie Utrecht zal dan aan de hand van het beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht Provincie Utrecht (Provinciaal Blad 2013, beoordelen in hoeverre geconstateerde gebreken daadwerkelijk als taakverwaarlozing moeten worden aangemerkt.

Conclusie

Er lijkt een kentering gaande bij de gemeente Woerden, die het archief- en informatiebeheer voor de gemeente Oudewater uitvoert. Zoals vorig jaar gerapporteerd leken de verbeterplannen in vorige KPl-trajecten vooral voor de bühne gemaakt, omdat feitelijk al bij voorbaat vaststond dat zij niet te realiseren waren met de bestaande bezetting en prioriteiten die er bij DIV lagen. Toezichthouders provincie en RHC drongen aan op reële plannen. Daarbij is eind 2021 ook onderkend dat de personele capaciteit onvoldoende was, onder meer na het rapport “Werken aan toekomstgericht archiefbeheer" en werden er middelen beschikbaar gesteld om die te vergroten. Weliswaar beschrijft een recent uitgevoerde kwaliteitsaudit dat de kwaliteit van de informatiehuishouding de laatste vier jaar flink achteruit is gegaan, toch mogen we verwachten dat er in 2023 in elk geval een opgaande lijn wordt gezien. Er is vertrouwen dat actiepunten uit het verbeterplan worden gerealiseerd. De vaststelling van het metadataschema is een voorbeeld, maar ook de recente overbrenging van bouwvergunningen of het tienjarenblok waar nu aan gewerkt wordt. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de gemeente Woerden het lukt de beoogde personeelsuitbreiding te realiseren. Gelet op de krapte op de arbeidsmarkt kan dat soms een uitdaging blijken.

De aanbevelingen in dit KPl-rapport sluiten deels aan bij de punten die in het plan van aanpak uit 2022 genoemd staan. Zo zal er in het komende jaar gewerkt worden aan de actualisatie van het Handboek Vervanging uit 2016. Het belang om te borgen dat kwaliteit van gescande documenten goed is, kan niet vaak genoeg onderstreept worden zeker ook in een organisatie breed die de archivering heeft belegd. Daarnaast noemt het verbeterplan ook het opstellen van een lnformatiebeleidsplan 2023-2027 en het wegwerken van de achterstanden in de digitale dossiervorming en in de vernietiging van analoge en digitale informatie. Voor de nabije toekomst zijn de ogen gericht op aansluiting op het e-depot van het RHC. Het is een punt dat de afgelopen jaren vooruit is geschoven, maar de weg is (financieel) nu vrijgemaakt om dit op te gaan pakken. Een inmiddels bekend aandachtspunt is dat er beter zicht moet komen op alle centrale en decentrale informatiestromen binnen de organisatie. Dit houdt ook in dat voor alle informatiestromen de archiefwaardigheid wordt bepaald en de bewaartermijnen worden toegepast. Het verbeterplan voorziet erin dat hiermee een begin wordt gemaakt voor de top 50 van de desbetreffende applicaties.

Om de bewerking en overbrenging van het tienjarenblok 1989-1999 niet op te houden, dient de gemeente op korte termijn afgedwaalde stukken en oude archiefbescheiden die in een volgend tienjarenblok zijn opgenomen bij het RHC aan te leveren. Een medewerker van het RHC is die normaliter door de gemeente zelf moeten belast met de inventarisatiewerkzaamheden, worden verricht. Overigens bevordert deze uitbesteding van werkzaamheden een soepele overgang. Daarnaast zal het gemeentebestuur tijdig actie moeten ondernemen om ervoor te zorgen dat, als het stadskantoor van Oudewater afgestoten wordt in 2023 of 2024, het daarin opgeslagen semi-statisch archief in een archiefruimte wordt ondergebracht die aan de wettelijke eisen voldoet. Het staat buiten kijf dat de gemeente Woerden (inbegrepen de gemeente Oudewater) nog voor

een grote uitdaging staat om de informatiehuishouding goed op peil te krijgen. Een zwaluw maakt nog geen zomer. Maar met de inzet en het enthousiasme die de laatste tijd gevoeld wordt moet het komende jaar de rapportage meer groen gaan kleuren.

KPl- rapportage Ja:

archief- en informatiebeheer

Gemeente Oudewater

2022

arcering. Gemeente voldoet aan de norm

Deels: oranje arcering. Gemeente voldoet nog niet aan de norm Nee:

arcering. Gemeente voldoet niet aan de norm

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

1.1 Archiefverordening Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? ls deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b ls deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.2 Beheerregeling informatiebeheer (voorheen Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling lnformatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de archiefbewaarplaats?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

(nieuw) 1.3 Strategisch informatieoverleg Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch ingesteld? informatieoverleg

Advies RHC: Hou vast aan het minimaal 2 keer per jaar organiseren van een SIO. Het is de bedoeling dat in dit overleg strategische beslissingen besproken worden zoals het informatiebeleidsplan, de aanschaf van applicaties in verband met toekomstig informatiebeheer, de uitkomst van de jaarlijkse kwaliteitscontrole

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

1.4 Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij ophef¿ng, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?

Advies RHC: Blijft attent op het maken van concrete afspraken rond archief- en informatiebeheer bij de overdracht van taken (in mandaat) aan derden. Neem dit zo mogelijk op in een standaardprocedure verbonden partijen of samenwerkingsverbanden. Zie ook:

1.5 Gemeenschappelijke regelingen a Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeertl voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

Advies RHC: Blijf bij het uitbesteden van taken aan gemeenschappelijke regelingen /verbonden partijen door het college attent op het treffen van voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden.

b Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? (nieuw)

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.6 Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (verbonden partijen) 2021 van LOPAI KIA I KVAN.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindveranhNoordelijkheid?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.8 Publicatie en bekendmaking (nieuw) Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Of¿ciële Publicaties en/of op httpszllwwwcf¿cielebekendmakingen.nl/gemeenteblad

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

2.1 Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?

Ja: De kosten verbonden aan de zorg voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen (dynamisch/semistatisch archief) en het ICT-budget zijn moeilijk gespeci¿ceerd aan te geven. Hieronder vallen personeelslasten DlV, inhuur tijdelijk personeel, invoering zaakgericht werken, maar ook kosten voor programmatuur etc. Buiten dat is Oudewater ambtelijk samengevoegd met Woerden waardoor kosten moeilijk zijn te onderscheiden.

beheer 2.2 Mensen, kwantitatief Hoeveel mensen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de het beheer van de archiefbescheiden van de zorg voor gemeentelijke organen?

De formatie DIV voor Woerden en Oudewater samen is op dit moment 7,36 fte vast.

Er zijn ongeveer 300 informatieveniverkende medewerkers bij de gemeente Woerden.

Een deel van de medewerkers is onvoldoende op de hoogte ondanks dat er interne richtlijnen beschikbaar zijn via het intranet. Bij geconstateerde afwijking van de interne regels wordt de betreffende daarop aangesproken. ln verband met invoering zaakgericht werken zijn er gebruikerscursussen georganiseerd.

Advies RHC: Streef ernaar om de toegestane uitbreiding van 2 fte van team DIV gemeente Woerden in 2023 in te vullenI mede om voorbereid te zijn op het vertrek van medewerkers pensionering.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

Advies RHC 2021: Zorg er in 2022 voor dat er voldoende personele capaciteit is om alle taken en geplande projecten de komende jaren uit te kunnen voeren, in lijn met het raadsvoorstel dat mede op grond van het 4-11-2021 rapport van Vwm Helder (Werken aan toekomstgericht informatiebeheer) wordt gemaakt.

Er is voor 2022 voor team DIV Woerden uitbreiding met 3 fte aangevraagd. Begin van dat jaar is een recordmanager in dienst getreden. Voor 2023 is vervolgens uitbreiding van 2 fte aangevraagd en verkregen. De invulling van deze vacatures verloopt moeizaam. Bij het RHC was in 2022 8,2 fte beschikbaar de uitvoering van haar taken voor het gehele werkgebied. Dit bestond uit 7,5 fte in vaste dienst, en 0,7 fte via Ferm Werk in dienst. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

Advies RHC: Ga in 2023 verder met de bewerking van de ongestructureerde documenten van een gemeentesecretaris en de waardering en selectie van 2020 en rond dit de digitale stukken van 2017 af.

Norm

f

i

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders?

zo 'dra

Wordt erwíoldaaíían'deïiorm

Te oiídêrnemen'actlel dooi'

Ja: Zie brief GS 31-8-2022 nr 824C8667 Beoordeling lnterbestuurlijk Toezicht informatiebeheer over 2020-2022.

Zie

KPl

f

en de inleiding van deze rapportage.

Blijf aandacht besteden aan de

2.3 Mensen, kwalitatief beheer Kan het college als arehiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook

Advies RHC:

Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar beheren worden gedaan?

Conclusie RHC: Zorg voor goede instructies van de medewerkers binnen de organisatie die zelf informatie moeten registreren/archiveren in Decos Join. Voer daarnaast door team DIV, conform de toezegging bij

de medewerkers belast met archief- en kwaliteitven 'nfo'mat'ebeheer-

V

Wordt er voldaan aan de norm

Norm

Te ondernemen actie door zorgdrager KPI 2.3 in het plan van aanpak KPl 2021, de nodige kwaliteitscontrole uit.

Zie KPI

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders?

toezicht 2.4 Mensen, kwantitatief Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archie¿nspecteurs en/of andere medewerkers. (Zie ook

l

de Bij het RHC is 0,8 fte beschikbaar toezichthoudende rol voor het gehele werkgebied. Dit bestaat uit 0,6 fte adjunctstreekarchivaris archie¿nspecteur en 0,2 fte archivist.

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

zweem sm

3.1 Archiefruimten a Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

Advies RHC: Neem tijdig maatregelen tot onderbrenging van het semi-statisch archief bij afstoting van het stadskantoor, waarbij het nodig is ook ruimte elders (buiten RHC/gemeente Woerden) te betrekken.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

b Gebruikt het college deze archiefruimte(n) de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

c Beschikt het college over applicaties DMS RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?

Advies RHC: Zorg ervoor dat er vanaf 2023 in Workforce en Cumulus vernietigd wordt, nu hier in de afgelopen jaren afspraken over zijn gemaakt; Bekijk in 2023 aan de hand van het applicatieoverzicht de top 50 van vakapplicaties waaruit informatie voor de lange termijn bewaard moet worden, overeenkomstig het plan van aanpak KPl 2021 (zie ook KPl

3.2 Archiefbewaarplaats a ls door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke` een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats bewaren overgebrachte archiefbescheiden?

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

de te

3.3 E-depot a Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?

Advies RHC: Het realiseren van een eerste aansluiting van Woerden (en Oudewater) op het e-depot staat gepland in 2023. Overleg in het tweede kwartaal met het RHC hoe dit uitgevoerd kan worden. Stel in 2023 in ieder geval het benodigde metadataschema vast en zorg voor goede toepassing van TMLO/MDTO.

Wordt er voldaan aande norm V

Norm

i

V

Te ondernemenactie door zorgdrager

3.4 Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicopro¿el, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan?

Advies RHC: Zorg dat het interne calamiteitenplan van de archiefbewaarplaats in Oudewater up-to-date namen en gemaakt wordt in 2023 telefoonnummers).

V

f

Norm

denor'm Wordt er voldaan aan

b Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen prioriteiten in het voor te ontruimen archiefbescheiden collectieplan? (zie ook

Te ondernemenactie door zorgdrager Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Mimeïtsiørg entoezicht ehuis¿ Hoefdvraag: Werkt Ide*gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetening)wen haerf 1 miormam

4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer a Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

van

Advies RHC: Ga op basis deiin2022 uitgevoerde audit in 2023 aan de slag om verbeteringen aan te brengen, die hieruit voortkomen.

Zo ja. welk systeem?

c Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

Advies RHC: Ga, zoals vastgelegd tijdens het SIO 19-3 aan de slag met: de projectdocumentatie in Microsoft Teams en stel een procedure op voor de Verbeter in 2023 archivering van een Teamsite; Decos de inrichting van Decos JOINI herzie de zaaktypecatalogus en verbeter de beschrijving van diverse processen; Stel een duurzaamheidsbeleid op (metadataschema, overzicht bestandsformaten alsmede een protocol voor conversie en migratie).

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

b Werkt de archieforganisatie op basis van een

kwaliteitszorgsysteem?

c Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?

4.3 Gekwali¿ceerde gemeentearchivaris a Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte?

Te ondernemen actie door zorgdrager Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

kwaliteitszorg! benchmark 4.2 Archieforganisatiel a ls er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archie¿nstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? Deels: De archieforganisatie werkt niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Nee: Het RHC doet niet mee aan de landelijke benchmarking van KVAN (Koninklijke in Hederland). \_/ereniging van Archivarissen Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

4.4 Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

4.5 Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

l

Ördoning,

autlmiüciteít, context,toogankoliiltheidenduurzaamheid amhlomhm

Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de' materialen, de'aviheritftätêit. vande context en toegankelijkheid en de duurzaamheid

archiemescheiden?

Norm

aan

Wordt or voldaan do norm

V

Te ondememon actie dooraorgdrager

5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefoescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuuf?

Advies RHC: Ga conform het plan van aanpak uit 2022 in Q1/2023 aan de slag om te bepalen welke informatie uit vakapplicaties bewaard moet worden en voor welke termijn.

5.2 Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:

Conclusie RHC: Geen actie meer nodig want dit is in 2023 afgerond.

1

'Worm"35

t

'Wordt er voldaan aande norriïšg

Tewondernemen actie dooršorädraie'r

a.1 de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

a.2 wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

a.3 de samenhang met andere archiefbescheiden;

a.4

de uitgevoerde beheeractiviteiten;

a.5 de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.

Advies RHC: Zie het advies bij KPI

en 6.1 b

Norm

f 5.3 Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?

5.4 Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

Wordt ervoldaan aan de normff

Te ondernemen actie döor rzôrgdiiageifg,fW Advies RHC: Zorg er in 2023 voor dat de informatie uit Corsa die gemigreerd is naar MyLex voldoet aan de eisen die hieraan in de Archiefwet 1995 worden gesteld en dat eruit vernietigd kan worden,of maak hierover afspraken met de archie¿nspecteur.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

waar;

I Wordt ervoldaan aande

Te (ondernemeníàctletdoor

zorgd'rïager

bij opslag analoog 5.5 Duurzame verpakkingsmaterialen Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden?

5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog zijn er naast 5.4 en Waarborgt het archiveringssysteem 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?

Advies RHC: Actualiseer in Q2 van 2023, conform het plan van aanpak uit 2022, het Handboek Vervanging uit 2016 de overgang van Corsa naar Decos Join in 2021.

5.8 Aanvullende metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd?

Advies RHC: Jaarlijks dient bekeken te worden of er aanvullingen nodig zijn.

5.9 Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

Advies RHC: Stel in 2023 de binnen de gemeente te gebmiken standaard opslagformaten vast in het bewaarbeleid conform de toezegging in het plan van aanpak KPI 2021.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Zie het advies bij KPl

5.10 Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, authenticiteit van de verschijningsvorm en gedrag digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? 5.11 Voorzieningen compressie en encryptie a Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Zo ja, welke?

b En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?

c Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

Te ondernemen actie door zorgdrager

Niet van toepassing: Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie en encryptie.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Vervanging, conversie/migratie,

selectie, vernietiging

en vervreemding

van archießescheiden

Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud enlof context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? C

4

Norm

Wordt ervoldaanaan de norm

VTeondernemenactie l'door'zorfgdrïagåi'r

6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen het vervangen van a Past de gemeente vervanging toe papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigdl?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

Advies RHC: Voer toch wekelijks dan wel maandelijks steekproefsgewijs controles uit op door medewerkers (niet DIV zijnde) gescande documenten.

c Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

6.2 Converteren en migreren a Wordt er tijdig geconverteerd! gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b ls er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

6.3 Archiefselectielijst,

en stukkenlijst hotspotmonitor a Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

c Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

d ls er een Hotspotmonitor vastgesteld?

Advies RHC: Overleg in het eerstvolgende SIO in 2023 de hotspotmonitor of -lijst over de afgelopen jaren en stel deze vast. Denk hierbij aan de bewaring van documenten en informatie uit sociale media rond de coronacrisis en opvang van vluchtelingen uit Oekraïne.

6.4 Vernietiging en verklaringen a Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen a Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd?

b Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?

Niet van toepassing

c Zo jal heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?

Niet van toepassing

d Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

Niet van toepassing

7.1 Overbren a Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvooiziening?

Advies RHC: Draag na de bewerking door het RHC van het 10-jarenblok 1989-1999 dit formeel over in 2023/2024. Zorg dat dit aangevuld wordt met archiefbescheiden die ten onrechte in het archiefblok vanaf 2000 zijn opgenomen, zodat dit project kan worden afgerond door het RHC.

b Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?

zijn de redenen, principieel c Zo nee, wat is de reden en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?

7.2 Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Wordt er voldaan aan de norm

Norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

7.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?

awßehš¿ikbarheidrigineen endubrm

A

CdusecliRHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

a Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor een ieder kosteloos te raadplegen? b Kan een ieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?

c Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?

d Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie

8.2 Beperking openbaarheid na overbrenging a ln beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? b Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?

Nee: ln voorkomende gevallen zijn dergelijke aanvragen conform de WhO in behandeling genomen.

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Advies RHC: Bij de bewerking van het archiefblok 19891999 door het RHC zal rekening moeten worden gehouden met eventuele beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden hierin.

Norm

actie door zorgdrager

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen

Niet van toepassing.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

c Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene Verordening gegevensbescherming

d Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden op het gebied van milieu-informatie inperkt? d Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging?

8.3 Beperking openbaarheid na 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik a Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? b Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd?

8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling a Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbe-

Niet van toepassing

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Tö'ïíndèmemïnïêïledoorzïígdragw

JuitJte lenen

aan het archiefscheiden voor bepaalde tijd vormende overheidsorgaan? ls dit wel/niet voorgevallen? b Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en ¿nanciële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefoescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik a ls er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest? 8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontof¿oe met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.