A08 - Ingekomen stuk RHC Rijnstreek en Lopikerwaard - Ontwerp-begroting 2022.pdf

N4= RHC " Rilnstreek en Lopikerwoard Postbus 45 3440 AA Woerden De Bleek 2 3447 GV Woerden

Aan

r 0348428846 E rhc@woerden.nl

de gemeenteraad van Oudewater

W www.rhcrijnstreek.nl

Postbus 100 3420 DC OUDEWATER

Woerden, 14 april2021

| 5 APR. 202t

Betreft: begroting RHC

Geachte dames en heren,

Hierbij doe ik u, conform artikel 7 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard de ontwerp-begroting voor het jaar 2022 toekomen. Indien u dat wenst kunt u uw zienswijze hieromtrent bij de Archiefcommissie naar voren brengen. De vaststelling van de begroting komt aan de orde in de vergadering van de Archiefcommissie (het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum) van 2 juli a.s.

Voor de goede orde vermeld ik hier dat de financiële administratie en verantwoording is geihtegreerd in die van de gemeente Woerden, centrumgemeente van de gemeenschappel ij ke regel i ng.

Hoogach tend, mlsste

\] J

. Bodegraven . Lopik . Montfoort . Oudewater

. Reeuwijk . Woerden . lJsselstein . Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

RHC Rij nstreek en Lopi kerwaard

ONTV/ERP

BEGROTING 2022 en meerjarenraming tot 2025

Gemeenschappelijke Regeling van de Gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden, IJsselstein en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden.

RHC Rijnstreek en Lopikerwaard Postbus 45 3440 AA Woerden

www.rhcrijnstreek.nl

MEMO Bij de ontwerp-begroting 2022 en meerjarenraming De begroting 2022 loopt in lijn met wat eerder in de meerjarenraming was voorzien: Een afwijking daarop in de salariskosten vloeit voort uit een iets hogere stijging dan eerder begroot van de cao-lonen in2020. Daamaast bleek op detailniveau de gemeente Bodegraven-Reeuwijk relatief een iets sterkere stijging van inwonertal en archiefineters te kennen, wat zich vertaalt in een wat hogere bijdrage dan eerder begroot. Meest onzekere factor in het financieel overzicht is het e-depot, de voorziening voor blijvend te bewaren digitaal archief. De begroting gaat uit van een verlenging van het contract voor het e-depot medio 2022. Voor de voortgang van het project e-depot is het RHC aflrankelijk van de inbreng van de deelnemers. De Coronacrisis zet de eerder gemaakte planning voor het e-depot onder druk. De begroting gaat vooralsnog uit van de aansluiting van de gemeente Woerden/Oudewater en/of HDSR conform de bestaande planning in2022. Als dit niet lukt vallen de contractkosten (post I I b) dat jaar maximaal 20.000 euro lager uit. Overigens een belangrijk deel van deze contractkosten kan in 2022 nog worden betaald uit de voorziening e-depot (batig saldo 20 I 9) en wordt dus nog niet volledig omgeslagen in de te betalen bijdragen van de deelnemers.

Voor wat betreft de kosten van het e-depot in de wat verdere toekomst, laat de meerjarenraming zien dat aansluiting op het e-depot van ook de andere deelnemers niet of nauwelijks van invloed is op de contractkosten voor een basis-voorziening van het e-depot. De samenwerking loont dus. In 2025 is voor de verdere ontwikkeling van het e-depot (eenmalig) € 15.000 extra begroot om het ook mogelijk te maken de overbrenging van video-tulen en een technische applicatie (CAD) te realiseren. Het RHC moet zo anticiperen op de wettelijk verplichte overbrenging van archiefuaardige digitale informatie vanuit de deelnemers. Uitgangspunt blijft overigens dat kosten van aansluiting van (gemeentelijke) applicaties op het e-depot voor rekening van de desbetreffende deelnemer-zelf komen en dus niet van invloed zijn op de RHC-begroting. Verder voorziet ook de nu voorliggende meerjarenraming erin dat er vanaf 2023 extra personele inzet (0,2 fte, schaal 8) nodig is voor het beheer van het e-depot.

In de meerjarenraming is uitgegaan van een jaarlijkse stijging van de lonen van 2o/o en van een consumentenprijsindex van 3%o, die belangrijk is omdat een afgeleide daarvan invloed heeft op de kosten van de DVO met de gemeente Woerden. Verschuivingen in inwonertal en (waarschijnlijker) overgebrachte archiefmeters bepalen de uiteindelijk te betalen bijdrage per deelnemer. De meerjarenraming gaat uit van de huidige situatie. De p.m.-post tijdelijk personeel levert geen risico op, omdat die gekoppeld is aan de inkomsten uit extra werkzaamheden. De begroting en daarmee ook de hoogte van de bijdragen van de deelnemers is inclusief btw. Voor de aangesloten gemeenten geldt dat zij het btw-aandeel binnen de verschuldigde bijdrage kunnen terugvragen uit het BTW-compensatiefonds. Per saldo komt daarmee de bijdrage lager uit. Bij de begroting is daarom apart een overzicht gegeven van het btw-aandeel van de afzonderlijke deelnemers. Het hoogheemraadschap kan geen gebruik maken van het compensatiefonds. Gelet op het besluit van de Belastingdienst is er geen btw verschuldigd over de personele kosten, die door de gemeente Woerden worden doorbelast aan het RHC op grond van de Overeenkomst kosten gemene deler. Voor alle overige diensten die de gemeente Woerden voor het RHC venicht, inclusief de huisvesting, is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten.

Over de hiermee gemoeide kosten wordt wel btw berekend.

Tot slot wordt opgemerkt dat het RHC niet met reserveringen werkt. Een eventueel positief saldo wordt in beginselaltijd in mindering gebracht op de bijdrage voor het volgende jaar. De hoogte van de bijdrage kan hierdoor bij benodigde investeringen (extra) stijgen. De begrotingssystematiek van het RHC wijkt af ten opzichte van veel andere gemeenschappelijke regelingen. Centrumgemeente Woerden neemt op grond van de gemeenschappelijke regeling de financiële verantwoording van het RHC in de gemeentelijke jaarrekening mee, waarin de hier genoemde begrotingsposten worden opgenomen. De provincie Utrecht ging in 20 l8 akkoord met handhaving van de bestaande inrichting van de begroting en acht het niet nodig om alle voorschriften van het vemieuwde BBV in de (bescheiden) begroting van het RHC te doen verwerken.

J

BATEN

Nr 0l

Biidragen deelnemers RHC: Bodegraven-Reeuwijk Lopik MontÍbort Oudewater Woerden IJsselstein

02 03

04

Hoogheemraadschap De Stichtse Riinlanden Leges, overige inkomsten Extra ontvangen inkomsten semi-statisch archieÍbewerking Voorziening e-depot TOTAAL

BEGROTING RHC

€ 166.732 € I8t.914 € 68.961 € 72.562 € 66.928 € 70.099 € 46.912 € 49.322 € 256.773 € 271.423 € 145.077 € 153.294 € 187.132 € 198.686 € 3.000 € 3.000 p.m.

p.m

€ 38.115 € 30.s00 c 979.630 € 1.030.800

4

RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD 2022 Nr

0la 0lb

0lc 02 03

04 05

06

07a 07b 07c 08

09

l0 l la

llb t2 l3

t4 t5

LASTEN

€ 563.s00

Salarissen medewerkers Tiideliik personeel

€ s86.000

p.m.

€ 19.200 € 6.900

Materiële verzorger Rei skosten woon-werkverkeer Reiskosten medewerkers Abonnementen/lidmaatschappen Aankoop boeken en vakliteratuur Kantoorbehoeft en, archiefmateriaal Website, automatisering Digitalisering Contract LiralPictoright Vorming en opleiding Public relations DVO Woerden Ontwikkeling e-depot Basiscontract e-depot Onvoorziene uitgaven Btw over afgenomen diensten en leveranties Sub-totaal salarissen en kantoorkosten

€ €

€

1. r00

1.750

s00

€ 5.200 € 29.000

€

€ € €

s.300

2.300 1.750 1.000

€ r 03.9s0

€ 7.600 € 31.500 € 1.000 € 44.350

p.m

€ €

€

19.600

6.900

r.100

€ 1.800 € 500 € 5.300 € 30.500 € 5.400 € 2.300 € 2.000

€

r.000

€ 104.400

€ 8.000 € 51.100 € 1.500 € 49.000

€ 825.900

€ 876.400

e 127.050

DVO Woerden (voorheen huur archiefbewaamlaats) Btw over DVO aandeel archiefbewaarplaats Sub-totaal depot-kosten

€

€, 153.730

€ 127.600 € 26.800 € 154.400

TOTAAL GENERAAL

c 979.630

€ 1.030.800

26.680

Voststelling voorzien in de vergadering van de Archiefcommissie van I juli 2021,

J.F. van Rooijen, secretaris.

V.J.H. Molkenboer, Voorzitter

5

Toelichting bij de specifieke begrotingsposten 2022: Baten: 01.

02 03

04

Dit zijn de door de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling te betalen bijdragen, berekend conform de verdeelsleutel, gebaseerd op inwoneftal en aantal beheerde meters archief. (zie bijlage voor de berekening). Verschillen tussen de geraamde bijdrage en de werkelijk te betalen bijdrage worden in het jaar, volgend op het begrotingsjaar, door de gemeente Woerden met de andere deelnemers verrekend. De bijdrage is gebaseerd op de kosten die het RHC inclusief brw maakt. Gemeenten die een beroep doen op het BTW-compensatiefonds kunnen het btw-verschil begin 2023 terugvragen. Inkomsten uit leges voor door RHC-medewerkers verricht archiefonderzoek en de levering van reproducties uit de archieven en collecties. Inkomsten uit de bewerking van het semi-statische archief of andere werkzaamheden die niet behoren tot de kerntaak van het RHC en apart doorberekend worden aan de desbetreffende deelnemer. lnzet van het batig saldo 2019 voor het project e-depot, dat bij uitzondering niet is verrekend met deelnemers (besl uit 02-07 -2020 Arch iefcomm i ssie).

Lasten: 0l a. De totale formatie omvat 7,44 fte. Er is rekening gehouden met een stijging van salarislasten voor de gemeente als werkgever van 2,5%o. Op grond van de overeenkomst kosten voor gemene rekening brengt de gemeente Woerden 97%o van de salariskosten in rekening bij het RHC. Hierover is geen btw verschuldigd. 0rb Kosten die voortvloeien uit een eventueel dienstverband van een medewerker met een tijdelijke aanstelling, in verband met en volledig gedekt uit de extra inkomsten uit werkzaamheden voor semistatische archieven. Een dergelijke eventuele aanstelling geschiedt dus budgettair neutraal. 0lc De materiële verzorger wordt op basis van detachering tewerkgesteld vanuit Ferm Werk. 02 De post is gebaseerd op de reiskosten van de huidige personeelsleden. Hosting en standaard onderhoud van de website. Constante uitbreiding website en digitale 07a. toegankelijkheid van de archieven doen hostingkosten sterker stijgen dan alleen inflatiecorrectie. 07b. Digitalisering van (archief) bronnen die via de website beschikbaar worden gesteld. Voorwaarde is dat het een archief of collectie betreft waarvan de digitaliseringskosten niet toe te schrijven zijn aan een enkele deelnemer. Regeling met Lira/Pictoright voor het auteursrecht van via de website toegankelijke oude kranten. 10.

In 2018 is een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gesloten met de gemeente Woerden voor huisvesting en andere diensten. De financiële regeling die daarvoor al bestond, is hierin opgenomen. 45%o van het totaalbedrag betreft kantoorkosten die omgeslagen worden naar inwonertal; 55oA betreft het archiefdepot, omgeslagen naar archiefrneters van de deelnemers.. I la, b Kosten voor ontwikkeling e-depot. De post I lb is gebaseerd op verlen ging2-jarig contract met externe partij met voortgang aansluiting van deelnemers volgens bestaande planning (zie memo blz 3) 13, l5 Het aandeel btw is hier apart inzichtelijk gemaakt, vanwege de verrekening die achteraf plaatsvindt en waarbij de gemeenten hun aandeel hierin kunnen terugvragen uit het BTW-compensatiefonds.

07c

6

Berekenins biidraee deelnemers beqrotine 2022

Salorissen en overige kantoorkosten Totaal overige kosten - leges/overige inkomsten - voorziening e-depot : totaal inwonertal : bedrag per inwoner:

e 876.400 - €3.000- €30.500: e 842.900: 201.900 : €4,1748 perinwoner

[Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 42.000, na indexatie met gemiddelde stijging van inwonertal gemeenten ten opzichte van2020, te weten van0,25Yo]

Deelnemer

Inwonertal

Bedrag per inwoner

Aandeel kosten salarissen en overhead

33.800

42.000

€.4.1748

€ t7 s.343

201.900

€.4.1748

€ 842.900

3 5.200

Lopik Montfoort

r 4.400

Oudewater Woerden lJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Riinlanden

10.t00 52.600

I 3 .800

TOTAAL

e 146.9s4 € 60.1l9 e 57.613

€ 4,t748 € 4.1748 e 4,t748 € 4,1748 € 4,t748 e 4.1748

Bodegraven-Reeuwijk

€ 42.166 €. 219.s96

€ l4t.l09

Depotkosten Totale depotkosten: werkelijke archiefmeters (per I januari 2020) - bedrag per meter

€ 154.400 :4.374 ml

€ 35,30 per meter

Compensatieregeling: Bij het akkoord over de renovatie/uitbreiding van het RHC (Stadhuis Woerden) is besloten de gemeenten met een eigen archieÍbewaarplaats te compenseren voor wat betreft hun aandeel in de kosten van het vergroting van het depot. De regeling wordt vanaf 20 I 8 in tien jaar steeds met l0%o afgebouwd. Kosten uitbreiding (geihdexeerd) depot (€ 5 I .961 ) minus vergoeding semi-statisch archief Woerden (€ 29.618) : e 22.343. De gemeenten Lopik, Oudewater en IJsselstein krijgen hiervan hun aandeel, gezamenlijk 98614374 deel ofwel € 5.036, in2022 voor 60Yo naar rato gecompenseerd. Het bedrag van deze compensatie, € 3.021, wordt omgeslagen over de andere deelnemers op basis van archieÍineters.

Deelnemer

Metertal

Totaal Bedrag per Aandeel Te betalen Te depotkosten compensatie ontvangen depotkosten zonder compensatie € 35,30 34.099 86r 34.960 € 3s,30 13.626 € 1.r83 12.443 12.178 308 t2.486 € 35,30 € 680 € 35,30 7.836 7.156 € 35,30 50.550 e 1.277 51.827 € 3s,30 13.343 € r.158 12.t85 € 3s,30 22.768 575 23343

meter

Bodegraven-Reeuwijk

966

Lopik Montfoort

386 345 222

Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse

1.432

378 645

e €,

Riinlanden

TOTAAL

4.374

€ 35,30

€

e e € e e

€

€ 154.400

€ 3.021

e

e e e e € e

€

e 3.021

€ 154.400

7

Totale bijdrage per deelnemer* Deelnemer

Aandeel salarissen en

kantoorkosten Bodegraven-Reeuwiik

Lopik MontÍbort

e ru6.954 € 60.1 19 e 57.613

€, 42.166 € 219.596

Oudewater Woerden

€ l4l.l09

IJsselstein

e t7 5.343

Hoogheemraadschap De Stichtse Riinlanden

€ 842.900

Aandeel depotkosten

Totaal

€ 34.960 € 12.443 e 12.486

€ l8l.9l4

€ 51.827 € 12.185

€ 271.423 € 153.294

€ 154.400

€ 997.300

e 7.156 e n343

e '72.562 € 70.099 e 49.322 € 198.686

*: Alle bovengenoemde bedragen zijn inclusief btw. Deze btw komt in aanmerking voor toepassing van de transparantiemethode, wat voor de gemeenten inhoudt dat zij voor het betaalde aandeel in de btw een bijdrage kunnen vragen uit het BTW-compensatiefonds. Per saldo valt voor hen bovengenoemde bijdrage dus lager uit. Hieronder de omslag over de deelnemers van de btw binnen de begrote bijdragen aan het RHC:

Deelnemer

Aandeel in btw

binnen de biidraee Bodegraven-Reeuwiik

Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein

Hoogheemraadschap De Stichtse Riinlanden

e 8.827 € 5.512 e 5323 e 3.746 e 20.634 € I 1.659 € 15.099 € 75.800

8

a

BATEN Nr 0l a

b c d e

f o b

03

04 05

MEERJARENRAMING 2022

Biidragen deelnemers Bodegraven-Reeuwiik

Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Riinlanden Leges, overige inkomsten Extra inkomsten semistatisch archieÍbewerking E-depot voorziening

TOTAAL

2023

2024

e 72.562 € 70.099 e 49.322

€ 194.30 e 77.443 e 74.887 e 52.730

€ r8l.9l4

2025

€ 289.962

€ 198.686

e l$.729 e 212.198

€ 76.402 e 53.797 e 295.827 e 167.042 € 216.490

€ 205. r08 € 81.752 € 79.053 € 55.664 € 306.088 e 172.835 € 224.000

€

€

€

€

€ 271.423 e 153.294 3.000 p.m.

€ 30.500

€ t.030.800

r

3.100 p.m. 0

€ 1.068.350

e 198.232

€ 79.0 r0

3.300 p.m. 0

€ 1.090.100

3.500 p.m 0

€ 1.128.000

t0

t

LASTEN

2022-2025 Nr

2022

0la Salarissen medewerkers 0rb Tiideliik personeel 0lc Materiële verzorger

2023

€ 6l 1.750

€ 624.000

p.m

p.m

p.m

02 03

l.r00

07c Contract LiralPictoright 08 Vorming en opleiding 09 Public relations

l0

DVO gemeente Woerden

lla Ontwikkeling e-depot llb Huur en aansluiting e-depot t2

l3

t4

2025

€ 586.000

€ 19.600 € 6.900

Rei skosten woon-werkverkeer Reiskosten medewerkers 04 Abon nementen/l idmaatschappen 05 Aankoop boeken en vakliteratuur 06 Kantoorbehoeft en, arch iefinateriaal 07a Website, automatisering 07b Digitalisering

2024

€ € €

1.800 500

€ s.300

€ 30.500 € 5.400 € 2.300 € 2.000 € 1.000 € r04.400

€

8.000

€ 5r.r00

e 20.200 € 6.900 € r.100

€ € € € €

e

€ 20.800 € 6.900 € I .100

€

r.800

5.400

€ 550 € 5.500 € 34.500 € 5.450

2350

e

2.400

1.800 550

5.400 3 3.000

€ 2.000 € 1.000 € 105.800 € 8.500 € 53.850 € 1.500 € 50.700

€ 2.100 € 1.100 € 107.250 € 9.000 € 55.500 € 1.500 € 52.000

€ 636.500 p.m.

e 20.400

€ 6.900 € 1.100 € 1.800 € 550 € 5.500 € 36.000

€ e

5.5s0

2.4s0

€ 2.100 € 1.t00 € 108.700

e 22.500 € 57.s00 € r.500

Onvoorziene uitgaven Btw over diensten en leveranties Sub-totaal salarissen en kantoor

€ 1.500 € 49.000

DVO Woerden (voorheen huur

e 127.600 e 129.350

€ r3r.r00 € 133.900

€ 26.800 € t 54.400

€ 27.200 € 156.550

e 27.550 € 28.150

Su b-totaal depot-kosten

TOTAAL GENERAAL

€ r.030.800

€ 1.068.350

archiefdepot)

Btw DVO aandeel archiefdepot

€ 876.400

€ 9 t 1.800

€ 931.450

€ r58.650

€ 55.800

€ 965.950

€ 162.0s0

€ 1.090.100 € r.128.000

ll