A07. KPI rapportage Archief- en informatiebeheer 2021 gemeente Oudewater (078264).pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF

Van college van burgemeester en wethouders Vergadering van 8 november 2022 Kenmerk Z/22/046954 / D/22/078264 Portefeuillehouder Bas Lont Portefeuille Algemeen bestuurlijke zaken Opsteller Paap, Adri Onderwerp KPI rapportage Archief- en informatiebeheer 2021 gemeente Oudewater

Kennisnemen van -De KPI-rapportage van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek- en Lopikerwaard m.b.t. het Archief- en informatiebeheer gemeente Oudewater 2021 -De Toezichtbrief van de Provincie Utrecht m.b.t. het Archief- en Informatiebeheer gemeente Oudewater 2020-2022 -Het Plan van aanpak m.b.t. de in de KPI-rapportage genoemde verbeterpunten

Inleiding Het provinciale toezicht op het archiefbeheer op de gemeenten is in 2012 door de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht veranderd door invoering van het zogenaamde horizontale toezicht. Hiervoor is een instrument ontwikkeld (de KPI-rapportage Archief) waarmee de kwaliteit c.q. stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van het archief- en informatiebeheer binnen een organisatie kan worden gemeten. Deze KPI-rapportage gebruikt het college van burgemeester en wethouders om de jaarlijkse verantwoording richting de raad en provincie af te kunnen leggen met betrekking tot het archief- en informatiebeheer binnen de gemeentelijke organisatie. Bijgaand treft u ter kennisname de KPI-rapportage Archief over het jaar 2021 aan. Deze KPI-rapportage is opgesteld door het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard. Voor wat betreft de inhoud van de rapportage wordt verwezen naar de rapportage zelf. Ten aanzien van de in de in KPI-rapportage 2021 gesignaleerde aandachtspunten op het gebied van het archief- en Informatiebeheer is een plan van aanpak gemaakt om deze op te lossen. Dit plan van aanpak is als bijlage toegevoegd.

Ten aanzien van dit plan van aanpak is in overleg met het Regionaal Historisch Centrum en de provincie afgesproken dat e.e.a., mede gezien de formatie bij team Documentaire Informatievoorziening (DIV), realistisch zal worden gepland.

Kernboodschap Verantwoording is afgelegd richting de provincie in het kader van het interbestuurlijk toezicht over de uitvoering van het archief- en informatiebeheer gemeente Oudewater in het jaar 2021. Het oordeel van de provincie is dat onze prestaties op dat gebied deels voldoen. Dit betekent dat ons informatiebeheer deels aan de eisen van de Archiefwet voldoet, maar deels ook niet. Positief is dat er binnen de informatiehuishouding van Oudewater toch het nodige is gebeurd, zoals de invoering van het nieuwe zaaksysteem Decos Join en de implementatie van My-Lex. Ook de functie van record manager is vervuld en via het rapport ‘Werken aan toekomstgericht informatiebeheer’ is er aandacht voor de te krappe beschikbare DIV-capaciteit. Toch ziet de provincie in de beoordelingen van de afgelopen jaren steeds dezelfde aspecten van onze

informatiehuishouding terugkeren die niet voldoen aan de vereisten en waarvan de afgesproken acties uit de verbeterplannen niet of onvoldoende zijn opgepakt. De vertraging en het uitstel dat de provincie op die punten constateert gaan over het duurzaam borgen van de digitale informatiehuishouding en baren hun zorgen. Juist op dat digitale deel van onze informatiehuishouding loopt onze organisatie de meeste risico’s op informatieverlies. Ook de voorbereiding van de wettelijk verplichte overbrenging van de papieren archieven naar het RHC is helaas gestagneerd. Er bestaan, net als in vorige rapportages, nog grote zorgen bij zowel het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC) als bij de provinciale Archiefinspectie Utrecht met betrekking tot de personele formatie van team DIV in relatie tot de uitvoering van alle wettelijke archieftaken. Ten aanzien van het regelen van de randvoorwaarden voor een toekomstige digitale informatiehuishouding wordt weinig vooruitgang geconstateerd. De provincie dringt aan om middelen beschikbaar te stellen voor capaciteitsuitbreiding bij team DIV. Ten aanzien van de KPI-rapportage heeft de provincie een 6-tal verbeterpunten aangegeven. Deze zijn, samen met de opmerkingen van het RHC verwerkt in het bijgevoegd plan van aanpak. Dit plan van aanpak geeft een uitgebreid planningsoverzicht m.b.t. het realiseren van de verbeterpunten.

Financiën Tijdens de begrotingsbehandeling 2023 in de gemeente Woerden (Woerden voert de DIV-taken conform de dienstverleningsovereenkomst voor de gemeente Oudewater uit) is een voorstel tot formatieuitbreiding bij team DIV met 2 Fte aan de orde geweest.

Vervolg De KPI-rapportage Archief- en informatiebeheer 2021 en het daarbij behorende plan van aanpak worden na vaststelling door het college van burgemeester en wethouders toegezonden aan het college van gedeputeerde staten van Utrecht in het kader van de wet Revitalisering Generiek Toezicht.

Bijlagen -KPI-rapportage Archief- en informatiebeheer 2021 gemeente Oudewater (D/22/061449) -Het plan van aanpak verbeterpunten KPI Archief- en informatiebeheer 2021 gemeente Oudewater (D/22/078202) -Toezichtbrief Provincie Utrecht Archief-en Informatiebeheer 2020-2022 gemeente Oudewater (D/22/078207)