A07. bijlage 1 - KPI-rapportage Archief- en informatiebeheer 2021 Oudewater.pdf

dijnstreek ent tepikerwaerd ifkrtiitlom Mk Writirrimt

ker l j la/fi ri Hit?

Aan Burgemeester en Wethouders van de gemeente Oudewater Postbus 100 3420 DC OUDEWATER

(iii

is

Wr¿rfirden

j y Mm

Woerden, 12 mei 2022

Onderwerp: Rapport KPlts archief- en intormatiebeheer 2021 gemeente Oudewater.

Geacht College, Hierbij doe ik u een rapport toekomen over uw archief~ en informatiehuishouding in 2021. Het dient als kapstok voor het verslag dat u als college en archiefzorgdrager, ex artikel 30 Archiefwet 1995 jaarlijks aan de gemeenteraad moet overleggen. Na behandeling door de raad dient u het coltegeverslag annex KPl-rapport voor 15 juli as. aan te bieden aan Gedeputeerde Staten in het kader van verantwoording voortkomend uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht.

Het zal geen verrassing zijn dat deze KPl~rapportage wederom bevestigt dat de gemeente Woerden, die het archief- en informatiebeheer voor de gemeente Oudewater uitvoert, nog veel werk moet verzetten om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Wat minderuit de verf komt bij een dergelijke rapportage over eenjaar, is dat er sprake is van een structureel probleem in de afgelopen jaren. Dat blijkt pas als ook teruggegrepen wordt naar eerdere rapportages. De verbeterpunten die door het RHC worden vermeld zijn niet nieuw. Sterker: de acties hierop waren ook al eerder ingepland en opgenomen in verbeterplannen. De indruk ontstaat dat verbeterplannen vooral pro forma zijn gemaakt voor de gemeenteraad en de provincie. Er zijn verschillende oorzaken waarom de planning telkens niet gehaald wordt. Zo stelt het rapport “Werken aan toekomstgericht informatiebeheer", dat eind 2021 in opdracht van de gemeente Woerden is opgesteld, dat de personele capaciteit bij DlV onvoldoende is. Ook in eerdere KPl~rapportages uitte het RHC hier zorgen over. Positief is dat er een voorstel komt om middelen vrij te maken voor meer menskracht ten betwetvewaawam› er,tmpçwiijldß rrngeiingj van de digitaje archiveringh rif pj e m ee nt e

išor,lt-ërjrf1v<ff›rt Ftt'ffeuwrjk lisselsltilrt

lwitipik Mont toert (fi il d ri W erte r

Wdifn'den

Je lt om; hee rn r a a tilurf lt zt p

tfte bt ir' itt se

ij ri li,at (fie n

Helaas is in het verslagjaar 2021 weinig vooruitgang geboekt. De jaarlijks verplichte audit op de digitale archivering en de vaststelling van een metadataschema zijn voorbeelden van zaken die keer op keer worden doorgeschoven. Ook de actualisering van het handboek vervanging of de vernietiging uit vakapplicaties (zoals Workforce en Cumulus) bleven liggen. Voorts is de voorbereiding van de overbrenging van papieren archief gestokt, mede omdat de kwaliteit van toegang of schoning niet aan de eisen voldoet. De overdracht van de bouwdossiers van Oudewater vanaf circa 1920 tot 1999 zal dit jaar plaats vinden. Daarnaast zal er een oplossing moeten komen voor de opslag van het semi-statisch archief, als het Stadskantoor daadwerkelijk afgestoten wordt. Naar verwachting moeten de werkzaamheden die hiermee gepaard gaan nog in 2022 worden ingepland. Het voortgaande illustreert de genoemde personele probiemen, maar er zijn ook andere oorzaken aan te wijzen voor de stagnering in 2021. De archiefregistratie die bij medewerkers in de gehele organisatie is belegd sinds de invoering van Decos Join, kende bijvoorbeeld een ongelukkige start. DIV moet vervolgens veel reparatiewerkzaamheden uitvoeren, waardoor er minder tijd is voor andere taken. Volgens het RHC moet prioriteit worden gegeven aan de digitale archivering en de bijbehorende kwaliteitszorg.

Bij de werkafspraken die ambtelijk voor 2022 zijn gemaakt, ligt hier al de nadruk op. De ambitie is immers om in 2023 een aansluiting te hebben op het depot. Daar zou het verbeterplan naar aanleiding van deze rapportage zich vooral op moeten richten. ln "Werken aan toekomstgericht informatiebeheer” wordt gesteld dat er te weinig regie is op het informatiebeheer. Vanuit deze KPl-rapportage wordt aandacht gevraagd voor de doorontwikkeling naar een volwassen Strategisch lnformatieoverleg Geadviseerd wordt om in de aanloop naar een nieuw lnformatiebeleidsplan (2023-2027) het SlO actief te betrekken. Gelet op de vorige KPl-rondes is er behoefte aan een goed verbeterplan meteen reële planning. Op basis hiervan kunnen de gemeenteraad en de toezichthouders de gemeente beter monitoren. Hopelijk lukt het in de gemeente Woerden de gewenste personeelsuitbreiding te krijgen, zodat er voortvarend aan de slag kan worden gegaan met de uitdagingen die er liggen.

Mocht u over bijgaande rapportage nog vragen hebben dan kunt contact opnemen met mijn van de Wetering. Ook kan hij u adviseren over de opzet van archiefinspecteur, de heer uw verbeterplan bij de in het KPl-rapport benoemde actiepunten. Daarbij stel ik het op prijs ter kennisname het verslag van uw college te ontvangen, dat te zijner tijd naarfddéwge eenteraad en de provincie wordt gestuurd.

Met

groet!y ijk? vrïend

Fešzâšooijën

J Str

kar hjvä/ris RHC Rijnstreek en Lopikerwaard

RAPPORTAGE KPl's ARCHIEF EN INFORMATIEBEHEER 2021 Gemeente Oudewater

12 mei 2022 RHC Rijnstreek en Lopikerwaard

Rapportage

KPl's archief en informatiebeheer

Gemeente Oudewater 2021

Inleiding

Het college van burgemeester en wethouders dient ieder jaar aan de gemeenteraad en de provincie verantwoording af te leggen over het archief~ en inforrnatiebeheer` Het wordt daarbij ondersteund door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard, die belast is met het interne toezicht op de archiefzorg en het informatiebeheer van de gemeente Oudewater. Hiervoor wordt het archiefbeheer aan de hand van de zogenaamde KPVs (Kritische Prestatie indicatoren) getoetst aan de Archiefwet en -regelgeving Daarbij komt ook aan het licht in hoeverre het verbeterplan dat de gemeente na de voorgaande KPl-ronde opstelde, daadwerkelijk ter hand is genomen. Overigens heeft de Adviescommissie Archieven van de VNG in 2020 een nieuwe handreiking opgesteld voor geactualiseerde archief KPl's. Deze handreiking is afgestemd met het Landelijk Overleg van Provinciale Archie¿nspecteurs. Dit rapport is hierop afgestemd. Wanneer de archief KPls op de juiste wijze worden ingevuld voldoet de gemeente in de richting van de provincie aan de informatie verplichting. De uitvoering van alle ambtelijke taken waaronder het archief- en informatiebeheer heeft de gemeente Oudewater sinds 2015 belegd bij de gemeente Woerden.

De input voor het voorliggende rapport is vooral geleverd door archiefinspecteur van de Wetering en adviseur digitale archieven Mol bij het RHC, in samenwerking met Paap, beieids- en kwaliteitsmedewerker Div bij de gemeente Woerden. Overigens is de wijze van rapporteren erop gericht de provincie als extern toezichthouder zo praktisch mogelijk van de benodigde informatie te voorzien in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de Verordening systematisch toezichtinformatie provincie Utrecht. Na de vorige KPl-rapportage Het college van burgemeester en wethouders zond bij raadsinformatiebrief nummer 2/21/017394 21/025560 op 9 november 2021 de gemeenteraad de KPi-rapportage over 2020 van het RHC met het vastgestelde plan van aanpak toe. Deze informatie werd voor kennisgeving aangenomen in de raad. Dezelfde informatie werd naar de provincie gestuurd. De provincie heeft hierop als extern toezichthouder nog niet gereageerd met een beoordelingsbrief. Binnenkort (eind mei) zal op basis van het KPlerapport 2020 door de provincie het gesprek worden gevoerd met de gemeente. De afwikkeling doorkruist de nieuwe KPl-ronde dus. Op 12 april 2021 mocht van de provincie wel een beoordeling over 2019 worden ontvangen, waarbij ook de actuele informatie over 2020 werd betrokken.

Het oordeel voor Oudewater over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2019-2020 luidde 'redelijk adequaat'. Dit betekent dat het informatiebeheer deels aan de vereisen van de Archiefwet voldoet, maar deels ook nog niet. in de brief wordt vervolgens toegelicht welke veranderingen de provincie ziet in uw informatiebeheer ten opzichte van de vorige beoordeling en voor welke onderdelen er nog actie van Oudewater werd verwacht.

De provincie noemde een 6~tal concrete verbeterpunten die opgepakt moeten worden, te weten: “Voer de audit op de digitale beheeromgeving jaarlijks uit en stel de praktijk zonodig bij, in een cyclisch proces. Stel een metadataschema op voor de toegang op het digitale archief, ook noodzakelijk voor aansluiting op het e-depot. Bepaal en leg in overleg met de archivaris vast, welke standaardformaten u in de organisatie wilt toepassen voor digitale informatie. Werk toe naar een digitale bewaarstrategie. Werk verder aan het onder gecontroleerd beheer brengen van alle informatiestromen in uw organisatie, inclusief informatie in decentrale vakapplicaties en e-mailboxen en bestanden als videotulen van de raads- en commisievergaderingen: breng alles in kaart, bepaal per bestand de archiehNaardigheid en bewaartermijn en neem maatregelen om elk bestand verantwoord te beheren. Zorg voor tijdige vernietiging volgens de geldende normen van analoge en digitale informatie, niet alleen op centraal maar ook op decentraal niveua. Rond de bewerking van de bouwdossiers en het secretariearchief af en breng deze dit jaar over naar het Genoemde verbeterpunten waren ook al vermeld bij eerdere beoordelingen van de provincie.

Nieuwe ontwikkelingen De gemeente Woerden, die het archief- en informatiebeheer voor de gemeente Oudewater uitvoert, is na een rumoerige coronacrisis verder gegaan met haar digitale ontwikkelingen. We zien dat het SIO (waarin ook Oudewater vertegenwoordigd is) weer is opgepakt om samen met het RHC op strategisch niveau afstemming te maken. Toch staat het SlO nog steeds in de kinderschoenen. Er wordt niet altijd aan gedacht om zaken voor het SlO te agenderen. Nadat de gemeente Woerden haar nieuwe zaaksysteem Decos Join heeft ingevoerd werd er geconcludeerd dat hierin niet op een juiste wijze wordt gewerkt. Een verbeterde inrichting van dit systeem wordt dan ook opgepakt met de nieuw benoemde procesadviseur van de gemeente Woerden in het komende jaar. De aangeschafte My-Lex-omgeving van de gemeente Woerden wordt in 2022 ook verder geïmplementeerd binnen de organisatie. Het doel is dat uiteindelijk verschillende informatiebronnen zoals Microsoft Teams, de netwerkschijven en andere systemen hieraan worden toegevoegd en dat de gehele organisatie hier gebruik van gaat maken als een enkele toegang tot haar informatie. We zien ook dat de uitrol van Microsoft Teams, dat sinds het najaar van 2020 stil lag, weer voortgezet wordt. Verwacht wordt dat in 2022 de oude netwerk- en persoonlijke schijven op read-only kunnen worden gezet en later helemaal worden uitgezet.

Ook wordt ingepland dat Teams/SharePoint wordt toegevoegd als bron aan de My-Lex-omgeving die nog verder ontwikkeld wordt.

De gemeente heeft in het begin van het jaar een vacature voor Record Manager uitgezet die ondertussen vervuld is. Ook wordt er verdere uitbreiding van fte voor DlV ingebracht bij het bestuur. Het is wel de vraag nog of door het MT en het bestuur akkoord wordt gegaan met een uitbreiding van de personeeiscapaciteit, hoewel wij hier de urgente noodzaak van inzien,

Ook nieuwe ontwikkelingen zoals invoering van de Omgevingswet en de Wet open overheid spelen bij de gemeente Woerden. Medewerkers belast met de informatievoorziening en DlV zijn hier ook bij betrokken Hiernaast loopt ook het traject om een nieuwe website, ook voor Oudewater, te bouwen die volledig toegankelijk is volgens WCAG Ondertussen is ook de adviseur digitale archieven van het RHC in 2022 aangesohoven bij team DlV van de gemeente Woerden om ondersteuning te bieden bij selecte werkzaamheden. Het doel hiervan is de gemeente sneller aan te kunnen laten sluiten op het e-depot van het RHC. Achterstanden in de digitale informatievoorziening worden in 2022 ook nog ingelopen. Zo moeten bijvoorbeeld de losse documenten in het oude Corsa DMS van de gemeente worden verwerkt tot dossier. Dit is ook noodzakelijk voordat Corsa ontsloten kan worden via My~Lex. Ambtelijk is in maart 2022 toegezegd dat in het komende jaar, 2022, een viertal actiepunten uit het verbeterplan naar aanleiding van de KPl~rapportage over 2020 zullen worden opgepakt. Dit betreft: Ad KP! 2.2 Materiële verzorging en overdracht bouwvergunningen Oudewater circa 19201999; De materiële verzorging van met name de periode 1923-4999 is opgepakt.

Streven is nu daadwerkelijke overdracht van deze archiefbescheiden naar het RHC in het najaar van 2022; Ad KPl 3.3 ins en outs realiseren e~depot (voorbereidingen, kosten, Ad KPl 4.1 Uitvoeren audit digitaal archiefbeheer en RODlN-toets (kwaliteitscontrole). Dit zou volgens de planning uit 2021 in maart 2022 worden opgepakt; Ad KPI 5.2 Metagegevensschema (vaststellen). Dit wordt in samenwerking met de adviseur digitale archieven van het RHC in april 2022 opgepakt.

Vanuit de gemeente Woerden is een begin gemaakt met de voorbereidingen voor de overbrenging van het tO-jarenblok 1989-1999 van Oudewater naar het RHC. Echter ambtelijk is aangegeven door het RHC dat deze bewerking en inventarisatie van dit bestand niet aan de kwaliteitseisen voldoet die zij daaraan stelt op basis van de Archiefwet. Komend jaar dient dan ook nader bekeken te worden hoe de gemeente hier wel aan kan voldoen.

De archiefbewaarplaats in het stadskantoor van Oudewater is nog steeds in gebruik voor het semi-statisch archief van Oudewater. Echter, als de plannen doorgaan om in 2022/23 het stadskantoor af te stoten, zal op korte termijn een oplossing gezocht moeten worden voor het onderbrengen van dit archief, De streekarchivaris schreef hierover in oktober 202i een korte notitie. Het is waarschijnlijk niet mogelijk om dit archiefblok onder te brengen in de archietruimte van de gemeente Woerden, die het RHC beschikbaar stelt. Vorige jaren werd al gesuggereerd om het in de archiefruimte van de gemeente Lopik of van de gemeente leselstein onder te brengen, waar mogelijk nog capaciteit daarvoor beschikbaar is.

Bevindingen over 2021

Opgemerkt moet worden dat de KPl's zijn gericht op de totale informatiehuishouding van de gemeentelijke organisatie, in al haar verschijningsvormen, dus zowel analoog als digitaal. ln het geval van de gemeente Oudewater is in de afgelopen jaren door Woerden er hard aan gewerkt de ongewenste hybride situatie te beëindigen door het vaststellen van een nieuw Handboek Vervanging Archiefbescheiden die ook van toepassing is verklaard op het archiefbeheer van Oudewater. Vanaf 1 januari 2017 wordt er volledig digitaal gewerkt: alle inkomende post wordt sinds deze datum gescand en digitaal in behandeling genomen, afgedaan en opgeslagen in het Corsa. Documentmanagement Systeem De door de gemeente te ondernemen acties naar aanleiding van de ingevulde vragen zijn in het rapport afzonderlijk aangegeven. ln de praktijk heeft niet alles de hoogste prioriteit, maar zal hier wel in de komende jaren aan gewerkt moeten worden. Dat blijkt ook uit het naar aanleiding van de rapportage over 2020 opgestelde plan van aanpak voor Oudewater.

Met name de volgende KPl-onderdelen behoeven de nodige aandacht in 2022: Ad KP! 1.3 Strategisch infonnatieoveneg Hou vast aan het minimaal 2 keer perjaar organiseren van een SlO. Het is raadzaam om de vertegenwoordiging van specifiek de gemeente Oudewater in het gecombineerde SlO Woerden/Oudewater te behouden. Het is de bedoeling dat in dit overleg strategische beslissingen besproken worden zoals het informatiebeleidsplan, de aanschaf van applicaties in verband met toekomstig informatiebeheer, de uitkomst van de jaarlijkse kwaliteitscontrole Ad KP! 1.4 Vl/rjziging overheidstaken: Blijft attent op het maken van concrete afspraken rond archief- en informatiebeheer bij de overdracht van taken (in mandaat) aan derden. Neem dit zo mogelijk op in een standaardprocedure verbonden partijen of samenwerkingsverbanden. Zie ook: Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (verbonden partijen) 2021 van LOPAl KIA KVAN. Ad KP! 1.5 Gemeenschappelijke regelingen: Blijf bij het uitbesteden van taken aan gemeenschappelijke regelingen verbonden partijen door het college attent op het treffen van voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden.

Ad 2.2 Mensen, kwantitatief beheer.' Zorg er in 2022 voor dat er voldoende personele capaciteit is om alle taken en geplande projecten de komendejaren uit te kunnen voeren, in lijn met het raadsvoorstel dat mede op grond van het rapport van Wim Helder 4-11-2021 (Werken aan toekomstgericht informatiebeheer) wordt gemaakt; Rond in 2022 de verbetering van de aan het RHC te leveren index op de bouwvergunningen 1999 en de materiële verzorging af en draag deze in 2022 over naar het RHC; Tref in nauw overleg met het RHC voorbereidingen voor de overbrenging van het archiefblok 1989-1999 van de gemeente zodat dit in 2023 naar het RHC kan. Het leveren van een kwalitatief goede toegang is daarbij een Los van achterstanden in overbrenging constateren wij dat de lopende aandachtspunt; (dagelijkse) werkzaamheden door DlV kunnen worden gedaan, maar dat het opvalt dat voor

nieuwe ontwikkelingen voorbereiding overbrenging en inlopen achterstanden er structureel weinig tijd capaciteit is. Wij onderschrijven dan ook het eerder genoemde rapport van Wim Helder waarin is vastgesteld dat de formatie dringend uitbreiding en verbetering behoeft.

Ad KPl 2.3 Mensen, kwalitatief Lb. beheer: Blijf aandacht besteden aan de kwaliteit van de medewerkers beiast met archief- en informatiebeheer. Los van achterstanden in overbrenging constateren wij dat de lopende (dagelijkse) werkzaamheden door DlV kunnen worden gedaan, maar dat het opvalt dat voor nieuwe ontwikkelingen voorbereiding overbrenging archief en inlopen achterstanden er structureel capaciteit is. weinig tijd Ad KP! 3.1 Archiefruirnten: Bezie tijdig de mogelijkheden tot onderbrenging archief bij afstoten stadskantoor, waarbij het wellicht nodig is ook ruimte elders (ook buiten RHC/gemeente Woerden) te betrekken. Zorg er in 2022 voor dat het ook mogelijk wordt om in Cumulus en Workforce tijdige vernietiging van informatie te realiseren. Ad 3.3 E-depot.' Ambtelijk is toegezegd dat Woerden (en Oudewater) in 2023 aansluiten op het e-depot. Maak in 2022 dan ook een goed metadataschema en zorg voor goede toepassing van TMLO/MDTO. Er moet (financiële) ruimte worden gemaakt voor dit project. Bezie hierbij ook de aanbevelingen voor deze gemeente uit het rapport Baseline voor e-depot van het RHC`

Ad 3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming.' Zorg dat het interne calamiteitenplan van de archiefbewaarplaats in Oudewater up-to-date gemaakt wordt in 2022, tenzij het stadskantoor dit jaar wordt afgestoten. Ad 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer: Hetjaarlijks nalopen en zo nodig aanpassen van het kwaliteitssysteem is een doorlopend proces. Houd de streekarchivaris op de hoogte van de ontwikkelingen. \loer in maart 2022 de (verplichte) jaarlijkse audit uit op het informatiebeheer (conform het plan van aanpak uit 2021) en informeer het RHC hierover. Elk jaar dient door de gemeente in de maand maart conform het eigen kwaliteitssysteem een audit uitgevoerd te worden op het archiefu en informatiebeheer. Voor de tweede keer op rij is dit niet gedaan of gelukt. Dat maakt dat dit prioriteit heeft. Ad 5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal: Bepaal conform het projectenoverzicht in 2022 welke informatie uit vakapplicaties bewaard moet worden en voor welke termijn. Dit is ook een aandachtspunt uit het rapport Baseline voor e-depot 18422020 van het RHC.

Ad 5.2 Authenticiteit en context: Het metadatachema moet in 2022 nu echt afgerond en vastgesteld worden. Anders belemmert dit in toekomstige overbrenging van informatie uit Decos Join naar het e-depot. Dit te meer omdat hierover al sinds 2016 toezeggingen zijn gedaan! Recent is met DIV afgesproken dat hierbij in 2022 ondersteuning door de adviseur digitale archieven van het RHC zal worden verleend om een en ander vlot te trekken. Ad 5.3 Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal.' Zorg er in 2022 voor dat de informatie uit Corsa die gemigreerd is naar My-Lex voldoet aan de eisen die hieraan in de Archiefwet 1995 worden gesteld; Zorg dat in Decos Join relaties worden gelegd tussen

relevante zaken/informatie, (zie ook KPl

aangezien dit in het verleden in Corsa stelselmatig niet gebeurd is

Ad 7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer.' Goed gebruik is om elke vijf jaar het Handboek Vervanging te bezien op actualiteit. Wellicht dat ook de overgang van Corsa naar de jaarlijkse audit bij KPI Decos Join in 2021 van invloed is geweest (zie ook het advies

Ad 5.9 Opslagformaten: Onderzoek in 2022 op basis van het bestaande overzicht van alle applicaties die naast Decos Join gebruikt worden of deze informatie bevatten die ook (langdurig) bewaard moet worden, mogelijk in een E-depot. En gebruik opslagformaten die aan een open standaard voidoen (zie de Handreiking voorkeursformaten van het Nationaal Archief).

Zorg bij de migratie van informatie uit Corsa naar My-Lex in Ad 6.2 Converteren en migreren: 2022 dat aan de (wettelijke) eisen wordt voldaan die hieraan worden gesteld en stem dit af met Stel in 2022 een verklaring van migratie op van de informatie uit Corsa naar My-Lex het RHC; en stuur deze ter informatie naar het RHC. Ad 6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukken/yet.' Overleg in het SlO in 2022 of er een aan de hotspotmonitor of -lijst over de afgelopen jaren moet worden opgesteld. Denk hierbij bewaring van documenten en informatie uit sociale media rond de coronacrisis en opvang van vluchtelingen uit Oekraine. Ad 6.4 Vernietiging en verklaringen: Blijf het RHC op de hoogte houden bij vragen, kwesties rond vernietiging van informatie bij afdelingen van de organisatie. Zorg dat in 2022 de bouwdossiers van Ad 7.1 Overbrenging na bij' Wet vastgestelde termijn.' Schoon en bewerk het RHC; kunnen worden naar 1999) overgedragen Oudewater de (geborgd in overleg met het RHC) in 2022 verder het 10-jarenblok 1989-1999 gebeuren. moeten in 2020 al verplichte overbrenging na 20 jaar naar het RHC. Dit had eigenlijk

Beheerders moeten bij de overbrenging van Ad 8.2 Beperking openbaarheid na overbrenging.' archief naar het RHC meer rekening houden met de beperking van de openbaarheid van de Archiefwet en de AVG. Zie de in 2019 uitgegeven handreiking door de VNG gegevens Bij de bewerking van het archiefblok 19894999 door Oudewater zal “Beperkt waar het moet'. dan ook rekening moeten worden gehouden met eventuele beperkingen op de openbaarheid

van archiefbescheiden hierin. Geadviseerd wordt om in het verslag van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad concreet aan te geven hoe en wanneer de verbetering van deze punten wordt opgepakt. Het is zinvol het RHC hierbij te betrekken. Voorts kan diezelfde informatie gebruikt worden voor het in kennis stellen van de Gedeputeerde Staten. De interbestuurlijke toezichthouder archieven van de Provincie Utrecht zal dan aan de hand van het beleidskader voor het interbestuurlijk beoordelen in hoeverre archieftoezicht Provincie Utrecht (Provinciaal Blad 2013, geconstateerde gebreken daadwerkelijk als taakvenivaarlozing moeten worden aangemerkt.

Conclusie Het zal geen verrassing zijn dat deze KPi-rapportage wederom bevestigt dat de gemeente Woerden, die het archief- en informatiebeheer voor de gemeente Oudewater uitvoert, nog veel werk moet verzetten om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Wat minder uit de verf komt bij een dergelijke rapportage over eenjaar, is dat er sprake is van een structureel probleem in de afgelopen jaren. Dat blijkt pas als ook teruggegrepen wordt naar eerdere rapportages. De verbeterpunten die door het RHC worden vermeld zijn niet nieuw. Sterker: de acties hierop waren ook al eerder ingepland en opgenomen in verbeterplannen. De indruk ontstaat dat verbeterplannen vooral pro forma zijn gemaakt voor de gemeenteraad en de provincie. Er zijn verschillende oorzaken waarom de planning telkens niet gehaald wordt. Zo stelt het rapport “Werken aan toekomstgericht informatiebeheer”, dat eind 2021 in opdracht van de gemeente Woerden is opgesteld, dat de personele capaciteit bij Div onvoldoende is. Ook in eerdere KPl-rapportages uitte het RHC hier zorgen over. Positief is dat er een voorstel komt om middelen vrij te maken voor meer menskracht ten behoeve van de digitale archivering. Helaas is in het verslagjaar 2021 weinig vooruitgang geboekt.

De jaarlijks verplichte audit op de digitale archivering en de vaststelling van een metadataschema zijn voorbeelden van zaken die keer op keer worden doorgeschoven. Ook de actualisering van het handboek vervanging of de vernietiging uit vakapplicaties (zoals Workforce en Cumulus) bleven liggen. Voorts is de voorbereiding van de overbrenging van papieren archief gestokt, mede omdat de kwaliteit van toegang of schoning niet aan de eisen voldoet. De overdracht van de bouwdossiers van

Oudewater vanaf circa 1920 tot 1999 zal dit jaar plaats vinden. Daarnaast zal er een oplossing moeten komen voor de opslag van het semiwstatisch archief, als het Stadskantoor daadwerkelijk afgestoten wordt. Naar verwachting moeten de werkzaamheden die hiermee gepaard gaan nog in 2022 worden ingepland. Het voortgaande illustreert de genoemde personele problemen, maar er zijn ook andere oorzaken aan te wijzen voor de stagnering in 2021. De archiefregistratie die bij medewerkers in de gehele organisatie is belegd sinds de invoering van Decos Join, kende bijvoorbeeld een ongelukkige start. DlV moet vervolgens veel reparatiewerkzaamheden uitvoeren, waardoor er minder tijd is voor andere taken. Volgens het RHC moet prioriteit worden gegeven aan de digitale archivering en de bijbehorende kwaliteitszorg. Bij de werkafspraken die ambtelijk voor 2022 zijn gemaakt, ligt hier al de nadruk op. De ambitie is immers om in 2023 een aansluiting te hebben op het e-depot. Daar zou het verbeterplan naar aanleiding van deze rapportage zich vooral op moeten richten. in "Werken aan toekomstgericht informatiebeheer” wordt gesteld dat er te weinig regie is op het informatiebeheer.

Vanuit deze KPl-rapportage wordt aandacht gevraagd voor de Geadviseerd wordt doorontwikkeiing naar een volwassen Strategisch informatieoverleg om in de aanloop naar een nieuw lnformatiebeleidspian (2023-2027) het SlO actief te betrekken. Gelet op de vorige KPl-rondes is er behoefte aan een goed verbeterplan meteen reële planning.

Op basis hiervan kunnen de gemeenteraad en de toezichthouders de gemeente beter monitoren. Hopeiijk lukt het in de gemeente Woerden de gewenste personeeisuitbreiding te krijgen, zodat er voortvarend aan de siag kan worden gegaan met de uitdagingen die er liggen.

archief- en informatiebeheer

KPl- rapportage arcerin

Ja:

Gemeente voldoet aan de norm

arcering. Gemeente voldoet nog niet aan de norm

Deels: Nee:

Gemeente Oudewater 2021

u arcering. Gemeente voldoet niet aan de norm Lokale Regelingen

eraan? Hooidvreag: Voldoen de gemeenteiiike regeiingen aan de wetteiilke

Norm

'L1 Archiefverordening

Wordt er velde n aan de n rm

Te ondernemen actie door :omdrager Concldšiší¿fíz Geen nadere actie noodzakelijk.

Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archietverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? ls deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

b le deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

i Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.2 Beheerregeling informatiebeheer (voorheen Beschikt de gemeente over een door het college als archieüorgdrager vastgestelde Beheerregellng tniormatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbeecheiden en het beheer van de archiefbewaarplaats?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

(nieuw) 1.3 Strategisch informatieoverleg Heeft het college als arohiefzorgdrager een strategisch informatieoverleg ingesteld?

Advies RHC: Hou vast aan het minimaal 2 keer perjaar organiseren van een SlO. Het is raadzaam om de vertegenwoordiging van epeei¿ek de gemeente Oudewater in het gecombineerde SlO Woerden/Oudewater te behouden Het is de bedoeling dat in dit overleg strategische beslissingen besproken worden zoals het applicaties rniormatieldeleideplant de aanschaf van de uitkomst in verband met toekomstig infonnatiebeheer, van de jaarlijkse kwaliteitscontrole eid.

__Horm

Wordt er veldaa

Te ondernemen actie door zur dra er

1.4 Wijziging overheidstaken Treit het college als archietzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij ophef¿ngx Samenvoegmg, splitsing Of Överdracht Van taken aan een ander(t'ïdel'1k) overheidsorgaan? Zo ja` welke?

Advies RHC: Blijft attent op het maken van concrete

1.5 Gemeenschappelijke regelingen a Treit het college als archietzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

Advies RHC: Blijf bij het uitbesteden van taken aan gemeenschappelijke regelingen l verbonden partijen door het college attent op het treffen van voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden.

b Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landeiijke (BR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? (nieuw)

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.6 Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk,

afspraken archiefjEn informatiebëheef bij de overdracht van taken (in mandaat) aan derden. Neem dit zo mogelijk op in een etandaardprocedure verbonden partijen of samenwerkingsverbanden. Zie ook: Handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (verbonden partijen) 2021 van LQPAi KlA l KVAN.

Norm

Wordt er votdaan aan de mm

Te ondernemen actie door zot

dra

r

1.7 Uitbesteden archiefbeheertstaken) Indien (aapecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkorneten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.8 Publicatie en bekendmaking (nieuw) Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties en/of op https://www,of¿cielebekendmakinoennl/oemeenteblad

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

Middelen en mensen

Hooidvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archietbeheenhoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter herschikking siteit alernede hun kwaliteitoniveau? 2.1 Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor het beheer van de archiefbeecheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?

Ja: De kosten verbonden aan de zorg voor het beheer van de archiefbesoheiden van de gemeentelijke organen (dynamisch/semistatisch archief) en het ICT-budget zijn moeilijk gespecificeerd aan te geven Hieronder vallen personeelslasten DlV` inhuur tijdelijk personeel, invoering zaakgericht werken, maar ook kosten voor programmatuur eto Buiten dat is Oudewater ambtelijk samengevoegd met Woerden waardoor kosten moeilijk zijn te onderscheiden

2.2 Mensen, kwantitatief beheer stelt het college als archiefzorgai4 Hoeveel mensen drager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de het beheer van de archiefbescheiden van de zorg voor gemeentelijke organen?

De formatie DIV voor Woerden en Oudewater samen is op dit moment 7,36 fte vast.

Interne richtlijnen zijn beschikbaar via het intranet. Bij geconstateerde afwijking van de interne regels wordt de betreffende daarop aangesproken. ln verband met invoering zaakgericht werken worden er gebruikerscursussen georganiseerd.

Advies RHC: Zorg er in 2022 voor dat er voldoende personele capaciteit is om alle taken en geplande projecten de komende jaren uit te kunnen voerenY in lijn met het raadsvoorstel dat mede op grond van het 1-2021 (Werken aan rapport van Wim Helder dd toekomstgericht informatiebeheer) wordt gemaakt

Hom:

Wordt er voidaan aan de norm

Te ondernemen actie door zargdrager

Advies RHC 2020: Ga na of de personele capaciteit voldoende is of moet worden uitgebreid. NB. Het weg werken van de analoge dossiers in de paternosterkasten in Oudewater is in 2021afgerond.

Bij het RHC was in 2021 8,2 fte beschikbaar de uitvoering van haar taken voor het gehele werkgebied. Dit bestond uit 7,5 fte in vaste dienst, en 0,7 fte via Ferm Werk in dienst. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

Advies RHC: Rond in 2022 de verbetering van de aan het RHC te leveren index op de 1999 en de materiële bouwvergunningen verzorging af en draag deze in 2022 over naar het RHC. Tref in nauw overleg met het RHC voorbereidingen voor de overbrenging van het archiefblok 1989-1999 van de gemeente zodat dit in 2023 naar het RHC kan. Het leveren van een kwalitatief goede toegang is daarbiileen aandachte punt4

Los van achterstanden in overbrenging constateren wij dat de lopende (dagelijkse) werkzaamheden door DlV kunnen worden gedaan, maar dat het opvalt dat voor nieuwe ontwikkelingen voorbereiding overbrenging en inlopen achterstanden er structureet weinig tijd eq, capaciteit ie4Wij onderschrijven dan ook het eerder genoemde rapport van Wim Helder waarin is vastgesteld datde formatie dringend uitbreiding en verbetering behoeft,

Wo dt er voidean aan tie norm

i

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders?

Ja: Zie brief GS

y

i

Te ondernemen actie :hoor`zot

i

dra zer

y

Zie oa. KPl

en de inleiding van deze rapportage.

154-2021 nr 82236530

2.3 Mensen, kwalitatief beheer Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2,2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bii-en nascholing? (Zie ook

Adviea RHC: Blijf aandacht besteden aan de kwaliteit van de medewerkere belast met archief- en informatiebeheer.

Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

Los van achterstanden in Conclusie RHC: overbrenging constateren wij datde lopende (dagelijkse) werkzaamheden door DlV kunnen worden gedaan, maar dat het opvalt dat voor nieuwe ontwikkelingen voorbereiding overbrenging archief en inlopen achterstanden er structureel capaciteit ie weinig tijd

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders?

zie kPi 2.213

ordt er voldaan aan de norm

Harm

toezicht 2.4 Mensen, kwantitatief Hoeveel formatieruirnte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke (Zie ook archiefinspecteurs en/of andere medewerkers, Archlofruimten,

applicaties, archiefbewaarplaats

Te ondernemen actie door zorgdrager

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

de BUhet RHC is (L8 fte beschikbaar toelichthüudende ml Voor het gehele Q6 fte adiumt' Wefkgebieq l arch'e¿nspecteur en 0,2 fte

Pit Ditbestaat

en e-depot

Hooidvraag: Zijn de fyaieke en digitale bewaarornatandigheden

op orde?

3.1 Archiefruimten a Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archietregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

y

Bezie tijdig de mogelijkheden tot Advies RHC: onderbrenging archief bij afstoten stadskantoor, waarbij het wellicht nodig is ook ruimte elders (ook bulten RHC/gemeente Woerden) te betrekken.

de te b Gebruikt het college deze archieiruimtem) bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

DMS RMA en c Beschikt het college over applicaties waarmee de noodzakelijke prooesapplicaties informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?

Zorg er in 2022 voor dat het ook Advies RHC: mogelijk wordt om in Cumulus en Worktorce tijdige vernietiging van informatie te realiseren.

Wordt er voidaan aan de norm

Norm

32 Arohiefbewaarplaats a le door het college ale arohietzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergerneentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefoesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?

b Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats bewaren overgebrachte archiefbescheiden?

de te

3.3 E-depot a Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Arohiefregeling voldoet?

'fe ondernemen aetíe door zorgdrager

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk,

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Advies RHC: Ambtelijk ie toegezegd dat Woerden (en Oudewater) in 2023 aansluiten op het e-depot. Maak in 2022 dan ook een goed metadataschema en zorg voor goede toepassing van TMLO/MDTO. Er moet (tinanciële) ruimte worden gemaakt voor dit project Bezie hierbij ook de aanbevelingen voor deze gemeente uit het rapport Baseline voor e-depot van het RHC.

Norm

W

er votdaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdragen'

3.4 Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten meteen cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan?

Advies RHC: Zorg dat het interne calamiteitenplan van de archiefbewaarplaats in Oudewater up-to-date gemaakt wordt in 2022, tenzij het stadskantoor dit jaar wordt afgestoten.

b Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbeschelden obv prioriteiten in het collectieplan? (zie ook

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

interne kwaliteitszorg

en toezicht

Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuiahouding? 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer a Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archietbeacheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Zo ja, welk systeem?

Advies RHC: Hetjaarlijks nalopen en zo nodig aanpassen van het kwaliteitssysteem is een doorlopend proces. Houd de streekarchivaris op de hoogte van de ontwikkelingen. Voer in maart 2022 de (verplichte) jaarlijkse audit uit op het informatiebeheer (conform het plan van aanpak uit 2021) en informeer het RHC hierover.

Wordt, er voldaan aan de nom!

e

Te ondernomen actie door zorgdrager

c Zo ia, voldoet het beheer van de archiefbesoheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

Advies RHC: Elk jaar dient door de gemeente in de maand maart conform het eigen kwaliteitssysteem een audit uitgevoerd te worden op het archiet- en informatiebeheer. Voor de tweede keer op rij is dit niet gedaan of gelukt. Dat maakt dat dit prioriteit heeft,

4.2 Amhietorganieatiel kwaliteitszorg! benchmark a ls er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archietinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbesoheiden in de archiefbewaarplaats?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Werkt de arohieforganieatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem?

Deels: De archieforganisatie werkt niet op basis van een kwaliteitezorgsyateem.

o Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?

Nee: Het RHC doet niet mee aan de landetijke benchmarking van BRAIN (_Brancheorganisatie Aronie¿nstellingen in Eederland).

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

1

Wordt er voldaan aan de norm

4.3 Gekwalificeerde gemeentearchivaris a Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet~overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte'?

Ta ondernemen actie door zorgdrager Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivietiek'? 4.4 Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archietzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

Conclusie

4.5 Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer Van naar' de archiefbewaarplaats Overggbrachte archiefbeecheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

Ordening, authenticiteit,

context, toegankelijkheid

en duurzaaheid

Geen nadere actie noodzakelijk.

archiefbeacheiden

Hoofdvraag: Geechiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, contexten toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archietoeecheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?

Advies RHC: Bepaal conform het projectenoverzicht in 2022 welke informatie uit vakapplicaties bewaard moet worden en voor welke termijn. Dit is ook een aandachtspunt uit het rapport Baseline voor e-depot 18422020 van het RHC.

Norm

5.2 Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevenelschema) kan worden vastgesteld:

al

de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

av2 wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

a.3

de samenhang met andere arohielbesoheiden;

1Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

Advies RHC: Het metadatachema moet in 2022 nu echt afgerond en vastgesteld worden. Anders belemmert dit in toekomstige overbrenging van informatie uit Decos Join naar het e-depot. Dit te meer omdat hierover al sinds 2016 toezeggingen zijn gedaan! Recent is met DlV afgesproken dat hierbij in 2022 ondersteuning door de adviseur digitale archieven van het RHC zal worden verleend om een en ander vlot te trekken.

Norm

wordt e voldaan aan de norm

Te onde nemen aetie door zorgdragen'

de uitgevoerde beheeraotiviteiten;

21.5 de beeiuringsprogrammaluur of toepassingsprograrnmatuur inzake de archiefbescheiden. 5.3 Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgl het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de arohlefbeecheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?

Advies RHC: Zorg er in 2022 voor datde informatie uit Corsa die gemigreerd is naar My-Lex voldoet aan de eisen die hieraan in de Archiefwet 1995 worden gesteld; Zorg dat in Decos Join relaties worden gelegd tussen relevante zaken/informatie, aangezien dit in het verleden in Corsa stelselmatig niet gebeurd is (zie ook

Nonn

5.4 Duurzame materialen en gegevensdragere analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) arohlefbeecheiden'?

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen

actie door zorgdrager

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

5.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden'?

5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem eq. zijn er naast 5.4 en 55 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbeecheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?

Advies RHC: Goed gebruik is om elke vijfjaar het Handboek Vervanging te bezien op actualiteit. Wellicht dat ook de overgang van Corsa naar Decos Join in 2021 van invloed is geweest (zie ook het advies de jaarlijkse audit bij KPl

i Wordt er voldaan aan de norm

5.8 Aanvullende metagegevene Zijn er aanvullende metagegevens geïmplementeerd?

Te ondernemen

actie door zorgdrager

Advies RHC: Jaarlijks dient bekeken te worden of er aanvullingen nodig zijn

ontworpen en

5.9 Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen. tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

Advies RHC: Onderzoek in 2022 op basis van het bestaande overzicht van alle applicaties die naast Decos Join gebruikt worden of deze informatie bevatten die ook (langdurig) bewaard moet worden, mogelijk in een E-depot. En gebruik opslagformaten die aan een open standaard voldoen (zie de Handreiking voorkeurston'naten van het Nationaal Archief)U

5.10 Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur. verschijningsvorm en gedrag ivm. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?

ze hei advies bij kPi 5.2

5.11 Voorzieningen compressie en encryptie a Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/ot encryptietechnieken?

Niet van toepassing: Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie en encryptie,

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Wordt er voldaan aan de norm

Norm

Te ondernemen

actie door zorgdrager

Zo ja, welke? b En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? c Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbeecheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

Vervanging,

conversie/migratie,

selectie, vernietiging

en vervreemding

van archiefbaseheiden

Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af ot vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen a Past de gemeente vervanging toe het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproductiee of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigdj?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgd rager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

c Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archietbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? 6.2 Converteren en migreren a Wordt er tijdig geconverteerd/ gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen tav. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

Advies RHC: Zorg bij de migratie van informatie uit Corsa naar Myjex m2022 dat aan de (Wettejjjke) eisen wordt voldaan die hieraan worden gesteld en stem dit af met het RHC.

b la er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

Stel in 2022 een verklaring van Advies RHC: migratie op van de informatie uit Corsa naar Mytex stuur deze ter informatie naar het RHC

6.3 Archiefselectielijet, en stukkenlijst hotspotmonitor a Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

en

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie dear zergdreger

b Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

i

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

w

c Werkt de gemeente aanvullend meteen facultatieve stukkenlijet?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

d le er een Hotspotrnonitor vastgesteld?

Advies RHC: Overleg in het SlC) in 2022 of er een hotspotmonitor of -lijst over de afgelopen jaren moet worden opgesteld. Denk hierbij oa aan de bewaring van documenten en informatie uit sociale media rond de corcnacrisis en opvang van vluchtelingen uit Oekraine,

6.4 Vernietiging en verklaringen a Vernietigt het college als archielzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbeecheiden?

f

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

b Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?

Advies RHC; Blijf het RHC op de hoogte houden bij vragen, kwesties rond vernietiging van informatie bij afdelingen van de organisatie

6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen a Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Mem

Wbrdt er verdaa aan de nem

'fe ondernemen actie daer zorgdrager

b Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?

c Zo jat heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? d Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tet vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

Overbrenging van arehiefbeecheiden Hoefdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet “te bewaren archiefbeecbeiden na bij wet vaatgeateide termijn overbrengen, tenzij met redenen embleed* carrect in de praktijk?

7.1 Overbrenging na bij wet vastgesteide termijn a Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening? b Zo nee, welke arohiefbeacheiden zijn niet overgebracht? c Zo nee, wat is de reden cq zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?

l

Advies RHC: Zerg dat in 2022 de beuwdoaeiers van 1999) overgedragen kunnen worden Oudewater naar het RHC. Schoon en bewerk (geborgd in overleg met het RHC) in 2022 verder het iO-jarenblok 1989-1999 de verplichte overbrenging na 20 jaar naar het RHC. Dit bad eigenlijk al in 2020 mdeten gebeuren.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen

actie door zorgdrager

7.2 Verklaringen

van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats van alle overbrengingen een verklaring op?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijkV

vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbeacheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

7.3 Niet-overbrengen

Terbeaohikkingetelling

van overgebrachte

archiefbeecherden

Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseiaen van de Archiefwet? 4

8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen a Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbeecheiden voor een ieder kosteloos te raadplegen?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk,

b Kan een ieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?

c Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?

d ls in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Vlmoií)

8.2 Beperking openbaarheid na overbrenging a ln beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingslennijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? b Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk. ln voorkomende gevallen zijn dergelijke aanvragen conform de WhO in behandeling genomen, Advies RHC: Beheerders moeten bij de overbrenging van archief naar het RHC meer rekening houden met de beperking van de openbaarheid van gegevens ogv. de Archiefwet en de AVG. Zie de in 2019 uitgegeven handreiking door de VNG “Beperkt waar het moet", Bij de bewerking van het archietblok 1989-1999 door Oudewater zal dan ook rekening moeten worden gehouden met eventuele beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden hierin

o

Harm

Wordt er voldaan aan de narm

Te ondernemen actie dem* znrgdrager

Niet van toepassing.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

c Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene Verordening gegevensbeecberming

d Heeft het college ale archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden op het gebied van milieu-informatie inperkt'? d Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging?

8.3 Beperking openbaarheid na 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de arohiefbeacheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten? 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik a Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbeecheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk,

b Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd? 8.5 Uitleníngen aan overheidsorgaan en deskundige instelling a Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebracbte archiefbeacheiden voor bepaalde tijd uitte lenen aan het archief~ vormende overbeideorgaan? ls dit wel/niet voorgevallen?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

Wordt er wiidaan aan die norm

Te ondernemen mite door zorgdrager

b Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiele voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van arenietbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk<

8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik a ls er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefoewaarplaats?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakeliik.

b Zo ja, maakt de archieforganisatie kwaliteitshandvest?

daarbij gebruik van een

8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontot¿ce met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksregiement?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzaluelijkV