A06. Raadsinformatiebrief KPI's Archief- en informatiebeheer 2024-2025 gemeente Oudewater (215229).pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF

Van college van burgemeester en wethouders Vergadering van 10 februari 2026 Kenmerk Z/25/080816 / D/26/215229 Portefeuillehouder René van den Hoogen Portefeuille Archiefzaken Opsteller Peele, Karin Onderwerp KPI's Archief- en informatiebeheer 2024-2025 gemeente Oudewater

Kernboodschap Het college van burgemeester en wethouders biedt de KPI-rapportage Archief- en Informatiebeheer 2024–2025 gemeente Oudewater, de begeleidende aanbiedingsbrief en het bijbehorende verbeterplan ter kennisname aan. Uit de rapportage blijkt dat het archief- en informatiebeheer van de gemeente Oudewater grotendeels voldoet aan de vereisten van de Archiefwet en dat er, sinds de vorige KPI-rapportage in 2023, belangrijke stappen zijn gezet in de verdere professionalisering van het digitale informatiebeheer.

Toelichting Sinds de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in 2012, wordt voor het provinciale toezicht op het archiefbeheer gebruik gemaakt van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Jaarlijks wordt er een KPI-rapportage opgesteld en aan de gemeente toegestuurd. Deze KPI-rapportage gebruikt het college van burgemeester en wethouders om de jaarlijkse verantwoording richting de raad en provincie af te kunnen leggen met betrekking tot het archief- en informatiebeheer binnen de gemeentelijke organisatie. De KPI-rapportage Archief- en informatiebeheer 2024–2025 gemeente Oudewater is opgesteld door het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC). Op basis van de in de rapportage gesignaleerde aandachtspunten is een verbeterplan opgesteld, dat eveneens wordt meegezonden. Belangrijkste conclusies uit het rapport: • Het archief- en informatiebeheer van gemeente Oudewater voldoet grotendeels aan de vereisten van de Archiefwet; • Ten opzichte van de rapportage uit 2023 zijn duidelijk stappen gezet in de verdere ontwikkeling van het digitale informatiebeheer. Er zijn meerdere beleidsinstrumenten ontwikkeld en geactualiseerd zoals een metadataschema en een digitale bewaarstrategie (met o.a. kaders voor bewaartermijnen, opslagformaten en overdrachtsprocedures).

Positieve ontwikkelingen die het RHC benadrukt: • Het applicatieoverzicht is verder uitgebreid waardoor de gemeente steeds meer inzicht krijgt in waar archiefwaardig materiaal zich bevind in de organisatie; • De migratieprojecten van de raadsstukken uit GemeenteOplossingen en de oude Corsa database uit My-Lex naar het pre-depot van DiVault zitten in de afrondende fase; • E-mailarchivering is ingericht volgens het Capstone-principe als vangnet naast reguliere dossiervorming;

• In Microsoft Teams wordt gewerkt aan heldere afspraken rondom retentie, archivering en verantwoordelijkheden. Met deze stappen is verdere modernisering van het digitale informatiebeheer gerealiseerd. Het RHC geeft aan dat de komende jaren de nadruk zal liggen op: • afronding van de pre-depottrajecten; • implementatie van de bewaarstrategie; • toepassing van de Norm Voorkeursformaten; • voorbereiding op structurele aansluiting op het e-depot van het RHC. In het bijgevoegde Verbeterplan KPI’s Archief- en informatiebeheer 2024–2025 is per KPI-punt een reactie opgenomen. Op basis hiervan is een planning voor 2026 opgesteld om vervolgstappen te zetten in de verdere professionalisering van het informatiebeheer.

Financiën n.v.t.

Vervolg De KPI-rapportage Archief- en informatiebeheer 2024-2025 gemeente Oudewater, de aanbiedingsbrief en het daarbij behorende verbeterplan worden na vaststelling door het college van burgemeester en wethouders toegezonden aan het college van gedeputeerde staten van Utrecht in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht.

Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief KPI-rapportage 2024-2025 van het RHC (D/26/215422) 2. KPI-rapportage Archief- en informatiebeheer 2024-2025 gemeente Oudewater (D/26/214994) 3. Verbeterplan op de KPI's Archief- en informatiebeheer 2024-2025 gemeente Oudewater (D/26/215222)