A06.1 Aanbiedingsbrief KPI-rapportage gemeente Oudewater getekend.pdf

\ES RHC Rijnstreek en Lopikerwaard Postbus 45 3440 AA Woerden

Blekerijlaan 14

Aan burgemeester en wethouders

3447 GR Woerden

van de Gemeente Oudewater

0348 42 88 46

Postbus 100

rhc@woerden.nl

3420 DC OUDEWATER

rhcrijnstreek.nl

Woerden, 13 november 2025

Betreft: Rapport KPI’s archief- en informatiebeheer 2024 en 2025

Geacht college, Hierbij rapporteer ik u over uw archiefbeheer en informatiehuishouding in 2024-2025. De periode omvat dus anders dan gebruikelijk meer dan een kalenderjaar. Een en ander is gebeurd in overleg met de provincie, als de extern toezichthouder. Op basis van dit rapport kunt u als archiefzorgdrager nu ex artikel 30 van de Archiefwet 1995, verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Archiefwet. Na behandeling door de raad dient u het collegeverslag (verbeterplan) annex KPl-rapport uiterlijk 15 februari 2026 aan te bieden aan Gedeputeerde Staten. | Uw gemeente heeft op het gebied van het archief- en informatiebeheer — ondergebracht bij de gemeente Woerden - de afgelopen paar jaar een positieve ontwikkeling doorgemaakt. Gedragen door het management is er op de werkvloer goed voortuitgang geboekt om meer grip te krijgen op de informatiehuishouding. Leidraad is daarbij een verbeterplan, waarin in behapbare stappen de lijnen zijn uitgezet op basis van de KPl-rapportage. In het SIO-overleg is ook een goede terugkoppeling gegeven en een doorkijkje naar het komende jaar. In 2025 is er gewerkt aan de Digitale bewaarstrategie 2026-2030, waarin de kaders zijn oogenomen voor de verdere ontwikkeling van duurzaam digitaal archiefbeheer en aansluiting op het e-depot. Op dit terrein liggen de nodige uitdagingen, die in 2026 verder moeten worden opgepakt.

De bewaarstrategie moet nog worden vastgesteld. Het in kaart brengen van de informatiestromen en de aanwezigheid van archiefwaardige documenten heeft al het nodige inzicht gegeven, maar er is nog geen totaaloverzicht. Tot op heden is er een top 10 gemaakt van in kaart gebrachte applicaties waarvan vermoed wordt dat deze risicovol zijn. Hiervan wordt de archivering gemonitord. Het betekent wel dat het gehele applicatielandschap verder moet worden geïnventariseerd. Het verkregen inzicht en de ervaringen kunnen worden meegenomen bij de eventuele aanschaf van nieuwe vakapplicaties. De migratieprojecten van de raadsinformatie (GO) en MyLex naar het FLEX pre-depot zijn in de afrondende fase. Het is echter van belang om de focus te behouden en te zorgen voor een zo correct mogelijke uitvoering, zodat deze migraties als waardevolle leidraad kunnen dienen bij de toekomstige migraties. Het gestandaardiseerd werken met nadruk op consequente vastlegging van metadata en uniforme werkafspraken werpt zijn vruchten af. De volgende stap naar MDTO-metadatering wordt rc; oon gemeenverkend. Het is belangrijk dat de gemeente zich bezighoudt met actualiteiten richting het e-depet;epliggenoeling van nog veel uitdagingen. Zo moet uw gemeente verder met web- en emailarchivering en M365. de gemeenten: - Bodegraven-Reeuwijk - [Jsselstein « Lopik ‚ Montfoort , Oudewater ‚ Woerden

& - Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Het plan voor het vernieuwen van het kwaliteitssysteem informatiebeheerligt al enige tijd, maar vraagt meer inspanningen. De controles moeten verder uitgebreid worden over de belangrijkste vakapplicaties waarin archiefwaardige documenten aanwezig zijn. Dit vergt contact met de applicatiebeheerders en de medewerkers om het zelfregistrerend vermogen te vergroten. Het besef is gekomen dat de gemeente ook een verantwoordelijkheid heeft voor de archiefzorg van diverse gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden zoals ODRU, VRU en Ferm Werk. Er moeten betere werkafspraken worden gemaakt en er wordt onder meer vanuit het SIO verkend hoe de gemeente vanuit haar rol een en ander beter kan monitoren. Met het RHC zijn er afspraken gemaakt voor de bewaring van het semi-statisch archief in de ruimte van het RHC, nu het Stadskantoor moet worden leeggehaald. Ook de registers van de burgerlijke stand kunnen in Woerden worden ondergebracht. Echter u dient er rekening mee te houden dat dit na 2026 mogelijk niet meer kan. Het is goed om hierover in contact te blijven, zodat er zo nodig tijdig een andere oplossing kan worden gevonden. Met bovengenoemde verbeterpunten zal uw organisatie verder komen in de modernisering van haar digitale informatiebeheer. De uitvoering van de archiefwettelijke taken was bij u in 2024/2025 in goede handen.

Graag zie ik uw verbeterplan op de in de bijlage genoemde KPl-punten tegemoet. Mocht er hierover nog vragen zijn of afstemming gewenst, dan kunt u contact opnemen met de heer J. Brommeijer, archiefinspecteur bij het RHC. L

/ / /

/ f

/

Met

vriendelijke groet,

J.Fvan Rooijen,

\

NN ' Nn,

NW NS

streekarchivaris i