A05. RIB informatie participatieplatform gemeente Oudewater (145978).pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF

Van college van burgemeester en wethouders Vergadering van 9 juli 2024 Kenmerk Z/24/066568 / D/24/145978 Portefeuillehouder Danny de Vries Portefeuille Communicatie en website Opsteller As, Muriel van Onderwerp informatie participatieplatform gemeente Oudewater

Kennisnemen van Reactie op motie digitaal participeren van 28-9-2023

Inleiding Aanleiding om deze informatie te verstrekken is de motie digitaal participeren van 28-9-2023. Het gaat over de mogelijkheden van digitaal participeren via een participatieplatform. Dit levert digitale participatie op: 1. Bereik gemakkelijk een groter en diverser publiek: Digitale participatie helpt je om mensen te bereiken die normaal gesproken geen tijd hebben om een raadsvergadering of workshop te bezoeken. Denk bijvoorbeeld aan gezinnen met jonge kinderen, professionals met een volle agenda. 2. Een inclusiever participatieproces: Online participatieplatforms bieden lokale overheden één centraal punt om feedback en ideeën uit de community te verzamelen, te delen en te bespreken. Door deze online methoden aan te vullen met meer traditionele offline strategieën, en vice versa, creëer je een inclusiever participatieproces. 3. Krijg meer instemming en publieke steun voor besluiten: Als inwoners het gevoel hebben dat hun ideeën en meningen worden gehoord en overwogen, zullen ze eerder geneigd zijn om de genomen besluiten te steunen (en in de toekomst opnieuw deel te nemen aan participatieprojecten). 4. Meer transparantie tijdens het hele participatieproces: Iedereen kan op elk moment instappen in het proces. Je kunt in de tijdslijn lezen welke stappen al zijn gezet en welke er in de toekomst worden gezet. Ook kun je alle input van anderen lezen. 5.

Vergroot de efficiëntie en responsiviteit: Duizenden papieren enquêtes verwerken of proberen iets te maken van op een post-it gekrabbelde ideeën. Het kost een hoop tijd. Met het platform verklein je de uitwerktijd aanzienlijk. Dit betekent dat je meer tijd kunt steken in substantiële participatie en responsiviteit. 6. Bereik besluitvorming van hogere kwaliteit: Door beter op de hoogte te zijn van wat inwoners belangrijk vinden, is de gemeente beter in staat om de juiste prioriteiten te stellen voor de inzet van tijd en budget. 7. Besparing van kosten en één centraal punt: In plaats van per project een digitaal middel aan te schaffen en eenmalig te gebruiken is het duurzamer en goedkoper om een terugkerend middel in te zetten. Door 1 middel te hebben creëer je een centraal punt voor alle participatieprojecten.

8. Verschillende digitale middelen in één platform: Afhankelijk van het soort feedback dat je van je community wilt ontvangen, bepaal je welke middelen en methoden je kunnen helpen je doelen te bereiken. De meest populaire methoden zijn: • Ideeën verzamelen (het verzamelen van schriftelijke input of je community vragen om ideeën vast te pinnen op een interactieve kaart) • Burgerbegrotingen (je community betrekken bij het toewijzen van overheidsbudgetten); • Burgervoorstellen (het aangaan van een doorlopende dialoog met je community door middel van een digitale ideeënbus’) • Analyse van opties (het voorleggen van verschillende opties voor je publiek, waar zij commentaar op kunnen leveren en over kunnen discussiëren) • Peilingen of enquêtes (het verzamelen van input van je publiek over vooraf vastgelegde vragen) Daarnaast kan een digitaal platform ook de functie krijgen om initiatieven/ideeën van inwoners (Denk aan Oudewater doet of iets dergelijks) te (laten) ontvangen, beoordelen en te stroomlijnen. Het werkt enthousiasmerend naar andere inwoners toe en het is transparant. Het werkt dan als een soort initiatievenloket. Je brengt dan overheidsparticipatie en burgerparticipatie samen in 1 portaal.

Kernboodschap Bij aanschaf van een dergelijk participatieplatform is het makkelijk mogelijk om digitaal te participeren bij projecten van de gemeente. Een platform voor digitale participatie helpt met het maken van beleid dat inclusiever, responsiever en meer participatief is. Tevens heeft dit platform de mogelijkheid om goede ideeën/initiatieven van inwoners te ontvangen, te stroomlijnen en uit te (laten) voeren (soort initiatievenloket, overheidsparticipatie).

Financiën De prijzen voor de licenties zijn gebaseerd op het aantal inwoners van de gemeente. Voor gemeente Oudewater zijn de kosten per jaar: Standaard licentie

€ 8.000

Premium licentie op

€ 12.000

Het onderhouden en vullen van het platform kost ook tijd. Reken hier ongeveer 4/5 uur per week voor. Dit kost ongeveer EUR 10.000,- ongeacht welke licentie je kiest. Totaalkosten standaard licentie 8.000 + 10.000 = EUR 18.000,- per jaar Totaalkosten Premium licentie 12.000 + 10.000 = EUR 22.000 per jaar Wat zijn de grootste verschillen tussen een standaard en een premium licentie? • Ongelimiteerd aantal projectbeheerders: Binnen de Premium licentie heb je recht op 8 platformbeheerders en een ongelimiteerd aantal map- en projectbeheerders (t.o.v. 4 platformbeheerders en 5 map- en projectbeheerders binnen de Standaard licentie).

• Flexibel invulformulier: Als Premium gebruiker kun je extra velden toevoegen aan het invulformulier (naast de standaardvelden). De antwoorden die in deze extra velden worden ingevoerd, worden niet zichtbaar voor de gebruikers op het platform, maar zijn enkel zichtbaar voor de beheerders. Je kunt dus extra vragen stellen die voor dat specifieke project relevant zijn om te weten van de indiener van het idee (bijvoorbeeld of diegene betrokken wil blijven bij het proces, wat diens huisnummer is etc.). • Aanpasbare pagina met gelinkte projecten: Dit is een mooie manier om alle projecten van bijvoorbeeld één afdeling, een wijk of één hoofdproject te groeperen. Stel we gaan aan de slag met duurzaamheid, dan kun je een aparte pagina creëren die bestaat náást de homepagina en dan kun je automatisch alle projecten die de tag duurzaamheid hebben op deze pagina weergeven. Deze pagina kun je vervolgens opnemen in je navigatiebalk en de URL ervan rechtstreeks met inwoners delen zodat ze direct op de juiste pagina terechtkomen. Je kunt het platform zo een stuk overzichtelijker maken en de inwoners makkelijker navigeren. • Rapport vormgever: Met de Rapport vormgever kun je duidelijke, visuele en op maat gemaakte rapporten maken waarmee je de resultaten van jullie participatieprojecten kunt delen met collega’s en inwoners.

• Flexibele registratie: Met deze nieuwe functionaliteit kun je de drempel voor deelname aan de projecten verlagen en toch de informatie verzamelen die je van inwoners nodig hebt. Je kunt inwoners dan namelijk al laten participeren door ze alleen te vragen hun e-mailadres in te vullen (in plaats van de gehele registratieflow op het platform te doorlopen). Premium klanten kunnen ook demografische vragen toevoegen om indien nodig aanvullende gegevens te verzamelen. In plaats van de registratievragen die je op platform niveau stelt, kun je dus vragen stellen die enkel voor dit project relevant zijn om te weten (en die je niet platformbreed aan alle gebruikers wilt stellen). Voor sommige projecten is een huisnummer bijvoorbeeld wel relevant om te weten terwijl dat voor andere projecten helemaal niet het geval is. • Aangepaste afzender geautomatiseerde e-mails: Voor premium klanten is het mogelijk om de afzender van de e-mails die vanuit het platform worden gestuurd, aan te passen. In plaats van een standaard 'notifications' e-mailadres kun je dan jullie eigen e-mailadres met daarin de naam van jullie platform als afzender instellen. • AI-tool: De AI-tool maakt het mogelijk om automatische samenvattingen en analyses te creëren voor alle tekstuele input die verzameld wordt binnen idee- en enquêteprojecten.

Vervolg n.v.t.

Bijlagen n.v.t.