A05. RIB eerste fase evaluatie DVO Oudewater-Woerden (124984).pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF

Van college van burgemeester en wethouders Vergadering van 7 november 2023 Kenmerk Z/23/064380 / D/23/124984 Portefeuillehouder Walther Kok Portefeuille Personeel en organisatie Opsteller Catsburg, Edwin Onderwerp Een raadsinformatiebrief over de eerste fase van de evaluatie van de dienstverleningsovereenkomst tussen Oudewater en Woerden.

Kennisnemen van De planning, proces, organisatieadviesbureau &VDL, opdrachtnemer/opdrachtgever en de stuurgroep van de evaluatie DVO Oudewater-Woerden.

Inleiding Sinds 1 januari 2015 werken de gemeenten Oudewater en Woerden samen; de ambtelijke organisatie van Woerden werkt voor beide gemeenten op basis van een dienstverleningsovereenkomst. Per 1 januari 2021 is de huidige dienstverleningsovereenkomst (hierna: DVO) in werking getreden en deze overeenkomst kent een looptijd van 5 jaar. Dit brengt met zich mee dat de DVO van rechtswege per 1 januari 2026 eindigt. In art. 18 lid 2 DVO is overeengekomen dat partijen uiterlijk anderhalf jaar vóór het eindigen van de overeenkomst in overleg zullen treden om te bezien of partijen de samenwerking al dan niet wensen te verlengen en onder welke condities een verlenging zal plaatsvinden. Om het overleg over de DVO te bevorderen zal de komende maanden met een op basis van een aanbestedingsprocedure geselecteerd extern organisatieadviesbureau gewerkt worden aan een evaluatie van de DVO. Op 29-8-2023 is er een themabijeenkomst van beide colleges i.a.v. de directie geweest waarin de aanpak – het projectvoorstel - besproken en geaccordeerd is. Onderdeel van dit projectvoorstel was één gezamenlijke evaluatie, op basis van het uitgangspunt partnerschap, in plaats van twee separate evaluatieonderzoeken.

De evaluatie zal resulteren in een eindrapport met bevindingen en aanbevelingen en kan zodoende richtinggevend zijn voor besluitvorming over de mogelijkheid tot vernieuwing van de DVO na 2025 óf te kiezen voor een ander scenario. Over de planning, de betrokkenheid van de gemeenteraad, opdrachtnemer en opdrachtgever, stuurgroep én het externe organisatieadviesbureau informeren wij, het college, met deze brief de gemeenteraad.

Kernboodschap Voor de DVO-evaluatie is het organisatieadviesbureau ‘& Van de Laar' (hierna: &VDL) geselecteerd. Inmiddels heeft een startbijeenkomst plaatsgevonden met de stuurgroep. In de startbijeenkomst zijn de twee fasen van het project, de betrokkenheid van de raad en de planning besproken. In de eerste fase zal de komende weken gewerkt worden aan de onderzoeksvragen, het analysekader en het plan van

aanpak. Dit zal resulteren in een eerste conceptversie van het plan van aanpak die door &VDL aangeboden zal worden aan de stuurgroep. De stuurgroep krijgt ruimte om de eerste conceptversie van het plan van aanpak te optimaliseren en zodoende komen we tot een conceptversie die in een thema-avond, waarbij &VDL ook aanwezig zal zijn, met U besproken zal worden en waarna mogelijke aanvullingen door &VDL verwerkt kunnen worden. De thema-avond staat in Oudewater voorlopig gepland op maandag 18 december om 20h00. In de tweede fase van de evaluatie wordt het evaluatieonderzoek uitgevoerd. Men zal een inventarisatie maken van feiten en ervaringen/meningen. De inventarisatie van feiten is een analyse op documentatie. De inventarisatie van ervaringen/meningen zal via diverse gespreksrondes met bestuurders en ambtenaren van beide gemeenten plaatsvinden. Deze gespreksrondes zijn zowel individueel als op groepsniveau. De fractievoorzitters van de gemeenteraden Woerden en Oudewater worden ook betrokken in een gespreksronde. De bevindingen van &VDL zullen gedeeld en gespiegeld worden in een sessie met de stuurgroep. Hierna zal &VDL werken aan een concept eindrapport. In een laatste bijeenkomst met de stuurgroep zal dit concept eindrapport centraal staan en kan men eventuele input verwerken in een definitief eindrapport.

De tweede fase start in januari 2024 en het eindrapport zal medio april aangeboden aan de gemeenteraad. Opdrachtnemer en opdrachtgever De beide portefeuillehouders Samenwerking Woerden en Oudewater, wethouder Mariëtte Pennarts (Woerden) en Walther Kok (Oudewater), zijn beiden bestuurlijk opdrachtgever voor het uitvoeren van de evaluatie DVO en het formuleren van aanbevelingen voor het vervolg. De gemeentesecretaris van Oudewater is ambtelijk opdrachtgever. De algemeen directeur van Woerden is bestuurlijk verantwoordelijk (Wet op Ondernemingsraden) voor de organisatie. De ambtelijk opdrachtnemer (interne projectleider) is Edwin Catsburg en &VDL is extern opdrachtnemer. Stuurgroep De (bestuurlijk en ambtelijk) opdrachtgevers en opdrachtnemer vormen tezamen de stuurgroep. De ambtelijk opdrachtnemer vormt met een vertegenwoordiging van de relevante ambtelijke vakgebieden de projectgroep. Bij de vertegenwoordiging van de relevante vakgebieden moet gedacht worden aan o.a. juridische zaken, communicatie en financiën. Het vormen van een projectgroep zal de komende weken verder uitgewerkt worden in samenspraak met het organisatieadviesbureau &VDL. Organisatieadviesbureau & Van de Laar Het organisatieadviesbureau &VDL is gespecialiseerd in het verkennen van toekomstscenario's voor publieke organisaties.

Tevens is men gespecialiseerd in het tot stand brengen van samenwerkingsverbanden en het evalueren van verschillende samenwerkingsvormen. &VDL zal kwalitatief en kwantitatief onderzoek verrichten naar het samenwerkingsverband tussen Woerden en Oudewater en komen tot een eindrapport met aanbevelingen. Het uitwerken van de aanbevelingen en eventuele toekomstscenario's behoort nadrukkelijk niet tot hun opdracht; dit gebeurt na het vaststellen van de evaluatie.

Financiën Voor de evaluatie van de DVO is door beide gemeenten € 50.000 beschikbaar gesteld en onderdeel van begroting 2023 en 2024. Het is niet voorzien dat de projectkosten buiten dit totale budget zal vallen. De eventuele financiële impact van het implementeren van de uitkomsten c.q. aanbevelingen is nu onbekend en afhankelijk van de uitkomsten van de evaluatie.

Vervolg Conform bovenvermelde uitgangspunten en planning zal de evaluatie vorm krijgen. De stappen van de eerste fase wordt voor het kerstreces afgerond. De tweede fase start per januari 2024 en zal medio april 2024 resulteren in een eindrapport met bevindingen en aanbevelingen.

Bijlagen - Dienstverleningsovereenkomst 2021-2025 Woerden - Oudewater; met nummer D/23/124982 - Basisdienstverlening DVO 2021-2025; met nummer D/23/124980