A01. Beantwoording Schriftelijke vragen art. 32 RvO van Progressief Oudewater inzake E-mailprotocol Gemeenten Woerden & Oudewater 2025 (196907).pdf

Beantwoording artikel 32 vragen

Van college van burgemeester en wethouders Vergadering van 23 september 2025 Kenmerk Z/25/089076 / D/25/196907 Portefeuillehouder Bas Lont Portefeuille Automatisering informatievoorziening Opsteller Hees, Sharon van Onderwerp Beantwoording Schriftelijke vragen art. 32 RvO van Progressief Oudewater inzake E-mailprotocol Gemeenten Woerden & Oudewater 2025

Beantwoording van de vragen Geacht college, De bescherming van de onafhankelijkheid van gemeenteraadsleden is een fundament van onze lokale democratie. Deze onafhankelijkheid is niet alleen juridisch vastgelegd in de Gemeentewet, maar moet ook feitelijk geborgd zijn in de manier waarop de gemeentelijke organisatie omgaat met communicatie van raadsleden. Het zojuist gepubliceerde E-mailprotocol Gemeenten Woerden en Oudewater 2025 bevat bepalingen over monitoring, inzage en archivering van e-mail. In dit protocol wordt de mogelijkheid beschreven om e-mails inhoudelijk te onderzoeken (artikel 8), terwijl gemeenteraadsleden, forumleden en griffie formeel niet expliciet zijn uitgesloten van deze bevoegdheden. Dit kan de vertrouwelijkheid van raadscommunicatie – en daarmee de onafhankelijkheid van de raad – in gevaar brengen, zeker als technische toegang mogelijk is voor ICT-medewerkers of de directie. Daarnaast bevat het protocol (artikel 10) een bepaling dat ambtenaren privémail binnen vier weken mogen verwijderen. Deze mogelijkheid kan, indien niet strikt gedefinieerd en gecontroleerd, leiden tot het onttrekken van informatie aan de Wet open overheid (WOO). In het verleden is al gebleken dat e-mails van wethouders en ambtenaren zijn vernietigd die onder de WOO of de toenmalige WOB vielen.

Om deze redenen stel ik onderstaande vragen, waarbij ik nadrukkelijk verzoek om duidelijke, expliciete en onderbouwde antwoorden, voorzien van verwijzingen naar relevante wet- en regelgeving, interne beleidsstukken en besluiten. Schriftelijke vragen (I Gemeenteraad en griffie, II WOO, III Algemeen) Onafhankelijkheid gemeenteraad en griffie a. Formele toepassing Vallen gemeenteraadsleden formeel onder de werking van het e-mailprotocol 2025? Nee b. Zo ja, op welke juridische grondslag is dat gebaseerd, aangezien raadsleden geen medewerkers zijn in de zin van het protocol? N.v.t. c. Zo nee, welke formele uitsluiting geldt er voor raadsleden en waar is die schriftelijk vastgelegd? Zie het antwoord op 1a. het e-mailprotocol is van toepassing op de medewerkers (artikel 2, lid 2 van het E-

mailprotocol Gemeenten Woerden en Oudewater 2025). Monitoring en inzage

a. Vallen e-mailaccounts van raadsleden (indien uitgegeven door de gemeente) onder de monitoring- en onderzoeksbevoegdheden zoals beschreven in artikel 8?

Nee. Zie het antwoord op 1a. Het is niet van toepassing op raadsleden. b. Heeft het college, de gemeentelijke directie of het team ICT toegang tot de inhoud van e-mailcorrespondentie van raadsleden, inclusief e-mails die onder de verantwoordelijkheid van de griffie vallen?

De werkorganisatie Woerden/Oudewater stelt de informatie- en communicatievoorzieningen, waaronder een e-mailaccount ter beschikking. Gemeente Oudewater neemt deze dienst af via de dienstverleningsovereenkomst met Woerden. Noch het college van Oudewater, noch de directie heeft toegang tot de inhoud van de e-mailcorrespondentie. Dit geldt ook voor het team ICT. Alleen de raadsleden zelf hebben toegang tot de inhoud van hun mailbox. c. Indien technisch toegang mogelijk is: welke bindende waarborgen zijn er dat deze toegang niet wordt gebruikt voor inhoudelijke controle of inzage, en waar zijn deze waarborgen vastgelegd?

Technische toegang is alleen mogelijk voor een beperkte groep medewerkers van ICT. De onafhankelijke CISO moet toestemming geven voordat er technisch toegang wordt verleend tot de mailbox. Deze medewerkers hebben (net als alle andere medewerkers) een ambtseed of -belofte afgelegd. Ze zijn op de hoogte dat het inzien van mails zonder toestemming schending is van integriteit. Bij vermoeden van schending van deze integriteit kan forensisch onderzoek aangevraagd worden. d. Worden raadsleden altijd vooraf of onverwijld in kennis gesteld wanneer hun e-mail of volledige mailbox wordt ingezien, en zo ja, op basis van welk formeel besluit of protocol? Zo nee, waarom niet?

Ja, raadsleden worden altijd direct op de hoogte gebracht indien toegang tot hun mailbox noodzakelijk is voor bijvoorbeeld forensisch onderzoek bij een beveiligingsincident. Dit is sinds de samenwerking met de gemeente Woerden nog niet voorgekomen bij de gemeenteraad van Oudewater. In geval van een technische hulpvraag worden de raadsleden altijd gevraagd om toestemming te geven voor toegang tot de mailbox. Griffie en onafhankelijkheid a. Hoe is geborgd dat communicatie van raadsleden en de griffie vertrouwelijk blijft en buiten de invloedssfeer van het college en de ambtelijke organisatie?

Het college heeft besloten om aan te sluiten bij de Selectielijst e-mailbewaring gemeenten en intergemeentelijke organen 2024 . Daarmee is impliciet besloten dat de e-mails van de griffie — als sleutelfunctionaris — permanent worden bewaard. Om de vertrouwelijkheid van de communicatie tussen raad en griffie te borgen, is bepaald dat de toegang tot de mailbox van de griffie functioneel en technisch begrensd is. b. Bestaan er schriftelijke afspraken of een apart ICT-reglement voor raadsleden en griffie waarin de bescherming van hun correspondentie is geregeld?

Nee, er bestaan geen schriftelijke afspraken en er is geen apart ICT-reglement voor raadsleden en griffie. c. Zo nee, is het college bereid om, in overleg met de griffie, op de kortst mogelijke termijn een dergelijk reglement op te stellen, en daarnaast per direct waarborgen te geven voor een onafhankelijk functionerende raad?

Als het presidium dit wenst is het college hiertoe bereid. Gebruik gemeentelijk e-mailaccount a. Is het college ermee bekend dat er druk wordt uitgeoefend op raadsleden om het gemeentelijk e-mailaccount te gebruiken?

We adviseren dringend om het gemeentelijk e-mailaccount te gebruiken. Dit is mede op verzoek van de CISO, in het kader van Informatiebeveiliging. De gemeente Oudewater heeft zich namelijk verbonden aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Ook de gemeenteraad valt als bestuursorgaan onder deze verplichting. Het college is ervan op de hoogte dat het presidium en de griffier actief aandringen bij de raad om zich daadwerkelijk aan deze afspraak te houden.

b. Wordt (nieuwe) raadsleden en forumleden verteld in hoeverre de vertrouwelijkheid van correspondentie via ‘mail@oudewater.nl’ geborgd is?

De griffier zal bij het aankomend inwerkprogramma stilstaan bij de vertrouwelijkheid van de correspondentie via het domein @raadoudewater.nl. c. Acht het college dit wenselijk, ook wanneer een raadslid gemotiveerd kiest voor een eigen e-mailaccount om onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid te waarborgen?

Het college adviseert dringend om het gemeentelijke e-mailaccount te gebruiken, maar kan dit niet verplichten. De gemeenteraad valt echter onder de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), die sinds 1 januari 2019 verplicht is voor alle bestuurslagen. Als de raad kiest voor een eigen e-mailoplossing, moet deze aantoonbaar voldoen aan de BIO, moeten er afspraken zijn over incidentbeheer en moet hierover transparant worden gecommuniceerd met het college en de CISO. d. Welke beleidsstukken of besluiten liggen ten grondslag aan het stimuleren of verplichten van het gebruik van gemeentelijke e-mailadressen door raadsleden?

De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Privémail en mogelijke ontduiking WOO Definitie en beoordeling a. Wie bepaalt in de praktijk of een e-mail van een medewerkers als 'privé' wordt aangemerkt?

Het gemeentelijk e-mailaccount wordt gezien als een bedrijfsmiddel en is bedoeld voor werk- gerelateerde communicatie. Het is niet de bedoeling om dit e-mailaccount te gebruiken voor persoonlijke doeleinden. ledere medewerker die op zijn eigen gemeentelijke e-mailaccount een e-mailbericht ontvangt of verzendt, bepaalt zelf of het een formeel (berichten die uit hoofde van een functie ter uitvoering van een zaak worden verzonden c.q. ontvangen door een bestuursorgaan, organisatieonderdeel of medewerk(st)er werkzaam in de Gemeente Woerden of Oudewater en van belang zijn om de gang van zaken of de totstandkoming van een beslissing/beschikking te kunnen reconstrueren, of van belang zijn uit wettelijk of historisch oogpunt) of informeel bericht (e-mailberichten die niet vallen onder de definitie van formeel) is. Er wordt van de medewerker verwacht om informele of privé mail te verwijderen binnen 4 weken. Na die periode worden de berichten automatisch vastgezet en kunnen ze niet meer door de medewerker zelf worden verwijderd. b. Zijn er objectieve, schriftelijk vastgestelde criteria om te voorkomen dat zakelijke of bestuurlijke e-mails onterecht als privé worden gelabeld?

Ja zie antwoord op vraag II.1.A ,Formele berichten zijn: berichten die uit hoofde van een functie ter uitvoering van een zaak worden verzonden c.q. ontvangen door een bestuursorgaan, organisatieonderdeel of medewerk(st)er werkzaam in de Gemeente Woerden of Oudewater en van belang zijn om de gang van zaken of de totstandkoming van een beslissing/beschikking te kunnen reconstrueren, of van belang zijn uit wettelijk of historisch oogpunt. c. Kunt u verwijzen naar het specifieke interne beleid of besluit waarin deze criteria zijn vastgelegd?

Zie het E-mail protocol Gemeenten Woerden en Oudewater 2025. Bewaartermijn en verwijdering a. Hoe wordt geborgd dat e-mails die onder de WOO vallen niet worden verwijderd onder het label 'privé'?

Van medewerkers wordt verwacht dat ze formele e-mailberichten opslaan bij de zaak. E-mailarchivering is een achtervang op bestaande werkwijze. b. Worden er logbestanden of audittrails bijgehouden van e-mails die door ambtenaren als privé zijn aangemerkt en verwijderd?

Het systeem logt automatisch wat er gebeurt, zoals het openen of verwijderen van e-mails. Die informatie wordt 90 dagen bewaard, zodat je kunt terugzien wat er is gebeurd — ook als de e-mail zelf al is verwijderd.

c. Kan het college bevestigen en onderbouwen dat er geen mogelijkheid bestaat om WOO-plichtige e-mails te wissen door ze als privé te bestempelen?

Het is mogelijk bewust formele e-mailberichten te verwijderen, maar dan handelt de medewerker in strijd met het e-mailprotocol, en dus in strijd met de ambtseed - of belofte. Zie ook het antwoord op vraag I.2.c. Historische context a. Is het college ermee bekend dat in het nabije verleden wethouders en ambtenaren e-mails hebben verwijderd die onder de WOO (of de voormalige WOB) vielen? Nee. b. Welke concrete maatregelen heeft het college sindsdien genomen om herhaling te voorkomen?

Het college is niet bekend met verwijderde e-mails die in het nabije verleden onder de Woo (of de voormalige WOB) vielen en heeft daarom geen specifieke maatregelen genomen. Wel is er een algemene verbetering doorgevoerd. Door automatische e-mailarchivering te implementeren is er een waarborg zodat relevante correspondentie ook via technische middelen wordt geborgd. Deze technische aanpassing is een achtervang op de bestaande wijze waarbij van medewerkers wordt verwacht formele e-mailberichten op te slaan bij de zaak in het zaaksysteem. c. Op welke manier wordt hierop toezicht gehouden en welke sancties gelden bij overtreding?

Automatische e-mailarchivering is een vorm van toezicht, omdat het helpt voorkomen dat WOO-relevante emails ongewenst worden verwijderd. Het systeem bewaart e-mails automatisch, creëert controleerbaarheid en ondersteunt transparantie. Daarnaast hebben medewerkers de ambtseed of -belofte afgelegd, waarin zij beloven zich te houden aan de geldende richtlijnen, waaronder het correct archiveren van formele correspondentie. d. Zijn de raden van Woerden of Oudewater geïnformeerd over het vernietigen van bestuurlijke informatie door ambtenaren of leden van het college?

De raad van Oudewater is geïnformeerd door middel van een RIB (D/23/111854) waar het ging over het op juiste wijze bewaren en beheren van bestuurlijke informatie. Hierbij is het echter niet gegaan over het vernietigen van bestuurlijke informatie maar ging het over een ontvangen klacht die aanleiding gaf om hier een aandachtspunt van te maken. De gemeenteraad van Woerden is hier niet over geïnformeerd nu dit in het kader van klachtafhandeling van de gemeente Oudewater plaatsvond. Algemeen 1. Wat zijn de belangrijkste inhoudelijke verschillen tussen het e-mailprotocol 2018 en dat van 2025?

Het herziene e-mailprotocol is herzien op het feit dat e-mail primair een bedrijfsmiddel is en dat de archiefwet dus ook op dit medium van toepassing is. 2. Kunt u per wijziging aangeven wat de reden was voor deze aanpassing en welke gevolgen dit heeft voor medewerkers, raadsleden en burgers?

Zie bijlage Belangrijkste wijzigingen E-mailprotocol voor de grootste wijzigingen. De reden voor de aanpassing is dat e-mail als bedrijfsmiddel is aangemerkt en daarmee onderdeel is van het informatiebeheer van de organisatie. De Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet verplichten ons om informatie, waaronder e-mails, duurzaam toegankelijk te maken. E-mailarchivering is ingericht als achtervang. 3. Zijn er wijzigingen aangebracht naar aanleiding van gewijzigde wet- of regelgeving (bijvoorbeeld AVG, WOO, Archiefwet) en zo ja, welke precies?

Door e-mail te benaderen als een bedrijfsmiddel sluit de gemeente aan bij de geldende wet- en regelgeving. De Archiefwet verplicht tot het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie, waaronder e-mail. De Selectielijst e-mailbewaring is vastgesteld door de Rijksarchivaris. In de Selectielijst is vastgelegd de bewaartermijnen. In de vaststelling van de bewaartermijnen is rekening gehouden met de AVG. Ook is de termijn van 4 weken voordat berichten worden vastgezet en niet meer door medewerkers zelf kunnen worden verwijderd ingegeven door de AVG.

4. Is het college bereid om een overzicht te publiceren waarin alle wijzigingen puntsgewijs worden opgesomd en toegelicht?

Zie antwoord op vraag 2 voor de wijzigingen. Het college acht publicatie van het gewijzigde e-mailprotocol afdoende.

Bijlagen Vragen reglement van orde: D/25/196906