A01.2 bijlage BMC Eindrapport samenwerkingskoers sociaal domein Utrecht West_ Ranter G.pdf

5.3 Uit te werken onderwerpen voor de gemeenschappelijke regeling Voor de oprichting van de gemeenschappelijke regeling en de inrichting van de regionale ambtelijke organisatie moeten veel onderwerpen verder uitgewerkt en geconcretiseerd worden. Daarbij gaat het onder andere om: ● bevoegdheden van het AB, DB en de voorzitter; ● stemverhoudingen; ● exacte definiëring en afbakening van de taken; ● positie en inbreng gemeenteraden in de regeling; ● inrichting van de ambtelijke organisatie; ● invulling van de verantwoordingsplicht en informatievoorziening; ● interne sturing van de organisatie inclusief werkprocessen; ● bepalen van de capaciteit per taak; ● functiewaardering voor de vacatures, inclusief cao-bepaling; ● zo nodig het opstellen van een sociaal plan; ● afspraken over (vormen van) dienstverbanden, detachering, et cetera; ● huisvesting, ICT; ● eventuele frictiekosten; ● de structurele organisatiekosten met een verdeelsleutel over de gemeenten.

| 23 | Advies samenwerkingskoers sociaal domein Utrecht West

Bijlage | De samenwerking in beeld 1.1 Inleiding en inkadering In deze bijlage wordt de huidige samenwerking tussen de vijf gemeenten in het sociaal domein in beeld gebracht. Het gaat dan om de regionale samenwerking op het gebied van de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen (MO/BW) en het Integraal Zorgakkoord (IZA) en het Gezond en Actief Leven Akkoord (GALA). Op een aantal onderdelen wordt er ook bovenregionaal samengewerkt. De wijze waarop dat is georganiseerd wordt beschreven in paragraaf 1.2 van deze bijlage. Samenwerking vindt ook plaats op basis van de Participatiewet, maar via een andere regio-indeling dan Utrecht West. Deze samenwerking is geen onderdeel van deze opdracht. Het in beeld brengen van de regionale samenwerking is gebeurd op twee manieren: door documentstudie en door het voeren van gesprekken met trekkers, projectleiders, deelnemers van regionale projectgroepen en beleidsoverleggen. Deze gesprekken hebben plaatsgevonden in de periode november 2023 - januari 2024.

1.2 De structuur in beeld Vorm en structuur van samenwerking De vijf gemeenten werken in het sociaal domein samen op basis van een netwerkorganisatie, waarbij de stem van elke gemeente formeel even zwaar telt. Samenwerken op basis van een netwerk betekent dat formele besluitvorming door de colleges van burgemeester en wethouders (B en W) en/of door de gemeenteraden moet plaatsvinden. De regionale samenwerking kent een aantal overleggen. De samenwerking bestaat uit een bestuurlijk overleg sociaal domein (PHO), waar de vijf gemeenten wethouders naartoe afvaardigen. Het PHO heeft als taak om onderling af te stemmen en besluitvorming door de colleges voor te bereiden. Het PHO heeft – vanwege de netwerksamenwerking – geen eigen mandaat voor besluitvorming en er zijn ook geen besluitvormingsprocessen ingericht waarbij portefeuillehouders met een vooraf verkregen besluit of mandaat van hun eigen college besluiten kunnen nemen. Het PHO werkt met een bestuurlijke portefeuilleverdeling. Voor een aantal bovenregionale dossiers zijn individuele portefeuillehouders gemandateerd. Ambtelijk wordt op directie- en managementniveau de samenwerking vormgegeven via het Programmateam (PT), bestaande uit directeuren of managers Sociaal Domein van de gemeenten. Zij hebben de taak om het PHO voor te bereiden en besluiten te nemen voor zover passend binnen hun eigen ambtelijk mandaat8.

Daarnaast zijn er diverse ambtelijke beleidsoverleggen, projectgroepen en overleggroepen. Deze worden hieronder beschreven. 8

De taken van het Programmateam staan beschreven in de Dienstverleningsovereenkomst met ingang van 2024.

| 24 | Advies samenwerkingskoers sociaal domein Utrecht West

Inkoop en Monitoring Voor de inkoop van jeugdhulpaanbod en voorzieningen en producten uit de Wmo is een aparte organisatie opgericht. Deze organisatie (I&M) valt hiërarchisch onder de gemeente Woerden en voert de inkoop, het (strategisch) contractmanagement en de monitoring uit vanuit de regionale inkoop 2021 van Jeugdhulp en Wmo, Huishoudelijke Trapliften. Voor de vier gemeenten voert zij de regionale inkoop 2022 Jeugdhulp en Wmo uit9. De gemeente Stichtse Vecht heeft een eigen – en ander – inkoopmodel voor Jeugdhulp en Wmo. Het uitvoeren van het berichtenverkeer en de declaratie en facturatie van geleverde zorg zijn lokaal belegd. De gemeenten werken daarin samen, maar kennen nog verschillende applicaties als het gaat om deze taken. Het contractmanagement voor de lokaal afgesloten (maatwerk)contracten wordt eveneens lokaal uitgevoerd. Elke gemeente10 heeft ook een eigen monitoring, naast de regionale monitoring die belegd is bij I&M. Samenwerking Jeugd In het Regionaal Beleidsoverleg Jeugd (RBJ) komen de beleidsadviseurs Jeugd(hulp) van de vijf gemeenten, aangevuld met een afvaardiging van I&M, maandelijks samen. Dit overleg brengt beleid tot stand en heeft een adviserende en signalerende rol naar het PT. Het RBJ heeft ook als taak om de uitvoering van het regionale beleid ter hand te nemen. De agenda voor het maandelijkse overleg komt gezamenlijk tot stand.

Eenieder kan agendapunten indienen ter bespreking. Er is geen vaste trekker of voorzitter van het RBJ. De praktijk van de afgelopen periode is dat het trekkerschap voor een bepaalde periode door een lid wordt opgepakt en vervolgens weer wordt overgedragen aan een ander lid. De inhoudelijke basis voor de samenwerking is de Regionale Agenda Jeugd 2022-2025. Vanuit de visie van ‘zo thuis mogelijk opvoeden en opgroeien’ zijn er vijf ambities geformuleerd. De ambities uit de Regionale Agenda Jeugd worden per ambitie uitgewerkt in deelgroepen, waarbij bij de bezetting een evenwichtige spreiding over de gemeenten het uitgangspunt is. Leden van het RBJ schuiven aan bij de diverse formele en informele overleggen binnen de regionale samenwerking (o.a. RLT, teamleidersoverleg toegang, etc) om de onderlinge verbinding te maken. De regio Utrecht West werkt samen met vier andere jeugdzorgregio’s in de provincie Utrecht voor de inkoop van gespecialiseerde en schaarse jeugdhulp. Samen hebben zij daarvoor zorgaanbieder YEPH gecontracteerd. De vijf gemeenten werken daarnaast in groter verband samen in de subsidietender met Samen Veilig Midden Nederland (SAVE MN). Voor het onderdeel Jeugdbescherming en Jeugdreclassering (SAVE) is dat met alle gemeenten in de provincie Utrecht en voor het onderdeel Veilig Thuis (VT) is dat met alle gemeenten in de provincies Utrecht en Flevoland.

9

Bron: Dienstverleningsovereenkomst Inkoop en Monitoring met ingang van 2024. Hierbij zien we de gemeenten Oudewater en Woerden als één organisatie.

10

| 25 | Advies samenwerkingskoers sociaal domein Utrecht West

In het kader van het Toekomstscenario Kind- en Gezinsbescherming zijn de vijf gemeenten onderdeel van de proeftuin Utrecht-West. Onderdeel daarvan is Bescherming in Beweging (BiB). BiB heeft als doel verbeteringen aan te brengen in de jeugdbeschermingsketen. Voor zowel het YEPH als SAVE MN zijn vanuit het RBJ accounthouders aangewezen die in samenwerking met het I&M het accounthouderschap uitvoeren. Ambtelijke stuurgroep Op bovenregionaal niveau is er het Bestuurlijke Overleg/Bestuurlijk Platform (BO/BP) waar de portefeuillehouders uit de regio’s bij elkaar komen voor bespreking en besluitvorming van de bovenregionale dossiers. De ambtelijke stuurgroep (ASG) richt haar werkzaamheden op zeven specifieke opdrachten, waarvan drie werkgroepen. Ten eerste is er de werkgroep Coördinatieteam Essentiële Functies. Deze werkgroep is verantwoordelijk voor het monitoren van de ontwikkelingen rondom en met YEPH. Ten tweede is er de werkgroep Coördinatieteam Essentiële Functies Breed: Specifieke Uitkeringen Rijksmiddelen VWS en JenV (SPUKS)/Jeugdhulp en onderwijs. Als laatste is er de werkgroep SAVE/VT/HGKM: deze werkgroep richt zich op alles rondom de GI en SAVE MN. Onder deze laatste vallen Veilig Thuis, jeugdbescherming, jeugdreclassering en preventieve jeugdbescherming.

Naast deze drie werkgroepen zijn er nog vier specifieke opdrachten, namelijk: ● Toekomstscenario en jeugdbescherming; ● BEN Flevoland-Utrecht; ● Transformatie driemileu vastgoed Jeugdzorg Plus; ● Doorbraakaanpak Flevoland-Utrecht. De ASG zorgt samen met de procesbegeleider en de trekkers van deze werkgroepen en projecten op basis van de plannen en projectvoorstellen voor de voorbereiding van het BO/BP. Financial Administratie Control Het Financial Administratie Control (FAC) heeft verschillende verantwoordelijkheden en werkt voor de vier gemeenten. Het FAC controleert producten van zorgaanbieders, en is verantwoordelijk voor de financieel-administratieve processen die horen bij factureren zoals tarieven en productcodes. Veranderingen in producten en productcodes worden administratief doorgevoerd. Het FAC streeft ernaar zo uniform mogelijk samen te werken binnen de regio. Dit doet het door te signaleren vanuit bedrijfsvoering, onderling data te delen en besproken onderwerpen actief terug te brengen naar de eigen gemeenten. Het FAC bestaat uit afgevaardigden van de gemeenten en contractmanagement en I&M. Ook wordt er soms samengewerkt met beleid als het gaat om grote vraagstukken over operationele besluiten of (mogelijk afwijkende) facturatie. Naast signaleren en controleren heeft het FAC ook een sturende functie. Zo stuurt het bijvoorbeeld I&M op het jaarrekeningproces.

De gemeente Stichtse Vecht heeft deze functies in de eigen organisatie belegd.

| 26 | Advies samenwerkingskoers sociaal domein Utrecht West

RLT In het RLT komen de lokale toegangen van de gemeenten, beleid en I&M bij elkaar om te spreken over zich aandienende dossiers en knelpunten. In de regel wordt gesproken over complexe en vastgelopen casussen met als doel daar oplossingen voor te organiseren. Het overleg wordt voorgezeten door I&M. De managers van de lokale toegangen van De Ronde Venen, Montfoort, Oudewater en Woerden komen periodiek bij elkaar om actuele ontwikkelingen te bespreken. Daarnaast is er ook een toegangsoverleg, waarbij naast deze vier gemeenten ook de Stichtse Vecht aansluit.

Organogram samenwerking Jeugd Utrecht West

| 27 | Advies samenwerkingskoers sociaal domein Utrecht West

Samenwerking Wmo De samenwerking op het gebied van de Wmo is vooral gericht op inkoop van de diverse producten en diensten en de uitvoering daarvan. Daarbij zijn er voor de verschillende producten en diensten verschillende inkopers en inkoopregio’s. I&M koopt de Wmo-producten gericht op Begeleiding (met een onderscheid tussen Begeleiding Groep en Begeleiding Individueel), Kortdurend Verblijf en Vervoer in voor de vier gemeenten en Huishoudelijke Hulp en Trapliften voor de vijf gemeenten (dus inclusief Stichtse Vecht). Huishoudelijke hulp en Hulpmiddelen worden op een ander schaalniveau ingekocht via het inkoopbureau IBMN. Deze verdeling over inkopers en inkoopregio’s is historisch gegroeid. Anders dan bij de samenwerking op het terrein van de Jeugdhulp, MO/BW en IZA is er geen regionale visie of plan opgesteld voor de Wmo. Er zijn ten behoeve van de inkoop wel diverse beleidsuitgangspunten voor de inkoop geformuleerd. Er is een regionaal beleidsoverleg Wmo. Deelnemers zijn beleidsadviseurs Wmo van de gemeenten. Ook I&M is aangesloten bij dit overleg. De agenda wordt in gezamenlijkheid opgesteld en in belangrijke mate gevuld door onderwerpen die zich vooral vanuit de inkoopen uitvoeringspraktijk aandienen. Het voorzitterschap/trekkerschap van het beleidsoverleg is - net als bij Jeugd - roulerend, in die zin dat het min of meer van toeval afhangt wie die rol vervult.

Samenwerking MO/BW De regio Utrecht West werkt samen met de gemeente Utrecht en Wmo-regio’s Lekstroom en Zuidoost Utrecht samen voor de Opvang na geweld, Daklozenopvang en MO/BW. Er is op U16-niveau een uitvoeringsprogramma opgesteld waar uitvoering aan wordt gegeven. Op het niveau van Utrecht West is er een werkgroep – waarin elke gemeente vertegenwoordigd is – die op basis van lokale samenwerkingsafspraken werkt aan de uitwerking van de regionale opgaven. Daarbij is er externe expertise ingehuurd voor ondersteuning voor de opgaven op onder andere het gebied van wonen en de toegang. De regionale werkgroep werd tot 1 januari 2024 voorgezeten door een externe projectleider. Per 1 januari 2024 ligt het trekkerschap in handen van de gemeenten Stichtse Vecht en Woerden. Op U16-niveau is Utrecht West bestuurlijk vertegenwoordigd door een portefeuillehouder en in de stuurgroep op ambtelijk niveau door een PT-lid.

| 28 | Advies samenwerkingskoers sociaal domein Utrecht West

Organogram Wmo MO/BW Utrecht West Integraal Zorgakkoord Het IZA is een samenwerkingsverband tussen zorgverzekeraars, gemeenten, zorgaanbieders en andere betrokkenen, met als doel om zorg en ondersteuning voor mensen met complexe en/of langdurige zorgvragen beter te organiseren en te coördineren. Het IZA richt zich op het realiseren van diverse doelen, zoals het verminderen van administratieve lasten, het versterken van de samenwerking tussen zorgprofessionals en het bevorderen van preventie en zelfredzaamheid. De samenwerking vindt op regionaal en bovenregionaal niveau plaats en is recent gestart. Alhoewel de governance op papier is uitgetekend (zie hieronder), moet de invulling daarvan nog verder plaatsvinden. Regionaal is er een ambtelijk kernteam, waarbij de uitvoeringsagenda leidend moet zijn voor de uitvoering van de projecten. De vertaling van het IZA naar het GALA vindt lokaal plaats. Op het GALA wordt er nog niet regionaal samengewerkt.

| 29 | Advies samenwerkingskoers sociaal domein Utrecht West

Organogram IZA Utrecht West Bron: projectgroep IZA Toegang De toegang tot Jeugdhulp en Wmo is lokaal georganiseerd in lokale teams. De gemeenten Montfoort en Oudewater hebben een breed opgezet toegangsteam dat naast het verwijzen naar de tweede lijn zelf ook zorg, behandeling en ondersteuning biedt aan inwoners. In Woerden en De Ronde Venen is de hoofdtaak van de toegang om te verwijzen naar de tweede lijn. Een ander verschil is dat de medewerkers van de toegang in Woerden en De Ronde Venen in ambtelijke dienst zijn en de medewerkers bij Montfoort en Oudewater in dienst van een stichting. De gemeenten Woerden en Ronde Venen hebben aangegeven beleidsmatig het voornemen te hebben om hun toegang ook op deze wijze in te richten, vergelijkbaar met de wijze waarop de gemeente Montfoort en Oudewater de toegang hebben ingericht. De gemeente Stichtse Vecht heeft de toegang georganiseerd via ‘TIM Stichtse Vecht’. TIM Stichtse Vecht is een samenwerkingsverband tussen verschillende partners en biedt lichtere vormen van ondersteuning en begeleiding voor de Wmo en Jeugdhulp. Via de wijkteams en TIMON worden de besluiten genomen over de inzet van specialistische voorzieningen.

| 30 | Advies samenwerkingskoers sociaal domein Utrecht West

BMC Databankweg 26D 3821 AL Amersfoort Postbus 490 3800 AL Amersfoort (033) 496 52 00 info@bmc.nl www.bmc.nl KvK BMC Advies 32078667 IBAN NL91ABNA0504035754 BTW NL80.86.63.598 B.01

Colofon 19 juli 2024 Classificatie

:

Intern gebruik

Naam adviseur

:

Gert Ranter

Projectnummer

:

PO041189

| 31 | Advies samenwerkingskoers sociaal domein Utrecht West