A01.1 schriftelijke art32 vragen PO - E-mailprotocol Gemeenten Woerden & Oudewater 2025 art. 32 -.pdf

Onderwerp Datum Toelichting Door

Schriftelijke vragen over ‘E-mailprotocol Gemeenten Woerden & Oudewater 2025’ 12 augustus 2025 Vragen over onafhankelijkheid griffie en raadsleden, en WOO Fractie Progressief Oudewater

Geacht college, De bescherming van de onafhankelijkheid van gemeenteraadsleden is een fundament van onze lokale democratie. Deze onafhankelijkheid is niet alleen juridisch vastgelegd in de Gemeentewet, maar moet ook feitelijk geborgd zijn in de manier waarop de gemeentelijke organisatie omgaat met communicatie van raadsleden. Het zojuist gepubliceerde E-mailprotocol Gemeenten Woerden en Oudewater 2025 bevat bepalingen over monitoring, inzage en archivering van e-mail. In dit protocol wordt de mogelijkheid beschreven om e-mails inhoudelijk te onderzoeken (artikel 8), terwijl gemeenteraadsleden, forumleden en griffie formeel niet expliciet zijn uitgesloten van deze bevoegdheden. Dit kan de vertrouwelijkheid van raadscommunicatie – en daarmee de onafhankelijkheid van de raad – in gevaar brengen, zeker als technische toegang mogelijk is voor ICT-medewerkers of de directie. Daarnaast bevat het protocol (artikel 10) een bepaling dat ambtenaren privémail binnen vier weken mogen verwijderen. Deze mogelijkheid kan, indien niet strikt gedefinieerd en gecontroleerd, leiden tot het onttrekken van informatie aan de Wet open overheid (WOO). In het verleden is al gebleken dat e-mails van wethouders en ambtenaren zijn vernietigd die onder de WOO of de toenmalige WOB vielen.

Om deze redenen stel ik onderstaande vragen, waarbij ik nadrukkelijk verzoek om duidelijke, expliciete en onderbouwde antwoorden, voorzien van verwijzingen naar relevante wet- en regelgeving, interne beleidsstukken en besluiten. Schriftelijke vragen (I Gemeenteraad en griffie, II WOO, III Algemeen) I. Onafhankelijkheid gemeenteraad en griffie 1.

Formele toepassing a. Vallen gemeenteraadsleden formeel onder de werking van het e-mailprotocol 2025? b. Zo ja, op welke juridische grondslag is dat gebaseerd, aangezien raadsleden geen medewerkers zijn in de zin van het protocol? c. Zo nee, welke formele uitsluiting geldt er voor raadsleden en waar is die schriftelijk vastgelegd?

1

2.

Monitoring en inzage a. Vallen e-mailaccounts van raadsleden (indien uitgegeven door de gemeente) onder de monitoring- en onderzoeksbevoegdheden zoals beschreven in artikel 8? b. Heeft het college, de gemeentelijke directie of het team ICT toegang tot de inhoud van e-mailcorrespondentie van raadsleden, inclusief e-mails die onder de verantwoordelijkheid van de griffie vallen? c. Indien technisch toegang mogelijk is: welke bindende waarborgen zijn er dat deze toegang niet wordt gebruikt voor inhoudelijke controle of inzage, en waar zijn deze waarborgen vastgelegd? d. Worden raadsleden altijd vooraf of onverwijld in kennis gesteld wanneer hun email of volledige mailbox wordt ingezien, en zo ja, op basis van welk formeel besluit of protocol? Zo nee, waarom niet?

3.

Griffie en onafhankelijkheid a. Hoe is geborgd dat communicatie van raadsleden en de griffie vertrouwelijk blijft en buiten de invloedssfeer van het college en de ambtelijke organisatie? b. Bestaan er schriftelijke afspraken of een apart ICT-reglement voor raadsleden en griffie waarin de bescherming van hun correspondentie is geregeld? c. Zo nee, is het college bereid om, in overleg met de griffie, op de kortst mogelijke termijn een dergelijk reglement op te stellen, en daarnaast per direct waarborgen te geven voor een onafhankelijk functionerende raad?

4.

Gebruik gemeentelijk e-mailaccount a. Is het college ermee bekend dat er druk wordt uitgeoefend op raadsleden om het gemeentelijk e-mailaccount te gebruiken? b. Wordt (nieuwe) raadsleden en forumleden verteld in hoeverre de vertrouwelijkheid van correspondentie via ‘mail@oudewater.nl’ geborgd is? c. Acht het college dit wenselijk, ook wanneer een raadslid gemotiveerd kiest voor een eigen e-mailaccount om onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid te waarborgen? d. Welke beleidsstukken of besluiten liggen ten grondslag aan het stimuleren of verplichten van het gebruik van gemeentelijke e-mailadressen door raadsleden?

II. Privémail en mogelijke ontduiking WOO 1.

Definitie en beoordeling a. Wie bepaalt in de praktijk of een e-mail van een medewerkers als 'privé' wordt aangemerkt? b. Zijn er objectieve, schriftelijk vastgestelde criteria om te voorkomen dat zakelijke of bestuurlijke e-mails onterecht als privé worden gelabeld?

2

c.

Kunt u verwijzen naar het specifieke interne beleid of besluit waarin deze criteria zijn vastgelegd?

2.

Bewaartermijn en verwijdering a. Hoe wordt geborgd dat e-mails die onder de WOO vallen niet worden verwijderd onder het label 'privé'? b. Worden er logbestanden of audittrails bijgehouden van e-mails die door ambtenaren als privé zijn aangemerkt en verwijderd? c. Kan het college bevestigen en onderbouwen dat er geen mogelijkheid bestaat om WOO-plichtige e-mails te wissen door ze als privé te bestempelen?

3.

Historische context a. Is het college ermee bekend dat in het nabije verleden wethouders en ambtenaren e-mails hebben verwijderd die onder de WOO (of de voormalige WOB) vielen? b. Welke concrete maatregelen heeft het college sindsdien genomen om herhaling te voorkomen? c. Op welke manier wordt hierop toezicht gehouden en welke sancties gelden bij overtreding? d. Zijn de raden van Woerden of Oudewater geïnformeerd over het vernietigen van bestuurlijke informatie door ambtenaren of leden van het college?

III. Algemeen 1.

Wat zijn de belangrijkste inhoudelijke verschillen tussen het e-mailprotocol 2018 en dat van 2025?

2.

Kunt u per wijziging aangeven wat de reden was voor deze aanpassing en welke gevolgen dit heeft voor medewerkers, raadsleden en burgers?

3.

Zijn er wijzigingen aangebracht naar aanleiding van gewijzigde wet- of regelgeving (bijvoorbeeld AVG, WOO, Archiefwet) en zo ja, welke precies?

4.

Is het college bereid om een overzicht te publiceren waarin alle wijzigingen puntsgewijs worden opgesomd en toegelicht?

Erik Honkoop Progressief Oudewater

3

Juridische bijlage 1. Vrij mandaat gemeenteraadsleden a. Artikel 27 Gemeentewet bepaalt dat raadsleden stemmen zonder last. Hoewel dit artikel geen direct verbod bevat op inzage in hun communicatie, volgt uit de beginselen van het vrije mandaat dat inmenging in hun correspondentie de uitoefening van het ambt kan belemmeren, b. Eventuele technische of beleidsmatige toegang tot raadsledenmail door het college of de ambtelijke organisatie moet daarom strikt worden begrensd en transparant geregeld. 2. Wet open overheid (WOO) a. Artikelen 4.1 en 4.2 WOO en met name Artikel 4.1a Wet open overheid verplichten bestuursorganen tot het bewaren van alle documenten die onder de reikwijdte van de wet vallen. Het onterecht aanmerken van WOO-plichtige e-mails als 'privé' en verwijderen kan worden gezien als onrechtmatige vernietiging van overheidsinformatie. b. Vernietiging van documenten moet plaatsvinden volgens vastgestelde selectielijsten en vernietigingsbesluiten. 3. Archiefwet 1995 en selectielijsten a. Alle bestuursdocumenten, inclusief e-mails, moeten conform de Archiefwet 1995 worden bewaard en gearchiveerd. b. De selectielijst voor e-mailbewaring (waar Woerden en Oudewater sinds 1 januari 2024 bij zijn aangesloten) bepaalt bewaartermijnen en vernietigingsprocedures. 4. AVG en Uitvoeringswet AVG a.

Toegang tot de inhoud van e-mails is verwerking van persoonsgegevens en moet voldoen aan de beginselen van doelbinding, proportionaliteit en subsidiariteit (artikel 5 AVG). b. Zonder wettelijke grondslag en zonder voorafgaande kennisgeving aan de betrokkene kan inzage in e-mails onrechtmatig zijn. 5. Griffie als onafhankelijk orgaan a. De griffie ondersteunt de raad onafhankelijk van het college (Artikel 107 Gemeentewet). b. Communicatie tussen raadsleden en de griffie valt daarom functioneel buiten de invloed van het college en moet technisch en organisatorisch beschermd zijn.

4

6. Strafbaarheid van het vernietigen van bestuurlijke informatie a. Het vernietigen van bestuurlijke informatie die onder de Archiefwet of de Wet open overheid valt, zonder dat dit plaatsvindt via de formele vernietigingsprocedure (selectielijst + vernietigingsbesluit), is in strijd met de wet. b. Archiefwet 1995: met name artikel 3, 5 en 9 verplichten tot zorgvuldige bewaring en regelen de procedure voor vernietiging. c. Wet open overheid bepaalt dat WOO-plichtige documenten bewaard moeten blijven tot na besluitvorming en uitputting van rechtsmiddelen. Opzettelijke vernietiging om openbaarmaking te voorkomen is in strijd met de Woo. d. Artikel 361 Wetboek van Strafrecht stelt het opzettelijk vernietigen of het toelaten van vernietiging van stukken van belang door een ambtenaar of een ander in openbare dienst strafbaar.

5