7b) AB20221201 Memo verdeelsleutels.docx.pdf

Memo nieuwe verdeelsleutels uitvoeringskosten inclusief overhead 24 november 2022 DB Onderwerp Aan CC Van Datum

Nieuwe verdeelsleutels uitvoeringkosten inclusief overhead DB Werkgroep verdeelsleutels alle gemeenten en Fermwerk 30-6-2022

Aanleiding Aan het dagelijks bestuur van Ferm Werk is een toezegging gedaan om in het najaar van 2022 met een voorstel te komen voor een ‘nieuwe’ toerekening van de uitvoeringskosten (de apparaatskosten). Terugblik Bij het tot stand komen van de GR Ferm Werk in 2016 is in artikel 24 van de GR Ferm Werk een kostenverdeling afgesproken. Deze kostenverdeling is inmiddels erg ingewikkeld geworden en steeds moeilijker uitlegbaar. Door de complexiteit en manuele handelingen in een grote Excelsheet is het risico op fouten ook groot. Daarnaast heeft de accountant in 2018 al gerapporteerd over de complexe systematiek van de kostenverdeling. Voor de begroting 2022 en 2023 is een eerste aanzet gegeven om de verdeling van de uitvoeringskosten zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de uitgangspunten van de kostenverdeling zoals omschreven in de statuten. Dit was onderdeel van één van de bestuursopdrachten om te komen tot een transparante en efficiënte bedrijfsvoering. De vertaling was echter niet één op één mogelijk omdat de verslaggevingsregels conform de notitie overhead BBV inmiddels voorschrijven dat de overhead op een andere manier inzichtelijk gemaakt moet worden en daar was nog niet in voorzien.

Daarnaast bleek dat in eerste instantie de uitkomst van een nieuwe verdeelmethodiek tot gevolg had dat de verdeling van de uitvoeringskosten tot positieve en negatieve herverdeeleffecten zou leiden. In december 2021 is om bovengenoemde reden(en) besloten om voor de begroting 2022 en 2023 nog de huidige verdeelsleutels te hanteren zonder herverdeling. Er is uitgegaan van een vast verhoudingsgetal wat niet tot voor- of nadelen zorgde bij de gemeenten. Uitgangspunten voorstel nieuwe verdeelsleutel Er wordt gekozen voor een verdeelsleutel die sterk te relateren is aan de diensten die Ferm Werk levert aan de deelnemende gemeenten. Hiermee is geborgd dat de nieuwe verdeelsleutel eenvoudig, eerlijk, uitlegbaar, houdbaar en eenduidig is. Daarnaast moet het herleidbaar zijn naar een vaste peildatum (i.c. jaarrekening t-2 is de basis voor de begroting jaar t). Gedurende het begrotingsjaar worden de sleutels niet meer aangepast (voorcalculatie = nacalculatie). Dit leidt tot consistentie tussen realisatie en begroting, aangezien alleen de omvang van de uitvoeringskosten wijzigt. Dit betekent minder fluctuaties voor de gemeenten. De nieuwe indeling van de begroting in vier programma’s en het onderdeel overhead is als basis gebruikt voor de nadere uitwerking van de verdeelsystematiek. Ingangsdatum Vanaf de begroting 2024 worden bovenstaande uitgangspunten gehanteerd.

Periodiek wordt de systematiek geëvalueerd.

Pagina 1 van 6 Onderwerp memo <invoegen titel memo>

Auteur <invoegen auteur memo>

Datum <invoegen datum memo>

Gericht aan <invoegen naam / gremia waaraan memo is gericht>

Versie <invoegen versie nr>

Memo nieuwe verdeelsleutels uitvoeringskosten inclusief overhead 24 november 2022 DB Toelichting systematiek op basis van onderstaande tabel: • De programma’s Inkomensregelingen en Arbeidsparticipatie betreffen respectievelijk het verstrekken van een uitkering aan diegenen die daar recht op hebben en het begeleiden van uitkeringsgerechtigden naar de arbeidsmarkt. Voor deze programma’s is als basis voor de verdeling van de uitvoeringskosten het aantal uitkeringsgerechtigden op 31 december gekozen. We noemen dit in de systematiek de verdeelsleutel bijstand. Uitgangspunt daarbij is dat de gemiddelde inspanning per uitkeringsgerechtigde per gemeente gelijk is waar het gaat om de processen die op deze programma's lopen (aanvragen, toekenning, (her)beoordeling, beëindiging, etc.). Elke gemeente betaalt hierbij de directe lasten per uitkeringsgerechtigde. Daarnaast valt de begeleiding van statushouders bij hun inburgeringstraject in het programma Arbeidsparticipatie. Ook hier geldt het aantal cliënten (bijstandscliënten en garantiebanen) als basis voor de verdeling van de kosten. • Het programma SW bedrijf & Nieuw beschut betreft de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening. Voor de verdeling van de uitvoeringskosten naar dit programma wordt de verdeelsleutel gebaseerd op de verdeling van het aantal SE (Standaardeenheden) en Fte (formatie) Nieuw beschut op 31 december.

Dit noemen we in de systematiek de verdeelsleutel Wsw. • Programma aanvullende dienstverlening betreft alle taken waarover gemeenten afzonderlijk kunnen besluiten de uitvoering bij Ferm Werk neer te leggen. De basis voor de verdeling van de kosten is de directe personele inzet. • Het onderdeel Overhead betreft alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces. Voor de verdeling van deze kosten is gekozen voor een gewogen verdeelsleutel. De kosten van de overhead worden eerst toebedeeld op basis van de omvang van personele inzet per programma (stap 1). Daarna volgt de sleutel van de programma’s Inkomensregelingen, Arbeidsparticipatie, SW bedrijf & Nieuw beschut en aanvullende dienstverlening (stap 2). Volgens de definitie van de BBV geldt dat alle hiërarchische leiding in het primaire proces met personele verantwoordelijkheid, waaronder het voeren van functioneringsgesprekken toegerekend moeten worden aan de overhead. Binnen Ferm Werk hebben we een substantieel aantal leidinggevende functies die sturing geven aan de WSW en de nieuwe doelgroep. De medewerkers waar leiding aan gegeven wordt staan op de loonlijst van Ferm Werk, maar zien we wel als onderdeel van onze dienstverlening(klanten).

Om die reden worden die fte’s leidinggevenden meegenomen in de wegingsfactor voor het verdelen van de uitvoeringskosten en de overhead over het programma WSW en nieuw beschut. Zie voor toelichting het rekenvoorbeeld in de bijlage.

Pagina 2 van 6 Onderwerp memo <invoegen titel memo>

Auteur <invoegen auteur memo>

Datum <invoegen datum memo>

Gericht aan <invoegen naam / gremia waaraan memo is gericht>

Versie <invoegen versie nr>

Memo nieuwe verdeelsleutels uitvoeringskosten inclusief overhead 24 november 2022 DB

Programma /onderdeel Inkomensregelingen en arbeidsparticipatie

Sleutel

Peildatum

Het aantal cliënten op 31 december voor de uitkeringsverstrekkingen participatiewet, IOAW, IOAZ en de aantallen van de garantiebanen loonkostensubsidie per gemeente ten opzichte van het totaal.

Jaarrekening t-2

SW bedrijf & Nieuw beschut

Standaardeenheden (SE) voor de WSW en fte staat voor fulltime-equivalent (FTE) voor nieuw beschut per gemeente ten opzichte van het totaal.

Jaarrekening t-2

Aanvullende dienstverlening

Verdeling van de kosten is de directe personele inzet en daarna volgt de toerekening van de overhead conform de vastgestelde systematiek Verhouding FTE inzet programma primaire proces en de leidinggevende functies aan de WSW en de nieuwe doelgroep aanvullende dienstverlening. Aansluitend volgt de sleutel van de programma’s Inkomensregelingen, Arbeidsparticipatie, SW bedrijf & Nieuw beschut en aanvullende dienstverlening.

Onderdeel overhead

Formatie vaststelling desbetreffende begrotingjaar

Financieel effect: Op basis van de begroting 2023 is een eerste inschatting gemaakt van het te verwachten financieel effect voor de gemeenten. De berekening laat zien dat het toepassen van de nieuwe verdeelsystematiek voor Woerden en Oudewater een verlaging van de financiële bijdrage met zich meebrengt. Voor de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk en Montfoort leidt dit tot een hogere financiële bijdrage.

Pagina 3 van 6 Onderwerp memo <invoegen titel memo>

Auteur <invoegen auteur memo>

Datum <invoegen datum memo>

Gericht aan <invoegen naam / gremia waaraan memo is gericht>

Versie <invoegen versie nr>

Memo nieuwe verdeelsleutels uitvoeringskosten inclusief overhead 24 november 2022 DB Dit is een voorbeeld uit de begroting 2023 die tot een indicatie leidt voor de begroting 2024: Wat Was Wordt Verschil • •

Woerden 6.494 6.519 25

BO-RE 2.661 2.637 -24

Montfoort 963 936 -28

Oudewater 813 840 27

Totaal 10.932 10.932 0

Alle bedragen in deze memo worden afgerond op duizendtallen. Daardoor kan de som der delen (marginaal) afwijken ten opzichte van de vermelde totalen. Uitleg effect nieuwe sleutel - Rood = toename kosten - Zwart = afname kosten

Voorwaarden: 1. Een verandering in de verdeelsleutelsystematiek betekent een aanpassing in de gemeenschappelijke regeling. 2. Voor de inwerkingtreding van de nieuwe verdeelsystematiek is unanimiteit vereist in de besluitvorming door DB, AB en de gemeenteraden. Planning • Bespreken verdeelsleutels AB nog niet voor het DB • DB nader te bepalen in AB na zomerreces • Uitgangspunten bekrachtigd in kadernota 24 november 2022 • Begroting 20 april 2023 in DB • De effecten verdeling overhead aanvullende dienstverlening moeten nog worden uitgezocht; najaar 2022.

Pagina 4 van 6 Onderwerp memo <invoegen titel memo>

Auteur <invoegen auteur memo>

Datum <invoegen datum memo>

Gericht aan <invoegen naam / gremia waaraan memo is gericht>

Versie <invoegen versie nr>

Memo nieuwe verdeelsleutels uitvoeringskosten inclusief overhead 24 november 2022 DB Bijlagen 1

Tabel verhoudingsgetal toerekening voor de overhead (stap 1)

Rekenvoorbeeld gemeente Montfoort (afgerond op duizenden euro’s) Programma inkomensregelingen uitvoeringkosten: Uitvoeringskosten o.b.v. aantal cliënten = totale directe uitvoeringkosten x deel cliënten Uitvoeringkosten inkomen = € 2.139.000 x (122/ 1.217) = € 214.000 Programma WSW en Nieuw beschut: Uitvoeringskosten o.b.v. aantal SE/FTE = totale directe uitvoeringskosten x deel (SE +fte) gemeente/ (FTE’s+SE)/ totaal Uitvoeringskosten WSW en Nieuw beschut = €1.490.000 x (16/ 277) = € 87.000 Onderdeel Overhead – eerst verdeeld op FTE’s naar onderdelen, daarna volgt de sleutel voor het programma Stap1 Totaal materiële kosten overhead onderdeel inkomensregelingen = totale materiële kosten overhead x wegingsfactor deel FTE’s /totaal Totaal uitvoeringskosten overhead onderdeel inkomensregelingen = €5.022.000 x (26,5/ 78,2) = 1.664.000 Stap 2 Uitvoeringkosten overhead deel inkomensregeling = totaal kosten overhead inkomen x deel cliënten Uitvoeringkosten overhead inkomensdeel = €1.664.000 x (122/ 1.217) = €167.000.

Pagina 5 van 6 Onderwerp memo <invoegen titel memo>

Auteur <invoegen auteur memo>

Datum <invoegen datum memo>

Gericht aan <invoegen naam / gremia waaraan memo is gericht>

Versie <invoegen versie nr>

Memo nieuwe verdeelsleutels uitvoeringskosten inclusief overhead 24 november 2022 DB

Pagina 6 van 6 Onderwerp memo <invoegen titel memo>

Auteur <invoegen auteur memo>

Datum <invoegen datum memo>

Gericht aan <invoegen naam / gremia waaraan memo is gericht>

Versie <invoegen versie nr>