2. O-2024-285 WO - Plan van Aanpak verbeterplan samenwerking &VDL 241003.pdf

Plan van aanpak

Zakelijk partnerschap Voorstel voor ondersteuning van de gemeenten Woerden en Oudewater om te komen tot een verbeterplan van de samenwerking

Auteurs

Ben Maes, Fleur Schoenmaker en Stan van de Laar

Versie

3 oktober

Plaats

Woerden/ Oudewater/ Eindhoven

Context in ’t kort en uw vraagstelling De gemeenten Woerden en Oudewater werken samen middels een DVO. In een evaluatie door &VDL is geconstateerd dat de huidige samenwerking niet langer duurzaam is en onder druk staat. Grofweg heeft &VDL geadviseerd een tweetal sporen te volgen ten aanzien van de samenwerking: 1. 2.

Te komen tot een verbeterplan op korte termijn Het komen tot een (gedeeld) toekomstperspectief op de samenwerking

Het eerste spoor is noodzakelijk omdat uitwerking en implementatie van het toekomstperspectief op de samenwerking tijd kost, mogelijk zelfs enkele jaren. Daarmee is het wenselijk om te komen tot verbetering van de samenwerking middels dit verbeterplan. Uw vraag aan & Van de Laar is om beide gemeenten te helpen bij het komen tot verbetering van de samenwerking. Meer concreet door te komen tot een set afspraken die gehanteerd kunnen worden in de DVO 2026 en de hieronder liggende stukken. Hieronder verstaan wij verbetermaatregelen/adviezen om de onderstaande samenwerkingsdocumentatie aan te laten sluiten op de grondhouding “zakelijk partnerschap”: • • •

DVO UVO Basisdienstverlening

Aanpassingen in bovenstaande documentatie worden meegenomen in het verbeterplan voor de samenwerking. Expliciet onderdeel van de hernieuwde afspraken zijn onder andere de verdeling van kosten, de governance en mogelijkheden tot harmonisatie van beleid of processen. Ook is er aandacht voor de bijbehorende tijdspaden voor implementatie van afspraken in de samenwerkingsdocumentatie.

Onze aanpak nader geconcretiseerd Het project ‘Verbeterplan samenwerking WoerdenOudewater’ kent een doorlooptijd van circa 9 maanden. Omwille van deze doorlooptijd en de mogelijke

Zakelijk partnerschap

vervolgstappen die nu nog niet zijn te voorzien, is in dit plan van aanpak vooral ingezoomd op hoe de resultaten van de eerste fase (eindigend circa eind november) worden behaald. Stap 1: Documentstudie en vergelijking afspraken soortgelijke samenwerkingen In de eerste stap wordt de samenwerkingsdocumentatie nader bestudeerd en wordt een eerste analyse gemaakt van op welke onderdelen van de documentatie aanpassing wenselijk/noodzakelijk is om de aanbevelingen uit het evaluatierapport te verwerken. Ook wordt de samenwerkingsdocumentatie afgezet tegen afspraken van soortgelijke samenwerkingen. Met als doel te kijken naar verbetermaatregelen die mogelijk passend zijn voor de samenwerkingsafspraken tussen Woerden en Oudewater. Stap 2: inventariserende werksessies teams organisatie Volgende stap is het organiseren van inventariserende werksessies met (een vertegenwoordiging van) teams in de organisatie. De organisatie wordt actief betrokken in deze fase met als doel op teamniveau te komen tot: •

•

Een aangescherpte uitwerking van de basisdienstverlening in concrete producten en diensten (met een daaraan gekoppeld kwaliteitsniveau) Een overzicht van beleid/processen per team, waarbij inzichtelijk wordt gemaakt in hoeverre harmonisatie tussen beide gemeenten realistisch én wenselijk is (en per welke datum). Of waarom dit om moverende redenen niet het geval is.

Wij voorzien werksessies met circa 4-5 beleidsmedewerkers van de teams, samen met de teammanager om te komen tot bovenstaande uitwerkingen. We gaan uit van circa 10 sessies van 2 uur. Hiervoor vragen we een actieve voorbereiding van de teams. De basis hiervoor is een uitvraag waarmee de teams zich voorbereiden op de sessies en voorwerk kunnen verrichten.

2/5

Kostenverdeelsleutel en daarmee samenhangende systematiek o Bestuurlijke/ambtelijke governance Adviezen/verbetermaatregelen ter aanscherping UVO Aanscherping basisdienstverlening met overzicht taken en daarbij horend kwaliteitsniveau en de inzet voor Woerden en Oudewater Overzicht van beleid dat wel, (en zo ja) op welke termijn of niet kansrijk wordt beschouwd om te harmoniseren Tijdspad behorend bij implementatie van genoemde verbeteringen o

Stap 3: eerste uitwerking set verbeteringen Na de werksessies worden de opbrengsten gebundeld en concreet uitgewerkt in een set (concept) afspraken over de dienstverlening. Hierbij is expliciet aandacht ervoor dat de afspraken over kwaliteit en kwantiteit uit de verschillende onderdelen van de organisatie op grofweg hetzelfde abstractieniveau worden uitgewerkt. Hiermee wordt voorkomen dat er grote verschillen in verantwoordingsniveau ontstaan tussen de verschillende teams in de uitvoering, wat verantwoording (en sturing) zou compliceren. Hierbij worden niet alleen uitwerkingen gemaakt van afspraken over kwaliteit en kwantiteit, maar ook andere afspraken uit de samenwerkingsdocumentatie waarvan aanpassing opportuun is. Denk hierbij aan de kostenverdeling of afspraken over hoe om te gaan met eventueel meerwerk of aanvullende taken ten opzichte van de basisdienstverlening. Stap 4: spiegelsessies organisatie De uitwerkingen van de werksessies worden vervolgens teruggelegd bij de deelnemers aan de werksessies in de vorm van spiegelsessies. Doel van deze sessies is om te toetsen op juistheid en volledigheid. Mogelijk worden deze sessies ook gebruikt om eventuele hiaten in de eerdere uitwerking te bespreken. Ook is er aandacht voor in hoeverre de deelnemers aan de sessies implementatie van deze afspraken realistisch achten. We gaan wederom uit van 10 sessies van ongeveer 2 uur.

Stap 5: Verbeterplan en conceptuitwerkingen samenwerkingsdocumentatie In deze laatste stap wordt een verbeterplan uitgewerkt, met daarin per document (DVO, UVO, Basisdienstverlening) een set maatregelen/adviezen tot aanpassing om de documenten aan te laten sluiten op de aanbevelingen uit het evaluatierapport. Het verbeterplan bestaat daarmee uit de volgende onderdelen: • Adviezen/verbetermaatregelen ter aanscherping DVO, waaronder:

Zakelijk partnerschap

• •

•

•

Deze uitwerking wordt besproken met de stuurgroep met als doel richting te geven in wat nodig is voor de volgende fase van het project. Deze volgende fase wordt vervolgens op basis van de bestuurlijke consolidatie verder ingericht. Onderstaande is daarmee geen onderdeel van ons voorstel: • Aanpassen DVO en andere samenwerkingsdocumentatie op basis van adviezen • Begeleiden proces totstandkoming/ besluitvorming nieuwe afspraken tussen Woerden en Oudewater in kader van dit traject • Verdere begeleiding/ondersteuning bij implementatie verbeterplan na oplevering

Ons team Ben Maes, MSc. (projectleider) Ben is senior adviseur bij &VDL. Hij richt zich binnen &VDL veel op vraagstukken op het gebied van intergemeentelijke samenwerking, vaak ook vanuit financieel en kwantitatief perspectief. Ben heeft een achtergrond in de economie en bestuurskunde. Hij heeft verschillende centrumregelingen geëvalueerd en gemeenten geholpen met het opstellen en evalueren van dienstverleningsovereenkomsten en daaronder liggende afspraken.

3/5

Maartje de Rond LLM. (projectlid) Maartje is adviseur bij &VDL op het gebied van intergemeentelijke samenwerking. Maartje heeft een juridische achtergrond en ruime ervaring met intergemeentelijke samenwerking en de daarbij horende governance, veelal vanuit juridisch perspectief. Vanuit deze rol heeft ze een veelheid aan gemeenten geholpen bij het komen tot dienstverleningsovereenkomsten en daaronder liggende afspraken. Fleur Schoenmaker, MSc. (projectlid) Fleur is adviseur bij &VDL en heeft een achtergrond in de economie en filosofie. Ze heeft de afgelopen jaren complexe onafhankelijke onderzoeken uitgevoerd voor o.a. de gemeenten Amsterdam (Afval Energie Bedrijf) en de gemeente Den-Haag. Ze is goed bekend met de dynamieken in het openbaar bestuur en beschikt over zeer goede kwalitatieve en kwantitatieve onderzoeksvaardigheden.

Zakelijk partnerschap

4/5

& Van de Laar. Organisatieadviesbureau met denkers én doeners voor de publieke sector. Resultaatgericht, betrokken en met energie. Zo maken wij impact op maatschappelijke opgaven, bestuurlijke ambities en organisatorische uitdagingen. In de rol van adviseur, onderzoeker, procesbegeleider of door tijdelijk ín uw organisatie te stappen, brengen wij beweging. Zo dragen onze ervaren adviseurs en jonge talenten bij aan een weerbare en wendbare publieke sector.

Wij helpen bij het verkennen van toekomstscenario’s voor publieke organisaties. En we begeleiden processen om organisaties te vitaliseren. Samenwerking of fusie tot stand brengen? Wij helpen bij de vorming, evaluatie en doorontwikkeling. Wij doen kwalitatief en kwantitatief onderzoek naar de effecten van beleid en naar de sterke en verbeterpunten in organisaties en samenwerkingsverbanden.

Wij kraken onze hersens op complexe vragen. Daarbij zijn we scherp in onze analyses. En bieden we concreet handelingsperspectief in onze advisering. We steken ook graag onze handen uit de mouwen om samen met u resultaat te boeken.

Onze passie om direct maatschappelijk impact te maken zetten wij in binnen het sociaal domein. Onder andere door het ‘vertalen’ van de Hervormingsagenda Jeugd. Ook helpen wij bij de realisatie van de transities op het gebied van klimaat en energie.

Dat doen we bijvoorbeeld door het ontwerpen van passende organisatiestructuren en sturingsconcepten. Door het versterken van leiderschap en het werken aan gewenst gedrag van medewerkers.

Staat uw vraagstuk er niet tussen? Verras ons. Wij laten ons graag uitdagen op andere thema’s in het publieke domein!

& Van de Laar is in vriendschap verbonden met GNGMKRS, ons label voor interim-bemiddeling, executive search & werving en selectie.

& Van de Laar B.V. Emmasingel 29-11 5611 AZ Eindhoven 085 - 747 06 18

info@en-vdl.nl en-vandelaar.nl

Lid van de Raad van Organisatieadviesbureaus (ROA).

Zakelijk partnerschap

5/5