Raadsvoorstel van auditcommissie - Aanbesteding accountant voor controle 2025-2028.pdf

Raadsvoorstel Datum raadsvergadering : 26 september 2024

Onderwerp

: Aanbesteding accountant voor controle 2025-2028

Voorgestelde beslissing: 1. Het aanbestedingsdocument accountantscontrole 2025-2028 vast te stellen.

Samenvatting Vaststellen van het aanbestedingsdocument. Op basis van de in het document opgenomen planning en selectie- en gunningsprocedure voeren we de aanbestedingsprocedure uit. Definitieve gunning in het voorjaar 2025 door de raad op advies van de selectiecommissie. De selectiecommissie bestaat uit de leden van de auditcommissie. Aanleiding In april 2023 heeft de raad besloten de overeenkomst met RA12 te verlengen met maximaal 2 jaar (boekjaren 2023 en 2024). Het contract met de accountant RA12 eindigt na afronding van de controle over het jaar 2024. Verlenging is niet meer mogelijk. Wat wordt met beslissing bereikt • De rechtmatige aanbesteding van de accountantscontrole voor de jaren 2025-2028. Argumenten om in te stemmen met voorgestelde beslissing(en) Het contract met de huidige accountant is twee keer verlengd. Het is niet rechtmatig om dit voor nog een jaar te doen. Op 20 april 2023 besloot de raad de optie tot verlenging van de overeenkomst met accountantskantoor RA12 voor de jaarrekeningcontrole over 2023 uit te oefenen. Ook heeft de raad mandaat verleent aan de Auditcommissie om in 2023 een besluit te nemen over een verlenging van de benoeming van de accountant voor de jaarrekeningcontrole van 2024, het tweede en tevens laatste optiejaar. Verder verlengen is niet meer mogelijk. Om een nieuwe accountant te kunnen benoemen is een aanbestedingsprocedure verplicht.

Kanttekeningen en risico’s a. Een garantie dat er minimaal één accountant inschrijft is niet te geven. De markt voor accountants lijkt meer stabiel en er lijkt ook weer meer animo voor controle-opdrachten bij gemeenten te zijn, maar er bestaat net als de vorige keer de kans dat we geen inschrijvingen ontvangen. Om dit risico zo klein mogelijk te houden staan er geen bijzondere voorwaarden in het aanbestedingsdocument als boetebepalingen e.d..

Kosten, baten, dekking … Uitvoering • De auditcommissie verzorgt in samenwerking met de griffier, de Concernstaf en de eenheid Bedrijfsvoering de aanbesteding namens de raad. • Het college is voor deze aanbesteding adviserend, niet uitvoerend. • Als de raad akkoord is zal de griffier in samenwerking met Concernstaf en Bedrijfsvoering de aanbesteding in gang zetten conform de planning die in het document is aangegeven.

Pagina 1 van 3

•

De auditcommissie zal conform het aanbestedingsdocument als selectiecommissie optreden en het voorstel doen voor gunning. Het is aan de raad om tot de gunning over te gaan.

Publicatie: Het aanbestedingsdocument wordt op TenderNed gepubliceerd. Dit is volgens de EU-aanbestedingsregels. TenderNed is openbaar. Iedere geïnteresseerde kan deze raadplegen. Planning: De planning voor deze aanbestedingsprocedure ziet er, onder voorbehoud van wijzigingen, als volgt uit: Procedurestap Publicatie Inschrijvingsleidraad Indienen vragen t.b.v. Nota van Inlichtingen Publicatie Nota van Inlichtingen Sluitingsdatum indienen Inschrijvingen

Planning 1 oktober 2024 21 oktober 2024 vóór 10:00 uur 31 oktober 20224 18 november 2024, vóór 10:00 uur (de digitale kluis wordt voor Inschrijvers op dit moment gesloten) Opening van de kluis met Inschrijvingen 18 november 2024, na 10:10 uur Beoordelen Inschrijvingen 18 november – 29 november Presentatie in de auditcommissie 10 december 2024 (’s avonds, 19:30 uur) Bespreking in de raadscommissie AFE 6 januari 2025 Voorlopige gunning door de gemeenteraad 23 januari 2025 Bekendmaken Voornemen tot voorlopige gunning 27 januari 2025 Wachttijd voor eventuele bezwaren (de zgn. 17 februari 2025 Alcatel periode) Definitieve gunning van de Opdracht 18 februari 2025 Ingangsdatum Overeenkomst 1 augustus 2025

Namens de auditcommissie,

Jan Spronk Voorzitter Auditcommissie

Marco Looman Griffier

Raadsvergadering d.d. 26 september 2024

□ □ □ □ □ □ □ □ □ □

conform voorstel zonder hoofdelijke stemming met algemene stemmen …… stemmen voor …… stemmen tegen aangenomen aangenomen met amendement ………. aangehouden verworpen ter vergadering uitgereikt bij agendapunt ……… in handen B&W gesteld

Pagina 2 van 3

□ □

opmerkingen/toezeggingen: ………………………. …………………………………………………………

Pagina 3 van 3