Raadsvoorstel - Jaarstukken en begroting ECAL.pdf

Raadsvoorstel Datum raadsvergadering

: 23 Mei 2024

Zaaknummer

: 680841

Onderwerp:

: Jaarstukken 2023 en programmabegroting 2025-2028 Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL)

De raad wordt voorgesteld 1. De jaarrekening 2023 en de programmabegroting 2025-2028 van het ECAL ter kennisgeving aannemen. 2. De afgevaardigde in het Algemeen Bestuur van het ECAL meegeven in te stemmen met de jaarrekening 2023. 3. De afgevaardigde in het Algemeen Bestuur van het ECAL meegeven in te stemmen met de programmabegroting 2025-2028. 4. Voor de jaarstukken 2023 en de programmabegroting 2025-2028 van het ECAL geen zienswijze in te dienen

Aanleiding 15 maart 2024 hebben wij de jaarstukken 2023 en de concept programmabegroting 2025-2028 van het ECAL ontvangen. Het ECAL voert voor de deelnemende gemeenten twee taken uit. De archieftaak (wettelijk) omvat het onderhouden en beheren van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten. De publiekstaak (niet-wettelijk) omvat het ontsluiten van archiefbescheiden in de breedste zin van het woord. De jaarstukken en begroting liggen nu ter behandeling voor. Wat wordt met beslissing bereikt •

Inzicht krijgen in de bedrijfsvoering en resultaten van het ECAL en hieruit invloed uitoefenen door opmerkingen mee te geven aan de afgevaardigde in het Algemeen Bestuur.

•

Het ECAL kan overeenkomstig de archiefwet taken uitvoeren op het gebied van het beheren van de archiefbescheiden van de Achterhoekse gemeenten.

•

Het ECAL kan een publieksfunctie uitvoeren door het doen van onderzoek en publicaties en het bieden van culturele informatie aan inwoners

Argumenten om in te stemmen met voorgestelde beslissing(en) 1.1 De jaarstukken en de begroting geven een goed beeld van de situatie van het ECAL. De jaarstukken geven op hoofdlijnen weer in hoeverre het ECAL erin is geslaagd de doelstellingen vanuit de begroting te realiseren. In de begroting en bijgevoegde werkplan wordt vermeld waar het ECAL de komende jaren inhoudelijk en financieel op in wil zetten. 2.1 Het negatieve resultaat van €30.606 onttrekken uit de Algemene reserve van het ECAL. Het resultaat 2023 voor bestemming bedraagt € 30.606 negatief. Het ECAL wil het negatieve resultaat onttrekken uit de algemene reserve. Het negatieve resultaat is hoger uitgevallen dan vooraf ingeschat. Dit heeft onder andere te maken met verhoogde personeelskosten en energiekosten. De financiële situatie van de ECAL is stabiel. 2.2 De jaarstukken van de ECAL hebben een goedkeurende accountsverklaring. 1

Volgens de accountantsverklaring geven de jaarstukken een getrouw beeld van de ECAL en zijn de cijfers rechtmatig tot stand gekomen, in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving. 3.1 De bijdrage aan het Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers is aangepast voor de periode 2025-2028 De bijdragen van de acht Wgr-gemeenten zijn gebaseerd op het aantal meters archief dat deze gemeenten hebben overgedragen aan het Erfgoedcentrum. Deze jaarlijkse bijdrage wordt voor de jaren 2025-2028 opnieuw vastgesteld. De bijdrage is verhoogd vanwege de verwachte structurele extra kosten op het gebied van CAO stijgingen, huurkosten en energiekosten. 4.1 De begroting stelt een structurele verhoging van de gemeentelijke bijdrage voor. Het ECAL geeft aan dat vanwege stijgende personeels- en huurkosten de gemeentelijke bijdrage structureel omhoog moet. Bij het opstellen van de Begroting 2024 is bijvoorbeeld geen rekening gehouden met extra loonstijging die in 2024 werd doorgevoerd als gevolg van de CAO SGO onderhandelingen. In de Begroting 2025 zal de extra loonstijging van 2024 verrekend moeten worden. Ook blijven de kosten van de huur en energie hoog en is er nog geen zicht op een verlaging hiervan. Er wordt wel gekeken naar welke kostenbesparende maatregelen het ECAL kan nemen.

Zo is in de AB vergadering van 4 april besloten te laten onderzoeken welke huisvestingscenario’s er op langere termijn zijn om mogelijk kosten te besparen. We adviseren geen zienswijze in te dienen op de verhoogde gevraagde structurele bijdrage Kanttekeningen a. De begroting voldoet niet volledig aan de afspraken die we met het ECAL hebben gemaakt We spreken met elkaar een gemeentelijke bijdrage per m2 af voor 4 jaar. De huidige periode loopt van 20232026. Hier wordt vanaf geweken door de bijdrage voor 2025 te verhogen. Er is door het ECAL afgelopen periode gekeken naar mogelijkheden om kosten te verlagen. Zo is er gekeken naar de kosten voor huur en energie en ook naar personele kosten is gekeken. Het ECAL is echter tot 2031 nog gebonden aan een huurcontract waardoor kosten verlagen voor huur en energie heel lastig wordt. Personele kostenbesparingen zouden in theorie kunnen, maar dat levert een aanzienlijke vermindering in de dienstverlening op. Activiteiten die het ECAL verder uitvoert, worden gefinancierd door derden zoals bijvoorbeeld de provincie. 3 Op lange termijn wordt er onderzocht of de huisvesting anders kan zodat er op langere termijn wel kosten worden bespaard. Kosten, baten, dekking Jaarstukken 2023 Het resultaat in de jaarstukken 2023 bedraagt € 30.606 negatief. Dit bedrag wordt onttrokken uit de algemene reserve van het ECAL.

Begroting 2025 De jaarlijkse gemeentelijke bijdrage is voor onze gemeente in de meerjarenbegroting 2025-2028 vastgesteld op € 221.703. Dit is een verhoging van circa € 6.000 (ca.2,8 %). Dit bedrag is gebaseerd op het aantal m1 archief dat door het ECAL beheerd wordt. De gemeentelijke bijdrage zal verwerkt worden in de programmabegroting 2025-2028 van de gemeente Oude IJsselstreek. Uitvoering Planning N.v.t. Personeel N.v.t. Communicatie/participatie N.v.t. Evaluatie/verantwoording 2

N.v.t.

Bijlagen

Burgemeester en wethouders,

Ron Frerix

Mirjam Maasdam-Hoevers

Secretaris

Burgemeester

Raadsvergadering d.d. ☐

conform voorstel

☐

zonder hoofdelijke stemming

☐

met algemene stemmen

☐

……stemmen voor……stemmen tegen

☐

aangenomen

☐

aangenomen met amendement…………

☐

aangehouden

☐

verworpen

☐

ter vergadering uitgereikt bij agendapunt

☐

in handen van B&W gesteld

☐

opmerkingen/toezeggingen……………….

☐

……………………………………………….

3

Raadsvergadering d.d. 23 mei 2024

De raad van de gemeente Oude IJsselstreek,

overwegende dat

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 16 april 2024

gelet op het bepaalde in de

BESLUIT: 1. De jaarstukken 2023 ter kennisgeving aannemen en instemmen met de programmabegroting 2025-2028 van het ECAL 2. De afgevaardigde in het Algemeen Bestuur van het ECAL mee te geven in te stemmen met de jaarstukken 2023. 3. De afgevaardigde in het Algemeen Bestuur van het ECAL meegeven in te stemmen met de programmabegroting 2025-2028. 4. Voor de jaarstukken 2023 en de programmabegroting 2025-2028 geen zienswijze in te dienen

Aldus besloten door de raad van de gemeente Oude IJsselstreek in zijn openbare vergadering van 23 mei 2024

De griffier,

de voorzitter,

M.B.J. Looman

M.W.J Maasdam-Hoevers

4