RAADSVOORSTEL benoeming accountant 2025 - concept.pdf

Raadsvoorstel Datum raadsvergadering

: 22-05-2025

Onderwerp

: Benoeming accountant voor controle 2025-2028 (optioneel 2030)

Voorgestelde beslissing Het accountantskantoor Stolwijk-Kelderman aan te wijzen als accountant van onze gemeente voor de jaarlijkse interim controle en de accountantscontrole van de jaarrekening over de jaren 2025 tot en met 2028 (en optioneel tot en met 2030).

Aanleiding Het contract met de accountant RA12 eindigt na afronding van de controle over het jaar 2024. Verlenging was niet meer mogelijk. Het is twee keer verlengd. Vandaar dat voor de controle 2025-2028 in het najaar een aanbesteding is uitgevoerd. Uw raad heeft hiervoor op 26 september 2024 het aanbestedingsdocument accountantscontrole 2025-2028 vastgesteld. Wat wordt met beslissing bereikt De jaarstukken over de jaren 2025-2028 worden gecontroleerd door een daarvoor gecertificeerd accountant. Argumenten om in te stemmen met voorgestelde beslissing(en) De accountant wordt door de gemeenteraad aangewezen op grond van artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Gezien de gespannen markt is de aanbesteding tijdig gestart. Deze heeft geen aanbiedingen opgeleverd. De afgelopen jaren hebben diverse gemeenten een aanbesteding uitgevoerd die geen aanbieding opleverden. Vandaar dat we tijdig zijn gestart met deze aanbesteding. Ook bij ons heeft geen accountant ingeschreven. De huidige accountant heeft besloten om niet in te schrijven. Zij hebben de afgelopen jaren heel plezierig met onze gemeente samengewerkt. Zij zijn sinds 2019 onze accountant en hebben voor het 6e jaar de controle uitgevoerd. Intern is hun beleid dat in principe na 7 jaar de kernteamleden op een opdracht moeten wijzigen om de schijn van zelftoetsing tegen te gaan. Met maatregelen kan dat nog een jaar uitlopen.

Onze uitvraag aan contractjaren kunnen zij niet met dezelfde accountant RA (Register Accountant) op de opdracht uitvoeren. Intern hebben zij op dit moment nog onvoldoende kwalitatieve vervanging beschikbaar. Onze uitvraag kwam daarvoor te vroeg. We hebben buiten de huidige aanbieders gezocht. Daarvoor gericht enkele partijen gebeld. Omdat de EU-aanbesteding geen aanbiedingen heeft opgeleverd is het toegestaan om met de beoogde opdracht gericht aanbieders te benaderen. De markt is echter beperkt. De meeste accountants die ervaring hebben met gemeenten werken al bij de grotere kantoren. Er is telefonisch contact geweest met een aantal kantoren. Eén daarvan was geïnteresseerd in een gesprek. Dat was het kantoor Stolwijk-Kelderman uit Doetinchem. Namens dit kantoor zal mevrouw D. Aalderink, bestuurder van de maatschap Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten, de overeenkomst tekenen. Als contactpersoon stellen zij mevrouw H.G.J. (Hester) de Feiter-Aalderink RA voor. Zij zal tevens als tekenend accountant optreden. Ambtelijk is een oriënterend gesprek gevoerd. De auditcommissie heeft op 17 februari 2025 een selectiegesprek gevoerd. Alle gesprekken zijn als positief ervaren. Stolwijk-Kelderman heeft op basis van het ambtelijke gesprek een voorstel en offerte opgesteld.

Deze is door Hester de Feiter-Aalderink RA en Stefan Stolwijk (manager) met passie toegelicht in de auditcommissie. Daarbij hebben zij de auditcommissie, controller en portefeuillehouder financiën o.a. hun plan van aanpak toegelicht en uitleg gegeven rondom het controleteam. Over de adviesfunctie is een

toelichting gegeven over hun blik op de toekomst, de samenwerking en hun toegevoegde waarde. In de offertebrief sommen zij op waarom we zouden samenwerken met Stolwijk-Kelderman: • Passie voor de controle van en de advisering aan gemeentelijke organisaties; • Een langdurige en brede ervaring in de dienstverlening van de teamleden aan gemeenten en Gemeenschappelijke Regelingen; • De menselijke benadering: betrokken en doelgericht; • Een (maatschappelijk) betrokken regionale partner met een voor uw organisatie aantrekkelijke omvang; • Gedreven accountants die, binnen hun rol, verantwoordelijkheid durven nemen; • Heldere communicatie met korte lijnen afgestemd op de verschillende gremia in uw organisatie; • Ook ervaring met het bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties op het gebied van onder meer zorg, sport en welzijn en cultuur; • Actuele kennis van de relevante wet- en regelgeving voor gemeenten.

Kanttekeningen De prijs voor de jaarlijkse vergoeding voor de interim controle, de controle van de jaarrekening (inclusief SiSa verantwoordig en maximaal drie specifieke aandachtspunten vastgesteld door de raad) en de (invulling van de) natuurlijke adviesfunctie is aanzienlijk hoger dan de jaarlijkse kosten van de afgelopen controlejaren. Stolwijk-Kelderman heeft voldoende aannemelijk gemaakt dat er een toegevoegde waarde is die de aangeboden prijs rechtvaardigt. Deze toegevoegde waarde kunnen wij bij de gezamenlijke evaluatie in 2026, over de controle van de jaarrekening 2025, beoordelen. Daarbij heeft de auditcommissie met de accountant afgesproken dat eenieder zich kwetsbaar zal opstellen. Meer interne controle kan mogelijk een gering positief effect hebben op de prijs. Het aantal van 27 SiSaregelingen (verantwoording aan de Rijksoverheid hoe de gemeente specifieke uitkeringen heeft besteed) bepaalt veel meer de prijs, maar daarop hebben wij zelf geen invloed. De prijs is gebaseerd op een gemiddeld aantal uren voor een gemeente met onze omvang. Het aantal uitbestede processen door onze gemeente is gering, waardoor de controletaak relatief groot is.

Kosten, baten, dekking Stolwijk-Kelderman heeft de werkzaamheden aangeboden voor een jaarlijks bedrag van € 144.620. Deze prijs is gebaseerd op onze uitvraag, uitgangspunten en de situatie zoals beschreven. In de prijs is rekening gehouden met 27 SiSa-regelingen op basis van de jaarrekening 2023. Voor de initiële werkzaamheden (nulmeting) in het eerste jaar (2025) factureren zij aanvullend € 15.000. Om duidelijkheid te scheppen over de kosten ontvangen we twee keer een prijsbrief met toelichting over de ontwikkeling van de prijs voor de accountantscontrole. Hierin staan de prijsafspraken, wijzigingen in de SiSa-regelingen, extra of minder werkzaamheden en de afgesproken indexatie. Na de interim controle ontvangen we in januari / februari een voorlopige prijsbrief. Jaarlijks evalueren we de samenwerking en bespreken we de afrekening aan de hand van de definitieve prijsbrief. Het geoffreerde bedrag en de genoemde aanvullende €15.000 voor het eerste jaar, zullen in de begroting 2026 moeten worden opgenomen. Het past niet binnen het huidige budget (ad € 63.000) voor accountantsdiensten.

Uitvoering Indien uw raad deze accountant benoemt, start de opdracht nadat RA12 de controle over het jaar 2024 heeft afgerond. Stolwijk-Kelderman zal contact opnemen met RA12 voor een gesprek. Er kan geen sprake zijn van een dossieroverdracht. Vervolgens zullen ambtelijk afspraken worden gemaakt voor de voorbereiding van de tussentijdse controle in het najaar 2025.

Bijlagen

Achterliggende stukken 1. Offerte Stolwijk-Kelderman Namens de auditcommissie

J. Spronk Voorzitter Auditcommissie

Raadsvergadering d.d. 22-05-2025

M.B.J. Looman Griffier