Memo voor gemeenteraad en auditcommissie - managementletter.pdf

Memo Aan: Cc: Van: Datum: Kenmerk: Onderwerp:

Gemeenteraad / Auditcommissie College van b&w 8 februari 2021 Managementletter

Door onze accountant (RA12) is eind 2020 de interim controle gehouden. Op basis daarvan is bijgaande managementletter. De managementletter wordt zoals gebruikelijk, besproken in de Auditcommissie in aanwezigheid van de accountant. Algemeen Zoals gebruikelijk hebben wij de concept besproken met onze accountant. Daarbij is gesproken over enerzijds onze organisatie, dat zich onder andere kenmerkt door verantwoordelijkheden laag in de organisatie en zelfsturing. En anderzijds over de rol van de accountant. Het afgelopen jaar is erg bijzonder geweest. Corona heeft voor de nodige uitdagingen gezorgd maar ook door het gemis van een concerncontroller voor een deel van het jaar én de focus op de inrichting van Stoer! waar IC/IB de tweede helft van het jaar deels op gericht op is geweest heeft ons gedwongen om op een andere manier te gaan werken. De aandacht voor verbeteren was er wel, maar was minder dan de voorgaande jaren. Ook de accountant heeft door Corona in november op afstand met relatief weinig gesprekken en weinig steekproeven de interim controle moeten uitvoeren. Dit heeft zeker invloed gehad op de bevindingen. Managementletter algemeen De algemene conclusie wijkt op hoofdlijnen niet af van de conclusies in de managementletter 2019.

Wij onderschrijven de noodzakelijke aandacht voor een kwalitatief voldoende controleframework mede door de aanstaande rechtmatigheidsverantwoording. Hoe dit framework, de noodzakelijke beheersing ervan en de verantwoording er precies uit moet komen te zien zal dit jaar worden uitgewerkt. Detailbevindingen De accountant geeft bij veel bevindingen aan dat er geen wijzigingen zijn geconstateerd ten opzichte van 2019. Op een aantal punten zien wij zeker wel verbeteringen. Verbeteringen die wij ondanks het “bijzondere jaar” toch hebben weten door te voeren. Ondanks onze opmerkingen heeft de accountant slechts een zeer klein deel van onze feedback verwerkt. Omdat onze inspanningen om de interne beheersing te verbeteren naar onze mening te weinig aandacht hebben gekregen in de managementletter hebben wij onze reactie op de detailbevindingen apart toegevoegd. De bevindingen waar de accountant het grootste risico (kans * impact) ziet zijn: Prestatieleveringen Uiteraard willen we alleen betalen voor geleverde goederen en diensten. Op welke wijze je daarover zekerheid kunt krijgen, zonder een enorme controletoren in het leven te roepen, is voor ons van belang. Dit zal zeker een van de onderwerpen zijn die wij de komende tijd zowel intern als met de accountant verder willen bespreken.

Functiescheiding In de budgethoudersregeling is expliciet benoemd dat we het 4-ogen principe bij afhandeling van facturen niet toepassen. Eerder is al gemeld dat het hier een bewuste keuze betreft. In vervolggesprekken over de follow-up van deze managementletter zullen we dit onderwerp uitwerken. Rechtenbeheer Onze informatieveiligheid wordt gemonitord via de zogenaamde Ensia-audit. Wij richten ons op de aanbevelingen die uit deze audit naar voren komen. De aanbevelingen uit Ensia-audit komen jaarlijks aan de orde in de commissie AFE. De wijze waarop het rechtenbeheer is vormgegeven is getoetst en goedgekeurd in de Ensia-audit. Actuele ontwikkelingen In de managementletter schets de accountant een aantal actuele wettelijk ontwikkelingen die van belang zijn voor onze organisatie.  De rechtmatigheidverklaring  Covid 19 compensatie  Wet open overheid  Omgevingswet Met de komst van de nieuwe controller en de nieuwe IC-er kunnen wij de interne beheersing verder ontwikkelen en zoals de accountant aangeeft deze kans gebruiken om de organisatie meer “in control” te laten komen en toe te werken naar de tweede stap: controle hebben over rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van onze interne processen. Wij zullen u meenemen in de wijze waarop wij deze stappen gaan zetten de komende jaren.

Wat betreft de Covid19 compensatie, de WOO en de Omgevingswet zijn wij volledig op de hoogte en werken wij met de Raad aan uitvoering en implementatie. Zeker wat de Omgevingswet betreft is de inspanning nu en de komende jaren enorm en vraagt veel van de organisatie.