Controleprotocol 2021.pdf

Controleprotocol 2021

Controleprotocol 2021 Gemeente Oude IJsselstreek d.d. oktober 2021 Concept

1. Inleiding Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole op de jaarrekening moet de gemeenteraad een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen plaatsvindt in dit controleprotocol. Object van de controle zijn de jaarrekeningen 2019-2022 en daarmee ook het financiële beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle In artikel 213 GW is aangegeven dat de controle door de accountant is gericht op het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of:  de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en de lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;  de baten en lasten, evenals de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;  de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincie en gemeenten (BBV);  het jaarverslag met de jaarrekening inhoudelijk overeenkomt. Het verslag van bevindingen van de accountant bevat in ieder geval:  een antwoord op de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en  eventuele onrechtmatigheden in de jaarrekening. Getrouw wil zeggen in overeenstemming met de werkelijkheid en de administratie en in overeenstemming met de regelgeving omtrent de externe verslaggeving (BBV). Rechtmatig wil zeggen dat de financiële beheershandelingen volgens wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen. Algemeen uitgangspunt voor de (uitvoering van de) controle is het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO).

Daarnaast bevat de Kadernota Rechtmatigheid uitgebracht door de commissie BBV zwaarwegende adviezen aan o.a. de gemeenten over de toepassing van het BADO. Als kader voor de rechtmatigheidscontrole en ondersteuning bij de uitvoering van de accountantscontrole moeten de volgende zaken worden vastgelegd:  de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie  het voor de rechtmatigheidscontrole toe te passen (lokale) normenkader  de wijze en het tijdstip van aanleveren van de te controleren jaarrekening en het te voeren overleg en eventuele tussentijdse rapportages De gemeenteraad kan de accountant aanwijzingen geven die afwijken van de uitgangspunten uit het BADO, maar alleen als dit een aanscherping is van de wettelijke minimumeisen.

Controleprotocol 2021 concept

Pagina 1

Controleprotocol 2021

3. Goedkeurings- en rapporteringtoleranties Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie bepaalt de maximale hoogte van het totale bedrag aan fouten en onzekerheden voor het afgeven van een goedkeurende accountantsverklaring. In BADO zijn de volgende minimumeisen opgenomen: - ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de omvangsbasis en; - ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de omvangsbasis Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) worden overschreden zal geen goedkeurende accountantsverklaring, maar één van de drie andere hieronder aangegeven oordelen, worden verstrekt door de accountant. Strekking Accountantsverklaring Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening ≤ 1% >1% en < 3% ≥3% (% lasten) Onzekerheden in de ≤ 3% >3% en < 10% ≥10% controle (% lasten) De gemeenteraad van Oude IJsselstreek hanteert voor de boekjaren 2021 deze minimumeisen.

Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden. Volgens het BADO hanteert de accountant ten behoeve van de rapportering in het verslag van bevindingen de bedragen die voorvloeien uit de goedkeuringstoleranties. De gemeenteraad kan deze lager vaststellen. Voor 2021 wordt een rapporteringstolerantie van € 50.000 gehanteerd, hetgeen betekent dat de accountant elke fout of onzekerheid groter dan € 50.000 rapporteert.

4. Normenkader De accountantscontrole op rechtmatigheid is gericht op de naleving van wet- en regelgeving. Deze wordt opgenomen in het zogenaamde Normenkader. In overeenstemming met de Kadernota Rechtmatigheid wordt dit Normenkader door het College van Burgemeester en Wethouder vastgesteld en ter kennisname aangeboden aan de gemeenteraad. De wet- en regelgeving betreft:

Externe wet- en regelgeving Het gaat hierbij om relevante externe wet- en regelgeving waarin handelingen zijn geregeld waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten of balansmutaties in de jaarrekening moeten worden verantwoord. Deze wettelijke kaders zijn in het normenkader opgenomen in de kolom ‘Externe wet- en regelgeving’.

Interne regelgeving Hier gaat het om relevante interne regelgeving, deze zijn in het normenkader opgenomen in de kolom ‘Interne regelgeving intern’. De interne kaders gelden uitsluitend voor zover deze betrekking hebben op directe financiële beheerhandelingen. Het gaat hierbij om alle verordeningen voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen en andere besluiten van de gemeenteraad met een kaderstellend karakter of die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen.

Controleprotocol 2021 concept

Pagina 2

Controleprotocol 2021

5. Overleg en rapportering accountant Interim controle Tijdens de interim controle beoordeelt de accountant de administratieve organisatie en de daarin verankerde interne beheersingsmaatregelen voor zover deze relevant zijn voor de controle van de jaarrekening. Deze interim controle vindt jaarlijks in het 4 e kwartaal plaats. Naar aanleiding van deze tussentijdse controle rapporteert de accountant aan het management en het college de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen voor zover die zijn onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Dat gebeurt in de vorm van een managementletter. De managementletter wordt eerst in concept besproken met een ambtelijke afvaardiging en de portefeuillehouder. De managementletter wordt door de accountant besproken met de auditcommissie. Een samenvatting van de managementletter, voor zover bestuurlijk relevant, wordt in de vorm van een boardletter uitgebracht aan de gemeenteraad. De boardletter stuurt de accountant naar de raad.

Jaarrekening In overleg met de accountant zal de planning voor de controle en de termijn voor het uitbrengen van het verslag van bevindingen en de accountantsverklaring worden vastgesteld. Voor de start van de jaarrekeningcontrole vindt er een afstemmingsgesprek plaats tussen de accountant en een afvaardiging van de ambtelijke organisatie. De accountant stuurt het verslag van bevindingen en de accountantsverklaring aan de raad, nadat het concept is besproken met de direct betrokkenen. In kader van de procedure hoor en wederhoor worden de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. Voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken bespreekt de accountant de stukken met de auditcommissie. Gesignaleerde onrechtmatigheden worden in het verslag van bevindingen toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de jaarrekeningcontrole weergegeven. Dit zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de, door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Controleprotocol 2021 concept

Pagina 3