Bijlage 4 Processchemas ontwikkelfonds.pdf
Tekst van het document
Processchema’s Ontwikkelfonds Energiecoöperaties Hieronder volgt een schematische weergave van de onderlinge samenhang van de processen van het ontwikkelfonds, gevolgd door een specificatie van elk sub-proces.
Fondsmanager / Fondsbeheerder
Aanvrager (coöperatie & projectbureau)
Overzicht processen ontwikkelfonds/ projectaanvraag
Processchemas OEC
1. Indienen aanvraag
3. Uitvoeren project
4. Rapporteren project
Ja
Nee
Ja
2. Beoordelen aanvraag
Toekenning
Faseovergang
Go 5. Beoordelen rapportage
Blokkerende afwijkingen
No go
6. Afsluiten project
Nee
8. Beheren kwaliteit
7. Rapporteren voortgang fonds
1/7
Aanvraag
Aanvrager (evt. met ondersteuning)
Provinciaal coördinator
1. Indienen aanvraag
Evalueren aanvraag Ja / Nog niet Ja Nog niet
Ondersteunen aanvraag
Aanmelden initiatief
Bijwerken aanvraag
Indienen aanvraag
Aanvragen nieuwe fase
Processchemas OEC
2/7
Aanvraag
Fondsbeheerder
2. Beoordelen aanvraag
Compleet?
Controleren compleetheid
Reserveren middelen
Uitkeren fasen
Type lening
Fondsmanager
Afsluiten fin.ovk directe geldlening
Ontvangen aanvraag
Processchemas OEC
Beoordelen documenten
Compleet en geschikt?
Klaarzetten aanvragen Fondsbeheerder
Afsluiten financieringsovk projectdepot
Terugkoppelen aanvrager verbeteringen
3/7
Uitvoering en rapportage - projectdepot Fondsmanager
3. Uitvoeren project
Aanvrager
Start project
Projectbureau
Betalen uren en onkosten
Uitvoeren project
Controleren uren & onkosten
Registeren uren & onkosten
Declareren uren & onkosten
Uitvoering en rapportage – directe geldlening
Projectbureau
Aanvrager
3. uitvoeren project
Controleren uren & onkosten
Start project
Uitvoeren project
Processchemas OEC
Registeren uren & onkosten
Betalen uren en onkosten
Declareren uren & onkosten
4/7
Uitvoering en Rapportage / Aanvraag faseovergang Provinciaal coördinator
4. Rapporteren project
Aanvrager
Rapportage evalueren
Rapportage controleren Financial close melden
Indienen rapportage (achteruit) Voorbereiden indienen aanvraag volg fase (vooruit)
ja
Projectleider
Opmaken kwartaalrapportage
Evalueren Project
Financial close bereikt?
nee
Bijwerken projectdocumentatie
opmaken rapportage faseovergang
Processchemas OEC
5/7
Uitvoering en Rapportage 5. Beoordeling rapportage
Beoordelen rapportage
Grote afwijkingen?
Fondsmanager
Ontvangen rapportage
Afspreken maatregelen
Aanvrager
Provinciaal coördinator
Toelichting vragen
Processchemas OEC
Verwerken rapportage
Blokkerende zaken?
Afsluiten project voorbereiden
Project met afwijkingen en toelichting (her)evalueren
Afwijkingen toelichten
6/7
Aanvraag Faseovergang
Aanvraag Faseovergang
Controleren project echt niet levensvatbaar
Melding financial clos e
Opmaken eindstand lening met RO
Processchemas OEC
Controleren eindstand lening
Parkeren lening
Iedereen akkoord?
Fondsbeheerd er Fondsmanager
Besluit afsluiting project
Afrekenen lening
6. Afsluiten project - staking
Aanvrager
Afschrijven lening
Aanvrager
Fondsmanager
Fondsbeheer der
Afsluiten project – financial close
Afschrijven lening
Besluit afsluiting project
Toekomstperspectief
Opmaken eindstand lening
Parkeren lening
Iedereen akkoord?
Controleren eindstand lening
7/7