Bijlage 4.1 - Informatieve memo Terugkoppeling Board actiepunten Evaluatie Samenwerking.pdf

Achterhoek Raad Informatieve memo ‘Terugkoppeling op binnengekomen reacties op actiepunten Board n.a.v. Evaluatie Samenwerking’ Aan Van Datum Agendapunt

: Achterhoek Raad : Achterhoek Board : 13 December 2021 :4

Inleiding Bij de start van de nieuwe samenwerking in 2018 is afgesproken om na twee jaar te evalueren. In oktober 2020 is het plan van aanpak besproken en akkoord bevonden in de Achterhoek Raad. Daarna zijn R. Stolk en C. van den Berg gestart met de evaluatie. Hiervoor hebben ze vele gesprekken en interviews gehouden met alle betrokkenen en een korte vragenlijst voorgelegd aan alle raadsfracties. Gedurende het proces is teruggekoppeld aan en gespiegeld met de begeleidingscommissie waarin ook leden van uw Raad vertegenwoordigd waren. Op 21 april 2021 hebben de onderzoekers de resultaten van de evaluatie in een digitale sessie met u gedeeld. Daarna is de evaluatie vanuit de onderzoekers afgerond en heeft de Achterhoek Board de aanbevelingen besproken en hieruit 12 actiepunten geformuleerd, gekoppeld aan de verschillende onderdelen van de samenwerking. De reactie van de Board op de aanbevelingen en de actiepunten zijn vervolgens voorgelegd aan alle drie O-Achterbannen van de samenwerking. Met daarbij de vraag of ze de actiepunten kunnen onderschrijven en of er nog aanvullende suggesties zijn. Voor de gemeenten is deze vraag vanuit het algemeen bestuur aan de 7 individuele gemeenteraden voorgelegd.

Graag informeren wij u over de binnengekomen reacties vanuit de overheden, maatschappelijke organisaties en ondernemers, en delen we met u welke actiepunten er nu opgepakt gaan worden of zelfs al zijn gestart. Binnengekomen reacties De Board is verheugd dat alle achterbannen de aanbevelingen en actiepunten hebben onderschreven. Wel is er een aantal inhoudelijke reacties vanuit met name verschillende gemeenten gekomen. Een belangrijk deel van de reacties sluit aan bij de door de Board geformuleerde actiepunten. Drie punten worden daarbij veelvuldig genoemd: 1. Zorg dat alle O’s goed aangehaakt blijven 2. Blijf aandacht besteden aan de samenstelling en werkwijze van de thematafels 3. Wees helder over de rolinvulling van Achterhoek Raad, Board en Thematafels. En blijf rolvast. Aanvullende suggesties Op 29 oktober heeft de Board de reacties besproken. Naast suggesties die aansluiten bij de al geformuleerde actiepunten zijn in de reacties enkele aanvullende suggesties gedaan. Een aantal van deze suggesties neemt de Board graag over. Daarvoor heeft de Board de volgende extra actiepunten geformuleerd die opgepakt gaan worden: 1. De Board ondersteunt het verzoek van de raad van Bronckhorst om het gesprek te voeren over minder gemeentelijke vertegenwoordiging per tafel. Dat heeft ook met vertrouwen te maken: de gemeentebestuurders aan de thematafels zitten daar namens alle gemeenten.

2.

3.

4.

5.

De Board verzoekt het algemeen bestuur om binnen de colleges de gemeentelijke vertegenwoordiging aan de thematafels te bespreken. Bijvoorbeeld rondom het vormen van de nieuwe colleges dit voorjaar. De Board herkent het verzoek van de raad van Doetinchem om ook aandacht te geven aan de stedelijke focus binnen de regionale samenwerking. Bij de actualisatie van de Visie 2030 zal het samenspel tussen stad en het landelijk gebied opgenomen worden. De Board onderschrijft dat de grensoverschrijdende samenwerking sterker geïntegreerd kan worden in de thematafels. De grensoverschrijdende samenwerking wordt door de zeven gemeenten getrokken. De Board vraagt het algemeen bestuur om samen te kijken hoe de grensoverschrijdende samenwerking binnen de thematafels versterkt kan worden. De wens van de raad van Doetinchem om de regionale samenwerking tweejaarlijks te evalueren wil de Board overnemen, met de kanttekening dat dit lichte evaluatiemomenten zijn, bijvoorbeeld via een rondetafelgesprek. De Board neemt de suggestie van de raad van Oude IJsselstreek om ook haar eigen rol tegen het licht te houden graag over. Dit staat geagendeerd voor de Heidag van de Board op 26 november 2021.

De overige punten die in de individuele raden zijn genoemd, zijn eerder in de evaluatie ook naar voren gekomen, maar daarvoor was in de breedte te weinig draagvlak. Deze zijn voor de Board dan ook geen aanleiding om extra actie te ondernemen. Voor een tweetal suggesties zijn de overwegingen hierbij: 1. Het aan de voorkant aangeven van toetredings- en deelnamevereisten zoals de raad van Doetinchem vraagt past niet bij onze open cultuur. De voordrachten worden zorgvuldig voorbereid door de betreffende O. Specifiek voor de genoemde ondernemersvertegenwoordiging geldt dat Sika en VNO/NCW aan de voorkant kritisch zijn op hun afvaardiging en dat deze breed gedragen wordt door de ondernemers. 2. De raad van Oude IJsselstreek acht het raadzaam om in de initiërende fase van regionale beleidsvorming, aan de thematafels, een inbreng vanuit de gemeenteraden mogelijk te maken, bijvoorbeeld door het toegankelijk maken van de agenda, te behandelen voorstellen en overige stukken voor raadsleden en, desgevraagd, raadsleden op hun verzoek als toehoorder aan de thematafels toe te voegen. De Board vindt dit niet verstandig omdat dan de rollen tussen kaders stellen en uitvoering diffuus worden. Wel vindt de Board het belangrijk om de raadsleden aan de voorkant te betrekken. Met ruim 170 raadsleden is het belangrijk daar een vorm voor te vinden die gelijke inbreng borgt.

Met de informatieve sessies in of los van de Achterhoek Raad kunnen alle raadsleden worden meegenomen in de initiërende fase van besluitvorming. Dit houdt de rollen zuiver tussen kaders en uitvoering. Oppakken actiepunten In de onderstaande bijlage vindt u een overzicht van de eerder geformuleerde actiepunten. De Board constateert dat een aantal actiepunten al voortvarend is opgepakt. Zo hebben de meeste thematafels al een brainstorm gehouden over de aanbevelingen. Hierbij is onder meer gesproken over de doelen, samenstelling en samenwerkingscultuur. Er is gestart met het verkennen of en hoe de thema’s natuur en ecologie verbonden kunnen worden met de agenda van de Achterhoek Ambassadeurs. Deze verkenning raakt de thematafel Circulaire economie & energietransitie. De thema’s natuur en ecologie zijn te beperkt om apart te verkennen, het raakt aan droogte, stikstof en vitaal platteland. Op dit moment wordt gezamenlijk met partners in de Achterhoek, de Provincie Gelderland, het Rijk en Waterschap Rijn en IJssel de opgave verder in beeld gebracht. Ook wordt gekeken naar de organisatie op dit moment en de mogelijke c.q. wenselijke verbinding met de governance van Achterhoek Ambassadeurs. Het proces voor het actualiseren van de Visie 2030 staat op de wagen.

In het concept Uitvoeringsplan 2022 hebben we opgenomen om de geactualiseerde visie in september 2022 voor te leggen aan de (nieuwe) Achterhoek Raad. Er is gestart met een overleg van de gemeentesecretarissen van de 7 gemeenten met de secretaris/directeur van 8RHK ambassadeurs om de verbinding tussen gemeenten ambtelijk en 8RHK te versterken

Op 1 december is er een ontmoeting tussen algemeen bestuur en Achterhoek Board waar ook de checks en balances worden besproken. Deze ontmoeting wordt twee keer per jaar gehouden. We zijn van plan om voorafgaand aan de Achterhoek Raad van 13 december weer een netwerkbijeenkomst in de vorm van een informatiemarkt te houden. We zijn voornemens om hiervoor alle raadsleden uit te nodigen. Ook degenen die geen lid zijn van de Achterhoek Raad. De overige actiepunten zullen zo spoedig mogelijk worden opgepakt c.q. geïmplementeerd. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

.-.-.-.-.-.-.-.-.

Bijlage onderstaand: Actiepunten Board

BIJLAGE Actiepunten Board Achterhoek Raad 1. We doen voor het versterken van de verbinding tussen Achterhoek Raad en lokale raden een beroep op de griffies en de Werkwijze commissie van de Achterhoek Raad. Wij staan open voor suggesties van hen om deze te verbeteren. Daarnaast willen we met de Werkwijze commissie in gesprek over hoe de two level game gespeeld kan worden in de (raads)praktijk. Hierbij willen we ook de rolvastheid van Achterhoek Raad en Achterhoek Board bespreken. 2. Zodra het fysiek weer mogelijk is, organiseren we inhoudelijke netwerkbijeenkomsten voor zowel leden van de Achterhoek Raad als raadsleden die hier geen lid van zijn. Dit kunnen ook bredere ambassadeurs-netwerkbijeenkomsten zijn. Thematafels 1. De linking pins van de Board organiseren samen met de Thematafels in Q3 van 2021 een brainstorm over de aanbevelingen, zodat per tafel maatwerk kan worden toegepast. Daarbij gaat het onder andere over: Het tegen het licht houden van de gestelde doelen in de Visie2030, en waar nodig deze te actualiseren of te concretiseren. De open samenwerkingscultuur waarin transparantie en met elkaar in gesprek blijven, essentieel zijn. Bespreken of de samenstelling van de tafel nog voldoet aan de behoefte en hierbij zo mogelijk ook een zelfevaluatie houden. Hierbij worden de resultaten van de evaluatie betrokken (bijv.

over de aansluiting van de accounthouders) zodat per tafel verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Achterhoek Board 1. Wij zullen in 2021 nader verkennen en onderbouwen of het thema landelijk gebied (vitaal platteland, droogte en stikstof) binnen de samenwerking een plek moet krijgen, of dat dit beter op een andere manier georganiseerd kan worden. 2. Op basis van bovenstaand punt en de actualisatie van de doelen door de thematafels zullen we in 2022 de Visie actualiseren. 3. We willen samen met de 3O-achterbannen kijken waar we in aanpak en werkwijze van elkaar kunnen leren. Met als doel de verschillende werelden dichter bij elkaar te brengen en zo de samenwerking verder te optimaliseren. Algemeen Bestuur en gemeenten 1. Wij zullen ons inspannen om alle O’s goed aangehaakt te houden op de Achterhoekse samenwerking. Aan de gemeentesecretarissen vragen we het initiatief te nemen om met een voorstel te komen hoe de aanhaking van de gemeenten (rol en positie accounthouders, behoefteverschillen per thematafel) kan worden verbeterd en hoe we van elkaar kunnen leren. 2. Wij gaan met het algemeen bestuur in gesprek over de behoefte aan checks and balances. En zullen minimaal twee keer per jaar samen met het algemeen bestuur in gesprek gaan over (actuele) ontwikkelingen. Communicatie 8RHK-organisatie 1.

Zodra het weer kan en mag willen we weer meer zichtbaar en fysiek naar buiten treden door het organiseren van bijeenkomsten of ontmoetingen. Zowel in als buiten de Achterhoek.

Zie ook actiepunt 2 bij de Achterhoek Raad. 2. We kijken of we het ambassadeurschap wat breder kunnen inzetten. Bijvoorbeeld door op de website aan te geven wat het betekent om ambassadeur te zijn met een aanmeld-mogelijkheid. Dan bouwen we een community op - die breder is dan alleen de deelnemers van de gremia of projecten - en kunnen we bij bijeenkomsten deze mensen gericht uitnodigen. 3. De communicatie gaan we versterken door: a. Een nieuwe - meer interactieve website - op korte termijn. b. Meer abonnees te werven voor onze nieuwsbrieven en meer volgers voor onze social media-kanalen c. Meer structureel te communiceren over de besluitvorming in de Achterhoek Board. 4. Wij zullen op de nieuwe website de bevoegdheden en besluitvormingsprocedure in een factsheet helder communiceren, en we zullen dit agenderen bij alle betrokken gremia. Waar relevant zullen we in de stukken voor de Achterhoek Raad de status van het besluit ten opzichte van de rol van de individuele gemeenteraden verhelderen. .-.-.-.-.-.-.