Bijlage 3.3. - Werkafspraken Achterhoek Raad vanaf 01.01.2023_.pdf

Achterhoek Raad Werkafspraken Achterhoek Raad vanaf 01/01/2023, behorende bij het Reglement van Orde, vastgesteld d.d. 08/04/2019

Reglement van Orde, vastgesteld d.d. 8 april 2019 Het Reglement van Orde is opgesteld in de geest van de reglementen waarmee wordt gewerkt in de gemeenteraden. Gelet op de bijzondere samenwerkingsvorm in de Achterhoek Raad, wijkt het Reglement van Orde op een aantal onderdelen af van de bepalingen in de Gemeentewet zoals die gelden voor gemeenteraden. Bij de uitwerking van het Reglement van Orde zijn de kaders zoals vastgelegd in het document ‘De Achterhoek werkt door 2.0’ (april 2018) en de ‘Samenwerkingsregeling Regio Achterhoek’ (vastgesteld op 11 juli 2018), gehanteerd. Uitgangspunt was een compact reglement waarin alleen de meest noodzakelijke regels zijn vastgelegd. Inmiddels is er een nieuwe versie van de ‘Samenwerkingsregeling Regio Achterhoek’ (vastgesteld op 10 maart 2021) maar dit heeft geen invloed op de inhoud van het Reglement van Orde. Werkafspraken Naast de afspraken die zijn opgenomen in het Reglement van Orde, zijn onderstaande zaken ook nog van belang. Plaatsvervangend voorzitter Achterhoek Raad De voorzitter van Regio Achterhoek is ook de voorzitter van de Achterhoek Raad. In de ‘Samenwerkingsregeling Regio Achterhoek’, herzien vastgesteld op 10 maart 2021, staat beschreven:

1. De voorzitter van Regio Achterhoek wordt door het algemeen bestuur uit zijn midden aangewezen. Het dagelijks bestuur stelt daartoe een aanbeveling op. 2. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door een lid van het dagelijks bestuur, door dat bestuur aan te wijzen. Plaatsvervangend griffier Achterhoek Raad De griffier is aangesteld door de directeur van Regio Achterhoek. Bij verhindering of ontstentenis van de griffier zorgt de directeur voor vervanging. Werkgroep Werkwijze Achterhoek Raad De werkgroep Werkwijze adviseert en doet voorstellen m.b.t. de werkwijze van de Achterhoek Raad. Deze werkgroep bestaat standaard uit vertegenwoordigers van alle gemeenten en komt bij elkaar wanneer daar aanleiding toe is. De leden vertegenwoordigen de gehele Achterhoek Raad, niet specifiek hun fractie of gemeente. Vanuit deze werkgroep wordt de Agendacommissie gevormd. Agendacommissie De Agendacommissie heeft als enige taak het vaststellen van de voorlopige agenda voor de vergaderingen van de Achterhoek Raad. De Achterhoek Raad stelt ter vergadering de definitieve agenda vast. De Agendacommissie wordt gevormd door 3 personen bij voorkeur uit 3 verschillende gemeenten. De leden vertegenwoordigen de gehele Achterhoek Raad, niet specifiek hun fractie of gemeente.

Achterhoek Raad Frequentie vergaderingen In de ‘Samenwerkingsregeling Regio Achterhoek’, herzien vastgesteld op 10 maart 2021 is het volgende opgenomen:

De Achterhoek Raad vergadert ten minste driemaal per jaar, voorts indien twee gemeenteraden daartoe verzoeken en voorts indien de Achterhoek Board dit verzoekt. Uitnodiging. agenda en stukken Conform het RvO, zal de uitnodiging voor de vergadering met de bijbehorende voorstellen, drie weken voorafgaand aan de vergadering worden toegestuurd. Stukken voor de (vergaderingen van de) Achterhoek Raad worden aan de griffiers van de gemeenteraden toegezonden. De griffiers wordt gevraagd de stukken onder de aandacht te brengen van de leden en plaatsvervangers van de Achterhoek Raad en de stukken te publiceren op de eigen raadsinformatiesystemen. Spreektijd Per termijn is er maximaal 3 minuten spreektijd per fractie (dat kan 1 fractie zijn of een cluster van fracties, samengesteld uit bijv. 1 partij of 1 gemeente), uitgaande van maximaal 2 termijnen per agendapunt. De spreektijd tijdens interrupties en het indienen van moties en amendementen wordt niet meegerekend. Voor de Achterhoek Board geldt een maximale spreektijd van 10 minuten per termijn, uitgaande van maximaal 2 termijnen per agendapunt, door hen zelf te verdelen over 1 persoon of meerdere personen. Externe insprekers Op voorstel van de voorzitter kan iemand anders dan een lid van de Achterhoek Raad of -Board het woord voeren tijdens de vergadering. Externe insprekers kunnen niet inspreken in de Achterhoek Raad.

Zij zullen worden doorverwezen naar de gemeenteraden. Vragenhalfuur Het Vragenhalfuur zal op de agenda worden geplaatst wanneer een lid tenminste 2 werkdagen voor aanvang van de vergadering, schriftelijk het onderwerp waarover men vragen wil stellen maar bij voorkeur ook de vragen, heeft ingediend bij de griffier van de Achterhoek Raad. De vragen moeten gaan over een onderwerp dat niet op de agenda voorkomt. Amendementen / Moties / Moties over een niet op de agenda opgenomen onderwerp (vreemd aan de agenda) Amendementen en moties (vreemd aan de agenda) kunnen bij voorkeur uiterlijk op de donderdag voorafgaand aan de vergadering van de Achterhoek Raad, voor 12.00 uur per mail worden aangeleverd bij de griffier van de Achterhoek Raad. De documenten worden dan zo snel mogelijk onder alle leden en plaatsvervangers van de Achterhoek Raad verspreid. Amendementen en moties (vreemd aan de agenda) die ter vergadering worden ingediend, zullen niet op papier verspreid worden maar alleen digitaal beschikbaar worden gesteld en/of worden getoond op het scherm. Moties vreemd aan de agenda gaan bij voorkeur over onderwerpen die gerelateerd zijn aan de werkvelden van de Thematafels. Stemmingen Er kan gebruik worden gemaakt van een digitaal stemsysteem.

Achterhoek Raad Schriftelijke vragen aan de Achterhoek Board Schriftelijke vragen kunnen worden gestuurd naar de griffier van de Achterhoek Raad. Uiterlijk 2 werkdagen na de eerstvolgende vergadering van de Achterhoek Board, zullen de vragen schriftelijk beantwoord worden. De vragen en antwoorden zullen worden gedeeld met de gehele Achterhoek Raad. Informele / informatieve (raads)bijeenkomsten Op regelmatige basis worden informele / informatieve (raads)bijeenkomsten georganiseerd, digitaal of fysiek. Dit zijn geen officiële vergaderingen en hierin worden geen besluiten genomen. Hiervan worden in principe geen verslagen of opnamen gemaakt. Vergoeding Het is aan elke gemeente zelf om binnen de daarvoor geldende mogelijkheden al dan niet een vergoeding te geven voor de werkzaamheden van de Achterhoek Raad. -.-.-.-.-.-.-.-.-. Bijlagen: - Reglement van Orde Achterhoek Raad, vastgesteld d.d. 8 april 2019 - Format amendement en motie (vreemd aan de agenda)