4A DRU - laatste concept Gebruiksovereenkomst DRU-gemeente 9825.pdf

Gebruiksovereenkomst tussen Gemeente Oude IJsselstreek en DRU Industriepark Horeca B.V.

Inleiding Binnen de gemeente Oude IJsselstreek bevindt zich het DRU Industriepark. Een waardevolle en bijzondere locatie met een rijke historie. Het DRU Industriepark is met haar rijksmonumenten een belangrijke plek in de gemeente. Een plek waar een veelzijdigheid aan mensen en functies samenkomt. Een centrale ontmoetingsplaats voor culturele, educatieve, creatieve en innovatieve activiteiten en inspirerende bijeenkomsten/evenementen in de gemeente Oude IJsselstreek, de regio Achterhoek en de grensregio. Waar commerciële en maatschappelijke activiteiten hand in hand gaan. En een plek om te leren en te werken. De gemeente Oude IJsselstreek gebruikt deze inspirerende plek als werkomgeving voor haar vergaderbijeenkomsten van de gemeenteraad en waar nodig voor die van de ambtelijke organisatie. Daartoe huurt de gemeente ruimtes, met inbegrip van bijbehorende servicelevels, van DRU Industriepark Horeca B.V., hierna te noemen Horeca BV. Dit is een volledig commerciële rechtspersoon onder de Stichting DRU Industriepark, waarvan de Stichting 100% aandeelhouder is. Door deze gebruiksafspraken separaat van andere overeenkomsten vast te leggen, is duidelijk dat hier op geen manier sprake is van subsidieverstrekking. Deze gebruiksovereenkomst valt samen met de huurovereenkomst (gebouwen) en de prestatieafspraken (m.b.t.

de subsidiabele afspraken ten behoeve van maatschappelijke prestaties) onder de overkoepelende samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Oude IJsselstreek en de Stichting DRU Industriepark. Doel Deze overeenkomst heeft tot doel om het gebruik van ruimtes in het Portiersgebouw van het DRU Industriepark door de gemeente Oude IJsselstreek te baseren op heldere inhoudelijke en financiële afspraken tussen beide organisaties. De overeenkomst kent twee onderdelen, te weten: a) afspraken ten behoeve van vergaderingen van de gemeenteraad en daaraan gelieerde commissies b) afspraken ten behoeve van ambtelijke vergaderingen. Onderstaand worden beide onderdelen uiteengezet.

A) Afspraken ten behoeve van de gemeenteraad Planning Voorafgaand aan het nieuwe vergaderseizoen wordt het vergaderrooster vanuit de gemeente verstrekt aan de Events afdeling van de Horeca BV. Dit houdt in dat het conceptrooster uiterlijk 1 september wordt gedeeld, op basis waarvan DRU Industriepark de benodigde zalen in optie zet. Het definitieve rooster wordt uiterlijk 1 oktober gedeeld, waarna de reserveringen definitief worden vastgelegd. 1 Gebruiksovereenkomst 0.3 250818

Ruimtes De volgende ruimtes worden gereserveerd voor deze specifieke bijeenkomsten: Raadsvergaderingen Conferentiezaal, B-zalen (Botervloot, Beschuitbus, Broodtrommel, Braadpan), Lounge Commissievergaderingen (AFE, FL, MO, COMBI) & Raadsavonden Conferentiezaal, B-zalen Werkbijeenkomsten, Raadsinformatiebijeenkomsten, Kinderraad, Politiek Actief Conferentiezaal Auditcommissie, Agendacommissie, Presidium Broodtrommel Raadswerkdagen Conferentiezaal Tijdsduur van gereserveerde zalen De Conferentiezaal wordt ten behoeve van de bijeenkomsten vanaf 15.00 gereserveerd voor de opbouw van de opstelling en de technische voorzieningen. Voor raadsvergaderingen en commissievergaderingen worden de overige zalen zoals de B-zalen en Lounge vanaf 20.00 beschikbaar gesteld voor de Gemeenteraad. Opstellingen - Voor de Raadsvergaderingen is er een standaard opstelling in de Conferentiezaal. De twee podia, die niet tot de standaard opstelling behoren, worden klaargezet bij elke raadsvergadering waar een debatarena gewenst is. Overige zalen staan in standaard opstellingen en zijn beschikbaar voor fractieberaad tijdens schorsingen. - Voor Commissievergaderingen en Raadsavonden wordt de indeling tenminste één week van tevoren gedeeld met de afdeling Events van de DRU. De griffie van de gemeente bepaalt namelijk per avond/bijeenkomst welke zaalindeling nodig is.

- Voor eventuele Raadswerkdagen is er een wisselende opstelling. Deze informatie wordt bij voorkeur minimaal vier weken van tevoren doorgegeven aan afdeling Events. Raadswerkdagen kunnen ook raadsexcursies zijn en vinden niet altijd plaats op het DRU Industriepark. Catering De catering voor de Commissie/ Raadsvergaderingen, bestaande uit koffie, thee en water, zit standaard bij de maandprijs inbegrepen. De catering voor alle overige bijeenkomsten (audit, agenda, presidium, cursus politiek actief en de kinderraad) worden afzonderlijk en op basis van nacalculatie in rekening gebracht. Techniek De standaard technische faciliteiten die nodig zijn voor de gemeenteraadsvergaderingen en raadsavonden zitten bij de maandprijs inbegrepen. Additionele wensen m.b.t. techniek/inrichting die voor de Horeca BV leiden tot inhuur van extra materiaal/personeel worden een-op-een aan de gemeente doorbelast, los van de maandfactuur. Dergelijke kosten worden altijd van tevoren door Events kortgesloten met de griffie. Annuleringen Er zijn geen annuleringsvoorwaarden van kracht: het voor dat jaar overeengekomen maandtarief, gebaseerd op het definitieve vergaderrooster, blijft in alle gevallen ongewijzigd. Wel wordt verzocht eventuele annuleringen minimaal twee weken van tevoren door te geven in verband met planningen en inkoop.

Overige afspraken - Eventuele vergaderingen van fracties en partijen worden door de partij zelf betaald en vallen daarmee buiten deze afspraken. - Indien er buiten het definitieve jaarlijkse vergaderrooster nog extra vergaderingen worden ingepland waarvoor ruimte(s) bij het DRU Industriepark nodig zijn, dan worden deze op 2 Gebruiksovereenkomst 0.3 250818

-

nacalculatie doorberekend. De afdeling Events verneemt dit verzoek graag minimaal 3 weken van tevoren in verband met tijdig onderzoek naar beschikbaarheid en eventuele afstemming met overige planningen. Mochten de gewenste zalen voor deze extra vergaderingen (buiten het jaarrooster) niet beschikbaar zijn, dan meldt Events dit zo spoedig mogelijk aan de gemeente. De Griffie is leidend ten aanzien van de afname van eventuele aanvullende voorzieningen, zoals dranken en catering.

Facturatie Op basis van het uiterlijk op 1 oktober ontvangen definitieve vergaderrooster begin oktober wordt het verschuldigde jaarbedrag vastgesteld door de Horeca BV, waarna het wordt omgeslagen, op basis van 10 maanden/jaar, naar een vaste maandfactuur voor het daaropvolgende jaar. Deze factuur wordt niet verstuurd in de maanden juli en augustus, daar in die maanden in de regel geen gebruik wordt gemaakt van de ruimtes. Indien dit wél gewenst is, zullen de kosten daarvan op basis van nacalculatie doorberekend worden. Op basis van de overeengekomen parameters wordt het jaarbedrag opgebouwd op basis van het definitieve jaarrooster en standaardtarieven per jaar. Alle benoemde prijzen zijn exclusief btw. In bijlage 1 is dit ter illustratie voor het jaar 2025 nader ingevuld en jaarlijks zal dit voor het volgende jaar worden gedaan. Evaluatie Jaarlijks evalueren beide organisaties begin september, voordat het jaarrooster definitief is, de verschillende onderdelen van deze overeenkomst en wordt een eventuele aanpassing van tariefstelling voor het daaropvolgende jaar besproken. Jaarlijks wordt ook de bijlage aangepast waar nodig geacht door één der partijen of beide partijen, na samenspraak.

3 Gebruiksovereenkomst 0.3 250818

B) Afspraken ten behoeve de ambtelijke vergaderingen Uitgangspunten zaalhuur De vaste korting voor de zaalhuur is 20%. Deze korting is al meegenomen in de tabel. Deze korting geldt voor alle vergaderzalen; de Popzaal, het Ouhrlokaal en de Rabobankzaal vallen buiten deze afspraken. Alle prijzen in de overeenkomst zijn exclusief btw en geldend voor het jaar 2025. 2 uurs incl. 20% korting Enkel te boeken binnen onze dagdelen 08:30 – 12:30 13:00 – 17:00 18:00 – 22:00

Kosten per dagdeel incl. 20% korting

Kosten gehele dag incl. 20% korting

Technische middelen per ruimte

Maximale Standaard capaciteit per zaal opstelling van de zaal

08:30 – 17:00

08:30 – 12:30 13:00 – 17:00 18:00 – 22:00

*Botervloot

€ 30,-

€ 60,-

€ 100,-

Lcd-scherm en flipover

8

Blok

*Braadpan

€ 34,-

€ 68,-

€ 120,-

Lcd-scherm en flipover

10

Blok

*Broodtrommel

€ 70,-

€ 140,-

€ 240,-

Lcd-scherm en flipover

16

Blok

*Beschuitbus

€ 110,-

€ 220,-

€ 360,-

Beamer en flipover

22

U-vorm

*Lounge

€ 120,-

€ 240,-

€ 384,-

Lcd-scherm en flipover

20

Blok

Reservering, standaard Alle standaard vergaderingen kunnen via het online reserveringssysteem van de Horeca BV gereserveerd worden. Hiervoor is een speciale omgeving voor de Gemeente Oude IJselstreek aangemaakt, zodat de gemaakte afspraken en tarieven die benoemd worden in deze overeenkomst daarin aangepast worden voor reserveringen die enkel en alleen vanuit de gemeente gelden.

Kosten gehele dag

Technische middelen per ruimte

**Rabobankzaal

€ 2800,-

**Popzaal

€ 2775,-

**Ouhrlokaal

€ 1500,-

2 technicus, gebruik van basis licht en geluid, een beamer en een draadloze microfoon 1 technicus, gebruik van basis licht en geluid en een draadloze microfoon Groot lcd-scherm en een draadloze microfoon

** SSP hal

Op aanvraag

Op aanvraag

**Conferentiezaal

€ 800,-

Beamer en draadloze microfoon + inzet van een technicus voor 1 uur om de presentaties klaar te zetten en te zorgen dat alles werkt

* Bij het huren van deze zalen kan er gebruik worden gemaakt van het online reserveren. ** Bij het huren van deze zalen dienen de aanvragen via afdeling Events te gaan.

Reservering, buiten standaard Online is het gemakkelijk om de standaard vergaderingen te reserveren. Grotere bijeenkomsten of vergaderingen met speciale verzoeken kunnen altijd nog gedaan worden door te mailen of bellen naar de events afdeling events@dru-industriepark.nl of 0315 820 203. Voor het doen van een aanvraag zijn de volgende gegevens nodig: -

Voor wie is de aanvraag Budgetbeheerder Grootboeknummer Naam vergadering (titel vergadering), niet alleen gemeente Verwachte aankomsttijd

Techniek De zalen zijn standaard uitgerust met een lcd-scherm en flipover. Indien er extra technische inzet of middelen nodig zijn, dienen deze specifiek benoemd te worden bij de reservering en deze kosten zullen apart worden doorberekend. Catering Er wordt uitgegaan van de volgende voorzieningen: 2-uurs € 7,20 per persoon -

Onbeperkt koffie, thee en water Handfruit

In dit arrangement zijn geen frisjes inbegrepen. Deze zijn wel beschikbaar bij de koffiecorner. Indien hier gebruik van wordt gemaakt, zullen wij deze doorberekenen op nacalculatie.

Dagdeel €10,80 per persoon -

Onbeperkt koffie, thee en water Handfruit

In dit arrangement zijn geen frisjes inbegrepen. Deze zijn wel beschikbaar bij de koffiecorner. Indien hier gebruik van wordt gemaakt, zullen wij deze doorberekenen op nacalculatie. Hele dag € 25,20 per persoon -

-

Onbeperkt koffie, thee en water Handfruit Lunch in de zaal o Italiaanse bol met ham/kaas sla en komkommer o Appelsap Onbeperkt frisjes

Jullie vaste korting op bovenstaande arrangementen is 10%, deze korting is al in de tarieven meegenomen. Alle andere invullingen voor eten en drinken zullen voor de volledige prijs worden doorberekend. Annuleringsvoorwaarden Wij vernemen graag 2 weken van tevoren het definitieve aantal personen, cateringwensen en eventuele dieetwensen. Annulering binnen 7 dagen voorafgaand aan de gereserveerde vergadering: 100% op zaalhuur en 50% op catering Annulering binnen 14 dagen voorafgaand aan de gereserveerde vergadering: 50% op zaalhuur Annulering binnen 1 maand voorafgaand aan de gereserveerde vergadering: 25% op zaalhuur Annulering boven 1 maand voorafgaand aan de gereserveerde vergadering: 0% Een annulering mag telefonisch gedaan worden, maar dient daarna altijd bevestigd te worden via de mail naar Events. Facturatie Alle bijeenkomsten kennen een factuur, die gebundeld als maandfactuur worden aangeboden aan de Gemeente.

Startdatum, looptijd en evaluatie Deze gebruiksovereenkomst gaat in per 1 januari 2026 waarbij op dat moment de eerdere Raamovereenkomst komt te vervallen. De looptijd van deze overeenkomst is 3 jaar en loopt derhalve tot 31 december 2028. Genoemde periode wordt na verloop de hiervoor gemelde termijn steeds stilzwijgend voortgezet voor een aansluitende periode van 4 jaar, tenzij de overeenkomst wordt beëindigd door één van Partijen met inachtneming van een opzegtermijn van 6 maanden. Reserveringen tot datum 1 januari blijven onder de oude afspraken gelden, reserveringen die gelden vanaf datum 1 januari 2026 zullen opnieuw worden herzien volgens de nieuwe afspraken en degene die gereserveerd heeft zal hiervan op de hoogte worden gebracht.