26-025 College - Memo stand van zaken Frank Daamen pand.pdf

Memo Aan: Cc: Van:

Gemeenteraad

Datum Kenmerk: Onderwerp:

3 februari 2026 1348759 Stand van zaken vormgeving integraal werken in Frank Daamen pand update aanbesteding werk - kostenraming

College van B&W

Algemeen Op 22 mei 2025 heeft uw raad een investeringskrediet beschikbaar gesteld voor de gezamenlijke huisvesting van het Sociaal Domein van de gemeente Oude IJsselstreek in het Frank Daamen pand in Ulft. Het doel is om integraal werken te faciliteren en optimaliseren. Afgesproken is u op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. Verloop tot nu De periode van instemming, net voor de zomervakantie 2025, tot en met september is gebruikt om een aantal werksessies en interviews te houden, zowel intern als met ketenpartners, om alle uitgangspunten inzichtelijk te krijgen om vorm te kunnen geven aan een Ruimtelijk Programma van Eisen. Uitgangspunten met betrekking tot: - Het gewenste gebruik van het pand. - Eisen op het gebied van ARBO, Privacy, veiligheid én toegankelijkheid. - De (on)mogelijkheden vanuit verschillende onderdelen. Daarna zijn alle wensen en eisen getoetst en is gekeken of deze aansloten bij de eerder geformuleerde uitgangspunten. Het Ruimtelijk Programma van Eisen diende als basis om een aanbesteding vorm te kunnen geven. Om de gewenste ingebruiknamedatum van eind Q1 2026 te halen, is in overleg met Brink (extern adviseur) en onze inkoopadviseur besloten in oktober 2025 een aanbesteding in de vorm van een bouwteam 1 te doen. Deze werkwijze is gekozen om de aannemer vroegtijdig te betrekken en mee te laten denken over de technische haalbaarheid en planning.

Van tevoren is een voorverkenning gedaan, maar uiteindelijk heeft geen enkele aannemer ingeschreven op deze aanbesteding. De reden is dat aannemers te weinig capaciteit hebben voor een engineeringsfase 2. Daarop zijn we meteen zelf gestart met de vertaling van het Ruimtelijk Programma van Eisen naar de vormgeving van de benodigde technische documenten. Met deze technische documenten kunnen we direct het werk aanbesteden. De aanbestedingsleidraad is op 30 januari 2026 naar een zestal aannemers verstuurd. Zij zijn wederom tijdens een voorverkenning benaderd en hebben aangegeven bij de aanbesteding van dit werk in te willen schrijven. Oplevering eind Q1 2026 is niet realistisch. De planning lijkt vooralsnog dat we het pand in Q4 2026 in gebruik kunnen nemen. Huurovereenkomsten Eind september 2025 heeft een sessie met een vijftal potentiële huurders plaatsgevonden. Deze partijen hebben allen nog lopende huurverplichtingen. Momenteel zijn we aan het bekijken hoe we de huurovereenkomsten het beste vorm kunnen geven.

1.

2.

In een bouwteam werken opdrachtgever, adviseurs en aannemer samen aan een uitvoerbaar ontwerp. De aannemer vertaalt het Ruimtelijk Programma van Eisen naar bouwtechnische tekeningen, constructieberekeningen en een bouwtechnisch Programma van Eisen. De engineeringsfase is de fase waarin alle technische aspecten van het project worden ontworpen en uitgewerkt. 1

Investeringskrediet In de raadsvergadering van mei 2025 is het investeringskrediet van € 1.233.000 beschikbaar gesteld. Het krediet is aangevraagd op basis van de haalbaarheidsstudie uitgevoerd door Brink, d.d. 16 december 2024. Op het moment van aanvragen gingen we uit van een “as is” situatie en was het wenselijk gebruik van het pand nog niet duidelijk omdat er nog geen inhoudelijke gesprekken, zowel intern als met potentiële huurders, waren gevoerd. Op basis van de haalbaarheidsstudie en wenselijke invulling (uitwerking Ruimtelijk Programma van Eisen) is een doorkijk gemaakt van extra kosten voor zover nu bekend. De voorbereiding op de aanbesteding en het definitief maken van bouwtechnische tekeningen maakt duidelijk dat we extra kosten moeten maken om aan de wensen van uw raad alsook (potentiële) gebruikers te kunnen voldoen. Het uitgangspunt is nog steeds sober en doelmatig. De haalbaarheidsstudie is gebaseerd op “as is”. Dit blijkt in veel gevallen niet wenselijk vanuit bouwtechnisch oogpunt, vanuit veiligheid technisch oogpunt of vanuit optimaal gebruik. Het lijkt wenselijk “de basis op orde” te maken. Met welke extra kosten hebben we te maken? Wat weten we al? 1. Indexatie We hebben te maken met indexatiekosten ten opzichte van het aangevraagd investeringskrediet gebaseerd op de studie uit 2024. Verwachte meerkosten ongeveer € 28.000. 2.

Liftinstallatie De realisatie van een lift brengt naast de aanschaf van een lift behoorlijk wat extra kosten met zich mee. Hierbij valt te denken aan de constructiewerkzaamheden, het installeren van een Miva toilet op de eerste verdieping en het aanpassen van de vloer op de begane grond. Verwachte meerkosten ongeveer € 150.000. 3. Toegankelijkheid en informatieveiligheid Onvermijdelijke kosten voor het rolstoelvriendelijk maken van het pand en voor aanpassingen vanwege aangescherpte beveiligingseisen (informatieveiligheid en privacyregels), denk hierbij aan een extra beveiligingszone. Verwachte meerkosten ongeveer € 17.500. 4. Invulling linkerdeel pand De grote ruimte aan de linkerzijde van het pand had in de haalbaarheidsstudie nog geen invulling gekregen. Op dat moment waren nog geen concrete afspraken gemaakt met potentiële huurders (commercieel of vanuit samenwerking). Vanaf de zomerperiode 2025 zijn verkennende gesprekken gevoerd, waarbij vooral onze ketenpartners enthousiast en constructief hebben meegedacht over de vormgeving van integraal werken. We ronden eerst dit proces af, alvorens we verdere contractafspraken maken met mogelijk geïnteresseerde commerciële partijen.

Bij het uitwerken van het Ruimtelijk Programma van Eisen is duidelijk geworden dat aanpassing (verkamering) van de grote ruimte aan de linkerzijde wenselijk is, om zo samen optimaal gebruik van het gehele pand te kunnen maken én de mogelijkheid tot verhuur optimaliseert. Dit brengt extra kosten met zich mee die we niet direct kunnen toerekenen aan de gebruikers. Op de lange termijn gaan we deze kosten verdisconteren in de service- en huurkosten. Verwachte meerkosten ongeveer € 31.588. Hierbij komen ook extra kosten voor inrichting en installatiewerk. Verwachte meerkosten ongeveer € 25.000. 5. Dan hebben we nog allerlei andere keuzes die afwijken van de haalbaarheidsstudie om de basis op orde te maken. Bijvoorbeeld keuzes zoals de kosten voor een hoger afwerkingsniveau van de binnenwanden, de keuze voor een wat uitgebreidere keuken en het plaatsen van een vouwwand om een grote overleg-/trainingsruimte te creëren. Deze ruimte is een grote wens van zowel Sociaal Domein als ook van de potentiële huurders. Verwachte meerkosten ongeveer € 96.640.

2

Alles op een rij Onvermijdelijk € 28.000

Indexatiekosten

€ 150.000

Extra aanpassingen lift

€ 17.500

Meerwerk toegankelijkheid en informatieveiligheid

€ 195.500

Subtotaal

Wenselijk € 31.588

Verkamering linkerdeel voor optimale samenwerking en verhuur (Op lange termijn verwerken in servicekosten)

€ 25.000

Hierbij komen ook inrichtingskosten en extra installatiewerk.

€ 96.640

Basis op orde – o.a. hoger afwerkingsniveau wanden en keuken, vouwwand

€ 153.228

Subtotaal

€ 348.728

Totaal

Kostenbesparing Om kosten te kunnen besparen hebben we al een aantal keuzes gemaakt en (slimme) oplossingen bedacht om geen bouwkundige aanpassingen te hoeven doen. Als voorbeeld: we kiezen er bijvoorbeeld voor om geen douche in het gebouw te laten maken maar de al bestaande (kolf/rust) ruimte uit te breiden met een goede mogelijkheid je op te frissen. Ook zullen we een aantal gewenste functies vorm geven door middel van gebruik van specifiek modulair meubilair in plaats van bouwtechnische aanpassingen. Alarmsysteem We weten inmiddels ook dat het alarmsysteem is afgeschreven. Deze moet worden vernieuwd en zal vanuit het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) worden betaald. Subsidie Onze subsidie coördinator heeft bij aanvang van het project alle subsidiemogelijkheden onderzocht. Er lijken voor de verbouwing van het Frank Daamen pand geen mogelijkheden. Toch onderzoeken we nogmaals of er mogelijkheden zijn om voor subsidie in aanmerking te komen. Voorstel - hoe verder? We hebben inmiddels de aanbesteding uitgezet op basis van de wenselijke indeling en daarbij horend installatie- en constructiewerk. We vragen in deze aanbesteding een vrijblijvende prijsopgave uit met een open begroting. Na inschrijving behouden wij als opdrachtgever het recht om aan de hand van de open begroting eventuele bezuinigingen door te voeren.

Zodra we de inschrijvingen hebben weten we wat de totale bouwkosten zijn en op basis van dit totaalplaatje kunnen we bepalen of we het project compleet volgens wensen uit willen laten voeren en aanvullend krediet willen vragen voor de uitvoering van noodzakelijke onderdelen en wensen óf dat keuzes gemaakt moeten worden om de extra kosten te minimaliseren. Indien aanvullend krediet nodig is, zullen we hier bij u op terugkomen. Ook willen we graag nog een keer met de nieuwe raad op werkbezoek bij het Frank Daamenpand.

3